2.2 Giới thiệu về kho Giao hàng Tiết Kiệm Láng Hạ
2.2.1 Cơ cấu tổ chức quản lý của kho GHTK Láng Hạ
a Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của kho
Hình 2.2 : Cơ cấu tổ chức của kho GHTK Láng Hạ
Nguồn: Bộ phận Nhân sự kho GHTK Láng Hạ
b Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
➢ Trưởng kho là nguời đứng đầu ở quy mô cấp kho, quản lý, giám sát và
điều hành chung toàn bộ hoạt động của bộ phận kho vận, bao gồm cả hàng hóa, nhân sự và an ninh kho hàng, kết nối các phòng ban để thực hiện nhiệm vụ sản xuất chung. Trưởng kho Khối Hành chính nhân sự Khối kế tốn Khối vận hành Khối CSKH
34
Nhiệm vụ của trưởng kho:
Quản trị rủi ro, trực tiếp giải quyết các vấn đề phát sinh một cách linh hoạt, nhanh chóng và đưa ra các biện pháp cần thiết để nâng cao kết quả vận hành tại các tỉnh thành, khu vực phụ trách.
Điều hành, quản lý và giám sát các hoạt động vận hành giao nhận, trung chuyển xe tải… của GHTK tại kho hoặc các khu vực tỉnh và liên tỉnh nhằm đảm bảo vận hành khu vực và dịch vụ cung cấp.
Giám sát hoạt động vận hành kho để đảm bảo các bộ phận kết hợp hiệu quả, hàng hóa được phân luồng, xử lý đúng tiến độ.
Đưa ra những đánh giá, đề xuất, sáng kiến cải thiện và tối ưu hóa quy trình vận hành, cơng nghệ đảm bảo giao hàng khi quy mô và sản lượng tiếp tục tăng và giúp GHTK duy trì lợi thế cạnh tranh trong ngành.
➢ Khối vận hành
Sơ đồ tổ chức khối vận hành của kho GHTK Láng Hạ:
Hình 2.3 Sơ đồ tổ chức khối vận hành tại kho Láng Hạ
Nguồn: Bộ phận Nhân sự kho GHTK Láng Hạ
Trưởng nhóm vận hành
Giám sát kho
Xử lý hàng hóa
Tài xế xe tải Nhân viên COD
35 - Trưởng nhóm vận hành (Trưởng module) chịu trách nhiệm Quản lý - Giám
sát Điều phối các hoạt động vận hành chung của khu vực kho, bao gồm:
Kiểm soát và quản lý các dữ liệu vận hành (hàng hóa, nhân sự, chỉ số sản lượng/...) qua việc sử dụng hiệu quả các công cụ/hệ thống phần mềm quản lý nội bộ.
Quản lý, phân công, tổ chức sắp xếp công việc cho đội ngũ Giao hàng - Tài xế - Nhân viên kho.
Kết hợp, tương tác cùng các bộ phận (CSKH, HCNS ...) giải quyết các vấn đề liên quan nhằm nâng cao dịch vụ khách hàng và đảm bảo hoạt động của khu vực. Triển khai các dự án mới theo kế hoạch phát triển dịch vụ của công ty.
- Nhân viên điều phối sẽ có trách nhiệm xử lý hàng hóa khi cịn trên trang web của cơng ty mỗi khi có shop hoặc khách hàng lên đơn. Phân bố đều có các COD giao nhận tại kho thực hiện nhiệm vụ vận chuyển.
- Nhân viên điều phối tương tự với khối giao nhận COD khi có 3 bộ phận điều phối: Điều phối giao hàng, điều phối nhận hàng và điều phối trả hàng.
Điều phối nhận hàng: Chịu trách nhiệm về việc quản lý nhập đơn hàng đến lúc lấy hàng về kho.
Điều phối giao hàng: Chịu trách nhiệm trong các tác nghiệp giao hàng từ lúc hàng được giao đến kho đích và vận chuyển đến khách hàng.
Điều phối trả: Chịu trách nhiệm trong các tác nghiệp hàng khơng giao được và hồn trả lại shop.
- Giám sát kho có nhiệm vụ giám sát quy trình phân loại hàng hóa tại kho, xử lý các sự cố khi hàng hóa gặp vấn đề, giám sát các nhân viên chuyển hàng lên phương tiện để đưa đến kho đích khác.
36 ➢ Nhân viên CSKH
Có nhiệm vụ trực tiếp support, kiểm sốt giao vận của những đối tác – cửa hàng/doanh nghiệp & các sàn thương mại điện tử (TMĐT) lớn như Lazada, Sendo, Shopee.…
Phối kết hợp với phòng ban Vận hành giải quyết những sự vụ hằng ngày liên quan đến giao nhận cho những đối tác.
Theo dõi, kiểm soát, đánh giá dịch vụ giao hàng cho các đối tác.
Tổng hợp báo cáo, phối kết hợp với đơn vị Vận hành đưa ra phương án cải thiện dịch vụ giao nhận cho các đối tác.
➢ Khối hành chính nhân sự
Bộ phận chịu trách nhiệm về kết quả tuyển dụng và tạo hội nhập nhân viên mới.
Tiếp nhận yêu cầu tuyển dụng từ cấp trên, các khối tại kho, chủ yếu tuyển dụng các vị trí thuộc ngành Vận tải giao nhận: Văn phịng, Vận hành, nhân viên giao nhận.…
Lập kế hoạch tuyển dụng và đảm bảo nhân sự đầy đủ cho các Bộ phận - Phòng ban.
Tạo nguồn ứng viên, truyền thông, thu hút ứng viên trên tất cả các kênh tuyển dụng.
➢ Kế tốn kho
Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ. Báo cáo kịp thời lên cấp trên những vấn đề tồn đọng, có rủi ro.
Hạch tốn chi phí, đảm bảo tuân thủ các chuẩn mực kế toán.
Lập kế hoạch thanh toán và kiểm soát thời hạn thanh toán cho nhà cung cấp.
37
Kiểm tra và phát hiện các sai sót và gian lận liên quan đến tiền mặt xảy ra tại kho.
Theo dõi tiền gửi ngân hàng (doanh thu chuyển khoản qua ngân hàng của khách hàng).
Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ và đầy đủ của các khoản chi tiền mặt nội bộ tại kho.
Phối hợp với các bộ phận liên quan để xử lý các khoản tiền về muộn, tiền đang chuyển nhưng chưa về kho.