CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
2.2.1 Tình hình tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn tại Cơng ty
Hệ thống thơng tin kế tốn tại Cơng ty bao gồm kế toán mua hàng - thanh toán cho nhà cung cấp, kế toán bán hàng – phải thu khách hàng, kế toán tổng hợp. Kế toán trưởng sẽ giám sát tất cả các quy trình và người cuối cùng duyệt là Giám đốc tài chính.
Chu trình mua hàng - thanh tốn cho nhà cung cấp gồm hai qui trình riêng biệt gồm qui trình phải trả cho nhà cung cấp đối với đầu vào là ngun vật liệu và qui trình thanh tốn phải trả cho nhà cung cấp đối với các dịch vụ cịn lại:
Mục đích: qui trình này hướng dẫn cách quản lý, thực hiện công nợ phải trả - thanh
toán
Theo dõi chi tiết các khoản phải trả, theo từng đối tượng. Đảm bảo số liệu chính xác về cơng nợ phải trả
Lưu giữ các chứng từ có liên quan đến việc ghi sổ - thanh tốn
Bộ phận sản xuất Trưởng BP.Mua Nhà cung cấp hàng ký duyệt
Yêu cầu mua hàng
Đơn hàng/ hợp
Nhận viên mua
HS thanh tốn: hợp đồng/đơn hàng
hóa đơn Điều chỉnhlại nội dung
KT thanh toán
Kiển tra hợp đồng/ đơn hàng/ hạn thanh tốn khơng Hợp lệ, ghi hệ thống Lập lệnh thanh toán chưa Tạo mới nhà cung cấp
Giám sát thanh toán ktra- ký trên lệnh
KTT
Giám đốc tài chính ký duyệt trên HSBC net
Giám đốc điều hành ký chữ ký thứ 2 trên HSBC net
Lưu Chu trình mua hàng - thanh tốn cho nhà cung cấp ( mua nguyên vật liệu).
Diễn giải:
Bộ phận sản xuất Sau khi nhận đơn đặt hàng từ bộ phận
kinh doanh, bộ phận sản xuất kiểm tra lượng hàng tồn kho, gửi yêu cầu mua hàng đến bộ phận cung ứng, bộ phận cung ứng kiểm tra lại lượng hàng tồn kho sau đó gửi đơn hàng đến nhà cung cấp.
Nhận viên mua hàng Sau khi hàng đã nhập kho, nhận viên
mua hàng nhận được hóa đơn và phiếu đặt hàng đã được Trưởng bộ phân mua hàng ký duyệt. Nhận viên mua hàng sẽ gửi bộ hồ sơ yêu cầu thanh toán gồm hợp đồng, đơn hàng, hóa đơn, phiếu nhập kho ( nếu mua hàng trong nước), gồm hóa đơn, hợp đồng, Tờ khai hải quan, phiếu nhập kho, Bill ( nếu nhập khẩu). Định kỳ cuối mỗi tuần, nhận viên mua hàng sẽ tập trung hồ sơ yêu cầu thanh toán gửi đến kế toán thanh toán.
Kế toán thanh toán Sau khi nhận được bộ hồ sơ thanh
toán, kế toán thanh toán sẽ kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của bộ hồ sơ thanh toán, đối chiếu đơn hàng hóa đơn với phiếu nhập kho về số lượng, đơn giá, kỳ hạn thanh toán và chữ ký
xác nhận của Trưởng bộ phận.
Nếu tất cả đều chính xác và đầy đủ, kế tốn sẽ lưu file, ghi nhận bút toán phải trả nhà cung cấp và theo dõi hạn thanh toán cho nhà cung cấp.
Nếu thơng tin có sai lệch, gửi trả toàn bộ hồ sơ yêu cầu thanh toán cho bộ phận mua hàng yêu cầu bổ sung
Kế toán thanh tốn kiểm tra thơng tin nhà cung cấp đã được tạo trên hệ thống trực tuyến của ngân hàng HSBC. Nếu chưa có, tiến hành tạo code nhà cung cấp. Nếu code nhà cung cấp đã tồn tại, không tạo thêm lưu file theo dõi đến hạn thanh toán lập lệnh thanh toán
Giám sát thanh toán Đến hạn, kế toán thanh toán sẽ lập
lệnh thanh toán chuyển cho giám sát thanh toán kiểm tra chứng từ thanh toán, hạn thanh toán
Ký duyệt thanh toán ( giám đốc tài chính và giám đốc vận hành)
Bộ hồ sơ thanh tốn đã được kiểm tra và ký soát duyệt chứng từ, giám đốc tài chính sẽ ký duyệt trên mạng của hệ thống thanh toán của ngân hàng HSBC
sáu đó gửi đến giám đốc vận hành để ký duyệt thanh toán cuối cùng ( tất cả đều thực hiện trên mạng của ngân hàng HSBC).
Kế toán thanh toán nhận trực tiếp chứng từ - kiểm tra
Khơng
Giám sát thanh tốn kiểm tra
hóa đơn, chứng từ và chữ ký xác nhận
Kếtốnthanh
tốnkiểmtra Chưa có Tao thơng tin mới trên
HSBC net thông tin trên
lập lệnh thanh tốn
Giam sát thanh tốn kiểm tra và
Giám đốc tài chính ký
duyệt trên HSBC net Giám đốc vận hành kýduyệt trên HSBCNet
Ghi phần mềm
Lưu
Chu trình phải trả cho nhà cung cấp ( các dịch vụ khác ngoài nguyên vật liệu):
Diển giải
Các bộ phận phát sinh chi phí Gửi trực tiếp cho kế toán thanh toán
sau khi đã kiểm tra tính chính xác của chứng từ, chử ký xác nhận
Kế toán thanh toán Kế toán thanh toán nhận trực tiếp các
chứng từ phát sinh u cầu thanh tốn. Tạo thơng tin về tài khoản, tên nếu chưa tồn tại trên mạng của ngân hàng HSBC.
Ghi nhận nghiệp vụ phát sinh vào phân ềm kế toán và lưu file.
Giám sát thanh toán Kiểm tra lại bộ chứng từ yêu cầu
thanh toán và ký xác nhận. Ký duyệt thanh toán ( giám đốc tài
chính và giám đốc vận hành)
Bộ chứng từ thanh toán đã được kiểm tra và ký soát duyệt chứng từ, giám đốc tài chính sẽ ký duyệt trên mạng của hệ thống thanh toán của ngân hàng HSBC sáu đó gửi đến giám đốc vận hành để ký duyệt thanh toán cuối cùng ( tất cả đều thực hiện trên mạng của ngân hàng HSBC).
Khách hàng
Đơn đặt hàng
Bộ phận kinh doanh
Kiểm tra công nợ, thơng tin khách hàng
Bộ phận sản xuất Bộ phận kế tốn Bộ phận cung
Hóa đơn bán hàng
Phiếu lên hàng
N
Khách hàng
Chu trình bán hàng – thu tiền:gồm 3 giai đoạn sau
Kiểm tra thơng tin - xuất hóa đơn
Diễn giải:
Đơn hàng được lập bởi bộ phân bán hàng
Phiếu lên hàng được lập bởi bộ phận cung ứng/ kho Quy trình
Sau khi bộ phận bán hàng gửi đơn hàng cho ba bộ phận: bộ phận kế toán, kinh doanh và sản xuất, nhận viên ra hóa đơn sẽ nhập đơn hàng vào phần mềm bán hàng Kế toán kiểm tra công nợ và thông báo công nợ của bộ phận kinh doanh nếu có nợ quá hạn Sau khi nhận được giấy lên hàng từ bộ phận giao cung ứng/ kho, kế tốn ra hóa đơn sẽ kiểm tra số lượng hàng và ký xác nhận lên phiếu lên hàng
Hóa đơn bán
Ghi nhận vào hệ thống ( sổ chi tiết công nợ)
Báo cáo công nợ
Bộ phận kinh doanh
Khách hàng
Kiểm tra giá trên đơn hàng và giá trên hệ thống bán hàng. Nếu có chênh lệch sẽ yêu cầu bộ phận bán hàng xác nhận lại đơn giá đúng bằng email và gửi về bản chính. In hóa đơn và gửi 2 liên cho khách hàng cùng với xe giao hàng
Bộ phận kho của khách hàng sẽ ký nhận một liên và giữ lại liên 2, gửi trả lại liên ký xác nhận cùng với phiếu nhập kho về số lượng thực tế nhập.
Theo dõi công nợ khách hàng:
Diễn giải:
Kế tốn cơng nợ gửi báo cáo cơng nợ hàng ngày cho bộ phận bán hàng theo dõi tình trạng nợ của khách hàng theo từng bộ phận ( gồm Aqua, Feedmil, Vetshop)
Bộ phận bán hàng sẽ căn cứ trên bảng công nợ nhắc nợ khách hàng Định kỳ hàng q kế tốn cơng nợ sẽ gửi thư xác nhận cơng nợ
Bộ phận kế tốn Khách hàng
Bản đối chiếu nợ
Ủy nhiệm chi
N Ghi nhật ký, giảm trừ cơng nợ
Chu trình nhận tiền khách hàng thanh tốn:
Diễn giải:
Khách hàng lập lệnh thanh toán qua tài khoản ngân hàng. Kế toán kiểm tra tài khoản ngân hàng
Nhập khoản thanh toán của ngân hàng và hệ thống bán hàng để trừ nợ cho khách hàng nếu khớp số tiền nhận về với công nợ. Nếu công nợ không khớp sẽ gửi thông tin lại cho bộ phận bán hàng để kiểm tra lại với khách hàng.
Kế toán ghi nhận vào phần mềm kế toán theo số tiền thực tế nhận Khoản thanh tốn của khách hàng khớp với cơng nợ
Hệ thống thơng tin kế tốn tổng hợp;
Hệ thống thông tin kế toán tổng hợp bao gồm: hạch toán các bút toán kết chuyển sổ, chỉnh sửa các bút toán nhập trong kỳ.
Đảm bảo các khoản chi phí trong kỳ phù hợp với doanh thu trong đó có nội dung chi phí vận chuyển hàng đối với hàng mua trong kỳ phải được kiểm tra đảm bảo ghi
nhận đúng đủ. Đối với hàng xuất bán phát sinh chi phí vận chuyển hàng bán, chi phí này đảm bảo phù hợp với doanh thu bán hàng trong kỳ để tháng sau không phát sinh chênh lệch đảm bảo nguyên tắc phù hợp trong kế tốn.
Hệ thống thơng tin báo cáo: bao gồm các báo cáo được tải lên chương trình của Everest.
Hệ thống báo cáo Everest bao gồm những tiểu mục sau:
1. Everest được thiết lập bao gồm 11 nhận tố
a. Tài khoản: cây tài khoản gồm tài khoản tạm thời, tài khoản quản lý, tài khoản báo cáo số liệu nhận viên bộ phận sản xuất
b. Đơn vị kinh doanh: để nhận diện thuộc nhóm nào: thức ăn chăn nuôi hay nguyên liệu
c. Thư mục: xác định thuộc thư mục nào trong hệ thống: thực tế hay dự toán hay dự báo
d. Nguồn dữ liệu: file upload hay nhập dữ liệu vào hay điều chỉnh e. Điểm đến (quốc gia nơi công ty xuất khẩu hàng hóa).
f. Chi tiết: chi tiết theo lồi, theo bộ phận thuộc nghiên cứu phát triển hay sản xuất.
g. Thực thể: được mã hóa chung cho các Cơng ty trong tập đồn Provimi. h. Nhóm: đơn vị tiền tệ của quốc gia làm báo cáo, đơn vị tiền tệ quy đổi ra
đồng tiền Châu âu.
i. Sản phẩm: bao gồm basemix, thức ăn hỗn hợp,
j. Quan hệ: thơng tin chi tiết các cơng ty trong Tập Đồn. k. Thời gian: tháng và năm.
1.1 Tài khoản: gồm 4 loại tài khoản
A1: tài khoản tài sản A2: tài khoản nguồn vốn A3: tài khoản vốn chủ sở hữu A4: tài khoản doanh thu
A5: tài khoản giá vốn hàng bán A6: tài khoản chi phí hoạt động,
A7: tài khoản thanh lý, báo cáo tài chính, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo các loại thuế
m. Tài khoản F: tài khoản chi tiết số lượng nhận viên n. Tài khoản M: tài khoản quản lý
M1: nguồn vốn M4: doanh thu
M5: giá vốn hàng bán
M6: sản xuất, bán hàng, nghiên cứu phát triển M8: lợi nhuận theo đơn vị xuất khẩu.
1.2 đơn vị kinh doanh:
Nhóm Nội dung
Đơn vị hoạt động
Khơng hoạt động
Hoạt động thương mại chủ yếu Phần Lan, Hà Lan.
Các công ty trong tập đoàn sử dụng chung báo cáo đối với hoạt động bán với nhau.
Chị bao gồm chi phí liên quan đến quản lý
1.3 khoản mục: bao gồm số liệu thực tế, ngân sách, dự báo, số liệu so sánh giữa số liệu thực tế đạt được và dự báo.
1.4 Nguồn dữ liệu:
Nguồn dữ liệu Loại dữ liệu
Loại dữ liệu đã được định dạng – Tải Loại dữ liệu nhập bằng tay
Dữ liệu được tại lên hệ thống từ máy Dữ liệu được nhập trực tiếp vào hệ thống
1.5 Điểm đến:
DeDomXX: thông tin về sản phẩm được bán trong nước. DeExpXX : thông tin về sản phẩm xuất khẩu.
DeDomTot: Tổng giá trị sản phẩm được bán trong nước. DeExpTot: Tổng giá trị sản phẩm xuất khẩu.
1.6 Chi tiết: chi tiết sản phẩm theo loài, số lượng nhận viên trong bộ phận sản xuất. 1.7 Thực thể: bao gồm tất cả các cơng ty trong Tập đồn.
1.8 Nhóm: sử dụng để lưu trữ dữ liệu được quy đổi theo đồng tiền chung Châu âu, theo đơn vị tiền tệ của nước báo cáo
1.9 Sản phẩm:
2. Nhóm sản phẩm 3. Loại dữ liệu
4. Thức ăn vật nuôi
5. Sản phẩm khác
6. Thức ăn cho thú cưng
7. Dịch vụ
8. Thức ăn hỗn hợp
9. Thức ăn cho cá,
1.10 Quan hệ:
Trong nội bộ công ty trong Tập đồn: quan hệ với các cơng ty trong cùng Tập đoàn Quan hệ với bên thứ ba: đối với các công ty không nằm trong hệ thống 1.11 Thời gian: theo tháng và năm báo cáo
Hệ thông báo cáo cuối tháng gồm các loại báo cáo sau:
Loại báo cáo Ngày báo cáo
Những khoản chi phí bất thường phát sinh trong tháng
Báo cáo công nợ giữa các Công ty trong Tập Đoàn Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của tháng hiện hành phân theo đơn vị kinh doanh (BU) Tải các báo cáo lên hệ thống báo cáo của Tập Đoàn: Bảng CĐKT, KQHĐKD, Tình hình biến động CP trong tháng, nguồn vốn hoạt động (WC) Tập hợp báo cáo: Tải các báo cáo từ hệ thống Everest – lưu cơ sở dữ liệu: khóa dữ liệu trên hệ thống Everest
Báo cáo 15 khách hàng có số dư nợ cáo nhất trong tháng
Báo cáo số lượng nhận viên bộ phận sản xuất Báo cáo tăng, giảm tài sản cố định, xây dựng cơ bản dỡ dang trong tháng
Báo cáo tình hình mua hàng trong tháng
Báo cáo dự báo chi phí phát sinh tháng hiện hành
Báo cáo cơng nợ giữa các Cơng ty trong Tập Đồn:
Báo cáo số liệu giữa các cơng ty trong tập đồn sau khi đã đánh giá lại theo tỷ giá tập đoàn. Báo cáo này được tải lên hệ thống Everest vào ngày 1 của tháng tiếp theo Báo cáo này là báo cáo số liệu khoản phải thu, phải trả giữa các công ty trong tập đoàn sau khi đã đánh giá lại các khoản phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ theo tỷ giá chung của Tập Đồn và được mã hóa bằng các ký hiệu số và chử cái:
Ba ký tự đầu: đại diện cho khoản phải thu, khoản phải trả
Ba ký tự sau: đại diện cho tên Công ty tương ứng như: 8219: Cargill Siam. A12: ký hiệu cho khoản phải thu
A21: Ký hiệu cho khoản phải trả.
Sau khi tải dữ liệu báo cáo IC lên hệ thống Everest, chúng ta sẽ tải xuống được dữ liệu bên dưới về tình nợ phải thu, phải trả giữa Cơng ty với các cơng ty khác trong tập đồn. Đơn vị tiền tệ được sử dụng là đồng tiền chung Châu âu. Báo cáo sẽ thông báo số liệu khớp hay không khớp để đối chiếu lại lần nữa. Do đó báo cáo này có thời hạn gửi trên hệ thống Everest là ngày 12 giờ trưa ngày đầu tiên của tháng tiếp theo để các cơng ty nếu có sai lệch kịp thời điều chỉnh để gửi báo cáo tài chính lên hệ thống. (phụ lục 4)
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: Chi tiết doanh thu, chi phí phát sinh từ tháng đầu tiên của năm tài chính ( bắt đầu từ tháng 6/2013 đến 5/2014) đến tháng hiện hành,
Doanh số: lấy dữ liệu từ báo cáo doanh số theo loài, theo khách hàng, theo tiếp thị, theo loại sản phẩm, theo BU ( đơn vị kinh doanh), theo nơi đến của sản phẩm trên hóa đơn.
Chi phí: lấy số liệu từ bảng cân đối kế toán trong phần mềm nội bộ: (phụ lục 5) Bảng cân đối kế toán: số liệu xuất từ hệ thống nội bộ: ( phụ lục 6)
Báo cáo tình hình biến động chi phí: so sánh số liệu kết quả hoạt động kinh doanh giữa tháng hiện tại so với tháng trước, cúng kỳ năm ngoài và so với số liệu dự báo. Số liệu sẽ được lấy từ hệ thống Everest và được tập từ các báo cáo tải lên như Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh báo cáo dự báo chi phí