- Thông báo cho bộ phận cung ứng, bộ phận bán hàng, bộ phận kế toán đặc điểm,
CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TỐN TẠI CƠNG TY TNHH MT
3.2.2 Giải pháp con ngườ
Tổ chức buổi họp thường niên trong nội bộ để đánh giá chia sẽ và đóng góp ý kiến về hệ thống thông tin kế tốn khơng chỉ riêng bộ phận Tài chính, kế tốn mà các bộ phân có liên quan như Bộ phân cung ứng, bán hàng hay sản xuất tạo mối gắn kết giữa các phịng ban đẩy nhanh q trình giải quyết cơng việc nâng cao hiệu quả. Nhận sự là yếu tố quyết định đến sự thành cơng của một tổ chức do đó trình chun mơn và khả năng của nhận viên cần quan tâm. Đào tạo tại chổ cũng như học hỏi kinh nghiệm của các Cơng ty trong nội bộ Tập đồn sử dụng cùng hệ thống thông tin để chia sẽ kiến thức và những rủi ro hay gặp phải. Không ngừng trau dồi học hỏi để nâng cao khả năng
Luân chuyển công việc giữa các nhận viên trong phòng ban để mọi người được tiếp cận với tất cả các phần hành trong bộ phận điều đó cũng giúp cho cơng việc của phịng ban được trơi chảy khơng bị tắt nghẽn khi có thành viên nghỉ việc đột xuất. Cho nhận viên tập huấn các khóa đào tạo về chun mơn lĩnh vực đang đảm nhiệm một phần nâng cao kiến thức hơn nữa điều đó thể hiện sự quan tâm của doanh nghiệp đến nhận viên tăng sự gắn bó lâu dài đồng thời cũng cần có sự ràng buộc về thời gian cơng hiến và chi phí bỏ ra đào tạo.
Sắp xếp và bố trí cơng việc phù hợp với trình độ khả năng của nhận viên ở những vị trí thích hợp tạo sự gắn kết lâu dài của nhận viên khi đó hiệu quả cơng việc đạt được sẽ được nâng lên.
3.2.3 Cơ chế vận hành
3.2.3.1Qui chế hoạt động
Công ty phải xây dựng quy chế hoạt động để gắn kết tất cả các bộ phận có liên quan để thực hiện tốt mục tiêu chung của Công ty. Nội dung quy chế bao gồm những nội dung sau:
Phòng điều hành sản xuất, phịng nhận sự, phịng tài chính kế tốn, phịng kỹ thuật, phòng kinh doanh.
Bộ máy các phòng bao gồm: mỗi phòng ban sẽ gồm một trưởng phòng, một hoặc hai phó phịng và một số nhận viên tùy theo yêu cầu công việc của phịng ban. Trưởng và phó phịng sẽ do giám đốc quản lý trực tiếp, nhận viên thực hiện công việc do Trưởng phòng giao.
Tất cả các phịng ban trong cơng ty đều có mối quan hệ mật thiết chặt chẽ nhau, đầu ra của bộ phận này là đầu vào của bộ phận khác cụ thể đối với bộ phận kinh doanh kết quả đầu ra là đơn đặt hàng của khách hàng đây là dữ liệu đầu vào cho bộ phận sản xuất, cung ứng ứng và bộ phận kế toán, các bộ phận liên hệ chặt chẽ với nhau đảm bảo cho hoạt động của Công ty được thực hiện tốt và mang lợi nhuận cao nhất cho công ty.
(b) Quy định chức năng, nhiệm vụ cụ thể của từng phịng ban.
Hiện tại Cơng ty gồm 5 bộ phận : bộ phận điều hành sản xuất, bộ phận kỹ thuật, bộ phân nhận sự, bộ phân kinh doanh, bộ phận tài chính kế tốn.
Bộ phận điều hành sản xuất: quản lý phịng thì nghiệm, phịng kiểm tra chất lượng,
phòng cung ứng.
Chức năng: bộ phận điều hành sản xuất là một chuổi sản xuất và cung ứng cho khách hàng từ giai đoạn nhận hàng ( đầu vào) được kiểm tra chất lượng thông qua bộ phận kiểm tra chất lượng, nhiệm vụ của bộ phận kiểm tra chất lượng.
Cân đối, điều tiết kế hoạch sản xuất phù hợp với khả năng và tình hình lao động của từng phân xưởng.
Giải quyết kịp thời những khó khan phát sinh trong sản xuất.
Liên hệ chặt chẽ với các phịng ban có liên quan để lập thủ tục xuất hàng
Bộ phận nhận sự: quản lý nhận sự tăng, giảm của công ty, thực hiện chế độ phúc lợi, khen thưởng.
Nhiệm vụ:
Tham mưu cho ban giám đốc xây dựng nội quy lao động, điều kiện làm việc, văn thư, lưu trữ, điều chỉnh chế độ làm việc cho nhận viên.
Tổ chức thực hiện quản lý công văn đến – đi, quản lý con dấu
Tham mưu cho ban giám đốc về việc ký hợp đồng giữa công ty với các đơn vị liên quan.
Phối hợp với các phòng ban tổ chức các sự kiện, hội nghị, hội thảo và học tập chung của Công ty.
Thông báo lịch công tác, làm việc của ban giám đốc và các nhận viên ở các phòng ban bằng email.
Phối hợp với các phịng ban trong việc xây dựng chính sách an tồn lao động cho công nhận, tổ chức theo dõi cơng tác phịng cháy chữa cháy của Công ty.
Thường xuyên kiểm tra và giám sát bộ phận sản xuất đặc biệt ở khu vực làm việc độc hại, nguy hiểm dễ xảy ra tai nạn.
Quản lý hỗ sơ, sổ bảo hiểm của nhận viên, giải quyết thủ tục và chế độ tuyển dụng, thôi việc, bổ nhiệm, bãi nhiệm.
Bộ phận kỹ thuật:
Lưu trữ thơng tin bí mật về sản phẩm, đơn giá sản phẩm
Tạo công thức thức ăn chăn nuôi theo yêu cầu của khách hàng và bảo mật thông tin cung cấp.
Tham mưu kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu do bộ phận cung ứng cung cấp khi quyết định lựa chọn nhà cung cấp.
Đảm bảo tiết kiệm nguyên vật liệu trong sản phẩm khi chạy công thức thức ăn chăn ni, tiết kiệm chi phí.
Bộ phận kinh doanh:
Tham mưu ban giám đốc về hoạt động kinh doanh, chiến lược phát triển mở rộng thị trường, chiến lược kinh doanh của Công ty.
Khai thác thị trường để ký kết các hợp đồng kinh tế xuất khẩu có hiệu quả, xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng năm.
Xây dựng chinh sách ưu đãi cho khách hàng, xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng
Xây dựng và triển khai phương án quảng bá thương hiệu, quảng bá sản phẩm Phối hợp với các phịng ban có liên quan để triển khai việc kiểm tra, xác nhận chất lượng sản phẩm.
Bộ phận Tài chính – kế tốn:
Chức năng: là bộ phận quản lý chức năng nghiệp vụ chuyên ngành, điều hành các cơng tác kế tốn, tài chính của tồn cơng ty phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty, phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam, đảm bảo mọi hoạt động đạt hiệu quả.
Nhiệm vụ:
Xây dựng và tổ chức thực hiện tổ chức bộ máy kế tốn của cơng ty sau khi được ban giám đốc phê duyệt.
Lập kế hoạch sử dụng và quản lý nguồn tài chính, tài sản của Cơng ty.
Thực hiện cơng tác kế tốn, tài chính của Cơng ty theo đúng quy định của pháp luật, quy định của Cơng ty.
Lập báo cáo kế tốn thống kê theo quy định và kiểm tra sự chính xác của các báo cáo do các bộ phận lập.
Xử lý
Cơ sở dữ liệu
Thông tin đầu
Phỗ biến, hướng dẫn và thường xuyên kiểm tra việc thực hiện các chế độ, thể lệ quản lý kinh tế tài chính của Cơng ty.
(c) Mối liên hệ giữa các phòng ban:
Tất cả các phòng thực hiện nhiệm vụ và chức năng của phịng mình, khi giải quyết cơng việc có liên quan đến các phịng ban khác thì phải chủ động phối hợp, phịng có liên quan có nhiệm vụ phải hợp tác để hồn thành cơng việc, nếu khơng cần trình Ban giám đốc giải quyết.
(d) Điều khoản thi hành:
Quy chế này được ban hành và cơng bố trong tồn cơng ty.
Mọi cá nhận có trách nhiệm tuân thủ quy chế và tố cáo các trường hợp vi phạm quy chế.
3.2.3.2Xác lập mối quan hệ giữa phịng kế tốn tài chính và bộ phận IT
Phòng kế Bộ phận IT
Do đặc điểm tổ chức của Cơng ty, phịng kế tốn quản lý bộ phận cơng nghệ thông tin, công nghệ thông tin là công cụ hỗ trợ hiệu quả cho kế tốn thơng qua việc ứng dụng phần mềm trong quản lý.
Kế tốn và cơng nghệ thơng tin là hai bộ phận gắn kết chặt chẽ nhau bởi kế tốn sử dụng những ứng dụng về cơng nghệ thông tin để thiết lập báo cáo, cả hai bộ phận gắn kết chặt chẽ với nhau để công việc đạt được hiệu quả tốt nhất. Kế toán ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh vào hệ thống và sử dụng các bút tốn ghi nhận đó cịn cơng
nghệ thơng tin là một khoa học công nghệ được sử dụng để sử lý thông tin được ghi nhận trong hệ thống.
Cả hai bộ phận đều liên quan đến thông tin, được kết nối với nhau để tạo ra thơng tin có hiệu quả từ dữ liệu ban đầu do bộ phận kế toán cung cấp, sự liên kết giữa khoa học và kỹ thuật sẽ đảm bảo thơng tin cung cấp chính xác đầy đủ đáp ứng yêu cầu quản lý của Cơng ty.
Kế tốn phải đảm bảo việc ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh vào hệ thống chính xác, đầy đủ và bộ phận cơng nghệ thơng tin trên cơ sở đó phải đảm bảo thơng tin truy xuất từ hệ thống cũng phải chính xác.
3.2.3.3Hoàn thiện hệ thống kiểm sốt
Để hồn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, cần quán triệt triết lý lãnh đạo và nắm bắt được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ. Kiểm sốt việc phân cơng , phân nhiệm ở các phòng ban.
Về chính sách nhận sự: đây là bộ phận thường xuyên thay đổi nhận sự, trưởng phịng nhận sự hiện tại mới gia nhập vào cơng ty khoảng 5 tháng do đó các chính sách phúc lợi khen thưởng của nhận viên chưa rõ ràng. Điều này thực sự ảnh hưởng lớn đến toàn thể nhận viên trong công ty, ảnh hưởng đến năng suất làm việc cũng như cống hiến những sáng kiến trong sản xuất. Cần xây dựng cơ cấu khen thưởng rõ ràng và được điều chỉnh hàng năm cho phù hợp đặc biệt là các chính sách khuyến khích đối với bộ phận kinh doanh đây là bộ phận tạo ra lợi nhuận cho Công ty, giám sát khen thưởng vả kỹ luật nghiêm khắc đối với các trường hợp vi phạm điều lệ cơng ty ảnh hưởng đến uy tín cũng như an tồn cho cơng nhận.
Cơ cấu tổ chức: quy định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ cụ thể trong việc phê duyệt chứng từ yêu cầu thanh tốn, hiện tại chưa có quy định rõ ràng ở khâu u cầu thanh tốn.
Giải pháp hồn thiện hoạt động kiểm soát Phân
Phân chia trách nhiệm xét duyệt, ký u cầu thanh tốn
Chuẩn hóa các quy định bằng văn bản đồng thời công bố rộng rãi trong tồn thể cơng ty.
Mọi rủi ro đều ảnh hưởng hiệu quả và mục tiêu hoạt động của Cơng ty do đó mọi hoạt động đều phải được đánh giá mức độ rủi ro nhằm ngăn chặn kịp thời.
Thủ tục kiểm soát phải đảm bảo các nghiệp vụ phát sinh đều phải có chứng từ đầy đủ, ghi chép chính xác và được quản lý chặt chẽ.
Hệ thống thông tin:
Tăng cường khả năng cảnh báo hệ thống khi có sự xâm nhập từ bên ngồi hoặc có các nghiệp vụ xảy ra bất thường.
Việc phân cấp, phân quyền truy cập chỉ nên tập trung ở một người đo là giám đốc tài chính xét duyệt và được trưởng bộ phận cơng nghệ thơng tin thực hiện.
Tăng khả năng tích hợp với các hệ thống bên ngoài như phần mềm báo cáo thuế của Tổng cục thuế và phần mềm kê khai của Cục hải quan giảm bớt thời gian và ngăn ngừa sai sót khi chuyển đổi.