3.2. Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác khai thác kho hàng cho ch
3.2.1 Giải pháp đầu tư trang thiết bị phục vụ công tác khai thác kho hàng
a Cơ sở đề xuất giải pháp
Một doanh nghiệp muốn kinh doanh có hiệu quả thì cần phải được đầu tư đầy đủ trang thiết bị, có như vậy mới phát huy được hết khả năng làm việc của đội ngũ CBNV.
Một kho vận tải hàng hóa, bên cạnh đồn phương tiện thì trang thiết bị phục vụ cho việc khai thác kho hàng là điều không kém phần quan trọng, do vậy vấn đề đặt ra cho kho GHTK Láng Hạ lầ phải đảm bảo trang thiết bị nhằm thực hiện mục tiêu hồn thiện cơng tác khai thác kho hàng, nâng cao uy tín khả năng cạnh tranh của kho trên thị trường vận tải hàng hóa hiện nay.
b Nội dung giải pháp
Căn cứ vào tình hình thực tế của kho để đưa ra phương án đầu tư thêm các trang thiết bị cần thiết phục vụ cho yêu cầu làm việc của nhân viên, cũng như công tác khai thác kho hàng. Để đầu tư thêm các trang thiết bị này có thể huy động vốn từ quỹ đầu tư phát triển của công ty do vốn mua sắm cũng không quá đắt.
63
Dựa vào thực tế khảo sát, để hồn thiện cơng tác khai thác kho hàng thì giải pháp đầu tư trang thiết bị là cần thiết và quan trọng. Đồ án đề xuất 3 giải pháp sau đây, cụ thể:
❖ Đầu tư thêm thiết bị tự động phân loại hàng hóa.
-Hiện nay kho đang sử dụng hệ thống phân loại hàng hóa là dây chuyền băng tải. Hệ thống này là loại máy phân loại chậm nhất và ít tốn kém nhất, chúng thường hoạt động cùng với các dây chuyền băng tải tiêu chuẩn hoặc băng tải con lăn. Tiếp là nhân viên kho hiện nay làm việc chủ yếu dựa vào sức lao động, thiếu tính chun nghiệp. Do đó khơng đạt hiệu quả cao trong cơng việc. Khiến cho hiệu suất khai thác kho hàng bị ảnh hưởng. Vì vậy, kho nên trang bị thêm hệ thống tự động phân loại hàng hóa. Hệ thống tự động này giúp tăng hiệu suất khai thác kho hàng và giảm tỷ lệ sai sót trong q trình chia chọn, tránh tình trạng nhầm lẫn, giao sai địa chỉ, hoàn trả hoặc hủy đơn do thời gian làm hàng kéo dài dẫn đến giao hàng chậm. Thêm vào đó, việc vận chuyển qua lại khi xảy ra sai sót do nhầm khu vực cũng làm giảm niềm tin khách hàng, khiến cả đơn vị vận chuyển lẫn shop online mất điểm đáng kể.
Do vậy đồ án đề xuất kho nên đầu tư thêm 01 hệ thống tự động phân loại hàng hóa.
Quy trình vận hành của hệ thống tự động phân loại hàng hóa:
+ Đầu tiên nhân viên kho quét mã vạch của sản phẩm cần phân loại. Địa chỉ giao trên mã vạch dung để phân loại hàng hóa.
+ Sau khi quét mã vạch hàng hóa sẽ di chuyển qua thiết bị đo trọng lượng hàng hóa.
+ Tiếp theo hàng hóa được di chuyển trên hệ thống phân loại đến các khoang tương ứng với từng loại hàng hóa. Băng truyền được lập trình để đưa hàng hóa đến đúng bao cần phân loại. Mỗi ô tương ứng với một khu vực giao cụ thể.
64
+ Khi bao đựng hàng hóa đầy thì hệ thống cảm biến sẽ nhận biết và có đèn báo để nhân viên kho có thể thay bao đựng khác.
Chi phí đầu tư hệ thống phân loại hàng hóa: 250.000.000 VNĐ. Chi phí vận hành: 1.000.000 VNĐ/ 1 tháng
Việc huy động vốn để phục vụ cho hoạt động đầu tư cơ sở hạ tầng phục vụ cho Công ty được Công ty đầu tư 70% còn lại 30% là đi vay ngân hàng.
Hình 3.1: Hệ thống tự động chia chọn hàng hóa
-Hiện nay trong kho cũng đã trang bị máy quét mã vạch nhưng số máy quét mã vạch trong kho khơng đủ và có nhiều cái do sử dụng lâu nên bị hỏng hóc. Làm cho tình trạng khai thác kho hàng khơng được hiệu quả.
Vì vậy đồ án đề xuất đầu tư thêm máy quét mã vạch.
Với số lượng đơn hàng trong kho ngày một tăng lên. Việc kiểm soát là khơng hề dễ dàng, sai số kiểm sốt với những phương pháp thông thường là quá lớn. Nhưng với máy đọc mã vạch, sai sót trong q trình kiểm sốt là gần như bằng khơng. Bên cạnh đó máy quét mã vạch giúp cho thời gian khai thác kho hàng được nhanh chóng hơn, tránh được thất thốt gian lận hàng hóa.
65
Hình 3.2: Máy quét mã vạch
Chi phí đầu tư thêm máy quét mã vạch (đầu tư thêm 20 chiếc): 20×600.000 = 12.000.000 VNĐ
Bên cạnh đó kho cũng nên dán những lưu ý về tính chất hàng hóa, nhất là nhóm hàng nguy hiểm, hàng hóa chất…lên tường của kho, như vậy nhân viên kho sẽ dễ dàng nhớ và phân biệt những nhóm hàng nào khơng nên để gần nhau dẫn đến phản ứng hóa học, tuy rằng nghiệp vụ này đã được đào tạo chuyên sâu nhưng con người khi đầu óc quá tải cũng có lúc sơ suất.
Bảng 3.2: So sánh trước và sau khi đầu tư thiết bị tự động phân loại hàng hóa
Trước khi đầu tư Sau khi đầu tư
Thường xun xảy ra tình trạng sai xót, nhầm lẫn trong quá trình chia chọn hàng hóa. Dẫn đến thời gian giao hàng chậm so với yêu cầu. Hiệu suất khai thác kho hàng không cao.
Khơng xảy ra tình trạng sai xót, nhầm lẫn trong q trình chia chọn hàng hóa. Thời gian giao hàng được khắc phục. Hiệu suất khai thác kho hàng được tăng lên
❖ Đầu tư cơ sở vật chất phục vụ công tác khai thác kho hàng
Như đã phân tích ở chương II, hệ thống cơ sở vật chất phục vụ công tác khai thác kho hàng của kho chưa được đầu tư và bảo dưỡng kịp thời. Hiện nay tại kho hàng đã có hệ thống thơng gió và hệ thống phịng chống chữa cháy, tuy nhiên thực tế hai hệ thống này không được bảo dưỡng thường xuyên, hàng hóa trong kho ngày một tăng lên trong khi hệ thống thơng gió hay bị trục trặc gây ảnh hưởng
66
đến mức độ an tồn của hàng hóa. Đồ án đề xuất thực hiện đầu tư thêm 01 hệ thống thơng gió bổ sung vào 01 hệ thống hiện nay để đảm bảo mức độ an tồn của hàng hóa trong kho. Đồng thời đề xuất thực hiện bảo dưỡng định kỳ, đảm bảo cho khơng khí trong kho được lưu thơng, khơng xảy ra tình trạng ẩm mốc đảm bảo an tồn hàng hóa trong kho, tránh thiệt hại cho hàng hóa.
Đối với cơng tác phịng chống chữa cháy, kho cần đầu tư thêm 02 loại bình cứu hỏa di động (sử dụng 2 loại bình chữa cháy: dạng khí CO2 MT3 và bình chữa cháy dạng bột MFZ4-BC theo quy định tại Thông tư số 57/2015/TT-BCA). Để kịp thời ngăn ngừa các vụ hỏa họa. Tránh gây thiệt hại về hàng hóa trong kho.
Hình 3.3: Hệ thống thơng gió
67
Bảng 3.3: Chi phí đầu tư cơ sở vật chất
(Đơn vị: nghìn đồng) STT Thiết bị Hoạt động Số lượng Đơn giá 1 sản phẩm Thành tiền 1 Hệ thống phịng chống chữa cháy Bình CO2 MT3 Bổ sung 10 500 5000 Bình MFZ4-BC Bổ sung 10 170 1700 2 Hệ thống thơng gió Ống nhựa Bổ sung 50m 20 1000 Quạt thơng gió trịn Bổ sung 25 700 17.500 Quạt thơng gió vng Bổ sung 20 550 11.000 3 Chi phí BDSC 10.000 4 Tổng chi phí 46.200
68
Bảng 3.4: So sánh trước và sau đầu tư trang thiết bị
Chỉ tiêu Trước khi đầu tư Sau khi đầu tư
Hệ thống thơng gió
Thường xun xảy ra tình trạng hàng hóa bị ẩm mốc, gây thiệt hại cho kho hàng
Chấm dứt tình trạng hàng hóa bị ẩm mốc, đảm bảo độ an tồn cho hàng hóa trong kho Hệ thống phịng
cháy chữa cháy
Khi có những tình huống đột xuất gây cháy hàng hóa, hàng trong kho khơng được chữa cháy kịp thời gây tổn thất cho kho.
Khi có những tình huống đột xuất gây cháy hàng hóa, hàng trong kho được chữa cháy kịp thời, hạn chế được tổn thất cho kho
❖ Áp dụng công nghệ thông tin trong cơng tác khai thác kho hàng
Với tình hình thực tiễn hiện nay, khi mà các công ty, doanh nghiệp cùng hoạt động trong lĩnh vực vận tải giao vận đều sử dụng qua ứng dụng công nghệ để quản lý điều hành, giám sát và định vị đơn hàng. Để bắt kịp xu thế thị trường, không bị tụt hậu thì kho GHTK Láng Hạ cần phải thúc đẩy, hồn thiện ứng dụng cơng nghệ trong cơng tác khai thác kho hàng một cách nhanh gọn, có tính ổn định. Ứng dụng công nghệ thông tin một cách hiệu quả, giảm bớt áp lực công việc cho đội ngũ nhân viên kho.
Áp dụng CNTT trong công tác khai thác kho hàng: có thể nói hệ thống thông tin là trái tim của mọi người nói chung và hoạt động vận tải giao vận nói riêng. Với các doanh nghiệp dịch vụ vận tải giao vận thì ứng dụng hệ thống cơng nghệ thơng tin hiệu quả sẽ giúp xử lý đơn hàng, giao hàng, thanh toán, đáp ứng yêu cầu của khách hàng, ... được thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm chi phí. Do đó, cần phải áp dụng cơng nghệ thơng tin để công tác khai thác kho hàng ngày càng được nâng cao và hiệu quả hơn.
Dựa vào thực tế khảo sát, để hồn thiện cơng tác khai thác kho hàng thì ứng dụng cơng nghệ, thông tin trong khai thác kho hàng là rất cần thiết, và quan trọng.
69
Đồ án đề xuất 2 giải pháp sau đây, cụ thể:
Áp dụng CCTV trong quá trình khai thác kho hàng. Cụ thể:
- Hệ thống camera hành trình lắp đặt trong kho hoặc trong phân khu. - Cơ sở dữ liệu sử dụng: mỗi hệ thống sẽ có adapter phát wifi riêng hoặc sử dụng 3G – 4G để thực hiện truyền dữ liệu collect được về máy chủ. Trạm máy chủ có thể được lắp đặt tại cơng ty hoặc tại vùng có sever ổn định. Hạ tầng cơ sở được sử dụng như sau:
+ 1 máy chủ + adpter + camera
+ Hệ thống cáp quang, đường dẫn truyền
+ Hệ thống làm mát, các thiết bị nhằm tạo sự ổn định cho đường truyền.
- Cách thức hoạt động: mỗi 30s, camera sẽ ghi lại tình hình hiện tại của hàng hóa trong q trình khai thác bằng hình ảnh, sau đó trực tiếp gửi data về máy chủ để lưu trữ.
Áp dụng CCTV trong quá trình khai thác kho hàng làm giảm tình trạng thất thốt hàng hóa trong kho, nâng cao ý thức trách nhiệm của nhân viên kho hơn trong công tác khai thác kho hàng không làm hư hỏng hàng hóa hay gian lận trong q trình làm hàng. Từ đó nâng cao được mức độ đảm bảo an tồn của hàng hóa trong kho.
70
Bảng 3.5: Chi phí triển khai giải pháp áp dụng cơng nghệ thơng tin trong khai thác kho hàng
STT Chỉ tiêu Đơn vị Chi phí
1 Dây cáp quang VNĐ 6.000.000 2 Máy tính VNĐ 8.000.000 3 Camera giám sát từ xa loại NAVICOM HF05GW HDD 5CH GPS 4G VNĐ 13.500.000 4 Tổng VNĐ 27.500.000
Áp dụng công nghệ thông tin trong khai thác kho hàng: đầu tư phần mềm quản lý khai thác kho hàng.
Yêu cầu
- Để có thể sử dụng phần mềm WMS vào hệ thống quản lý khai thác của kho, cán bộ nhân viên trong kho cần được đào tạo qua một khóa học ngắn hạn về sử dụng phần mềm “WMS” đồng thời cấu hình của hệ thống máy tính cần trang bị đầy đủ.
- Tối ưu không gian kho WMS cho phép phân bổ theo hàng hóa trong kho theo vị trí và thứ tự một cách hợp lý nhằm giúp cho quy trình nhập/xuất và kiểm kê hàng hóa được diễn ra thuận lợi. Hệ thống quản lý khai thác kho được xây dựng khả năng tính tốn và thiết lập ra các ngăn kệ (slotting bin) hợp lý để tối đa hóa khơng gian nhà kho cũng như sắp xếp hợp lý những loại hàng trong kho.
71
Hình 3.5: Phần mềm WMS
Cơng dụng phần mềm WMS: - Nhận hàng:
+Tạo số mã vạch cho đơn hàng.
+ Xác định các vị trí chuyển tiếp và số lượng lớn khi sản phẩm được nhận và số lượng có sẵn.
+ Tùy chọn cho cả nhận giấy và không giấy.
+ Khả năng xác định chế biến đặc biệt của sản phẩm trước khi đưa đi. + Cross docking từ nhận đến đóng gói mà khơng trải qua q trình đưa đi. -Đảm bảo hàng hóa trong kho
+Khả năng lưu trữ các tiêu chí kiểm tra mẫu của nhà cung cấp / sản phẩm / SKU;
+Khả năng lưu trữ thông số kỹ thuật sản phẩm cho QA;
+Báo cáo tình trạng biên lai sự cố cho nhân viên kho và bán hàng để giải quyết
-Lưu trữ hàng hóa: Sau khi nhận được hàng, các đơn hàng cần được cập kho đến các trạm đóng gói hoặc vận chuyển, để điền lại đơn đặt hàng hoặc
72
đặt đi. Một hệ thống quản lý kho sẽ hỗ trợ rất nhiều cho việc loại bỏ các nhiệm vụ bằng cách xác định các vị trí phân khu kho, loại lưu trữ, v.v. -Chọn hàng: Chọn hàng là một trong những chi phí lao động chính trong hầu hết các kho. Một WMS thường sẽ mở rộng các tùy chọn chọn của bạn. Một số lựa chọn bao gồm chọn lô, chọn vào giỏ hàng, chọn nhãn và xác nhận, chọn theo trường hợp, chọn pallet, số lượng lớn, băng chuyền. Xác nhận chọn hàng theo danh sách thực hiện kiểm tra đối chiếu hàng đã nhặt với hàng trong đơn để tiến hành vận chuyển.
-Lưu kho: Khi hàng hóa được nhập vào kho, WMS tiến hành lưu kho theo quy tắc đã định sẵn để phục vụ cho công việc xuất hàng về sau được thuận tiện.
Ưu điểm nổi bật của phần mềm đó là tự động tạo ra một sơ đồ layout, chỉ cần theo dõi trên phần mềm người dùng dễ dàng nắm bắt chính xác từng vị trí của hàng hóa đang ở đâu.
Chi phí lắp đặt phần mềm. Với điều kiện về trang thiết bị hiện có của kho có thể
sử dụng phần mềm mà không cần đầu tư mua sắm thêm trang thiết bị máy tính văn phịng. Vậy để có thể áp dụng phần mềm này kho sẽ phải chi trả một khoản tiền lắp đặt phần mềm vào hệ thống máy tính của kho gồm 1 chiếc máy tính và 1 máy in ở kho và chi phí đào tạo cán bộ nhân viên để có thể sử dụng được phần mềm. Chi phí cho phần mềm được nhà cung cấp chào bán với giá như sau: Chi phí lắp đặt 1 máy:30.0000.000 VNĐ
- Các thiết bị hỗ trợ hoạt động cho WMS là gì:
+ Máy quét mã vạch QR code/máy đọc RFID: Đây là công nghệ cho phép nhận biết các đối tượng thông tin thơng qua hệ thống thu phát sóng radio, nhận biết và nhận dạng đối tượng bằng sóng vơ tuyến hoặc đọc các mã thông minh;
73
+ Máy in mã vạch: Tùy thuộc vào mong muốn và chiến lược kinh doanh cụ thể của doanh nghiệp mà phương pháp tạo mã vạch cho từng đơn hàng là khác nhau. Mã vạch trên mỗi đơn hàng là tích hợp các thơng tin về mã hàng, tên mặt hàng, đơn vị tính, nhà cung cấp, số series, nguồn gốc của chính đơn hàng đó.
Bảng 3.6: So sánh trước và sau khi áp dụng
Trước khi áp dụng Sau khi áp dụng
Nhân viên đang dùng thủ cơng trong q trình khai thác kho hàng
Kho đã đầu tư phần mềm quản lý khai thác kho hàng WMS
c Hiệu quả của giải pháp
Việc đầu tư thêm các trang thiết bị sẽ giảm đến tối thiểu việc hư hỏng hàng hóa trong kho. Những hoạt động thủ cơng sẽ làm chậm tiến độ và có thể gây ra các sai phạm và rút ngắn thời gian khai thác nên thời gian vận chuyển đến khách hàng cũng sẽ nhanh hơn. Thuận tiện cho khách hàng.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong khai thác kho hàng: sử dụng phần mềm WMS giúp tự động hóa quy trình xuất nhập. Nhân viên thay vì tốn nhiều thời gian nhập số lượng hàng vào sổ sách thì chỉ cần dùng phần mềm WMS, hệ thống sẽ ghi nhận số lượng đơn hàng và tự động tạo phiếu nhập kho trên phần mềm. Tự động lập phiếu nhập/ xuất kho nhanh chóng vơi độ chính xác tuyệt đối.