3.2. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ TÀ
3.2.4. Xây dựng quy trình quản lý tài chính cho BVĐKKV Củ Chi:
Thơng qua việc khảo sát tình hình sử dụng phần mềm kế tốn, thơng tin BV; từ việc đánh giá một số hạn chế trong công tác quản lý tài chính của BV và tham khảo một số giải pháp áp dụng CNTT để nâng cao hiệu quả công tác quản lý tài chính trong BV, tơi đề xuất mơ hình quản lý tài chính như Hình 3.1.
Việc áp dụng mơ hình này, sẽ đảm bảo được các mục tiêu sau:
Thứ nhất, thống nhất công tác quản lý tài chính trong BV theo đúng quy trình hiệu quả; Đảm bảo các khâu liên quan được gọn, tránh được tình trạng nhầm lẫn,
gây lãng phí thời gian của đối tượng tham gia vào quy trình quản lý này; Đảm bảo cơng tác quản lý tài chính trong BV được nhanh chóng, chính xác, có được các loại báo cáo cần thiết ở các khâu công việc, các báo cáo với cơ quan quản lý và tài
chính.
Thứ hai, tạo thuận lợi cho việc xây dựng, phát triển phần mềm quản lý BV hoặc quản lý tài chính BV.
- 80 -
Trong mơ mình 3.1, chức năng, nhiệm vụ và sản phẩm của mỗi bộ phận (gọi tắt là khâu hoặc đối tượng) có thể xác định như sau:
Bộ phận tiếp nhận:
Lập hồ sơ bệnh nhân bao gồm các thơng tin: Thơng tin cá nhân, tình trạng bệnh nhân, loại hình bảo hiểm (nếu có), các vấn đề
khác có liên quan, ...; Tiếp nhận Bệnh nhân Chương trình xử lý chính Cấp cứu Khám bệnh Kế hoạch Kếtoán Tổchức Vật tư, thiết bị Dược Điều trị Xét nghiệm Quan hệ trực tiếp Liên hệ bằng chương trình
Hình 3.1 - Mơ hình đề xuất cho cơng tác quản lý tài chính trong bệnh viện
đa khoa khu vực Củ Chi
- 81 - Kết thúc quá trình tiếp nhận, chuyển hồ sơ về bộ phận Khám
bệnh;
Có thể xuất báo cáo liên quan đến tình hình bệnh nhân phục vụ theo dõi, tổng hợp, hoặc phục vụ kế hoạch KCB,...
Bộ phận khám bệnh
Nhận hồ sơ từ bộ phận tiếp nhận (thông qua hệ thống chương trình); Đề xuất các xét nghiệm cần thiết (nếu có);
Đề xuất hình thức điều trị (qua việc khám bệnh hoặc thông qua các
kết quả xét nghiệm nhận lại từ bộ phận Xét nghiệm), chuyển hồ sơ về bộ phận Điều trị;
Đề xuất cấp thuốc (đến bộ phận Dược);
Có thể xuất các báo cáo liên quan đến việc KCB phục vụ theo dõi, tổng hợp hoặc phục vụ lập kế hoạch KCB,...
Bộ phận cấp cứu
Lập phiếu cho bệnh nhân (các thơng tin cá nhân, tình trạng bệnh nhân, loại hình bảo hiểm nếu có, các thơng tin liên quan khác,...); Xác nhận các xét nghiệm, điều trị, thuốc sử dụng, vật tư sử dụng; Gửi hồ sơ liên quan của bệnh nhân sang bộ phận Kế tốn để tính
tốn VP và thanh tốn;
Có thể xuất các báo cáo liên quan đến tình hình bệnh nhân cấp cứu phục vụ theo dõi, tổng hợp hoặc lập báo cáo phục vụ xây dựng kế hoạch,....
Bộ phận xét nghiệm
Thực hiện các xét nghiệm theo đề xuất của bộ phận khám bệnh (thơng qua hệ thống chương trình);
Tổng hợp và gửi lại các kết quả xét nghiệm cho bộ phận Khám bệnh;
- 82 - Có thể xuất các báo cáo liên quan đến việc xét nghiệm phục vụ theo
dõi, tổng hợp hoặc phục vụ lập kế hoạch KCB,.... Bộ phận điều trị
Tiếp nhận hồ sơ từ bộ phận Khám bệnh, bổ sung hồ sơ các thơng tin cần thiết (phịng bệnh, giường bệnh,...);
Xác nhận xuất viện và chuyển hồ sơ về bộ phận Kế toán làm thủ tục thanh toán VP;
Đề xuất các công việc liên quan đến việc điều trị bệnh nhân gửi các
bộ phận liên quan (Dược, vật tư, thiết bị,...);
Có thể xuất các báo cáo liên quan đến việc điều trị bệnh nhân phục vụ theo dõi, tổng hợp hoặc phục vụ lập kế hoạch KCB,....
Bộ phận Dược
Nhận yêu cầu từ bộ phận Khám bệnh hoặc bộ phận Điều trị;
Xác nhận các loại thuốc đã sử dụng và hồ sơ bệnh nhận (chủng loại, số lượng,...) và chuyển lại bộ phận tương ứng;
Có thể xuất các báo cáo liên quan đến việc quản lý dược phục vụ theo dõi, tổng hợp hoặc phục vụ lập kế hoạch KCB,....
Bộ phận quản lý vật tư, thiết bị y tế:
Nhận yêu cầu về vật tư, thiết bị y tế từ bộ phận Điều trị;
Xác nhận các loại vật tư, thiết bị đã cấp vào hồ sơ bệnh nhân (chủng loại, số lượng,...) và chuyển cho bộ phận tương ứng;
Có thể xuất các báo cáo liên quan đến việc quản lý vật tư, thiết bị y tế phục vụ theo dõi, tổng hợp hoặc phục vụ lập kế hoạch KCB,.... Bộ phận Tổ chức, Nhân sự:
Thực hiện các công tác quản lý nhân sự (chấm công, tổng hợp lịch phân trực từ các khoa, phòng, xác nhận các chế độ được hưởng,...); Gửi bộ phận kế tốn để tính lương cho cán bộ, cơng nhân viên;
- 83 - Có thể xuất các báo cáo liên quan đến quản lý nhân sự của BV phục
vụ theo dõi, tổng hợp.... Bộ phận Tài chính kế tốn:
Tiếp nhận hồ sơ từ các bộ phận như bộ phận Khám bệnh, bộ phận
Điều trị hoặc bộ phận Nhân sự;
Tính tốn VP cho bệnh nhân trên cơ sở hồ sơ của bệnh nhân và thu VP;
Tính tốn lương cho cán bộ, cơng nhân viên và phát lương;
Có thể xuất các báo cáo liên quan đến tình hình quản lý tài chính của BV phục vụ theo dõi, tổng hợp, báo cáo theo các quy định về tài chính,...
Bộ phận kế hoạch: Tiếp nhận báo cáo, thống kê từ các bộ phận khác, tham khảo để xây dựng kế hoạch hoạt động.
Trong mơ hình trên (hình 3.1), chức năng, nhiệm vụ và sản phẩm của mỗi bộ phận có thể xác định như sau:
(1) Bộ phận Tiếp nhận hoặc bộ phận Cấp cứu lập hồ sơ bệnh nhân chuyển Khoa Khám bệnh.
(2) Bộ phận Khám bệnh nhận hồ sơ, đề xuất điều trị, xét nghiệm và cung
ứng thuốc, xác nhận trong hồ sơ bệnh nhân.
(3) Các bộ phận Điều trị, Xét nghiệm, Dược xác nhận thơng tin chi phí
thực tế phát sinh vào hồ sơ bệnh nhân.
(4) Bộ phận Kế tốn tính tốn, tổng hợp chi phí phát sinh trên cơ sở tổng khối lượng dịch vụ cung cấp, in hóa đơn cho bệnh nhân hoặc đối chiếu
quyết toán với cơ quan bảo hiểm. Định kỳ tổ chức lập các báo cáo chi tiết theo các tiêu thức khác nhau.
- 84 -