Công ty Cổ Phần Giao Hàng Tiết Kiệm (Giaohangtietkiem., JSC) đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp dành cho thương mại điện tử (eLogictics). Ưu thế của Giao hàng tiết kiệm là tốc độ nhanh, mạng lưới phủ sóng rộng trên toàn quốc và đặc biệt là tư duy phục vụ linh hoạt trên nền tảng công nghệ.
Tên công ty: Công ty Cổ phần Giao hàng Tiết Kiệm.
Trụ sở chính: Số 08 đường Phạm Hùng, phường Mễ Trì, quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội.
Ngày thành lập: 21/05/2013.
Tổng Giám đốc: (Ơng) Phạm Hồng Qn.
Phó Tổng Giám đốc: (Bà) Nguyễn Nguyệt Minh.
30
Dịch vụ: Giao hàng tận nơi thu hộ.
Đối tác chính: Các sàn giao dịch Shopee, Vatgia.com shop bán lẻ trực tuyến nước.
Quy mơ: Phủ sóng tồn 63 tỉnh thành với 20 trung tâm vận hành, 500 chi nhánh, tổng diện diện tích kho lên tới 600.000m2.
Công nghệ đại: Công nghệ hiện đại giúp vận hành linh hoạt Kết nối APIs đối tác.
Giấy CNĐKKD: 0106181807
Ngày cấp: 21/05/2013, đăng ký thay đổi lần 06 ngày 01/09/2017.
Cơ quan cấp: Phòng Đăng ký kinh doanh- Sở kế hoạch đầu tư Thành phố Hà Nội.
2.1.1 Q trình hình thành và phát triển của Cơng ty Cổ phần Giao hàng Tiết Kiệm Kiệm
Năm 2013, Giao Hàng Tiết Kiệm ra đời và chính thức hoạt động tại Hà Nội. Năm 2014, ra mắt dịch vụ 6h nội thành Hà Nội.
Năm 2015, mở chi nhánh Hồ Chí Minh. Ra mắt dịch vụ Hà Nội-Hồ Chí Minh 24H. Đạt 1.000.000 đơn hàng.
Năm 2016, ra mắt nền tảng vận hành công nghệ MOT. Top 1 nhà vận chuyển yêu thích nhất trên sàn TMĐT di động.
Năm 2017, mở full map 63 tỉnh thành toàn quốc, giao hàng đến 10.000 huyện xã trên toàn quốc.
Năm 2018, mở 20 trung tâm vận hành 500+ chi nhánh. Đạt 100.000.000 đơn hàng.
Năm 2019, phủ sóng 99% tồn quốc với 15.000+ nhân viên giao hàng 100.000m2 diện tích kho bãi.
31
Năm 2020, đạt mốc 27.000 nhân sự và 500.000m2 diện tích kho bãi. Ra mắt ứng dụng moShop dịch vụ XFast 2H.
Sau hơn 9 năm hình thành và phát triển, năm 2021, cơng ty cổ phần Giao Hàng Tiết Kiệm tự hào là Top 3 nhà vận chuyển lớn tại Việt Nam, đang có 500+ chi nhánh, phủ sóng 63 tỉnh thành, 11.000 huyện xã trên cả nước. Số lượng nhân viên tăng đáng kể với hơn 30.000 nhân viên.
2.1.2 Lĩnh vực và đặc điểm hoạt động của Công ty Cổ phần Giao hàng Tiết Kiệm
a Lĩnh vực hoạt động
Lĩnh vực hoạt động: bưu chính và chuyển phát.
Cụ thể: Vận tải Giao vận – Logistics Thương Mại Điện Tử
b Đặc điểm hoạt động
Giao Hàng Tiết Kiệm là đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp dành cho thương mại điện tử (eLogistics); Chuyên cung cấp dịch vụ giao hàng tận nơi (Last-Mile Delivery); Thu tiền tận nơi (Cash-on Delivery) cho cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh trực tuyến.
Các hoạt động kinh doanh chính:
+ Giao hàng tận nơi: Giao hàng toàn quốc; Giao hàng thu tiền
+ Fulfillment: Tiết kiệm 20 - 30% ++ chi phí vận hàng bán hàng online; Ứng dụng app/web hỗ trợ bán hàng, quản lý tồn kho
+ XFAST 2h: Giao nhanh chỉ 2h nội thành, áp dụng tại Hà Nội và Hồ Chí Minh
+ Dịch vụ gia tăng: Bảo hiểm hàng hóa; Đồng kiểm; Giao hang một phần – Giao hàng cho khách chọn; Lưu khi; Xuất giao lại/Xuất giao tiếp.
2.1.3 Cơ sở vật chất kỹ thuật của Công ty Cổ phần Giao hàng Tiết Kiệm.
32
Cơng ty đặt Trụ Sở Chính tại tịa nhà Giao Hàng Tiết Kiệm, số 8 Phạm Hùng, Nam Từ Liêm, Hà Nội với đầy đủ trang thiết bị, máy tính, máy fax, bàn ghế, điều hòa, máy chiếu thiết bị cơ sở vật chất khác. Hướng tới một không gian làm việc mở, xanh đẹp, dọc hành lang đều được bày trí cây xanh, có nơi nghỉ ngơi, thư giãn cho nhân viên. Cơng ty trang bị đầy đủ máy móc trang thiết bị hỗ trợ đầy đủ cho cơng việc (máy tính, sổ, tủ, để đồ…) Khơng gian bố trí khoa học, có xanh, khu vực nghỉ ngơi uống nước tại các tầng.
Phát triển công nghệ, phần mềm, hệ thống đại, tiên tiến dành cho nhân viên nội bộ nhằm theo dõi chấm công, báo nghỉ, hệ thống chat và truyền tin nội bộ… Ngồi ra cơng ty cũng có các phần mềm ứng dụng khác chuyên sử dụng cho khách hàng của công ty như app: ighkt, gchat, … chuyên để cho khách hàng theo dõi đơn hang của mình khi sử dụng dịch vụ của cơng ty. Những phần mềm hỗ trợ chăm sóc 24/7, ln đảm bảo hỗ trợ và khắc phục sự cố nhanh.
Ngay từ những ngày đầu, chủ trương và tâm huyết của GHTK là tự chủ công nghệ và công nghệ được xây dựng, phát triển bởi các kỹ sư người Việt. Khác với các công ty trên thị trường thường ưa chuộng việc mua và sử dụng cơng nghệ có sẵn, tồn bộ cơng nghệ (phần mềm, ứng dụng) đều được GHTK tự mình xây dựng và phát triển.
Đội ngũ hơn 300 ++ kỹ sư, chuyên gia người Việt.
b Điều kiện kho bãi
Cơng ty Cổ phần Giao hàng Tiết Kiệm có hơn 1500 kho phủ sóng khắp 63 tỉnh thành với diện tích lên tới hơn 600000 m2 và có hơn 2500 xe tải để phục vụ công tác vận chuyển hàng hóa.
Trong kho được trang bị nhiều thiết bị như: máy in, máy quét mã vạch, camera an ninh, kệ hàng, giỏ đựng hàng.
2.2 Giới thiệu về kho Giao hàng Tiết Kiệm Láng Hạ.
Kho GHTK Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội chuyên cung cấp dịch vụ giao hàng tận nơi (Last-mile Delivery) và thu tiền tận nơi (Cash-on Delivery) cho các sàn
33
thương mại điện tử (như shopee, lazada, tiki, sendo…) và các shop, doanh nghiệp, cá nhân kinh doanh trực tuyến tại Đống Đa, Hà Nội.
Ưu thế của GHTK Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội là tốc độ nhanh, tư duy phục vụ linh hoạt, thân thiện trên nền tảng công nghệ và đóng vai trị quan trọng trong mạng lưới phủ sóng GHTK trên tồn quốc.
Tên đơn vị: GHTK Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội Địa chỉ: Số 103 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội. Điện thoại (Hotline): Hotline mới là 1800 6092 Email: cskh@ghtk.vn
Giờ làm việc: 7h00-22h00
2.2.1 Cơ cấu tổ chức quản lý của kho GHTK Láng Hạ a Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của kho a Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của kho
Hình 2.2 : Cơ cấu tổ chức của kho GHTK Láng Hạ
Nguồn: Bộ phận Nhân sự kho GHTK Láng Hạ
b Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
➢ Trưởng kho là nguời đứng đầu ở quy mô cấp kho, quản lý, giám sát và
điều hành chung toàn bộ hoạt động của bộ phận kho vận, bao gồm cả hàng hóa, nhân sự và an ninh kho hàng, kết nối các phòng ban để thực hiện nhiệm vụ sản xuất chung. Trưởng kho Khối Hành chính nhân sự Khối kế toán Khối vận hành Khối CSKH
34
Nhiệm vụ của trưởng kho:
Quản trị rủi ro, trực tiếp giải quyết các vấn đề phát sinh một cách linh hoạt, nhanh chóng và đưa ra các biện pháp cần thiết để nâng cao kết quả vận hành tại các tỉnh thành, khu vực phụ trách.
Điều hành, quản lý và giám sát các hoạt động vận hành giao nhận, trung chuyển xe tải… của GHTK tại kho hoặc các khu vực tỉnh và liên tỉnh nhằm đảm bảo vận hành khu vực và dịch vụ cung cấp.
Giám sát hoạt động vận hành kho để đảm bảo các bộ phận kết hợp hiệu quả, hàng hóa được phân luồng, xử lý đúng tiến độ.
Đưa ra những đánh giá, đề xuất, sáng kiến cải thiện và tối ưu hóa quy trình vận hành, công nghệ đảm bảo giao hàng khi quy mô và sản lượng tiếp tục tăng và giúp GHTK duy trì lợi thế cạnh tranh trong ngành.
➢ Khối vận hành
Sơ đồ tổ chức khối vận hành của kho GHTK Láng Hạ:
Hình 2.3 Sơ đồ tổ chức khối vận hành tại kho Láng Hạ
Nguồn: Bộ phận Nhân sự kho GHTK Láng Hạ
Trưởng nhóm vận hành
Giám sát kho
Xử lý hàng hóa
Tài xế xe tải Nhân viên COD
35 - Trưởng nhóm vận hành (Trưởng module) chịu trách nhiệm Quản lý - Giám
sát Điều phối các hoạt động vận hành chung của khu vực kho, bao gồm:
Kiểm soát và quản lý các dữ liệu vận hành (hàng hóa, nhân sự, chỉ số sản lượng/...) qua việc sử dụng hiệu quả các công cụ/hệ thống phần mềm quản lý nội bộ.
Quản lý, phân công, tổ chức sắp xếp công việc cho đội ngũ Giao hàng - Tài xế - Nhân viên kho.
Kết hợp, tương tác cùng các bộ phận (CSKH, HCNS ...) giải quyết các vấn đề liên quan nhằm nâng cao dịch vụ khách hàng và đảm bảo hoạt động của khu vực. Triển khai các dự án mới theo kế hoạch phát triển dịch vụ của cơng ty.
- Nhân viên điều phối sẽ có trách nhiệm xử lý hàng hóa khi cịn trên trang web của cơng ty mỗi khi có shop hoặc khách hàng lên đơn. Phân bố đều có các COD giao nhận tại kho thực hiện nhiệm vụ vận chuyển.
- Nhân viên điều phối tương tự với khối giao nhận COD khi có 3 bộ phận điều phối: Điều phối giao hàng, điều phối nhận hàng và điều phối trả hàng.
Điều phối nhận hàng: Chịu trách nhiệm về việc quản lý nhập đơn hàng đến lúc lấy hàng về kho.
Điều phối giao hàng: Chịu trách nhiệm trong các tác nghiệp giao hàng từ lúc hàng được giao đến kho đích và vận chuyển đến khách hàng.
Điều phối trả: Chịu trách nhiệm trong các tác nghiệp hàng không giao được và hoàn trả lại shop.
- Giám sát kho có nhiệm vụ giám sát quy trình phân loại hàng hóa tại kho, xử lý các sự cố khi hàng hóa gặp vấn đề, giám sát các nhân viên chuyển hàng lên phương tiện để đưa đến kho đích khác.
36 ➢ Nhân viên CSKH
Có nhiệm vụ trực tiếp support, kiểm sốt giao vận của những đối tác – cửa hàng/doanh nghiệp & các sàn thương mại điện tử (TMĐT) lớn như Lazada, Sendo, Shopee.…
Phối kết hợp với phòng ban Vận hành giải quyết những sự vụ hằng ngày liên quan đến giao nhận cho những đối tác.
Theo dõi, kiểm soát, đánh giá dịch vụ giao hàng cho các đối tác.
Tổng hợp báo cáo, phối kết hợp với đơn vị Vận hành đưa ra phương án cải thiện dịch vụ giao nhận cho các đối tác.
➢ Khối hành chính nhân sự
Bộ phận chịu trách nhiệm về kết quả tuyển dụng và tạo hội nhập nhân viên mới.
Tiếp nhận yêu cầu tuyển dụng từ cấp trên, các khối tại kho, chủ yếu tuyển dụng các vị trí thuộc ngành Vận tải giao nhận: Văn phòng, Vận hành, nhân viên giao nhận.…
Lập kế hoạch tuyển dụng và đảm bảo nhân sự đầy đủ cho các Bộ phận - Phòng ban.
Tạo nguồn ứng viên, truyền thông, thu hút ứng viên trên tất cả các kênh tuyển dụng.
➢ Kế toán kho
Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ. Báo cáo kịp thời lên cấp trên những vấn đề tồn đọng, có rủi ro.
Hạch tốn chi phí, đảm bảo tuân thủ các chuẩn mực kế toán.
Lập kế hoạch thanh toán và kiểm soát thời hạn thanh toán cho nhà cung cấp.
37
Kiểm tra và phát hiện các sai sót và gian lận liên quan đến tiền mặt xảy ra tại kho.
Theo dõi tiền gửi ngân hàng (doanh thu chuyển khoản qua ngân hàng của khách hàng).
Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ và đầy đủ của các khoản chi tiền mặt nội bộ tại kho.
Phối hợp với các bộ phận liên quan để xử lý các khoản tiền về muộn, tiền đang chuyển nhưng chưa về kho.
2.2.2 Sơ đồ bố trí kho và cơ sở vật chất kỹ thuật của kho GHTK Láng Hạ.
a Sơ đồ bố trí kho
Hình 2.4 : Sơ đồ bố trí kho GHTK Láng Hạ
Nguồn: Bộ phận Nhân sự kho GHTK Láng Hạ của Công ty Cổ phần GHTK
38
b Cơ sở vật chất kỹ thuật của kho.
Để giúp q trình kinh doanh được thuận lợi, hàng hóa được bảo đảm chất lượng, cung cấp kịp thời cho nhu của khách hàng. Công ty cũng đã đầu tư đầy đủ cơ sở vật chất, vật tư tồn kho để có thể đáp ứng được mọi nhu cầu của khách hàng như sau:
Kho: kho GHTK Láng Hạ có diện tích khoảng 3996m2 phục vụ việc lưu
giữ hàng hóa và máy móc, thiết bị chuẩn bị chu đáo sẵn sàng phục vụ khách hàng. Thông thường, các kho hàng của Giaohangtietkiem đều gồm 5 khu riêng biệt bao gồm: Khu dành cho khối văn phòng, khu hàng tiếp nhận, khu hàng phân phối, khu hàng trả lại kho (không giao thành công) và một khu dành cho các phương tiện vận tải (ô tô tải) di chuyển ra vào kho.
Phương tiện vận tải: Do đặc thù cơng việc, cơng ty có số lượng lao động
chủ yếu là các nhân viên giao nhận. Vì vậy, mỗi nhân viên giao nhận sở hữu riêng 1 xe máy. Kho GHTK có khoảng 46 xe tải (05 xe của cơng ty cịn lại là đi thuê) để vận chuyển hàng hóa từ kho này đến kho khác hoặc vùng này với vùng khác.Dưới đây là một số loại mác kiểu xe ô tô tải của doanh nghiệp dùng để thực hiện nghiệp vụ:
Bảng 2.1 Các mác kiểu xe ô tô vận chuyển tại kho GHTK Láng Hạ
STT Mác xe Trọng tải (tấn) Loại xe 1 HNX46 1 HUYNDAI H100 2 HNX156 1.25 THACO K125 3 HNX141 1.25 THACO K125 4 HNX91 1.25 THACO K125 5 HNX166 1.25 THACO K125 6 HNX832 1.25 THACO K125
39 7 HNX856 1.25 THACO K125 8 HNX66 1.9 ISUZU 9 HNX63 1.9 ISUZU 10 HNX1377 1.9 ISUZU 11 HNX852 1.9 ISUZU 12 HNX840 1.9 ISUZU
Trong kho, phương tiện ơ tơ có thiết kế để vận chuyển từ 1 đến 5 tấn, là loại phương tiện có thiết kế thùng hàng là thùng kín đây là hình thức phương tiện ơ tơ loại nhỏ có thể phù hợp với tất cả các loại đường từ thành phố đến nông thôn trên đất nước ta hiện nay. Thuận tiện cho việc vận chuyển hàng từ kho đến bưu cục, từ kho đến kho hay liên vùng của công ty.
Máy móc thiết bị: Máy móc của kho chủ yếu là máy quét mã vạch nhưng
bị hỏng một số cái, camera an ninh, ... Hiện nay các loại máy móc thiết bị của kho đang hoạt động, vận hành rẩt ở mức bình thường và cịn có thể tăng lên nếu số lượng đơn hàng tăng lên.
2.2.3 Tình hình lao động và tổ chức lao động của kho GHTK Láng Hạ
a Tình hình lao động
Bảng 2.2: Cơ cấu lao động tại kho GHTK Láng Hạ
STT Chức vụ Số lượng (Người) Tỷ lệ (%) 1 Trưởng kho 1 0.66 2 Khối vận hành Trưởng vận hành (Trưởng module) 1 0.66
40
Nhân viên phòng vận
hành 5 3.31
Nhân viên xử lý hàng
hóa 51 33.77
Nhân viên lái xe tải 12 7.95
Nhân viên giao nhận 64 42.38
3
Khối nhân sự
Trưởng nhóm nhân sự 1 0.66
Nhân viên khối nhân sự 3 1.99
4 Nhân viên CSKH 3 1.99
5 Kế toán kho 2 1.32
7 Bảo vệ 4 2.65
8 Tạp vụ 4 2.65
9 Tổng số lao động 151 100.00
Qua bảng trên ta có thể thấy cơ cấu lao động tại kho của doanh nghiệp chủ yếu tập trung ở bộ phận điều hành, nhân viên giao nhận và nhân viên lái xe tải chiếm tỉ lệ cao nhất lần lượt là 42,38% và 33,77% tương ứng với 64 lao động và 51 lao động. So với số liệu lao động chung ở các kho khác đạt 200 lao động/kho
41
thì kho Láng Hạ đã và đang có cơ cấu nhỏ nên trong tương lai cơng ty cần có kế hoạch tuyển dụng lao động tại kho để đáp ứng các nhiệm vụ hoạt động sản xuất kinh doanh. Trong khi đó bộ phận quản lý cịn khá là nhỏ, khối lượng công việc ngày nhiều nên thường hay xuất hiện trạng thái quá tải làm việc của các phòng ban trong kho.
b Tổ chức lao động
❖ Đối với nhân viên kho, nhân viên giao nhận: Đặc thù của ngành dịch vụ nên kho GHTK Láng Hạ phục vụ khách hàng 24/24 (trừ ngày lễ, Tết). Một ngày có 3 ca làm việc, mỗi ca kéo dài 8 tiếng. Riêng ngày thứ 7 và chủ nhật chỉ có 2 ca làm việc, mỗi ca kéo dài 12 tiếng. Giám sát ca là người giám sát và bố trí nhân lực làm việc ở các cửa