5. Cấu trúc luận văn
3.1. Kết quả áp dụng phương pháp 5S tại Xí nghiệp bao bì Đồng Nai
3.1.1.2. Nội dung và phương pháp thực hiện
Thực hiện SEIRI – Sàng lọc
Công việc đầu tiên trong Seiri là lập tiêu chuẩn loại bỏ những vật dụng, thiết bị không cần thiết, từ đó các bộ phận, phịng ban tiến hành thực hiện sàng lọc, xác định và phân loại những thứ không cần thiết phục vụ cho công
việc và loại bỏ chúngvà dán nhãn đối với những vật dụng ít dùng hoặc khơng dùng nữa nhưng vẫn cịn giá trị sử dụng.
- Đối với khu vực sản xuất:
Các máy móc, thiết bị, dụng cụ hư hỏng hoặc khơng cịn sử dụng tiến hành tập hợp và bàn giao cho Phịng hành chính, quản trị để lưu về nhà kho Xí nghiệp hoặc tiến hành thanh lý, tiêu hủy
Thực hiện dán nhãn hoặc đánh dấu đối với các dụng cụ, thiết bị ít sử dụng.
- Đối với khu vực văn phòng:
Tập hợp các tài liệu, hồ sơ của các giai đoạn trước hoặc các hồ sơ đã hồn thành để đưa về phịng lưu trữ;
Các vật dụng cá nhân, văn phịng phẩm hư hỏng, khơng còn sử dụng
tiến hành thanh lý, tiêu hủy;
Kiểm tra lại các bảng hiệu, bảng cơng tác, niêm yết nội quy Xí nghiệp xem có bị lung lay, rách hay bị mờ chữ để tiến hành bổ sung hoặc hủy bỏ ban hành mới thay thế.
Tại bảng tin Xí nghiệp, kiểm tra và tập hợp các thông tin, thông báo đã cũ để tiến hành loại bỏ, sắp xếp lại.
- Đối với khu vực khn viên Xí nghiệp:
Tiến hành dọn dẹp, loại bỏ những đồ trang trí như chậu cây, ghế đá, mái che, ... đã hư hỏng để tiến hành loại bỏ ra khỏi khu vực khn viên Xí nghiệp;
Tổng vệ sinh, dọn dẹp rác thải, phát quang các bụi cỏ khu vực trước cổng Xí nghiệp.
Theo các báo cáo của các tổ sản xuất, phòng ban, số lượng các thiết bị, vật dụng, văn phòng phẩm sau khi tiến hành sàng lọc được loại bỏ như sau:
Bảng 3.1. Số lượng các thiết bị, vật dụng, văn phòng phẩm sau khi tiến hành sàng lọc được loại bỏ
STT Khu vực Vật dụng, máy móc, thiết bị Số lượng
1 Khu vực văn phòng 1. Túi đựng hồ sơ 185 2. Máy in 1 3. Bàn phím máy tính 3 4. Màn hình máy tính 2 5. Lịch để bàn 10
6. Máy fax (bằng giấy than lỗi
thời) 01
7. Bàn làm việc 05
8. Ghế làm việc 08
9. Kệ sắt 03
10.Máy hủy giấy 02
11. Máy ép plastic 01
12.Quạt treo tường 02
2 Khu vực sản xuất 1. Máy dệt đai 02 2. Máy dệt vải 01 3. Bộ suốt đánh chỉ 158 4. Ống sắt cuộn chỉ 122.650 5. Phụ tùng kèm theo máy may
lock 25 bộ
6. Máy chain nâu 10 máy
7. Máy lock 06 máy
8. Máy ó cơng suất nhỏ 01 9. Sọt nhựa đựng chỉ 2.980
10.Máy banh vải 3m 01
11.Máy banh vải 2m 01
12.Vòng cắt sao 30, 55 02 13.13.Vòng đục Ø30,Ø55 02
14.Sắt, bulong 58 kg
3 Khu vực nhà kho
1. Kệ kho thay mới toàn bộ theo thiết kế mới
4 Khu vực chung
1. Tủ lạnh 01
2. Giá treo khăn 05
3. Giường tầng 01
4. Bàn ghế đá 03
Thực hiện SEITON – Sắp xếp
Sau khi thực hiện sàng lọc ban đầu, tiến hành sắp xếp máy móc, thiết bị, vật dụng, hồ sơ cần thiết, sử dụng cho cơng việc vào từng vị trí sao cho ngay
ngắn, gọn gàng, thuận tiện trong việc sử dụng. Các bộ phận, phòng ban yêu cầu mỗi cá nhân bao gồm cả lãnh đạo chủ động sắp xếp đồ dùng cá nhân vào các vị trí thuận tiện, dễ sử dụng cho bản thân nhất, đồng thời phối hợp với nhau để bố trí sắp xếp khu vực chung và những máy móc, vật dụng, hồ sơ
dùng chung sao cho thuận tiện cho tất cả mọi người trong việc sử dụng, trong
quá trình làm việc.
-Đối với khu vực sản xuất:
Các Tổ đóng gói, Tổ sợi-tráng, Tổ dệt vải, Tổ cắt in, may thực hiện sắp xếp các máy móc, thiết bị theo cơng đoạn, quy trình sản xuất để thuận tiện trong việc di chuyển và sản xuất, thực hiện công việc của từng tổ. Nguyên vật liệu phải được sắp xếp đúng vị trí, khơng lẫn lộn với phế liệu hoặc các khu dụng cụ khác.
Tổ bảo trì sắp xếp các dụng cụ, máy móc, thiết bị theo tiêu chí sử dụng nhiều – sử dụng ít để từ đó giúp lập kế hoạch trong việc bảo trì, nâng
cao giá trị sử dụng và thời hạn sử dụng của từng loại máy móc, thiết bị. Việc bố trí phải theo từng khu vực, phù hợp theo tần suất sử dụng để tiết kiệm thời gian di chuyển, lấy trả. Các thiết bị, dụng cụ thường xuyên sử dụng phải để gần nơi làm việc nhất, các thiết bị, dụng cụ ít dùng tới có thể để xa hơn và cất
vào kho đối với những vật dụng không cần dùng tới. Thực hiện điều chỉnh lại Sổ quản lý thiết bị, dụng cụ, theo dõi máy móc theo tiêu chí dễ quản lý, ghi chép thơng tin bảo trì, bảo dưỡng theo từng thời điểm.
Tổ quản lý chất lượng thực hiện sắp xếp theo phương pháp vào trước ra trước (First in - First out) để thuận tiện, tiết kiệm thời gian trong quá trình kiểm tra, đánh giá chất lượng sản phẩm.
Các phương tiện chữa cháy, bình cứu hỏa, các thiệt bị cứu nạn, ... phải được sắp xếp gọn gàng, thuận tiện và ln trong tình trạng hoạt động tốt. Thường xuyên kiểm tra hạn sử dụng của các thiết bị này để đảm khả năng hoạt động khi có sự cố xảy ra.
Thực hiện sơn lại cách vạch giới hạn an toàn tại từng phân xưởng sản xuất; lắp đặt kệ kho vật tự, thiết bị.
Trưởng các bộ phận, tổ sản xuất phải thường xuyên đôn đốc, nhắc nhở mọi người thực hiện sắp xếp, giữ gìn ngăn nắp, trật tự.
-Đối với khu vực văn phòng:
Mỗi phòng ban thực hiện phân loại, sắp xếp hồ sơ, tài liệu theo từng lĩnh vực nội dung hoặc theo thời gian tùy tính chất của từng hồ sơ, tài liệu sao cho dễ lấy, dễ sử dụng, thuận tiện nhất trong quá trình làm việc để đạt được hiệu quả cao nhất.
Lắp đặt thêm và gia cố lại các kệ tại kho lưu trữ hồ sơ, văn bản. Đích
thân Giám đốc xí nghiệp đã chỉ đạo các phịng ban sắp xếp và phân loại hồ sơ, giấy tờ một cách ngăn nắp, khoa học.
Bàn ghế, tủ hồ sơ thực hiện bố trí ngay ngắn, gọn gàng tạo không gian thơng thống tại các lối đi của từng phịng ban; Bố trí lại vị trí làm việc
tại các phịng ban theo từng vị trí, tính chất cơng việc, đảm bảo tiết kiệm không gian và thuận tiện cho việc ln chuyển cơng việc. Máy tính, hồ sơ tài liệu, điện thoại bàn, ... không để lẫn lộn mà phải sắp xếp theo trật tự sao cho
ngăn nắp; Các bảng công tác, các thông báo, niêm yết quy định, ... phải bố trí ở khu vực sáng sủa, dễ nhìn thấy, khơng ảnh hưởng đến mỹ quan từng khu vực đồng thời phải bố trí sao cho thuận tiện trong việc cập nhật, thay đổi, bổ
sung.
Thay thế các dụng cụ văn phòng kém chất lượng, lập hồ sơ đánh giá, thanh lý theo đúng quy định. Các dụng cụ trang bị mới cũng đảm bảo tính đồng bộ và hiệu quả sử dụng cao.
Cập nhật thêm các thơng báo, bản tin mới tại Bảng tin của Xí nghiệp theo tiêu chí thời gian hoặc theo từng lĩnh vực để mọi người dễ theo dõi, cập nhật thơng tin.
-Khu vực khn viên Xí nghiệp:
Tiến hành bố trị, xếp đặt lại các chậu cây hoa cảnh, các ghế đá theo từng lối đi với các khoảng cách phù hợp; Thực hiện kẻ lại vạch sơn khu vực nhà để xe, tách biệt khu vực để xe cán bộ công nhân viên và khu vực để xe của khách. Đối với cán bộ công nhân viên quy định cụ thể số thứ tự đối với từng người từ đó nâng cao ý thức của mỗi người trong việc tự sắp xếp xe cá nhân, đảm bảo khu vực này ln trong tình trạng trật tự, sắp xếp xe gọn gàng, đúng vị trí.
Tiến hành quy hoạch lại khu vực nhà chờ giao ca cho công nhân sản xuất nhằm đảm bảo cơng tác an tồn vệ sinh lao động tại phân xưởng. Các
dụng cụ cá nhân và sinh hoạt khác sẽ được thực hiện tại khu vực riêng biệt
này.
Đối với khu vực đất trống trước cổng Xí nghiệp đã thực hiện tổng vệ sinh tại Bước SEIRI – Sàng lọc, tiến hành phát động phong trào trồng cây phủ trống phần đất này để tạo mỹ quan, mơi trường xanh sạch cho Xí nghiệp.
Thực hiện SEISO–Sạch sẽ
Mục tiêu của việc thực hiện SEISO tại Xí nghiệp bao bì Đồng Nai là để đảm bảo mọi khu vực làm việc, khu vực khn viên Xí nghiệp ln được sạch sẽ, ngăn nắp, thơng thống mọi lúc, đảm bảo mỹ quan. Tất cả cán bộ cơng nhân viên của Xí nghiệp phải nâng cao ý thức tự giác giữ gìn vệ sinh chung đảm bảo mọi khu vực luôn sạch sẽ, gọn gàng, tạo sự thoải mái và an tồn cho mọi người, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất, hiệu quả làm việc.
-Đối với khu vực sản xuất:
Các kỹ sư, công nhân vận hành máy móc, dây chuyền sản xuất thực hiện lau chùi, kiểm tra kỹ từng vị trí, từng bộ phận của tất cảmáy móc tại nhà xưởng (máy phối trộn nguyên liệu, máy kéo sợi, máy dệt vải, cắt in, đóng gói, ...) kiểm tra có phát hiện được các sai sót, sự cố hư hỏng bất thường để kịp thời xử lý.
Tổ trưởng các tổ phân công, chỉ đạo công nhân thực hiện tổng vệ sinh khu vực làm việc, lau chùi, quét dọn khu vực mà mình làm việc và các khu vực chung, đảm bảo sàn nhà, trần nhà ln sạch sẽ, khơng có rác thải tại khu vực sản xuất, đảm bảo mơi trường làm việc thơng thống, sạch sẽ. Nếu thấy khu vực bị bẩn cần tự giác lau dọn ngay lập tức. Nguyên liệu sản xuất phải được bảo quản trong trạng thái đảm bảo vệ sinh để khi sản xuất không ảnh hướng đến dây chuyền của từng giai đoạn.
Phế liệu phải được dọn dẹp, thu gom ngay sau khi thực hiện xong
từng công đoạn và tập trung tại khu vực quy định để không lẫn lộn với nguyên liệu chưa thực hiện.
-Đối với khu vực văn phòng:
Mỗi phịng ban tự phân cơng cán bộ, nhân viên của mình vệ sinh các thiết bị, máy móc văn phịng dùng chung cũng như của cá nhân từng người để
đảm bảo sạch sẽ, không bụi bẩn. Tuyệt đối không để lẫn các loại giấy tờ khơng cịn sử dụng lẫn lộn với tài liệu, hồ sơ đang xử lý.
Thực hiện lau chùi thường xuyên các kệ, tủ hồ sơ, bàn ghế để không bị bụi bẩn, ẩm ướt.
- Đối với khu vực khn viên Xí nghiệp:
Phân công mỗi bộ phận, tổ sản xuất theo từng ngay trong tuần thực hiện qt dọn khu vực khn viên Xí nghiệp, thu gom các lá cây, rác thải vào
mỗi 15 phút đầu giờ làm việc để khu vực khuôn viên cây xanh ln thống đãng, sạch sẽ, tạo khơng khí trong lành cho mọi người.
Khu vực rác thải xử lý hai lần một tuần, không để dồn ứ rác thải lâu
ngày gây mất vệ sinh.
Khu vực đất trước cổng Xí nghiệp phân cơng từng tổ sản xuất và bộ phận văn phòng dọn dẹp, trồng các cây xanh, hoa cảnh để tạo mỹ quan trước cổng Xí nghiệp.
Thực hiện SEIKETSU–Săn sóc
Để duy trì và tiếp tục nâng cao 3S đã thực hiện, Ban chỉ đạo 5S của Xí nghiệp thường xuyên theo dõi, đánh giá việc thực hiện 5S của tồn Xí nghiệp, từ đó u cầu mọi người tuân thủ các quy định chung và quy định riêng đối với từng phòng ban, từng tổ sản xuất. Đồng thời thực hiện chính sách khen thưởng bằng quà tặng là hiện vật hoặc tiền thưởng cho các bộ phận phòng ban hoặc tổ sản xuất có thành tích tốt trong cơng tác thực hiện 5S và phê bình những bộ phận chưa thực hiện tốt.
-Đối với khu vực sản xuất:
Tất cả kỹ sư, công nhân phải tuân thủ đúng quy định về đồng phục,
quần áo bảo hộ lao động;
Tổ bảo trì, bảo dưỡng máy móc, dây chuyền phải thường xun kiểm tra, theo dõi hoạt động của các máy móc, dụng cụ, thiết bị thuộc trách nhiệm
của mình để đảm bảo máy móc ln trong tình trạng hoạt động tốt và kịp thời sửa chữa những sai sót, sự cố.
Các Tổ đóng gói, Tổ sợi-tráng, Tổ dệt vải, Tổ cắt in, may, ... yêu cầu mỗi công nhân thực hiện kiểm tra hằng ngày đối với nguyên vật liệu, dụng cụ thuộc Tổ của mình để đảm bảo đủ nguyên liệu phục vục cho việc sản xuất, gia công theo từng cơng đoạn.
- Đối với khu vực văn phịng
Ban Giám đốc, cán bộ, nhân viên từng phòng ban nghiêm túc thực hiện quy định, nội quy đã ban hành như thời gian, tác phong làm việc, ...
Thường xuyên kiểm tra vị trí, bàn làm việc của mình để thực hiện loại bỏ những tài liệu, giấy tờ không cần thiết, sắp xếp các hồ sơ tài liệu theo từng vị trí như đã thực hiện tại bước Seiton.
-Đối với khu vực khn viên Xí nghiệp: Tổ chức Đồn thanh niên lập kế hoạch phân cơng từng nhóm thực hiện chăm sóc các hoa, cây cảnh trong khn viên Xí nghiệp; Thường xun mỗi ngày một lần vào cuối giờ làm việc phân cơng từng bộ phận, từng nhóm thực hiện tưới tiêu, nhổ cỏ tại khu vực trước Cổng Xí nghiệp đã được trồng cây phủ trống.
Mẫu Phiếu đánh giá kết quả thực hiện 5S đối với từng Phòng, từng tổ sản xuất tại Xí nghiệp bao bì Đồng Nai
XÍ NGHIỆP BAO BÌ
ĐỒNG NAI Ngày ... tháng ... năm ...
PHIẾU ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC HIỆN 5S
Phịng/Tổ: .............................
STT Tiêu chí Điểm Ghi chú
1 Khơng gian bố trí nơi làm việc
2 Khơng khí làm việc
3 Thời gian làm việc, giao ca
4 Đồng phục
5 Tủ đựng tài liệu/dụng cụ
6 Sổ bàn giao dụng cụ/tài liệu
7 Sắp xếp hồ sơ/tài liệu/máy móc/dụng cụ 8 Thùng rác
9 Vật dụng, đồ dùng cá nhân
10 Nhãn mác hồ sơ/tài liệu/máy móc/dụng cụ
11 Thái độ mọi người
12 Bảng tin
13 Nội quy an toàn lao động
Nhận xét chung: ......................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... Trưởng phòng/Tổ trưởng (Ký, ghi rõ họ tên Đánh giá viên (Ký, ghi rõ họ tên)
Thực hiện SHITSUKE –Sẵn sàng
Thực hiện Shitsuke với mục tiêu tạo ra thới quen, ý thực tự giác của mỗi cán bộ cơng nhân viên xí nghiệp trong việc thực hiện 3S. Khi thực hiện 3S có hiệu quả và thường xuyên sẽ làm cho 3S trở thành một phần không thể thiếu trong các công việc hằng ngày của mỗi cá nhân. Mục tiêu cuối cùng của Shitsuke tại Xí nghiệp bao bì Đồng Nai là đưa triết lý phương pháp 5S vào văn hóa làm việc tại Xí nghiệp, từ đó góp phần nâng cao hình ảnh của Xí nghiệp trên thị trường cũng như đối với các nhà cung cấp và khách hàng.