67
Bảng 3.3: Chi phí đầu tư cơ sở vật chất
(Đơn vị: nghìn đồng) STT Thiết bị Hoạt động Số lượng Đơn giá 1 sản phẩm Thành tiền 1 Hệ thống phịng chống chữa cháy Bình CO2 MT3 Bổ sung 10 500 5000 Bình MFZ4-BC Bổ sung 10 170 1700 2 Hệ thống thơng gió Ống nhựa Bổ sung 50m 20 1000 Quạt thơng gió trịn Bổ sung 25 700 17.500 Quạt thơng gió vng Bổ sung 20 550 11.000 3 Chi phí BDSC 10.000 4 Tổng chi phí 46.200
68
Bảng 3.4: So sánh trước và sau đầu tư trang thiết bị
Chỉ tiêu Trước khi đầu tư Sau khi đầu tư
Hệ thống thơng gió
Thường xun xảy ra tình trạng hàng hóa bị ẩm mốc, gây thiệt hại cho kho hàng
Chấm dứt tình trạng hàng hóa bị ẩm mốc, đảm bảo độ an tồn cho hàng hóa trong kho Hệ thống phịng
cháy chữa cháy
Khi có những tình huống đột xuất gây cháy hàng hóa, hàng trong kho khơng được chữa cháy kịp thời gây tổn thất cho kho.
Khi có những tình huống đột xuất gây cháy hàng hóa, hàng trong kho được chữa cháy kịp thời, hạn chế được tổn thất cho kho
❖ Áp dụng công nghệ thông tin trong cơng tác khai thác kho hàng
Với tình hình thực tiễn hiện nay, khi mà các công ty, doanh nghiệp cùng hoạt động trong lĩnh vực vận tải giao vận đều sử dụng qua ứng dụng công nghệ để quản lý điều hành, giám sát và định vị đơn hàng. Để bắt kịp xu thế thị trường, không bị tụt hậu thì kho GHTK Láng Hạ cần phải thúc đẩy, hồn thiện ứng dụng cơng nghệ trong cơng tác khai thác kho hàng một cách nhanh gọn, có tính ổn định. Ứng dụng công nghệ thông tin một cách hiệu quả, giảm bớt áp lực công việc cho đội ngũ nhân viên kho.
Áp dụng CNTT trong công tác khai thác kho hàng: có thể nói hệ thống thông tin là trái tim của mọi người nói chung và hoạt động vận tải giao vận nói riêng. Với các doanh nghiệp dịch vụ vận tải giao vận thì ứng dụng hệ thống cơng nghệ thơng tin hiệu quả sẽ giúp xử lý đơn hàng, giao hàng, thanh toán, đáp ứng yêu cầu của khách hàng, ... được thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm chi phí. Do đó, cần phải áp dụng cơng nghệ thơng tin để công tác khai thác kho hàng ngày càng được nâng cao và hiệu quả hơn.
Dựa vào thực tế khảo sát, để hồn thiện cơng tác khai thác kho hàng thì ứng dụng cơng nghệ, thông tin trong khai thác kho hàng là rất cần thiết, và quan trọng.
69
Đồ án đề xuất 2 giải pháp sau đây, cụ thể:
Áp dụng CCTV trong quá trình khai thác kho hàng. Cụ thể:
- Hệ thống camera hành trình lắp đặt trong kho hoặc trong phân khu. - Cơ sở dữ liệu sử dụng: mỗi hệ thống sẽ có adapter phát wifi riêng hoặc sử dụng 3G – 4G để thực hiện truyền dữ liệu collect được về máy chủ. Trạm máy chủ có thể được lắp đặt tại cơng ty hoặc tại vùng có sever ổn định. Hạ tầng cơ sở được sử dụng như sau:
+ 1 máy chủ + adpter + camera
+ Hệ thống cáp quang, đường dẫn truyền
+ Hệ thống làm mát, các thiết bị nhằm tạo sự ổn định cho đường truyền.
- Cách thức hoạt động: mỗi 30s, camera sẽ ghi lại tình hình hiện tại của hàng hóa trong q trình khai thác bằng hình ảnh, sau đó trực tiếp gửi data về máy chủ để lưu trữ.
Áp dụng CCTV trong quá trình khai thác kho hàng làm giảm tình trạng thất thốt hàng hóa trong kho, nâng cao ý thức trách nhiệm của nhân viên kho hơn trong công tác khai thác kho hàng không làm hư hỏng hàng hóa hay gian lận trong q trình làm hàng. Từ đó nâng cao được mức độ đảm bảo an tồn của hàng hóa trong kho.
70
Bảng 3.5: Chi phí triển khai giải pháp áp dụng cơng nghệ thơng tin trong khai thác kho hàng
STT Chỉ tiêu Đơn vị Chi phí
1 Dây cáp quang VNĐ 6.000.000 2 Máy tính VNĐ 8.000.000 3 Camera giám sát từ xa loại NAVICOM HF05GW HDD 5CH GPS 4G VNĐ 13.500.000 4 Tổng VNĐ 27.500.000
Áp dụng công nghệ thông tin trong khai thác kho hàng: đầu tư phần mềm quản lý khai thác kho hàng.
Yêu cầu
- Để có thể sử dụng phần mềm WMS vào hệ thống quản lý khai thác của kho, cán bộ nhân viên trong kho cần được đào tạo qua một khóa học ngắn hạn về sử dụng phần mềm “WMS” đồng thời cấu hình của hệ thống máy tính cần trang bị đầy đủ.
- Tối ưu không gian kho WMS cho phép phân bổ theo hàng hóa trong kho theo vị trí và thứ tự một cách hợp lý nhằm giúp cho quy trình nhập/xuất và kiểm kê hàng hóa được diễn ra thuận lợi. Hệ thống quản lý khai thác kho được xây dựng khả năng tính tốn và thiết lập ra các ngăn kệ (slotting bin) hợp lý để tối đa hóa khơng gian nhà kho cũng như sắp xếp hợp lý những loại hàng trong kho.
71
Hình 3.5: Phần mềm WMS
Cơng dụng phần mềm WMS: - Nhận hàng:
+Tạo số mã vạch cho đơn hàng.
+ Xác định các vị trí chuyển tiếp và số lượng lớn khi sản phẩm được nhận và số lượng có sẵn.
+ Tùy chọn cho cả nhận giấy và không giấy.
+ Khả năng xác định chế biến đặc biệt của sản phẩm trước khi đưa đi. + Cross docking từ nhận đến đóng gói mà khơng trải qua q trình đưa đi. -Đảm bảo hàng hóa trong kho
+Khả năng lưu trữ các tiêu chí kiểm tra mẫu của nhà cung cấp / sản phẩm / SKU;
+Khả năng lưu trữ thông số kỹ thuật sản phẩm cho QA;
+Báo cáo tình trạng biên lai sự cố cho nhân viên kho và bán hàng để giải quyết
-Lưu trữ hàng hóa: Sau khi nhận được hàng, các đơn hàng cần được cập kho đến các trạm đóng gói hoặc vận chuyển, để điền lại đơn đặt hàng hoặc
72
đặt đi. Một hệ thống quản lý kho sẽ hỗ trợ rất nhiều cho việc loại bỏ các nhiệm vụ bằng cách xác định các vị trí phân khu kho, loại lưu trữ, v.v. -Chọn hàng: Chọn hàng là một trong những chi phí lao động chính trong hầu hết các kho. Một WMS thường sẽ mở rộng các tùy chọn chọn của bạn. Một số lựa chọn bao gồm chọn lô, chọn vào giỏ hàng, chọn nhãn và xác nhận, chọn theo trường hợp, chọn pallet, số lượng lớn, băng chuyền. Xác nhận chọn hàng theo danh sách thực hiện kiểm tra đối chiếu hàng đã nhặt với hàng trong đơn để tiến hành vận chuyển.
-Lưu kho: Khi hàng hóa được nhập vào kho, WMS tiến hành lưu kho theo quy tắc đã định sẵn để phục vụ cho công việc xuất hàng về sau được thuận tiện.
Ưu điểm nổi bật của phần mềm đó là tự động tạo ra một sơ đồ layout, chỉ cần theo dõi trên phần mềm người dùng dễ dàng nắm bắt chính xác từng vị trí của hàng hóa đang ở đâu.
Chi phí lắp đặt phần mềm. Với điều kiện về trang thiết bị hiện có của kho có thể
sử dụng phần mềm mà không cần đầu tư mua sắm thêm trang thiết bị máy tính văn phịng. Vậy để có thể áp dụng phần mềm này kho sẽ phải chi trả một khoản tiền lắp đặt phần mềm vào hệ thống máy tính của kho gồm 1 chiếc máy tính và 1 máy in ở kho và chi phí đào tạo cán bộ nhân viên để có thể sử dụng được phần mềm. Chi phí cho phần mềm được nhà cung cấp chào bán với giá như sau: Chi phí lắp đặt 1 máy:30.0000.000 VNĐ
- Các thiết bị hỗ trợ hoạt động cho WMS là gì:
+ Máy quét mã vạch QR code/máy đọc RFID: Đây là công nghệ cho phép nhận biết các đối tượng thông tin thơng qua hệ thống thu phát sóng radio, nhận biết và nhận dạng đối tượng bằng sóng vơ tuyến hoặc đọc các mã thông minh;
73
+ Máy in mã vạch: Tùy thuộc vào mong muốn và chiến lược kinh doanh cụ thể của doanh nghiệp mà phương pháp tạo mã vạch cho từng đơn hàng là khác nhau. Mã vạch trên mỗi đơn hàng là tích hợp các thơng tin về mã hàng, tên mặt hàng, đơn vị tính, nhà cung cấp, số series, nguồn gốc của chính đơn hàng đó.
Bảng 3.6: So sánh trước và sau khi áp dụng
Trước khi áp dụng Sau khi áp dụng
Nhân viên đang dùng thủ cơng trong q trình khai thác kho hàng
Kho đã đầu tư phần mềm quản lý khai thác kho hàng WMS
c Hiệu quả của giải pháp
Việc đầu tư thêm các trang thiết bị sẽ giảm đến tối thiểu việc hư hỏng hàng hóa trong kho. Những hoạt động thủ cơng sẽ làm chậm tiến độ và có thể gây ra các sai phạm và rút ngắn thời gian khai thác nên thời gian vận chuyển đến khách hàng cũng sẽ nhanh hơn. Thuận tiện cho khách hàng.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong khai thác kho hàng: sử dụng phần mềm WMS giúp tự động hóa quy trình xuất nhập. Nhân viên thay vì tốn nhiều thời gian nhập số lượng hàng vào sổ sách thì chỉ cần dùng phần mềm WMS, hệ thống sẽ ghi nhận số lượng đơn hàng và tự động tạo phiếu nhập kho trên phần mềm. Tự động lập phiếu nhập/ xuất kho nhanh chóng vơi độ chính xác tuyệt đối. Mọi hoạt động nhập xuất/ kiểm kê hàng hóa thủ cơng sẽ được thay thế tự động tiết kiệm nhân lực cũng như thời gian khai thác kho hàng. Định vị được khu vực vị trí của hàng hóa, tiết kiệm thời gian trong việc lấy hàng, kiểm sốt kho hang nhanh chóng chính xác tránh thất thốt gian lận hàng hóa trong kho.
3.2.2 Giải pháp về lao động a Cơ sở đề xuất giải pháp a Cơ sở đề xuất giải pháp
Cho dù kho có một đội ngũ cán bộ giỏi về chuyên môn, giàu nghiệp vụ, nhưng như trên đã phân tích, một tồn tại rất lớn cần khắc phục ở kho đó là trình độ đội ngũ cán bộ nhân viên ngày càng hạn chế trước nhu cầu đòi hỏi của thị
74
trường, hiệu quả hoạt động chưa cao. Chúng ta đều biết rằng con người là trung tâm của mọi hoạt động, một tổ chức muốn mạnh phải có những người tài. Để phát triển lâu dài, kho GHTK Láng Hạ cần phải khơng ngừng nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ cơng nhân viên trong kho …
b Nội dung giải pháp
Dựa vào thực tế khảo sát, để hoàn thiện cơng tác khai thác kho hàng thì giải pháp về con người là rất cần thiết, và quan trọng. Đồ án đề xuất 3 giải pháp sau đây, cụ thể:
❖ Công tác đào tạo nâng cao trình độ khai thác kho hàng của lao động
Thường xuyên tổ chức các buổi đào tạo, đào tạo thêm kỹ năng phân loại hàng hóa, nghiệp vụ cho nhân viên kho tránh những sai lầm khơng đáng có xảy ra. Sau buổi đào tạo giúp họ biết thêm các kiến thức khi đóng gói hàng, lựa chọn bao bì, các hàng hóa cấm vận chuyển… Đồng thời cũng khuyến khích các nhân viên tìm hiểu các quy định về hàng nguy hiểm.
Việc đào tạo về chuyên môn kỹ thuật nhằm cung cấp kiến thức, kỹ năng chuyên môn kỹ thuật, rèn luyện phẩm chất nghề nghiệp cho lao động để họ có thể hồn thành tốt công việc ở hiện tại và cả tương lai. Đối nhân viên: Trung thực, Thần tốc, Chăm chỉ, Linh hoạt, Tận tâm, Sáng tạo, Kỷ luật là nguyên tắc và phẩm chất quan trọng nhất để tạo nên văn hóa đa bản sắc tại GHTK.
Nội dung đào tạo bao gồm quy trình làm việc; các nghiệp vụ làm hàng và cách thức xử lý các tình huống phát sinh. Đây có thể coi là nội dung quan trọng nhất trong các khóa đào tạo bở lẽ giúp cho lao động biết và lựa chọn được phương pháp làm việc khoa học, đó là cách thức làm việc tốn ít thời gian, cơng sức từ đó nâng cao năng suất của lao động.
Bên cạnh đó kho cần thêm cơng tác đào tạo chính trị - lý luận. Đây cũng là một nội dung khá quan trọng và cần thiết đối với lao động, giúp lao động biết kết hợp hài hòa giữa mục tiêu của doanh nghiệp với mục tiêu toàn xã hội; trung thành với doanh nghiệp, với đồng nghiệp; có trách nhiệm với cơng việc được giao.
75
Kế hoạch đào tạo như sau: Thời gian đào tạo: tổ chức 1 khóa đào tạo/năm. Thời gian đào tạo mỗi khóa trong vịng 1 tháng. Mỗi tuần học 4 buổi. Mỗi buổi 3 tiết (1giờ/tiết). Trong đó bao gồm: 2 tiết lý thuyết, 1 tiết kiểm tra điều kiện. Sau khi kết thúc thời gian đào tạo, tất cả học viên đều được kiểm tra điều kiện.
Bảng 3.7: Nội dung đào tạo nhân viên kho
STT Nội dung Thông tin chi tiết
1 Tổng quan Chia sẻ sự lựa chọn của học viên tại kho GHTK Láng Hạ, biết đến kho GHTK Láng Hạ như thế nào?
- Giới thiệu về kho: Lịch sử hình thành. - Quy mơ hiện tại, cơ cấu kho.
- Cơ cấu Bộ phận/Bộ phận vận hành. Đi sâu vào cơ cấu tại kho mà học viên làm việc.
- Tinh thần và nguyên tắc cơ bản khi làm việc tại kho.
2 Quyền lợi và
nghĩa vụ
- Nghĩa vụ:
+ Tuân thủ nội quy, quy định của kho: Giờ giấc, đồng
phục, quy trình nghỉ phép, nghỉ việc, ...và các quy trình khác.
+ Tuân thủ quy trình làm việc.
- Quyền lợi của học viên: Cơ chế lương, Hợp đồng lao động, Thuế và Bảo hiểm.
3 Quy trình làm việc
- Những trang bị, dụng cụ cần thiết trong quá trình làm việc
- Cách tải ứng dụng, sử dụng ứng dụng chấm cơng.
- Các quy trình nghiệp vụ khác, phụ thuộc lần lượt các vị trí, chức năng.
76
4 Cách thức giao tiếp và tình huống phát sinh
- Các tình huống chủ yếu liên quan quy trình làm việc, hoặc phát sinh trong quá trình làm việc.
5 Đánh giá q
trình học tập tại Phịng đào tạo
→ Bàn giao
- Bài kiểm tra: Cho học viên làm bài kiểm tra 20 - 35 câu trong 30 phút. Gồm văn hóa, nội quy và quy trình làm việc cơ bản.
- Chấm bài kiểm tra, đánh giá – nhận xét, tổng kết lớp học.
Hình thức đào tạo: Hình thức đào tạo chủ yếu của kho là đào tạo trực tiếp. Ngân sách đào tạo: Hàng năm, cơng ty trích ra 10% quỹ đầu tư phát triển dành cho đào tạo nhân lực tại cơng ty nói chung và cho đối tượng nhân viên kho nói riêng. Chi phí dành cho đào tạo bao gồm: Chi phí cơ sở vật chất; chi phí văn phịng phẩm, dụng cụ phục vụ đào tạo và chi phí hỗ trợ cho lao động.
Tổ chức và triển khai nội dung đào tạo
Trên cơ sở đối tượng và mục tiêu đào tạo học viên đã được xác định, các hình thức và phương pháp đã được lựa chọn, bộ phận đào tạo tiến hành thực hiện công tác đào tạo học viên trong kho. Kho đã xây dựng bảng công việc cũng như yêu cầu cần chuẩn bị trước khi thực hiện một khóa đào tạo lao động tại kho với các nội dung chuẩn bị trước đào tạo, trong khi đào tạo và sau đào tạo.
Trước đào tạo, bộ phận nhân sự lên danh sách nhân sự tham gia đào tạo, chuẩn bị cho ngày đào tạo theo kế hoạch đã xây dựng. Trước buổi đào tạo khoảng một giờ đào tạo viên sẽ phải chuẩn bị lớp học: sắp xếp phòng đào tạo gọn gàng, sạch sẽ, chuẩn bị đầy đủ cơ cở vật chất cũng như tài liệu cho buổi đào tạo. Kiểm tra lại tình trạng hồ sơ học viên, điểm danh học viên tham gia đào tạo, quan sát lớp học.
Trong đào tạo, đào tạo viên sẽ giới thiệu về bản thân cũng như nội quy cần tuân thủ trong giờ học tạo khơng khí thoải mái nhất để học viên có thể bộc lộ bản thân, từ đó có những đánh giá cơ bản về họ.
77
Nội dung đào tạo đảm bảo đầy đủ nội dung hội nhập và quy trình làm việc.