I. Đặc điểm và tình hình chung về xí nghiệp ơtơ V75
1. Giới thiệu chung về xí nghiệp
1.1. Lịch sử hình thành
ở bất kì n-ớc nào và bất cứ thời kì nào, ngoại giao ln là một vấn đề quan trọng của quốc gia. Tuỳ vào hồn cảnh cụ thể tại từng thời kì mà ngoại giao giữ một vai trò, nhiệm vụ khác nhau. Để hoạt động ngoại giao đem lại hiệu quả thì đảm bảo việc đi lại của các đoàn đại biểu trong và ngoài n-ớc là hết sức cần thiết. Nhận thức đ-ợc điều đó, ngay từ những năm 1964 Bộ Ngoại giao đã thành lập đội xe riêng của mình với nhiệm vụ chính là đ-a, đón và bảo vệ các đồn đại biểu, các lãnh đạo cấp cao Quốc tế trên các tuyến đ-ờng trong n-ớc.
Ngày 30.5.7975, đất n-ớc ta đ-ợc hồn tồn giải phóng. Trong cơng cuộc xây dựng đất n-ớc, Đoàn xe mang tên V75 đ-ợc thành lập trên cơ sở kết hợp hai đội xe: một của Bộ Ngoại giao n-ớc Việt Nam dân chủ cộng hoà và một của Mặt trận giải phóng Miền nam Việt Nam. Nhiệm vụ chính của đồn xe là đ-a đón các đồn khách quốc tế trong các cuộc họp quan trọng ở trong n-ớc, đồng thời phục vụ việc đi lại của các Sứ quán n-ớc ngồi tại Việt Nam.
Trong thời kì này, ngồi đồn xe V75 cịn có đồn xe của Cục Phục Vụ Ngoại giao đồn. Cả hai đội xe này đều có mục tiêu và nhiệm vụ chung. Chính vì vậy, ngày 24/6/1986 Bộ Ngoại giao ra quyết định 49/TCQĐ thống nhất hai đoàn xe này thành Xí nghiệp ơtơ V75 trực thuộc Cục Phục vụ Ngoại giao đoàn. Quyết định này là hoàn toàn khách quan, phù hợp với yêu cầu về kinh tế xã hội lúc bấy giờ, và nó cũng góp phần phục vụ yêu cầu trong đổi mới quản lí kinh tế theo Nghị Quyết VI của Đại hội Đảng. Đó là chuyển các đơn vị sang hoạt động sản xuất kinh doanh, mở rộng chế độ hạch toán kinh tế, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả sử dụng lao động.
Ngay sau khi đ-ợc thành lập, hoạt động trong cơ chế thị tr-ờng nên xí nghiệp có điều kiện để phát triển. Trong quá trình kinh doanh, qui mơ xí nghiệp ngày càng mở rộng. Chính vì vậy địi hỏi một sự thay đổi về quản lí. Năm 1993 là năm đánh dấu một b-ớc ngoặt lịch sử lớn trong lịch sử của xí nghiệp khi Hội Đồng Bộ tr-ởng ra Nghị định 388/NĐ-HĐBT ngày 20.11.1991 và Nghị Định 156/NĐ-HĐBT ngày 7/5/1992 về việc thành lập lại doanh nghiệp nhà n-ớc. Theo đề nghị của Bộ Ngoại giao, ngày 10/3/1993 Văn phịng Chính Phủ ra thơng báo số 58/TB và Bộ Ngoại giao ra quyết định số 52 NG/QĐVP thành lập lại xí nghiệp ôtô V75 theo hình thức doanh nghiệp nhà n-ớc, lúc này xí nghiệp trực thuộc Bộ Ngoại giao quản lí.
Là một doanh nghiệp nhà n-ớc lấy thu bù chi là chính nh-ng vẫn coi mục tiêu chính trị là chính. Căn cứ chỉ thị số 500 của Nhà n-ớc về sắp xếp lại doanh nghiệp nhà n-ớc, ngày 27/12/1996 Bộ Tr-ởng Bộ Ngoại giao ra quyết định số 1726/NG-QĐ về việc thành lập lại xí nghiệp theo mơ hình doanh nghiệp nhà n-ớc hoạt động cơng ích. Xí nghiệp có t- cách pháp nhân đầy đủ, thực hiện chế độ hạch toán kinh tế độc lập, đ-ợc mở tài khoản ở ngân hàng, đ-ợc sử dụng con dấu riêng, đ-ợc thu ngoại tệ, sử dụng ngoại tệ theo qui định của nhà n-ớc. Trụ sở của xí nghiệp đặt tại 27 ( nay là 231) Lê Duẩn –Hai Bà Tr-ng- Hà Nội.
1.2. Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức
Là một doanh nghiệp nhà n-ớc hoạt động cơng ích, vì thế Xí nghiệp ơtơ V75 có hoạt động phục vụ cơng ích là chủ yếu, bao trùm toàn bộ hoạt động của công ty. Nhiệm vụ của V75 là:
- Vận tải ơtơ phục vụ đ-a đón các đồn khách quốc tế quan trọng của Đảng và Nhà n-ớc, của Bộ Ngoại giao, các bộ, các ngành và các tổ chức quốc tế tại Hà Nội.
-Cung cấp lái xe phục vụ cơng tác cho các Sứ qn n-ớc ngồi tại Việt Nam hoặc các Sứ quán Việt Nam tại n-ớc ngoài.
Ngoài ra, để tận dụng các ph-ơng tiện nhàn rỗi và khai thác các -u thế sẵn có của mình, nâng cao hiệu quả kinh tế góp phần cải thiện đời sống của cán bộ công nhân viên, V75 còn thực hiện một số hoạt động kinh doanh sau:
- Kinh doanh vận tải: các xe trong thời gian nhàn rỗi có thể đ-ợc huy động sử dụng cho thuê các cá nhân và tổ chức tham quan, du lịch, c-ới hỏi..
- Sửa chữa, bảo quản xe của đơn vị, của Bộ Ngoại giao, các Sứ quán và khách hàng khi có yêu cầu.
- Xuất khẩu lao động tại chỗ: tiến hành cung cấp lao động cho các sứ quán và các tổ chức n-ớc ngồi khi có u cầu.
* Cơ cấu tổ chức.
Xí nghiệp ơtơ V75 tổ chức bộ máy theo mơ hình tập trung d-ới hình thức trực tuyến tham m-u
+ Ban Giám đốc: Gồm giám đốc là đại diện pháp nhân của xí nghiệp,
chịu trách nhiệm tr-ớc pháp luật và Bộ tr-ởng Bộ Ngoại Giao về hoạt động của xí nghiệp. Giám đốc có quyền chỉ đạo điều hành cao nhất trong xí nghiệp. Giúp việc cho giám đốc là hai phó giám đốc, tham m-u và thực hiện các nhiệm vụ theo phân công và uỷ quyền.
+ Văn phòng bao gồm:
- Bộ phận tổ chức nhân sự: tổ chức bộ máy và lao động để đào tạo đội ngũ lái xe, đảm bao cung cấp đầy đủ số l-ợng lao động cho sản xuất, đồng thời làm công tác khen th-ởng kỉ luật.
- Bộ phận lao động-tiền l-ơng: xây dựng chế độ tiền l-ơng,bảo hiểm xã hội, bảo hộ lao động. chế độ th-ởng phạt, quản lí quĩ l-ơng và giải quyết các chế độ khác.
- Bộ phận quản trị đời sống và xây dựng cơ bản: làm công tác quản trị và những vấn đề có liên quan đến điều kiện làm việc của các cán bộ, công nhân trong xí nghiệp, đồng thời tổ chức công tác sửa chữa, xây dựng cơ bản của xí nghiệp.
- Bộ phận hành chính văn phịng: làm cơng tác văn th-, đánh máy, lên lịch hoạt động của xí nghiệp, chủ yếu là của Ban Giám Đốc để giúp Ban giám đốc
Hình 5: Mơ hình cơ cấu tổ chức của Xí nghiệp ơtơ V75
Lãnh đạo trực tiếp Kiểm tra giám sát Phối hợp ngang
Nguồn: Tài liệu tại Xí nghiệp ơtơ V75
Phòng kinh tế-kế hoạch- điều vận:
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ hoạt động cơng ích đ-ợc giao cho xí nghiệp.
- Điều tra khảo sát thụ tr-ờng vận tải, lập các ph-ơng án kinh tế, các dự án. tổ chức qui trình và phát triển hoạt động đầu t-, kinh doanh sản xuất.
- Xây dựng, kí kết hợp đồng vận tải và cung ứng dịch vụ phục vụ đ-a đón khách, khai thác năng lực vận tải.
- H-ớng dẫn, chỉ đạo, điều hành, kiểm tra, tổng hợp việc thực hiện các hợp đồng vận tải và cung ứng dịch vụ phục vụ đ-a đón khách, khai thác vận tải của các đơn vị, tổ chức cơ sở và cá nhân của đơn vị, của xí nghiệp.
- Tham m-u cho Ban Giám đốc về các giải pháp, cơ chế quản lí nhằm đảm bảo hồn thành v-ợt mức kế hoạch của xí nghiệp.
Phịng kĩ thuật- vật t-: Ban Giám Đốc Văn phòng Phòng kinh tế- kế hoạch - điều vận Phòng kĩ thuật – vật t- Phòng kế tốn- tài chính- thống kê Các tổ chức đồn thể Đội xe Vạn Phúc Đội xe Ngô Quyền Đội xe Nghĩa Đô Đội xe MIA Các x-ởng sửa chữa
- Quản lí kĩ thuật, ph-ơng tiện, h-ớng dẫn sử dụng, bảo quản, bảo d-ỡng, sửa chữa các ph-ơng tiện kĩ thuật, áp dụng tiến bộ khoa học kĩ thuật và cơng nghệ mới trong hoạt động vủa xí nghiệp.
- Tổ chức cung ứng vật t- phục vụ sản xuất bên trong, quản lí hệ thống kho tàng, bảo tàng vật t-, xây dựng hệ thống định mức tiêu hao vật t-. Đề xuất các ph-ơng án củng cố mở rộng dịch vụ sửa chữa ơtơ.
Phịng kế tốn- thống kê- tài chính: gồm ba bộ phận:
- Bộ phận kế tốn: có nhiệm vụ ghi chép, tính tốn và phản ánh một cách chính xác, đầy đủ, kịp thời tình hình hoạt động của các loại tài sản, tiền vốn, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp. Qua đó kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, thu chi tài chính, kỉ luật thu nộp, thanh tốn nhằm bảo vệ tài sản xã hội chủ nghĩa. Cung cấp tài liệu phục vụ cho việc lập kế hoạch và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, phân tích hoạt động kinh tế ở xí nghiệp.
- Bộ phận thống kê: Căn cứ các chỉ tiêu kinh tế qua các cơng tác hạch tốn ban đầu ở các bộ phận, thu thập thơng tin kinh tế và tổng hợp, phân tích số liệu để tổng hợp và báo cáo thống kê tổng hợp.
- Bộ phận tài chính: lập kế hoạch tài chính, tổng kết và điều hành thực hiện kế hoạch tài chính. Tổ chức quản lí nguồn vốn và các nguồn thu chi, đảm bảo mọi yêu cầu sản xuất kinh doanh. Ngồi ra, bộ phận tài chính cịn có nhiệm vụ giúp Giám đốc tiến hành thực hiện các ph-ơng án sản xuất kinh doanh và các hợp đồng kinh tế một cách có hiệu quả nhất. Đảm bảo thực hiện chế độ chính sách và xây dựng các ph-ơng án giá thuộc phạm vi của xí nghiệp.
Bên cạnh đó, xí nghiệp cịn có các tổ chức khác nh-: Đảng uỷ xí nghiệp, cơng đồn, Đồn Thanh niên, Tự vệ, Nữ cơng… có vai trị phối hợp cho các hoạt động của xí nghiệp đ-ợc hồn chỉnh và hoàn thiện hơn.
1.3. Đặc điểm tổ chức sản xuất
Là một doanh nghiệp dịch vụ vận tải đ-ờng bộ, xí nghiệp có một hệ thống cung cấp dịch vụ t-ơng đối đơn giản, đa dạng. Xí nghiệp có 4 đội xe: Đội xe Ngô Quyền, Vạn Phúc, Nghĩa Đô, MIA. Mỗi đội xe có khoảng 30-40 xe và có
một đội tr-ởng. Mỗi đội xe đ-ợc chia thành các tổ xe, gồm khoảng từ 10-20 xe, và có một tổ tr-ởng.
Các đội xe chịu sự giám sát chặt chẽ của Ban Giám đốc, phòng kế hoạch, thực hiện các hợp đồng kinh tế mà xí nghiệp đã kí. Xí nghiệp tạo điều kiện cho các đội xe tự khai thác hợp đồng vận tải nh-ng d-ới sự giám sát của phòng kĩ thuật- điều vận. Nhờ việc trao quyền tự chủ cho các đội xe đã mang lại nguồn thu lớn cho xí nghiệp.
Hằng ngày, đội tr-ởng nhận báo cáo từ các tổ tr-ởng để báo cáo lên Giám đốc về tình hình quản lí tài sản và lao động, lái xe, tổ chức thực hiện kế hoạch vận tải chấp hành lệnh điều xe, theo dõi kiểm tra việc giám sát thi hành nhiệm vụ của lái xe, bảo đảm an toàn kĩ thuật của các xe.
Ngoài 4 đội xe trên, xí nghiệp cịn có hay x-ởng sửa chữa đặt tại 27 Lê Duẩn và Dịch Vọng. X-ởng sửa chữa, chuyên cung cấp dịch vụ cho các khách trong nội bộ ngành và khách có nhu cầu.
Đây là những nét chung nhất về xí nghiệp. Chính điều đó đã ảnh h-ởng không nhỏ đến kế hoạch ngân sách tại doanh nghiệp.