3.2. Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác khai thác kho hàng cho ch
3.2.2 Giải pháp về lao động
a Cơ sở đề xuất giải pháp
Cho dù kho có một đội ngũ cán bộ giỏi về chun mơn, giàu nghiệp vụ, nhưng như trên đã phân tích, một tồn tại rất lớn cần khắc phục ở kho đó là trình độ đội ngũ cán bộ nhân viên ngày càng hạn chế trước nhu cầu đòi hỏi của thị
74
trường, hiệu quả hoạt động chưa cao. Chúng ta đều biết rằng con người là trung tâm của mọi hoạt động, một tổ chức muốn mạnh phải có những người tài. Để phát triển lâu dài, kho GHTK Láng Hạ cần phải khơng ngừng nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ công nhân viên trong kho …
b Nội dung giải pháp
Dựa vào thực tế khảo sát, để hoàn thiện cơng tác khai thác kho hàng thì giải pháp về con người là rất cần thiết, và quan trọng. Đồ án đề xuất 3 giải pháp sau đây, cụ thể:
❖ Công tác đào tạo nâng cao trình độ khai thác kho hàng của lao động
Thường xuyên tổ chức các buổi đào tạo, đào tạo thêm kỹ năng phân loại hàng hóa, nghiệp vụ cho nhân viên kho tránh những sai lầm khơng đáng có xảy ra. Sau buổi đào tạo giúp họ biết thêm các kiến thức khi đóng gói hàng, lựa chọn bao bì, các hàng hóa cấm vận chuyển… Đồng thời cũng khuyến khích các nhân viên tìm hiểu các quy định về hàng nguy hiểm.
Việc đào tạo về chuyên môn kỹ thuật nhằm cung cấp kiến thức, kỹ năng chuyên môn kỹ thuật, rèn luyện phẩm chất nghề nghiệp cho lao động để họ có thể hồn thành tốt cơng việc ở hiện tại và cả tương lai. Đối nhân viên: Trung thực, Thần tốc, Chăm chỉ, Linh hoạt, Tận tâm, Sáng tạo, Kỷ luật là nguyên tắc và phẩm chất quan trọng nhất để tạo nên văn hóa đa bản sắc tại GHTK.
Nội dung đào tạo bao gồm quy trình làm việc; các nghiệp vụ làm hàng và cách thức xử lý các tình huống phát sinh. Đây có thể coi là nội dung quan trọng nhất trong các khóa đào tạo bở lẽ giúp cho lao động biết và lựa chọn được phương pháp làm việc khoa học, đó là cách thức làm việc tốn ít thời gian, cơng sức từ đó nâng cao năng suất của lao động.
Bên cạnh đó kho cần thêm cơng tác đào tạo chính trị - lý luận. Đây cũng là một nội dung khá quan trọng và cần thiết đối với lao động, giúp lao động biết kết hợp hài hòa giữa mục tiêu của doanh nghiệp với mục tiêu toàn xã hội; trung thành với doanh nghiệp, với đồng nghiệp; có trách nhiệm với cơng việc được giao.
75
Kế hoạch đào tạo như sau: Thời gian đào tạo: tổ chức 1 khóa đào tạo/năm. Thời gian đào tạo mỗi khóa trong vịng 1 tháng. Mỗi tuần học 4 buổi. Mỗi buổi 3 tiết (1giờ/tiết). Trong đó bao gồm: 2 tiết lý thuyết, 1 tiết kiểm tra điều kiện. Sau khi kết thúc thời gian đào tạo, tất cả học viên đều được kiểm tra điều kiện.
Bảng 3.7: Nội dung đào tạo nhân viên kho
STT Nội dung Thông tin chi tiết
1 Tổng quan Chia sẻ sự lựa chọn của học viên tại kho GHTK Láng Hạ, biết đến kho GHTK Láng Hạ như thế nào?
- Giới thiệu về kho: Lịch sử hình thành. - Quy mơ hiện tại, cơ cấu kho.
- Cơ cấu Bộ phận/Bộ phận vận hành. Đi sâu vào cơ cấu tại kho mà học viên làm việc.
- Tinh thần và nguyên tắc cơ bản khi làm việc tại kho.
2 Quyền lợi và
nghĩa vụ
- Nghĩa vụ:
+ Tuân thủ nội quy, quy định của kho: Giờ giấc, đồng
phục, quy trình nghỉ phép, nghỉ việc, ...và các quy trình khác.
+ Tuân thủ quy trình làm việc.
- Quyền lợi của học viên: Cơ chế lương, Hợp đồng lao động, Thuế và Bảo hiểm.
3 Quy trình làm việc
- Những trang bị, dụng cụ cần thiết trong quá trình làm việc
- Cách tải ứng dụng, sử dụng ứng dụng chấm công.
- Các quy trình nghiệp vụ khác, phụ thuộc lần lượt các vị trí, chức năng.
76
4 Cách thức giao tiếp và tình huống phát sinh
- Các tình huống chủ yếu liên quan quy trình làm việc, hoặc phát sinh trong quá trình làm việc.
5 Đánh giá q
trình học tập tại Phịng đào tạo
→ Bàn giao
- Bài kiểm tra: Cho học viên làm bài kiểm tra 20 - 35 câu trong 30 phút. Gồm văn hóa, nội quy và quy trình làm việc cơ bản.
- Chấm bài kiểm tra, đánh giá – nhận xét, tổng kết lớp học.
Hình thức đào tạo: Hình thức đào tạo chủ yếu của kho là đào tạo trực tiếp. Ngân sách đào tạo: Hàng năm, cơng ty trích ra 10% quỹ đầu tư phát triển dành cho đào tạo nhân lực tại cơng ty nói chung và cho đối tượng nhân viên kho nói riêng. Chi phí dành cho đào tạo bao gồm: Chi phí cơ sở vật chất; chi phí văn phịng phẩm, dụng cụ phục vụ đào tạo và chi phí hỗ trợ cho lao động.
Tổ chức và triển khai nội dung đào tạo
Trên cơ sở đối tượng và mục tiêu đào tạo học viên đã được xác định, các hình thức và phương pháp đã được lựa chọn, bộ phận đào tạo tiến hành thực hiện công tác đào tạo học viên trong kho. Kho đã xây dựng bảng công việc cũng như yêu cầu cần chuẩn bị trước khi thực hiện một khóa đào tạo lao động tại kho với các nội dung chuẩn bị trước đào tạo, trong khi đào tạo và sau đào tạo.
Trước đào tạo, bộ phận nhân sự lên danh sách nhân sự tham gia đào tạo, chuẩn bị cho ngày đào tạo theo kế hoạch đã xây dựng. Trước buổi đào tạo khoảng một giờ đào tạo viên sẽ phải chuẩn bị lớp học: sắp xếp phòng đào tạo gọn gàng, sạch sẽ, chuẩn bị đầy đủ cơ cở vật chất cũng như tài liệu cho buổi đào tạo. Kiểm tra lại tình trạng hồ sơ học viên, điểm danh học viên tham gia đào tạo, quan sát lớp học.
Trong đào tạo, đào tạo viên sẽ giới thiệu về bản thân cũng như nội quy cần tn thủ trong giờ học tạo khơng khí thoải mái nhất để học viên có thể bộc lộ bản thân, từ đó có những đánh giá cơ bản về họ.
77
Nội dung đào tạo đảm bảo đầy đủ nội dung hội nhập và quy trình làm việc. Sau đào tạo học viên sẽ làm bài kiểm tra và phiếu đánh giá sau đào tạo để có thể đánh giá được tỷ lệ tiếp thu kiến thức của học viên. Kết thúc khóa đào tạo, đào tạo viên tổng kết lớp học và thông báo kết quả học viên nào được nhận và học viên nào không được nhận.
Sau đào tạo: Đào tạo viên gửi thông tin học viên cho nhân sự vận hành trước khi bàn giao nhân sự để nhân sự vận hành chủ động sắp xếp kế hoạch: Cấp phát đồng phục, công cụ, và dụng cụ cần thiết cho công việc.
❖ Xây dựng quy trình kiểm tra hàng hóa
Kho cần xây dựng quy trình kiểm tra hàng hóa chặt chẽ, chuyên nghiệp hơn. Như vậy vừa giảm thời gian cho khách hàng, vừa giảm tải được công việc cho nhân viên khi hàng về quá tải.
Đồ án kiến nghị quy trình kiểm tra hàng hóa để đảm bảo mức độ an tồn cho hàng hóa trong kho như sau:
Bước 1: Lập bảng thống kê hàng hóa với danh sách chi tiết đầy đủ. Trong bảng kiểm tra hàng hóa có các cột chi tiết như sau: Tên hàng, mã hàng, số lượng, của hàng hóa, ghi chú.
Bước 2: Tiến hành kiểm tra lần lượt các mặt hàng hóa trong kho, ghi chép chi tiết về số lượng, tình trạng hàng hóa thế nào… vào mẫu bảng kiểm tra hàng hóa đã lập sẵn. Nguyên tắc nên có 2 người cùng kiểm tra song song và ghi số liệu độc lập vào 2 biên bản khác nhau.
Bước 3: So sánh 2 biên bản kiểm tra hàng hóa cột số lượng kiểm tra xem có chênh lệch nhau khơng. Nếu phát hiện chênh lệch cần cùng nhau kiểm tra lại và chốt một con số chính xác nhất.
Bước 4: Sau khi đã hoàn thiện bảng kiểm tra hàng hóa cuối cùng, cần đối chiếu với số liệu ghi trong báo cáo nhận hàng xem có chênh lệch hay khơng. Trường hợp có chênh lệch thì người chịu trách nhiệm trực tiếp như: trưởng kho
78
phải giải trình. Hoặc chủ cửa hàng phải rà soát xem nguồn gốc của sự chênh lệch nằm ở đâu.
Bước 5: Sau khi hoàn tất lập biên bản kiểm tra hàng hóa cho nhân viên và chủ cùng xác nhận.
Bảng 3.8: So sánh trước và sau xây dựng quy trình
Trước khi xây dựng Sau khi xây dựng
Thường xuyên xảy ra tình trạng hao hụt, khơng đủ số lượng hàng hóa, hư hỏng hàng hóa.
Chấm dứt tình trạng hao hụt, hư hỏng hàng hóa. Số lượng hàng hóa được kiểm kê chính xác. Khơng cịn tình trạng thiếu hàng như trước.
❖ Xây dựng chính sách khen thưởng
Việc xây dựng chính sách khen thưởng là cần thiết đối với các doanh nghiệp nói chung và kho GHTK Láng Hạ nói riêng trong q trình khai thác kho hàng. Tâm lý người lao động khi hồn thành cơng việc, nhận được phúc lợi khen thưởng sẽ chính là động lực để họ cống hiến hết mình đối với cơng việc.
Để đãi ngộ tốt nhất và phù hợp với thời buổi kinh tế. Kho nên trả lương theo năng lực, đưa ra các chính sách lương thưởng hàng kì, thưởng đột xuất cho cá nhân, tập thể có thành tích tốt, đạt được hiệu quả cao trong kinh doanh, cùng với các chế độ đãi ngộ khác như nghỉ ngơi, giải trí, ...
Căn cứ để đánh giá công việc để thưởng thêm cho nhân viên kho dựa vào giám sát của trưởng ca xem nhân viên đó làm việc có tích cực khơng, tác phong làm việc ra sao. Dựa vào các biên bản vi phạm được lập do lực lượng kiểm tra giám sát để đánh giá của nhân viên kho.
Tiêu chuẩn xét thưởng:
✓ Không đi muộn về sớm, đi làm đầy đủ các ngày trong tháng, không nghỉ phép quá 02 ngày/tháng.
79 ✓ Không đưa người lạ vào kho.
✓ Làm việc nghiêm túc, không sử dụng điện thoại lướt wed, làm việc riêng.
✓ Hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
c Hiệu quả của giải pháp
Việc khen thưởng giúp nhân viên kho có nguồn năng lượng, động lực làm việc tốt hơn. Từ đó tránh xảy ra các lỗi vi phạm làm ảnh hưởng đến công tác khai thác kho và làm tăng hiệu suất lao động cho kho, tăng tính khả năng cạnh tranh cho kho, tạo động lực cho nhân viên học hỏi nhiều hơn để nâng cao tay nghề.
Việc đào tạo nâng cao trình độ khai thác kho hàng của lao động sẽ giúp nhân viên kho nắm được các nghiệp vụ, thủ tục xuất nhập của hàng hố để có thể theo dõi lơ hàng và quản lý hàng hố. Có kiến thức về cơng tác khai thác kho hàng. Dẫn đến làm các thao tác nhanh hơn giảm thiểu cho kho GHTK Láng Hạ về thời gian làm hàng rút ngắn, giảm bớt tình trạng chứng giao hàng chậm so với yêu cầu. Tác động ở tiêu chí đào tạo nguồn nhân lực
Con người chính là yếu tố mang tính chất quyết định trong sự thành cơng chung của kho GHTK Láng Hạ. Để kho thực sự lớn mạnh và phát triển bền vững thì khơng thể thiếu được những con người giỏi chun mơn và nghiệp vụ từ đó góp phần nâng cao hiệu quả cơng việc.