5. Cấu trúc luận văn
3.3. Các giải pháp nâng cao kết quả của việc áp dụng 5S tại Xí nghiệp bao bì
3.3.3. Giải pháp hồn thiện và duy trì các bước của 5S
Trong quá trình triển khai thực hành 5S, phong trào tại Xí nghiệp rất sơi nổi, hiệu quả trong giai đoạn đầu, với các hoạt động: Seiri, Seiton, Seiso
và mang đến nhiều thay đổi rõ ràng về trực quan; nhưng đến giai đoạn sau 4-6 tháng, phong trào bắt đầu có dấu hiệu giảm nhiệt và khó duy trì. Một số giải
pháp để duy trì 5S như sau:
- Cần có cơ chế kiểm tra để đảm bảo trong giai đoạn đầu, các hoạt động S1, S2, S3 được thực hiện mỗi ngày. Sau nhiều tháng duy trì, các hoạt động 5S sẽ trở thành thói quen của người lao động.
- Thiết kế bộ tiêu chí, chấm điểm 5S chuẩn hóa, đây là cơng việc hết sức quan trọng và cũng khơng hề đơn giản. Do đó, Xí nghiệp cần tham khảo ý kiến của những chuyên gia, những người có kinh nghiệm và xem xét tính khả tin của bộ đánh giá. Không nên để các tiêu chí về 5S dưới dạng văn bản mà nên chuẩn hóa tất cả bằng hình ảnh và dán trên bảng tin để trực quan hơn và tất cả mọi cán bộ cơng nhân viên đều có thể nắm bắt được.
-Sau khi xây dựng bộ chấm điểm, việc tiếp theo là đào tạo đội ngũ chấm điểm 5S chuyên sâu để có thể đánh giá đúng, đủ tình trạng 5S của Xí nghiệp.
Vì việc đánh giá này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến thái độ của công nhân, những người “bị chấm điểm” trong quá trình 5S. Do vậy, Ban chỉ đạo 5S của Xí
nghiệp phải luôn đánh giá đúng chuẩn thực trạng và cập nhật những liên tục bộ chấm điểm.
-Kiểm điểm thường xuyên. Việc chấm điểm phải đi kèm với cách xử lý phù hợp, việc kiểm điểm sẽ giúp công nhân viên có thái độ nghiêm túc và đúng mực hơn với 5S. Có những doanh nghiệp sau khi đã triển khai 3S xong nhưng nhân viên đôi khi lại vẫn chưa 5S là một phần công việc, mà chỉ là “phụ thêm”. Sự kiểm điểm các cấp và nhắc nhở liên tục sẽ là chìa khóa giải quyết vấn đề trên.
-Khen thưởng, khích lệ cán bộ cơng nhân viên: Bên cạnh việc kiểm điểm, khen thưởng cũng là một hoạt động hết sức cần thiết, giúp cơng nhân viên có thêm động lực để phấn đầu và thực hiện 5S. Có thể khen thưởng theo từng phịng ban, tổ, nhóm hoặc từng cá nhân. Đặc biệt, cần cơng khai các mức khen thưởng và xử phạt cụ thể khi thực hiện 5S trong tồn Xí nghiệp, các mốc thời gian và các tiêu chí cần đạt được để mọi người cùng nắm rõ.
-Định kỳ hàng tháng, tổ chức các buổi hội thảo, học hỏi để củng cố, cập nhật thêm kiến thức cho cán bộ công nhân viên.
-Nâng cao tinh thần sáng tạo, học hỏi, thi đua giữa các bộ phận, phòng ban bằng việc tổ chức các cuộc thi tìm hiểu về 5S, các cuộc thi đề xuất ý tưởng độc đáo, ấn tượng để thực hiện 5S tại Xí nghiệp, ... . Để các cuộc thi thu hút được cán bộ công nhân viên tham gia, Ban lãnh đạo cần quan tâm đầu tư không chỉ về tinh thần mà nên có nhiều giải thưởng bằng hiện vật, tiền thưởng, ... từ đó phát huy sự sáng tạo, tinh thần thi đua, cạnh tranh giữa các bộ phận và mỗi cá nhân.
-Việc đào tạo các chương trình mới nên được thực hiện thơng qua các hình ành trực quan hơn là lời nói và ln đảm bảo mọi người đều tham gia vào việc phát triển các tài liệu tiêu chuẩn như bảng kiểm tra, tiêu chuẩn thao
tác thực hiện, tạo mơi trường khuyến khích mọi người tích cực tham gia, phát huy sáng kiến và duy trì, cải tiến khơng ngừng, tạo nên một nguyên tắc hoạt động trong Xí nghiệp để đảm bảo tính hiệu quả khi thực hiện.
-Tác động vào lòng tự trọng của mỗi người: Đây là biện pháp cuối cùng khi mà việc duy trì 5S đang bị ỳ trệ từ phía cán bộ cơng nhân viên. Chụp hình những nơi khơng tuân thủ 5S, dán, niêm yết tại những khu vực chung có nhiều người tụ tập (nhà ăn, phịng họp, phòng thay đồ, giao ca…), người làm việc ở vị trí bị chụp hình sẽ nhận ra “mình khơng giống ai”. Chụp 1 lần chưa lay chuyển được, chụp 2-3 lần sẽ làm người ta thấy “nhột” mà thay đổi. Khi đó người ta sẽ tự giác tuân thủ.
KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ