Căn cứ pháp lý
- Căn cứ theo Nghị định 52/2013/NĐ-CP có quy định tại điều 33: Thơng tin về vận chuyển và giao nhận hàng TMĐT.
-Nghị định số 31/2018/NĐ-CP ban hành ngày 08/3/2018 quy định chi tiết Luật Quản lý ngoại thương về xuất xứ hàng hóa.
-Nghị định số 59/2018/NĐ-CP ban hành ngày 20/4/2018 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 08/2015/NĐ-CP ban hành ngày 21/01/2015 của Chính phủ quy 58 định chi tiết và biện pháp thi hành Luật Hải quan về thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát, kiểm soát hải quan.
- Căn cứ vào điều lệ hoạt động của Công ty Cổ phần Giao hàng Tiết Kiệm.
3.1.1. Định hướng phát triển công tác khai thác kho hàng trong Thành phố Hà Nội
a Mục tiêu phát triển công tác khai thác kho hàng trong TP Hà Nội
Cơng tác khai thác kho hàng đóng góp quan trọng vào q trình phân phối hàng hố từ nơi sản xuất đến người tiêu dùng và là cầu nối thương mại toàn cầu. Hoạt động khai thác kho hàng ngày nay không chỉ gắn liền với hoạt động kho vận, giao nhận vận tải, mà còn lên kế hoạch, sắp xếp dòng chảy nguyên, vật liệu từ nhà cung ứng đến nhà sản xuất, sau đó luân chuyển hàng hóa từ khâu sản xuất đến người tiêu dùng cuối cùng, tạo nên sự liên thơng trong tồn xã hội theo những phương án tối ưu hóa, giảm chi phí ln chuyển và lưu kho. Bên cạnh đó, cơng tác khai thác kho hàng còn là hoạt động thương mại, theo đó thương nhân tổ chức thực hiện một hoặc nhiều công việc bao gồm nhận hàng, lưu kho, các thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu, xử lý hàng hư hỏng
58
hoặc các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hóa theo thỏa thuận với khách hàng để hưởng thù lao. Nếu công tác khai thác kho hàng làm tốt sẽ đảm bảo được uy tín cho kho.
Ứng dụng công nghệ thông tin, thương mại điện tử ngày càng phổ biến và sâu rộng hơn trong lĩnh vực logistics, như: hệ thống thông tin quản trị dây truyền cung ứng tồn cầu, cơng nghệ nhận dạng bằng tần số vơ tuyến, … vì thơng tin được truyền càng nhanh và chính xác thì quyết định trong hệ thống logistic càng hiệu quả.
Phát triển sự liên kết hợp tác trong quá trình thực hiện dịch vụ logistics toàn cầu. Ngày nay xu hướng liên kết để phối hợp các hoạt động logistics trên toàn cầu ngày càng phát triển mạnh mẽ. Sự hợp tác này sẽ giúp các nhà cung cấp dịch vụ logistics toàn cầu chia sẻ các nguồn lực logistics chung ở các địa điểm khác nhau như các dịch vụ kho hàng, dịch vụ vận tải, v.v… Sự liên kết này tạo ra những chuỗi cung ứng hồn hảo đồng thời mang đến lợi ích cho các bên về mặt thời gian và tiết giảm chi phí.
- Mục tiêu phát triển công tác khai thác kho hàng của Hà Nội đến năm 2030 là hướng tới sự văn minh, hiện đại, từng bước xây dựng các nghiệp vụ khai thác kho hàng. Tập trung phát triển nhanh công tác khai thác kho hàng nhằm đáp ứng nhu cầu mua sắm trực tuyến của người dân. Theo Sách Trắng, năm 2020 tại TP Hà Nội có khoảng 4,3 triệu người tiêu dung tham gia mua sắm trực tuyến và trở thành nơi có tỷ lệ người tham gia mua sắm trực tuyến cao nhất. Như vậy có thể thấy, nhu cầu bán hàng trực tuyến, mua sắm của cá nhân đang ngày một gia tăng: Với sự thâm nhập cao của internet, các thiết bị di động và mạng xã hội, ngày càng có nhiều cá nhân tham gia vào thương mại điện tử. Từ đó địi hỏi cơng tác khai thác kho hàng ở TP Hà Nội ngày càng phải được phát triển hơn.
b, Định hướng phát triển công tác khai thác kho hàng trong TP Hà Nội
Bảo toàn và phát triển mục tiêu kinh doanh, hoàn thành nhiệm vụ kinh doanh đã đề ra. Phát huy những kết quả, thành tích đã đạt được, tranh thủ những
59
lợi thế, lường trước những khó khăn, thử thách, lập phương án kinh doanh, nghiên cứu thị trường.
Ổn định và phát triển các mảng kinh doanh vận tải nội địa, kho hàng, chứng từ ...
Từng bước củng cố và phát triển lòng tin để xứng đáng là bạn hàng tin cậy của khách hàng trong và ngồi ngành.
Hồn thiện cơng tác khai thác kho hàng, phát triển và đa dạng hóa các nghiệp vụ trong cơng tác khai thác kho hàng, đa dạng hóa các mặt hàng kinh doanh nhưng vẫn đảm bảo cung ứng thường xuyên, kịp thời, duy trì các mặt hàng, các loại hình kinh doanh truyền thống của cơng ty để dần hướng tới phát triển tồn diện.
Tích cực tìm kiếm khách hàng mới trong và ngồi nước nhằm khai thác tối đa tiềm lực của thị trường. Ngoài mục tiêu mở rộng thị trường quốc tế, công ty cũng sẽ chú trọng tới thị trường trong nước vốn rất tiềm năng và ngày càng phát triển.
c, Kế hoạch kinh doanh cho chi nhánh kho Láng Hạ của Giao hàng Tiết Kiệm
Dự kiến của kho hàng Láng Hạ trong năm 2022, sản lượng hàng qua kho có mức độ tăng trưởng 10%. Còn về lao động năm 2022: không thay đổi so với 2021
Bảng 3.1: Số đơn hàng qua kho năm 2021 và 2022
Đơn vị: Đơn hàng Tháng Năm 2021 Năm 2022 1 18.794 20.673 2 12.684 13.952 3 18.784 20.662 4 21.221 23.343 5 20.901 22.991
60 6 19.778 21.755 7 16.981 18.679 8 17.895 19.684 9 18.321 20.153 10 19.632 21.595 11 22.339 24.572 12 20.896 22.985
3.1.2. Mục tiêu, định hướng phát triển công tác khai thác kho hàng cho chi nhánh kho Láng Hạ của Giao hang Tiết Kiệm nhánh kho Láng Hạ của Giao hang Tiết Kiệm
a, Mục tiêu phát triển chung
Phấn đấu năm 2025 đảm bảo kết quả kinh doanh tăng khoảng từ 10 – 15% so với năm 2020.
Phấn đấu trở thành một kho hàng chuyên nghiệp, phát triển thêm một số dịch vụ mới, đáp ứng những nhu cầu đa dạng của khách hàng.
Trở thành doanh nghiệp Logistics có thương hiệu trong và ngoài nước, hướng tới doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực Vận tải Giao vận – Logistics Thương Mại Điện Tử.
Tiếp tục duy trì quan hệ bạn hàng lâu năm trong nước, khu vực các quốc gia Đông Nam Á (ASEAN). Gia tăng qua hệ với các doanh nghiệp thuộc khu vực liên minh Châu Âu (EU), Mỹ và bạn hàng Trung Quốc.
Tập trung vào mảng công tác khai thác kho hàng mang tính chất chuyên nghiệp.
Đầu tư chiều sâu nghiên cứu thị trường các lục địa Âu, Mỹ về tập qn, sự kiện văn hóa, chính trị, tư duy từng khu vực để có những chính sách tiếp cận và phát triển phù hợp.
Tiếp tục đẩy mạnh quảng bá thương hiệu trên thị trường cả trong nước và quốc tế.
61
Đẩy mạnh tiến độ thực hiện công tác khai thác kho hàng, bắt kịp với xu thế mới.
Đẩy mạnh cơng nghệ thơng tin tiên tiến hiện đại, để có thể bắt kịp với xu thế hiện nay trên toàn cầu.
b, Định hướng phát triển của kho Giao hàng Tiết Kiệm Láng Hạ
Kho GHTK Láng Hạ tiếp tục khai thác triệt để lĩnh vực bưu chính và chuyển phát vì đây là dịch vụ chiến lược của cơng ty từ những ngày đầu thành lập cho đến hiện tại. Định hướng lớn nhất của kho là tăng cường sức cạnh tranh trên thị trường trong bối cảnh ngày càng có nhiều đơn vị giao hàng nhanh quy mơ lớn nhỏ ra đời, sự cạnh tranh gay gắt khơng chỉ về giá mà cịn về công tác khai thác kho hàng. Ban Giám đốc đã xác định được tầm quan trọng của 2 yếu tố này nên ln chú trọng tìm kiếm những biện pháp và xây dựng kế hoạch kinh doanh để kho luôn đứng vững trong môi trường cạnh tranh gay gắt.
Đầu tư, tận dụng, khai thác tối đa cơ sở vật chất, kho, đổi mới thiết bị để tổ chức tốt công tác khai thác kho hàng.
Khắc phục những điểm yếu kém cịn tồn đọng trong cơng tác khai thác kho hàng nhằm giữ vững mối quan hệ thân thiết, tạo sự an tâm tuyệt đối cho khách hàng cũ. Áp dụng thêm một số biện pháp hỗ trợ khách hàng. GHTK lấy phương châm “Nhanh chóng, đúng hẹn và an tồn” để phục vụ khách hàng.
Thông qua hoạt động marketing, quảng cáo hình ảnh của kho đến khách hàng tiềm năng để mở rộng quy mô hoạt động.
Tiếp tục tuyển dụng, nâng cao trình độ nguồn nhân lực, kiến thức pháp luật, kỹ năng làm thủ tục xuất nhập cho toàn nhân viên nhằm thúc đẩy kho GHTK Láng Hạ khai thác tốt hơn các dịch vụ khác. Xây dựng đội ngũ cán bộ nhân viên có trình độ ngoại ngữ (đặc biệt là tiếng Anh và tiếng Trung Quốc) biết sử dụng thành thạo máy vi tính, am hiểu luật pháp trong nước, có trình độ và năng lực cũng như thành thạo nghiệp vụ chuyên môn.
62
Xây dựng chiến lược kinh doanh cho thời kỳ 2022 - 2025 và những năm tiếp sau, trong đó chú trọng mục tiêu hồn thiện cơng tác khai thác kho hàng.
3.2. Đề xuất một số giải pháp hồn thiện cơng tác khai thác kho hàng cho chi nhánh kho Láng Hạ của Giao hàng Tiết Kiệm
Dựa trên những căn cứ và số liệu thu thập được về hiện trạng sản xuất kinh doanh của kho GHTK Láng Hạ nói chung và đặc biệt là các số liệu khảo sát điều tra của kho nói riêng, sau khi có q trình nghiên cứu đề tài em xin đưa ra một số giải pháp để hồn thiện cơng tác khai thác kho hàng, đáp ứng được nhu cầu của khách hàng và cạnh tranh được với cá công ty khác. Các giải pháp sẽ được đề xuất trên nhiều phương diện như sau:
3.2.1 Giải pháp đầu tư trang thiết bị phục vụ công tác khai thác kho hàng a Cơ sở đề xuất giải pháp a Cơ sở đề xuất giải pháp
Một doanh nghiệp muốn kinh doanh có hiệu quả thì cần phải được đầu tư đầy đủ trang thiết bị, có như vậy mới phát huy được hết khả năng làm việc của đội ngũ CBNV.
Một kho vận tải hàng hóa, bên cạnh đồn phương tiện thì trang thiết bị phục vụ cho việc khai thác kho hàng là điều không kém phần quan trọng, do vậy vấn đề đặt ra cho kho GHTK Láng Hạ lầ phải đảm bảo trang thiết bị nhằm thực hiện mục tiêu hồn thiện cơng tác khai thác kho hàng, nâng cao uy tín khả năng cạnh tranh của kho trên thị trường vận tải hàng hóa hiện nay.
b Nội dung giải pháp
Căn cứ vào tình hình thực tế của kho để đưa ra phương án đầu tư thêm các trang thiết bị cần thiết phục vụ cho yêu cầu làm việc của nhân viên, cũng như công tác khai thác kho hàng. Để đầu tư thêm các trang thiết bị này có thể huy động vốn từ quỹ đầu tư phát triển của công ty do vốn mua sắm cũng không quá đắt.
63
Dựa vào thực tế khảo sát, để hồn thiện cơng tác khai thác kho hàng thì giải pháp đầu tư trang thiết bị là cần thiết và quan trọng. Đồ án đề xuất 3 giải pháp sau đây, cụ thể:
❖ Đầu tư thêm thiết bị tự động phân loại hàng hóa.
-Hiện nay kho đang sử dụng hệ thống phân loại hàng hóa là dây chuyền băng tải. Hệ thống này là loại máy phân loại chậm nhất và ít tốn kém nhất, chúng thường hoạt động cùng với các dây chuyền băng tải tiêu chuẩn hoặc băng tải con lăn. Tiếp là nhân viên kho hiện nay làm việc chủ yếu dựa vào sức lao động, thiếu tính chun nghiệp. Do đó khơng đạt hiệu quả cao trong cơng việc. Khiến cho hiệu suất khai thác kho hàng bị ảnh hưởng. Vì vậy, kho nên trang bị thêm hệ thống tự động phân loại hàng hóa. Hệ thống tự động này giúp tăng hiệu suất khai thác kho hàng và giảm tỷ lệ sai sót trong q trình chia chọn, tránh tình trạng nhầm lẫn, giao sai địa chỉ, hoàn trả hoặc hủy đơn do thời gian làm hàng kéo dài dẫn đến giao hàng chậm. Thêm vào đó, việc vận chuyển qua lại khi xảy ra sai sót do nhầm khu vực cũng làm giảm niềm tin khách hàng, khiến cả đơn vị vận chuyển lẫn shop online mất điểm đáng kể.
Do vậy đồ án đề xuất kho nên đầu tư thêm 01 hệ thống tự động phân loại hàng hóa.
Quy trình vận hành của hệ thống tự động phân loại hàng hóa:
+ Đầu tiên nhân viên kho quét mã vạch của sản phẩm cần phân loại. Địa chỉ giao trên mã vạch dung để phân loại hàng hóa.
+ Sau khi quét mã vạch hàng hóa sẽ di chuyển qua thiết bị đo trọng lượng hàng hóa.
+ Tiếp theo hàng hóa được di chuyển trên hệ thống phân loại đến các khoang tương ứng với từng loại hàng hóa. Băng truyền được lập trình để đưa hàng hóa đến đúng bao cần phân loại. Mỗi ô tương ứng với một khu vực giao cụ thể.
64
+ Khi bao đựng hàng hóa đầy thì hệ thống cảm biến sẽ nhận biết và có đèn báo để nhân viên kho có thể thay bao đựng khác.
Chi phí đầu tư hệ thống phân loại hàng hóa: 250.000.000 VNĐ. Chi phí vận hành: 1.000.000 VNĐ/ 1 tháng
Việc huy động vốn để phục vụ cho hoạt động đầu tư cơ sở hạ tầng phục vụ cho Công ty được Công ty đầu tư 70% còn lại 30% là đi vay ngân hàng.
Hình 3.1: Hệ thống tự động chia chọn hàng hóa
-Hiện nay trong kho cũng đã trang bị máy quét mã vạch nhưng số máy quét mã vạch trong kho khơng đủ và có nhiều cái do sử dụng lâu nên bị hỏng hóc. Làm cho tình trạng khai thác kho hàng khơng được hiệu quả.
Vì vậy đồ án đề xuất đầu tư thêm máy quét mã vạch.
Với số lượng đơn hàng trong kho ngày một tăng lên. Việc kiểm soát là khơng hề dễ dàng, sai số kiểm sốt với những phương pháp thông thường là quá lớn. Nhưng với máy đọc mã vạch, sai sót trong q trình kiểm sốt là gần như bằng khơng. Bên cạnh đó máy quét mã vạch giúp cho thời gian khai thác kho hàng được nhanh chóng hơn, tránh được thất thốt gian lận hàng hóa.
65
Hình 3.2: Máy quét mã vạch
Chi phí đầu tư thêm máy quét mã vạch (đầu tư thêm 20 chiếc): 20×600.000 = 12.000.000 VNĐ
Bên cạnh đó kho cũng nên dán những lưu ý về tính chất hàng hóa, nhất là nhóm hàng nguy hiểm, hàng hóa chất…lên tường của kho, như vậy nhân viên kho sẽ dễ dàng nhớ và phân biệt những nhóm hàng nào khơng nên để gần nhau dẫn đến phản ứng hóa học, tuy rằng nghiệp vụ này đã được đào tạo chuyên sâu nhưng con người khi đầu óc quá tải cũng có lúc sơ suất.
Bảng 3.2: So sánh trước và sau khi đầu tư thiết bị tự động phân loại hàng hóa
Trước khi đầu tư Sau khi đầu tư
Thường xuyên xảy ra tình trạng sai xót, nhầm lẫn trong quá trình chia chọn hàng hóa. Dẫn đến thời gian giao hàng chậm so với yêu cầu. Hiệu suất khai thác kho hàng không cao.
Khơng xảy ra tình trạng sai xót, nhầm lẫn trong q trình chia chọn hàng hóa. Thời gian giao hàng được khắc phục. Hiệu suất khai thác kho hàng được tăng lên
❖ Đầu tư cơ sở vật chất phục vụ công tác khai thác kho hàng
Như đã phân tích ở chương II, hệ thống cơ sở vật chất phục vụ công tác khai thác kho hàng của kho chưa được đầu tư và bảo dưỡng kịp thời. Hiện nay tại kho hàng đã có hệ thống thơng gió và hệ thống phịng chống chữa cháy, tuy nhiên thực tế hai hệ thống này không được bảo dưỡng thường xuyên, hàng hóa trong kho ngày một tăng lên trong khi hệ thống thơng gió hay bị trục trặc gây ảnh hưởng
66
đến mức độ an tồn của hàng hóa. Đồ án đề xuất thực hiện đầu tư thêm 01 hệ thống thơng gió bổ sung vào 01 hệ thống hiện nay để đảm bảo mức độ an tồn của hàng hóa trong kho. Đồng thời đề xuất thực hiện bảo dưỡng định kỳ, đảm bảo cho khơng khí trong kho được lưu thơng, khơng xảy ra tình trạng ẩm mốc đảm