III. Nguyên nhân của những tồn tại
1. Nguyên nhân chủ quan
Tr-ớc những tồn tại tại xí nghiệp, ng-ời viết đã cố gắng tìm hiểu và nhận thấy do một số nguyên nhân sau. Các nguyên nhân đ-ợc sắp xếp theo sự quan trọng giảm dần của nó.
1.1. V75 ch-a thực sự thấy hết đ-ợc tầm quan trọng của công tác xây dựng ngân sách. ngân sách.
Đây có thể nói là nguyên nhân chủ yếu dẫn đến việc ngân sách đ-ợc thiết lập tại đây cịn nặng về hình thức. Chủ yếu xí nghiệp lập với mục đích báo cáo với Bộ chủ quản. Chính vì thế tiến độ xây dựng kế hoạch ngân sách rất chậm, th-ờng là đã sang đến q I năm sau mới hồn thành.
Xem xét một số chỉ tiêu của doanh nghiệp cho thấy, hầu nh- các chỉ tiêu về doanh thu và chi phí đều v-ợt kế hoạch đề ra, và kế hoạch doanh thu năm sau đ-ợc lập thấp hơn hẳn so với thực hiện của năm tr-ớc.
Bảng 17: Một số chỉ tiêu chính trong BCKQKD qua các năm 2002 2003 2004 Kh Th h tkh Kh Th h tkh Kh Th h tkh
Tổng doanh thu thuần 9637614857 10153655001 5.4% 9616612000 10269799000 6.8% 9729717000 11124956600
1 4.3% Tổng chi phí 9524148000 10057155001 5.6% 9576195000 10221795000 6.7% 9520626000 11008837302 1 5.6% Lợi tức tr-ớc thuế 113466857 96500000 -15.0% 40417000 48004000 18.8% 209091000 116119298 - 44.5%
Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh qua các năm tại xí nghiệp ơtơ V75
8500000000 9000000000 9500000000 10000000000 10500000000 11000000000 11500000000 đồng Kh Th Kh Th Kh Th 2002 2003 2004 Năm Biểu đồ 2: Kế hoạch và thực hiện Tổng doanh thu thuần qua các năm
Tổng doanh thu thuần
Đây chính là minh chứng cho việc thiết lập kế hoạch nặng về tính hình thức. Ngun nhân dẫn đến tình trạng này, ngồi việc ph-ơng tiện vận tải của xí nghiệp khơng đ-ợc đổi mới, phải chăng cịn do việc trình duyệt lên Bộ đã khiến họ mong muốn đạt đ-ợc thành tích, nên đã thiết lập dự báo ngân sách năm sau thấp hơn hẳn năm tr-ớc, để ln hồn thành kế hoạch đề ra?
Thực sự vai trò của kế hoạch ngân sách đối với doanh nghiệp là rất lớn. Bởi vì doanh nghiệp ln bị động với những kế hoạch vận chuyển của trên giao. Nếu ngân sách đ-ợc thiết lập một cách đầy đủ và hệ thống thì cơng việc sẽ giảm nhẹ rất nhiều.
Ngân sách đ-ợc lập không phải với ý nghĩa thực sự của nó là hỗ trợ doanh nghiệp trong q trình quản lí dẫn đến các báo cáo ngân sách đ-ợc trình bày cịn thiếu và ch-a chi tiết. Khi đ-ợc hỏi đến công tác kế hoạch, mọi ng-ời ở đây
đều khơng mấy thiện cảm vì họ vẫn cho đó là một việc làm tốn nhiều thời gian, và chỉ dùng để báo cáo với Bộ chủ quản. Kế hoạch ngân sách đ-ợc hiểu nhầm là việc quản lí ngân sách nhà n-ớc cấp. Họ vẫn đang làm kế hoạch ngân sách nh-ng lại khơng biết là mình đang làm.
Chính vì ch-a thấy hết đ-ợc vai trò của kế hoạch ngân sách mà công tác kiểm sốt ngân sách gần nh- khơng đ-ợc tiến hành. Ngay từ lúc xây dựng các nhà hoạch định ngân sách đã ch-a quan tâm đến vấn đề kiểm soát ngân sách nên mới xây dựng ngân sách với kì ngân sách cho cả năm dài. Kì ngân sách kéo dài nh- vậy khơng phản ánh đ-ợc tình hình của doanh nghiệp, vì thế nếu có tiến hành kiểm sốt cũng khơng có ý nghĩa. Kiểm sốt ngân sách chỉ đ-ợc tiến hành khi có chỉ thị trên giao, nh-ng th-ờng thì chỉ là việc đánh giá hoàn thành kế hoạch.
Các chỉ tiêu sau đ-ợc trích từ trong báo cáo tổng kết thi đua năm 2004:
- Sản l-ợng vận tải; 1.630.553 km đạt 105.19% kế hoạch
- Sản l-ợng sửa chữa- bảo d-ỡng: 957.8 BD II đạt 91% kế hoạch
- Tổng doanh thu: 10.130.000.000 đạt 104.6% kế hoạch
- Tổng quĩ l-ơng thực hiện: 2.496.000.000 đạt 104% kế hoạch
- Nộp ngân sách: 273.700.000 đạt 101% kế hoạch
- Lãi: 150.000.000 đạt 118% kế hoạch
- Lao động bình quân thực hiện: 154 ng-ời đạt 81.05% kế hoạch
Các chỉ tiêu đ-ợc sử dụng để so sánh nh-ng khơng việc giải thích những con số tăng giảm còn chung chung. Kinh nghiệm thu đ-ợc từ việc đánh giá còn ch-a nhiều.
1.2. Các ph-ơng tiện kĩ thuật và ph-ơng pháp dùng cho việc lập kế hoạch còn thiếu, khơng đồng bộ và cịn nhiều bất cập. thiếu, khơng đồng bộ và cịn nhiều bất cập.
Việc lập kế hoạch đòi hỏi phải đầy đủ thông tin và những ph-ơng tiện có liên quan nh- mẫu kế hoạch, mẫu báo cáo, ph-ơng pháp tính tốn…Tuy nhiên, hiện nay, tại xí nghiệp, các máy móc thiết bị hầu nh- đã đ-ợc sử dụng trên 10 năm nên rất hay hỏng và chậm chạp. Các thiết bị dùng cho việc thu thập thông
tin, tăng sự trao đổi giữa các nhân viên trong cơ quan: mạng nội bộ, Internet… tuy đã đ-ợc thiết lập nh-ng hiện nay không sử dụng đ-ợc. Vì thế việc chuẩn bị thơng tin cho công tác xây dựng ngân sách đ-ợc tiến hành chủ yếu bằng văn bản đã làm cho công tác xây dựng ngân sách vốn không phải một sớm một chiều trở nên nặng nề hơn.
Mẫu ngân sách của xí nghiệp phải đ-ợc thiết lập rất chi tiết để đảm bảo tính riêng đ-ợc phần cơng ích và kinh doanh. Mặc dù công tác này hiện nay đã xí nghiệp đã làm khá tốt nh-ng những biểu mẫu còn ch-a đ-ợc gọn nhẹ, tiện lợi nên công việc điền biểu mẫu đã làm các cán bộ nhân viên khá là vất vả.
Xí nghiệp cũng khơng áp dụng mơ hình xây dựng kế hoạch ngân sách trong việc thiết lập các báo cáo ngân sách nh- các doanh nghiệp khác vì thế các báo cáo ngân sách chỉ đ-ợc thiết lập ở dạng sơ l-ợc, khơng có báo cáo l-u chuyển tiền tệ dự báo và bảng cân đối kế toán dự báo.
Ph-ơng pháp dùng để tính tốn doanh thu là hợp lí nh-ng chỉ tiêu bình qn vận tải khơng dựa trên cơ sở thực tế và không đ-ợc thuyết minh cụ thể trong kế hoạch. Hầu hết các chỉ tiêu dự tính đều đ-ợc thiết lập trên cơ sở năng lực hiện tại đã làm cho ngân sách khơng có những b-ớc đột phá và cơ sở cho những kế hoạch hành động phát huy -u thế của nó.
1.3. Các phịng ban kiêm nhiệm quá nhiều chức năng.
Điều dễ nhận thấy là các phòng ban tại xí nghiệp có rất nhiều chức năng khác nhau, nh-ng cán bộ hoạt động thì rất ít. Phịng kế hoạch điều vận có 4 ng-ời, phịng Kế tốn-thống kê- tài chính có 4 ng-ời…thay nhau làm rất nhiều các cơng việc khác nhau. Vì thế th-ờng thì những bản kế hoạch ngân sách đ-ợc giao cho một ai đó trong phịng phụ trách nên chắc rằng khơng tránh khỏi những ý kiến chủ quan. Kế hoạch ngân sách không thể hiện đ-ợc đúng yêu cầu của nó là tăng sự tham gia của mọi ng-ời. Vì chính họ mới là ng-ời trực tiếp chi và thu những ngân sách đó. Đây cũng là nguyên nhân khiến họ không hiểu hết về kế hoạch ngân sách, làm cho kế hoạch ngân sách thực sự xa lạ với phần lớn nhân viên ở đây.
Ngân sách là vấn đề liên quan đến mọi mặt của doanh nghiệp nên sự phối hợp giữa các phòng ban là cần thiết. Tuy nhiên, sự trao đổi giữa các phòng ban trong công ty đ-ợc thực hiện qua Ban kế hoạch vào cuối q III, đã làm cho cơng việc dự toán trở nên cập dập nếu cần chỉnh sửa. Bản ngân sách bị mất đi sự chuẩn bị chu đáo…
1.4. Cán bộ cịn ch-a đ-ợc trang bị về chun mơn nghiệp vụ kế hoạch ngân sách
Bên cạnh việc xí nghiệp cịn ch-a đánh giá hết tầm quan trọng của kế hoạch ngân sách thì việc cán bộ không quan tâm và không đ-ợc đầu t- để nâng cao trình độ lập kế hoạch cũng là điều dễ hiểu. Việc lập kế hoạch phải cần có một sự đầu t- đúng mức. Bao gồm khả năng thu thập thơng tin từ các cơ quan chính phủ trong việc tiến hành các hội nghị quan trọng; dự tính đ-ợc doanh thu của xí nghiệp; khả năng dự toán những thay đổi bởi những tác động bên ngoài… đến việc thiết lập các kế hoạch và đặc biệt là khả năng kiểm soát những chênh lệch để đảm bảo đúng kế hoạch. Cán bộ kế hoạch phải là ng-ời am hiểu về mọi vấn đề. Tuy nhiên, hiện tại xí nghiệp ch-a thực sự có đ-ợc những cán bộ đ-ợc trang bị đầy đủ về cơng tác hoạch định ngân sách nói riêng và quản lí ngân sách nói chung.
Ngồi những ngun nhân chủ quan trên, những nguyên nhân khách quan cũng ảnh h-ởng không nhỏ đến những tồn tại của công tác hoạch định ngân sách tại xí nghiệp