Chƣơng 2 PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ THIẾT KẾ LUẬN VĂN
4.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quản trị nguồn nhân lực tại Ngân hàng Nông nghiệp và
4.2.1. Hồn thiện cơng tác hoạch định nguồn nhân lực tại Ngân hàng Nông nghiệp và phát
Nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam – Chi nhánh Bắc Yên Bái
Dựa vào định hƣớng phát triển cuả Agribank Chi nhánh Bắc Yên Bái và kết quả phân tích ở chƣơng 3, đúc kết những mặt tồn tại trong hoạt động quản trị nguồn nhân lực tại Agribank Chi nhánh Bắc Yên Bái trong thời gian qua, cho thấy hoạt động quản trị nguồn nhân lực của chi nhánh còn những hạn chế. Trên cơ sở đó, tác giả đề xuất một số giải pháp sau:
4.2.1. Hồn thiện cơng tác hoạch định nguồn nhân lực tại Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam – Chi nhánh Bắc Yên Bái và phát triển nông thôn Việt Nam – Chi nhánh Bắc Yên Bái
Thời gian qua, Agribank Chi nhánh Bắc Yên Bái chỉ tuyển dụng lao động khi có phát sinh nhu cầu từ các bộ phận nên dễ rơi vào tình thế bị động khi tình hình lao động biến động mạnh. Chi nhánh thƣờng lập kế hoạch xác định nhu cầu nhân lực thƣờng mang tính ngắn hạn, khơng dài hạn và chỉ mang tính chất tƣơng đối. Do vậy, cơng tác hoạch định giúp Chi nhánh thấy đƣợc nhu cầu nguồn nhân lực phục vụ cho hoạt động kinh doanh của Chi nhánh, từ đó bảo đảm sắp xếp đúng ngƣời cho đúng việc, vào đúng thời điểm cần thiết và linh hoạt đối phó với những thay đổi trên thị
103
trƣờng. Vì vậy, để đảm bảo nguồn lao động đủ đáp ứng nhu cầu sản xuất, Chi nhánh cần xây dựng một kế hoạch nhân lực thông qua dự báo nhu cầu nhân lực trong tƣơng lai. Cụ thể nhƣ sau:
Bổ sung c n cứ dự báo nhu cầu nhân lực tại Chi nhánh:
Để tăng mức độ chính xác trong cơng tác dự báo báo nhu cầu nhân lực tại Chi nhánh, Agribank Chi nhánh Bắc Yên Bái cần bổ sung thêm những căn cứ sau:
- Mục tiêu phát triển của Chi nhánh (nhƣ nâng cao hiệu suất làm việc, mở rộng quy mô kinh doanh, phát triển dự án mới, dịch vụ mới, sản phẩm mới..) cần bổ sung nhân sự, phân tích mơi trƣờng để xác định mục tiêu chiến lƣợc của Chi nhánh trong các năm tới sẽ tiến hành nhƣ thế nào.
- Nhu cầu nhân lực từng bộ phận theo từng giai đoạn (khối lƣợng cơng việc tăng, có thêm dự án ngắn hạn mới, thời điểm vàng thúc đẩy doanh số cho vay, huy động vốn, nguồn thu dịch vụ trong năm...)
- Tình hình biến động lao động hàng năm của Chi nhánh (t lệ nghỉ việc, biến động về độ tuổi, giới tính, trình độ, nghỉ hƣu, thai sản, sức khỏe, q tuổi lao động...).
- Biến động cung cầu nhân lực ngành ngân hàng trong tƣơng lai (t lệ thất nghiệp, đối tƣợng thất nghiệp, xu hƣớng chọn ngành nghề của ngƣời lao động...).
Chi nhánh cần nghiên cứu cụ thể tổng số lƣợng nhân sự cần có, chỉ tiêu nhân sự cho từng bộ phận, vị trí cơng việc, u cầu cơng việc, cách thức tuyển, chi phí...
Phương pháp dự báo nhu cầu nhân lực:
Bảng 4.1. Xác định nhu cầu tuyển mới cho các chức danh/bộ phận
Nhóm chức danh/bộ phận Số ngƣời hiện có Định mức hiện tại Định mức mới Kế hoạch kinh doanh Nhu cầu nhân lực kế hoạch T lệ nghỉ việc Nhu cầu tuyển mới Quản lý Kinh doanh … Tổng số
(Nguồn: Trần Kim Dung, 2013)
Theo đặc điểm lao động thời gian qua, Agribank Chi nhánh Bắc Yên Bái có thể sử dụng máy tính để dự báo nhu cầu nhân viên. Trên cơ sở các dự báo về khối lƣợng
104
sản phẩm, dịch vụ, thời gian cần thiết để thực hiện... theo phƣơng án tối đa, tối thiểu và phƣơng pháp khả thi, theo chƣơng trình lập trình s n trên máy tính, Chi nhánh có thể dự báo nhu cầu nhân lực cần thiết cho tƣơng lai. Dựa theo bảng 4.1, định mức mới đƣợc xác định trên cơ sở định mức cũ và năng suất lao động năm trƣớc... Việc xác định nhu cầu tuyển mới theo công thức:
Nhu cầu tuyển mới = Số cần có – Số hiện có + (% nghỉ việc * số hiện có) Hoạch định nhân lực từ tháng 12:
Vào tháng 12 trong năm, các trƣởng bộ phận hoạch định nhân lực của phịng, sau đó họp cùng với trƣởng phịng hành chính nhân sự và Ban Giám đốc Agribank Chi nhánh Bắc Yên Bái , kết hợp với những căn cứ dự báo nêu trên để đƣa ra nhu cầu thực tế tại Chi nhánh trong năm tới. Trƣởng phịng hành chính nhân sự sẽ điều chỉnh và hồn thành kế hoạch nhân sự. Sau đó sẽ trình cho Ban Giám đốc xét duyệt:
Trƣờng hợp bảng kế hoạch khơng đƣợc xét duyệt thì Ban Giám đốc sẽ phản hồi cho trƣởng phòng hành chính nhân sự để thơng tin cho các bộ phận khác để điều chỉnh. Quy trình đƣợc lặp lại cho đến khi đƣợc Ban Giám Đốc xét duyệt. Kế hoạch nhân sự đƣợc duyệt sẽ đƣợc chuyển qua cán bộ phụ trách tuyển dụng vào đầu tháng 1 năm kế tiếp. Đồng thời, phịng Hành chính nhân sự sẽ thông báo cho trƣởng bộ phận.
Kiểm tra chất lượng của kế hoạch nhân lực:
Ngoài việc tiến hành thực hiện xác định nhu cầu nhân lực thì Agribank Chi nhánh Bắc Yên Bái cũng phải luôn tiến hành song song kiểm tra và đánh giá chất lƣợng những kế hoạch mà chi nhánh đã tiến hành thực hiện trong thời gian có tốt hay khơng. Mục đích của việc kiểm tra và đánh giá chất lƣợng của chi nhánh là nhằm tiến hành so sánh giữa kế hoạch mà chi nhánh đã đề ra so với những công việc mà chi nhánh đã thực hiện đƣợc trong thời gian qua có bị sai lệch nhiều hay khơng. Từ đó, chi nhánh sẽ tìm ra đƣợc nguyên nhân và hƣớng giải quyết để cho sự sai lệch giữa kế hoạch và cơng việc thực hiện đƣợc chi nhánh sẽ ít đi, giảm chi phí khi thực hiện kế hoạch không cần thiết cho chi nhánh, giúp chi nhánh nâng cao năng suất, tăng sản lƣợng, tăng lợi nhuận.
105
+ Thiếu về số lƣợng cần hoạch định chính xác kế hoạch cụ thể để đảm bảo cho đầy đủ về số lƣợng cần thiết.
+ Thiếu cán bộ cơng nhân viên đúng theo u cầu: Bố trí sắp xếp lại nhân sự và lập các kế hoạch huấn luyện và đào tạo nhân lực.
+ Thuê lao động của các chi nhánh khác hoạt động cùng ngành hoặc tiến hành hợp đồng thuê lao động thời vụ.
- Trƣờng hợp thừa nhân lực:
+ Cho nghỉ việc tạm thời, cho thuê lao động hoặc giảm bớt thời gian làm việc + Thực hiện huấn luyện đào tạo để cung cấp các cán bộ công nhân viên cho các phòng ban thiếu ngƣời và giảm bớt lƣợng ngƣời còn dƣ khơng cần thiết ở các phịng ban khác.
Tóm lại, để cơng tác hoạch định nguồn nhân lực tại Agribank Chi nhánh Bắc Yên Bái đạt hiệu quả cao thì cơng tác này phải đƣợc thực hiện một cách nghiêm túc, rõ ràng, cụ thể tại từng phòng ban của chi nhánh và phải tiến hành có hệ thống một cách thơng suốt trong nội bộ của chi nhánh, các phòng ban phải thƣờng xuyên báo cáo, cập nhật các tình hình về nguồn nhân lực của phịng ban mình cho hành chính nhân sự của chi nhánh có thể nắm bắt rõ đƣợc tình hình. Có nhƣ vậy thì kế hoạch hóa xác định nhu cầu nhân lực tại chi nhánh mới thực sự đem lại hiệu quả.
4.2.2. Hoàn thiện cơng tác phân tích cơng việc tại Ngân hàng Nơng nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam – Chi nhánh Bắc Yên Bái
Cơng tác phân tích cơng việc tại Agribank Chi nhánh Bắc Yên Bái chƣa thực sự hiệu quả và quan tâm đúng mức, qua kết quả khảo sát ta cũng có thể thấy, cơng tác tuyển dụng của Chi nhánh vẫn còn hạn chế trong việc xây dựng một bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn cơng việc cách hồn chỉnh nhất, điều này chịu ảnh hƣởng của q trình phân tích cơng việc tại phịng hành chánh nhân sự tại chi nhánh. Phân tích cơng việc sẽ ảnh hƣởng trực tiếp đến việc lập kế hoạch nhân lực và tuyển dụng nhân viên. Vì vậy, vấn đề hiện nay Agribank Chi nhánh Bắc Yên Bái cần phải thiết lập đồng bộ quy trình phân tích cơng việc cho tất cả vị trí cơng việc.
Trƣớc khi tiến hành phân tích cơng việc, Agribank Chi nhánh Bắc Yên Bái cần phải xác định đúng mục đích phân tích cơng việc. Khi nắm rõ mục đích của việc phân
106
tích cơng việc điều này sẽ giúp cho nhà quản lý có thể xác đinh đƣợc những thơng tin về công việc cần thu thập và thiết kế biểu mẫu thu thập thơng tin cho phù hợp. Sau đó cần xem xét các thơng tin cơ bản có liên quan đến cơng việc nhƣ: máy móc, thiết bị, vật tƣ, công cụ cần phải sử dụng và các phƣơng tiện hỗ trợ công việc; thông tin về các điều kiện làm việc. Cuối cùng trong giai đoạn này là ta phải lựa chọn ngƣời thực hiện công việc tiêu biểu để phân tích. Những vấn đề trong cơng tác phân tích cơng việc tại Agribank Chi nhánh Bắc n Bái cần hoàn thiện gồm:
- Bộ phận, đơn vị thực hiện: Việc xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn
cơng việc đƣợc thực hiện bởi phịng Tổng hợp của ngân hàng. Tuy nhiên, để đảm bảo sâu sát hơn với cơng việc thì cơng tác này cần có sự phối hợp với các cán bộ quản lý tại từng phịng ban. Theo đó, bộ phận Tổng hợp sẽ gửi biểu bảng mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc đến từng phịng ban, sau đó cấp quản lý sẽ có trách nhiệm bổ sung nội dung đối với tất cả các chức danh hiện có của phịng ban, thời gian dự kiến thực hiện là 1 tháng. Sau đó gửi về phịng Tổng hợp, phịng Tổng hợp có trách nhiệm tổng hợp và hồn thiện lại nội dung cũng nhƣ hình thức bản mơ tả cơng việc, bản tiêu chuẩn cơng việc. Sau đó trình ban giám đốc phê duyệt. Khi có bảng phê duyệt chính thức thì phịng Tổng hợp sẽ gửi 1 bảng về các phịng ban để làm cơ sở cho q trình tuyển dụng, đánh giá thực hiện công việc, đào tạo, thăng tiến sau này. Ngồi ra, tùy vào tình hình thực tế thì phịng Tổng hợp sẽ linh động lặp lại công tác này nếu có nhiều thay đổi mới trong cơng việc từng vị trí.
- Hồn thiện bản bản mơ tả công việc: Bảng mô tả công việc tại Agribank Chi
nhánh Bắc Yên Bái cần đảm bảo đầy đủ những thông tin sau:
+ Thông tin nhận diện: Tên công việc, mã số công việc, cấp bậc công việc, nhân viên thực hiện công việc, cán bộ lãnh đạo, ngƣời giám sát, ngƣời thực hiện và phê duyệt bản mô tả cơng việc.
+ Tóm tắt cơng việc: Mơ tả tóm tắt vì sao cần chức danh đó trong ngân hàng, ngƣời thực hiện cần đảm bảo cho tổ chức đạt đƣợc những mục tiêu gì.
+ Các mối quan hệ trong thực hiện công việc: Ghi rõ mối quan hệ của ngƣời thực hiện và những ngƣời khác trong và ngoài tổ chức.
107
+ Chức năng, trách nhiệm trong cơng việc: Liệt kê từng chức năng chính, giải thích cơng việc cụ thể cần thực hiện.
+ Thẩm quyền của ngƣời thực hiện công việc: Xác định rõ giới hạn hoặc phạm vi quyền hạn trong các quyết định về mặt tài chính, nhân sự, thơng tin.
+ Tiêu chuẩn mẫu đánh giá nhân viên thực hiện công việc: Chỉ rõ ngƣời thực hiện cơng việc cần đạt tiêu chuẩn gì về khối lƣợng thực hiện công việc trong ngày.
+ Điều kiện làm việc: Các điều kiện làm việc khác nhƣ làm thêm giờ, tiếng ồn, những rủi ro, sự cố trong cơng việc...
- Hồn thiện bản tiêu chuẩn công việc: Xây dựng bản tiêu chuẩn công việc
đảm bảo đầy đủ các yếu tố sau:
- Trình độ văn hóa, chun mơn, trình độ ngoại ngữ liên quan đến công việc.. - Kinh nghiệm công tác.
- Kỹ năng làm việc với ngƣời khác, với máy móc thiết bị và thơng tin.
- Phẩm chất cá nhân cần thiết để thực hiện cơng việc nhƣ: Tính trung thực, hịa đồng, tham vọng, sở thích, khả năng làm việc độc lập, làm việc nhóm...
- Các đặc điểm cá nhân.
Bảng 4.2 là ví dụ về biểu mẫu về vị trí, chức danh, khung năng lực cho vị trí trƣởng phịng Tổng hợp có thể áp dụng tại ngân hàng.
Bảng 4.2. Biểu mẫu cho phân tích cơng việc về vị trí, chức danh, khung năng lực cho vị trí trƣởng Phịng Tổng hợp
Chức danh cơng việc:
Trƣởng Phịng Tổng hợp Mã cơng việc: TH01-01 Bộ phận: Phòng Tổng hợp
Đơn vị: Agribank Chi nhánh Bắc Yên Bái
Mục đích và mục tiêu vị trí:
Tham mƣu cho Ban giám đốc chi nhánh và chịu trách nhiệm về toàn bộ các vấn đề thuộc lĩnh vực nhân sự nhằm phát triển và sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực, cơng tác hành chánh của ngân hàng.
108
Quyền hạn công việc:
- Tham gia vào quá trình quyết định và điều phối nhân sự thực hiện các hoạt động kinh doanh chung của ngân hàng.
- Giữ vai trò chủ chốt trong tuyển dụng, đào tạo, khen thƣởng, k luật, bố trí cơng việc, giải quyết chế độ chính sách cho nhân viên.
Các nhiệm vụ chính:
- Tham mƣu cho Giám đốc chi nhánh về đƣờng lối phát triển và quản lý nhân sự. - Cố vấn, hỗ trợ, cung cấp thông tin cho ban lãnh đạo chi nhánh và nhân viên về vấn đề nhân sự.
- Nghiên cứu, đề xuất và tham gia cùng với ban lãnh đạo chi nhánh hoàn thiện hệ thống quản trị nhân sự.
- Phối hợp, điều hành các hoạt động, chƣơng trình nhân sự.
– Kiến nghị điều chỉnh cơ cấu nhân sự khi có sự bất hợp lý và phải có giải trình, khoa học, cụ thể.
- Tham gia, hƣớng dẫn và giải quyết các tranh chấp, chế độ cho ngƣời lao động trên cơ sở pháp luật.
- Chỉ đạo cơng tác hành chính, lƣu trữ hồ sơ nhân viên, kiểm tra, đánh giá nhân viên, trực tiếp quản lý, giao việc cho nhân viên thuộc cấp.
Các nhiệm vụ phụ:
- Quản lý và sử dụng hợp lý các trang thiết bị, tài sản, công cụ phục vụ cho công việc. - Chi tiêu hợp lý theo sự phê duyệt của Giám đốc, Kế toán trƣởng.
Các mối quan hệ báo cáo:
- Báo cáo cho: Phó giám đốc, Giám đốc
- Giám sát những ngƣời sau đây: Nhân viên tại chi nhánh ngân hàng
- Quan hệ với: Các bộ phận trong ngân hàng, liên ngân hàng, các chi nhánh thuộc Agribank, viên chức chính quyền sở tại, sở lao động thƣơng binh-xã hội, cơng đồn...
Các yêu cầu và điều kiện làm việc:
- Điều kiện nơi làm việc: Bàn ghế làm việc, máy tính và các thiết bị văn phịng, các phƣơng tiện hộ trợ chun mơn để làm việc.
109
- Thời gian làm việc: theo giờ hành chính của tổ chức, ngày làm việc từ thứ 2- thứ 6, 8 tiếng/ngày, sáng từ 8h-12h chiều từ 13h-17h.
Yêu cầu về trình độ học vấn và kinh nghiệm làm việc:
- Tốt nghiệp từ đại học trở lên thuộc chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Quản trị văn phòng, Quản trị nhân sự, Kinh tế lao động, hoặc Luật kinh tế.
- Có kinh nghiệm cơng tác và đạt thành tích tốt trong lĩnh vực này ít nhất 3 năm. - Nắm vững và có kinh nghiệm thực hiện các kỹ năng thực hành quản trị nhân lực.
Các kỹ năng cần thiết.
- Thơng thạo tiếng Anh,vi tính văn phịng - Có khả năng làm việc độc lập cao.
- Có khả năng giao tiếp tốt và biết thu hút, tập hợp nhân viên. - Làm việc khoa học, có tổ chức, có tinh thần trách nhiệm cao - Điềm tĩnh, chín chắn trong giải quyết công việc
(Nguồn: Đề xuất tác giả)
Cơng tác phân tích cơng việc nếu Agribank Chi nhánh Bắc Yên Bái thực hiện tốt sẽ giúp ngƣời lao động làm việc hiệu quả hơn, khoa học hơn nâng cao chất lƣợng cơng việc (giảm chi phí về thời gian, giảm các sảm phẩm lỗi, kích thích tinh thần làm việc của nhân viên… ). Bên cạnh đó, sẽ là cơ sơ cho việc đánh giá thực hiện công việc