1. Nguyên nhân chủ quan
Tr-ớc những tồn tại tại xÝ nghiƯp, ng-êi viÕt ®· cố gắng tìm hiểu và nhËn thÊy do một số nguyên nhân sau. Các nguyên nhân đ-ợc sắp xÕp theo sù quan trọng giảm dần của nó.
1.1. V75 ch-a thùc sự thấy hết đ-ợc tầm quan trọng của công tác xây dựng ngân sách.
Đây có thể nói là nguyên nhân chủ yếu dẫn đến việc ngân sách đ-ợc thiết lập tại đây cịn nặng về hình thức. Chủ yếu xí nghiệp lập với mục đích báo cáo với Bộ chủ quản. Chính vì thế tiến độ xây dựng kế hoạch ngân sách rất chậm, th-ờng là đà sang đến q I năm sau mới hồn thành.
Xem xÐt mét sè chỉ tiêu của doanh nghiệp cho thấy, hầu nh- các chØ tiªu vỊ doanh thu và chi phí đều v-ợt kế hoạch đề ra, và kế hoạch doanh thu năm sau đ-ợc lập thấp hơn hẳn so với thực hiện của năm tr-ớc.
B¶ng 17: Một số chỉ tiêu chính trong BCKQKD qua các năm 2002 2003 2004 Kh Th h tkh Kh Th h tkh Kh Th h tkh Tỉng doanh thu thn 9637614857 10153655001 5.4% 9616612000 10269799000 6.8% 9729717000 11124956600 1 4.3% Tæng chi phÝ 9524148000 10057155001 5.6% 9576195000 10221795000 6.7% 9520626000 11008837302 1 5.6% Lỵi tøc tr-íc th 113466857 96500000 -15.0% 40417000 48004000 18.8% 209091000 116119298 - 44.5%
Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh qua các năm tại xí nghiệp ơtơ V75
8500000000 9000000000 9500000000 10000000000 10500000000 11000000000 11500000000 ®ång KhThKhThKhTh 200220032004 Năm Biểu đồ 2: Kế hoạch và thực hiện Tổng doanh thu thuần qua các năm
Tỉng doanh thu thn
Đây chính lµ minh chøng cho viƯc thiết lập kế hoạch nặng vỊ tÝnh h×nh thức. Ngun nhân dẫn đến tình trạng này, ngồi việc ph-ơng tiện vận tải của xí nghiệp khơng đ-ợc đổi mới, phải chăng cịn do việc trình duyệt lên Bộ đà khiến họ mong muốn đạt đ-ợc thành tích, nên đà thiết lập dự báo ngân sách năm sau thấp hơn hẳn năm tr-ớc, để ln hồn thành kế hoạch đề ra?
Thùc sù vai trß cđa kÕ hoạch ngân sách đối với doanh nghiệp là rất lớn. Bởi vì doanh nghiệp ln bị động với những kế hoạch vận chuyển của trên giao. Nếu ngân sách đ-ợc thiết lập một cách đầy đủ và hệ thống thì cơng việc sẽ giảm nhẹ rất nhiều.
Ngân sách đ-ợc lập không phải với ý nghĩa thực sự của nó là hỗ trợ doanh nghiệp trong q trình quản lí dẫn đến các báo cáo ngân sách đ-ợc trình bày cịn thiếu và ch-a chi tiết. Khi đ-ợc hỏi đến công tác kế hoạch, mọi ng-ời ở đây
®Ịu khơng mấy thiện cảm vì họ vẫn cho đó là mét viƯc lµm tèn nhiỊu thêi gian, và chỉ dùng để báo cáo với Bộ chủ quản. Kế hoạch ngân sách đ-ợc hiểu nhầm là viƯc qu¶n lÝ ngân sách nhà n-ớc cấp. Họ vẫn đang làm kế hoạch ngân sách nh-ng lại khơng biết là mình đang làm.
ChÝnh v× ch-a thấy hết đ-ợc vai trò của kế hoạch ngân sách mà công tác kiểm sốt ngân sách gần nh- khơng đ-ợc tiến hành. Ngay từ lúc xây dựng các nhà hoạch định ngân sách đà ch-a quan tâm đến vấn đề kiểm soát ngân sách nên mới xây dựng ngân sách với kì ngân sách cho cả năm dài. Kì ngân sách kéo dài nh- vậy khơng phản ánh đ-ợc t×nh h×nh cđa doanh nghiƯp, v× thÕ nÕu cã tiÕn hành kiểm sốt cũng khơng có ý nghĩa. Kiểm sốt ngân sách chỉ đ-ợc tiến hµnh khi cã chỉ thị trên giao, nh-ng th-ờng thì chỉ là việc đánh giá hồn thành kế ho¹ch.
Các chỉ tiêu sau đ-ợc trích từ trong báo cáo tổng kết thi đua năm 2004:
- Sản l-ợng vận tải; 1.630.553 km t 105.19% kế hoạch
- Sản l-ng sa chữa- bảo d-ỡng: 957.8 BD II đạt 91% kÕ ho¹ch
- Tổng doanh thu: 10.130.000.000 đạt 104.6% kế hoạch
- Tỉng q l-¬ng thùc hiện: 2.496.000.000 đạt 104% kế hoạch
- Nộp ngân sách: 273.700.000 đạt 101% kÕ ho¹ch
- LÃi: 150.000.000 đạt 118% kế hoạch
- Lao động bình quân thực hiện: 154 ng-ời đạt 81.05% kế hoạch
Các chỉ tiêu đ-ợc sử dụng để so sánh nh-ng khơng việc giải thích những con số tăng giảm còn chung chung. Kinh nghiệm thu đ-ợc từ việc đánh giá còn ch-a nhiều.
1.2. Các ph-ơng tiện kĩ thuật và ph-ơng pháp dùng cho việc lập kế hoạch còn thiếu, khơng đồng bộ và cịn nhiều bất cËp. thiếu, khơng đồng bộ và cịn nhiều bất cËp.
ViÖc lËp kế hoạch đòi hỏi phải đầy đủ thông tin và những ph-ơng tiện có liên quan nh- mẫu kế hoạch, mẫu báo cáo, ph-ơng pháp tính tốnTuy nhiªn, hiƯn nay, t¹i xÝ nghiƯp, các máy móc thiết bị hầu nh- đà đ-ợc sử dơng trªn 10 năm nên rất hay hỏng và chậm chạp. Các thiết bị dùng cho việc thu thập thông
tin, tăng sự trao đổi giữa các nhân viên trong cơ quan: m¹ng néi bé, Internet… tuy đà đ-ợc thiết lập nh-ng hiện nay khơng sử dụng đ-ợc. Vì thế việc chuẩn bị thông tin cho công tác xây dựng ngân sách đ-ợc tiến hành chủ yếu bằng văn bản đà làm cho công tác xây dựng ngân sách vốn không phải một sớm một chiều trở nên nặng nề hơn.
Mẫu ngân sách của xí nghiệp phải đ-ợc thiết lập rất chi tiết để đảm bảo tính riêng đ-ợc phần cơng ích và kinh doanh. Mặc dù công tác này hiện nay đà xí nghiệp đà làm khá tốt nh-ng những biểu mẫu còn ch-a đ-ợc gọn nhĐ, tiƯn lỵi nên công việc điền biểu mẫu đà làm các cán bộ nhân viên khá là vất vả.
Xí nghiệp cũng khơng áp dụng mơ hình xây dựng kế hoạch ngân sách trong viÖc thiÕt lËp các báo cáo ngân sách nh- c¸c doanh nghiƯp kh¸c vì thế các báo cáo ngân sách chỉ đ-ợc thiết lập ở dạng sơ l-ợc, khơng có báo c¸o l-u chun tiền tệ dự báo và bảng cân đối kế toán dự báo.
Ph-ơng pháp dùng để tính tốn doanh thu là hợp lí nh-ng chỉ tiêu bình qn vận tải không dựa trên cơ sở thực tế và không đ-ợc thut minh cơ thĨ trong kÕ hoạch. Hầu hết các chỉ tiêu dự tính đều đ-ợc thiết lập trên cơ sở năng lực hiện tại đà làm cho ngân sách khơng có những b-ớc đột phá và cơ së cho nh÷ng kÕ hoạch hành động phát huy -u thế của nó.
1.3. Các phịng ban kiêm nhiệm quá nhiều chức năng.
§iỊu dƠ nhËn thÊy là các phòng ban tại xÝ nghiƯp cã rÊt nhiỊu chức năng khác nhau, nh-ng cán bộ hoạt động thì rất ít. Phịng kế hoạch điều vận có 4 ng-ời, phịng Kế tốn-thống kê- tài chính có 4 ng-ời…thay nhau lµm rÊt nhiều các cơng việc khác nhau. Vì thế th-ờng thì những bản kế hoạch ngân sách đ-ợc giao cho một ai đó trong phịng phụ trách nên chắc rằng khơng tránh khỏi những ý kiến chủ quan. Kế hoạch ngân sách không thể hiện đ-ợc đúng yêu cầu của nó là tăng sự tham gia của mọi ng-ời. Vì chính hä míi lµ ng-êi trùc tiÕp chi vµ thu những ngân sách đó. Đây cũng là nguyên nhân khiến họ không hiểu hÕt vÒ kÕ hoạch ngân sách, làm cho kế hoạch ngân sách thực sự xa lạ với phần lớn nhân viên ở đây.
Ngân sách là vấn đề liên quan đến mọi mặt cđa doanh nghiƯp nªn sù phèi hợp giữa các phịng ban là cần thiết. Tuy nhiên, sự trao đổi giữa các phịng ban trong cơng ty đ-ợc thực hiện qua Ban kế hoạch vào cuối quí III, đà làm cho c«ng viƯc dù tốn trở nên cập dập nếu cần chỉnh sửa. Bản ngân sách bị mất đi sự chuẩn bị chu đáo…
1.4. Cán bộ cịn ch-a đ-ợc trang bị về chun mơn nghiệp vụ kế hoạch ngân sách
Bên cạnh việc xí nghiệp cịn ch-a đánh giá hết tầm quan trọng của kế hoạch ngân sách thì việc cán bộ không quan tâm và không đ-ợc đầu t- để nâng cao trình độ lập kế hoạch cũng là điều dễ hiểu. Việc lập kế hoạch phải cần có một sự đầu t- đúng mức. Bao gồm khả năng thu thập thơng tin từ các c¬ quan chÝnh phđ trong việc tiến hành các hội nghÞ quan träng; dù tÝnh đ-ợc doanh thu của xí nghiệp; khả năng dự toán những thay đổi bởi những tác động bên ngoài đến vic thit lp cỏc k hoch v đặc biệt là khả năng kiểm soát những chênh lệch để đảm bảo đúng kế hoạch. Cán bộ kế hoạch phải là ng-ời am hiểu về mọi vấn đề. Tuy nhiên, hiện tại xí nghiệp ch-a thực sự có đ-ợc những cán bộ đ-ợc trang bị đầy đủ về cơng tác hoạch định ngân sách nói riêng và quản lí ngân sách nói chung.
Ngồi những ngun nhân chủ quan trên, những nguyên nhân khách quan cũng ảnh h-ởng không nhỏ đến những tồn tại của công tác hoạch định ngân sách t¹i xÝ nghiƯp
2. Nguyên nhân khách quan
2.1. Chính sách của nhà n-ớc về doanh nghiệp cơng ích cịn nhiều bất cập
Cã mét thùc tÕ r»ng, nh÷ng qui định của nhà n-ớc về các doanh nghiệp hoạt động cơng ích ln ln thay đổi. Nhà n-ớc mới có duy nhất một văn bản( NĐ 56) có ghi rõ những qui định riêng về doanh nghiệp nhà n-ớc hoạt động cơng ích, nh-ng đến nay đà bị thay đổi bởi nghị định 199/TTCP. Và sắp tới sẽ không cịn tồn tại hình thức doanh nghiệp cơng ích, mà chỉ có doanh nghiệp cung cấp dịch vụ cơng ích. Những qui định đó đà cản trở rất lớn đến quá trình phát triển của xí nghiệp. Doanh nghiệp khơng thể xây dựng những định h-ớng lâu dài nếu
nh- doanh nghiệp ln ln bị thay đổi nh- vậy. Chính vì thế hệ thống kế hoạch nói chung và kế hoạch ngân sách nói riêng khơng có đ-ợc một mục tiêu lâu dài và rõ ràng để dựa vào đó xây dựng những chỉ tiêu thể hiện đúng năng lực của xí nghiệp. Kế hoạch ngân s¸ch ë xÝ nghiƯp chØ thĨ hiƯn cho nh÷ng kÕ hoạch tác nghiệp chứ không thể hiện những kế hoạch mang ý nghĩa chiến l-ỵc.
ViƯc tån t¹i mét doanh nghiƯp võa kinh doanh, vừa hoạt động c«ng Ých kh«ng những làm cho q trình thiÕt kÕ c¸c biĨu mÉu ngân sách khó khn, không gọn nh, mà cũn làm cho hai hoạt động này không tránh khỏi chång chÐo. Víi nh÷ng con số doanh thu cơng ích trên 70% đà làm cho kế hoạch ngân sách mất đi tính linh hoạt của nó, buộc các nhà hoạt động phải làm sao cân đối đ-ợc hai nguồn thu kinh doanh và cơng ích nµy.
Doanh nghiƯp cịng chịu sự quản lí của Bộ Ngoại giao. Bên cạnh những thế mạnh do viƯc n»m trong Bé th× doanh nghiệp cũng gặp những khó khăn trong việc không chủ động đ-ợc kế hoạch đầu t-, đổi mới xe lễ tân nhà n-ớc, giá cả cung cÊp dÞch vơ.
2.2. Cơ chế phối hợp thông tin giữa Nhà n-ớc và xí nghiệp cịn ch-a sâu sát.
Cµng ngµy chóng ta càng nhận ra vai trị to lín cđa th«ng tin đối với hoạt ®éng cđa cđa doanh nghiƯp. Tuy nhiên, nhìn một cách tỉng thĨ hƯ thèng cung cÊp th«ng tin cđa chóng ta cßn ch-a đồng bộ và thiếu kinh nghiÖm. XÝ nghiÖp ôtô V75 là một doanh nghiệp chịu sự biến động rất lớn từ giá nhiên liệu và mối quan hệ ngoại giao của đất n-ớc nh-ng thơng tin đ-ợc đ-a đến xí nghiệp th-ờng rÊt chËm ch¹p. Bên cạnh việc xí nghiệp ch-a thùc sù chđ ®éng trong viƯc t×m kiếm thơng tin thì việc phối hợp thơng tin giữa các Nhà n-ớc với đơn vị còn ch-a sâu sát. Điều này làm cho việc xây dựng các kế hoạch còn ch-a với thực tế và bị động. Ph-ơng tiện để cung cấp thông tin phục vụ nền kinh tế giá cả còn quá cao. Riêng những chi phí về điện thoại hàng năm đà chiếm tỉ trọng khá lớn trong tổng chi phÝ cđa doanh nghiƯp…
Trên đây là những nét chung nhất về xí nghiệp, thực trạng và nguyên nhân của những tồn tại trong cơng tác xây dựng kế hoạch ngân sách tại xí nghiƯp «t«
V75. Phần tiếp theo và cũng là phần cuối cùng của bài viết sẽ đề ra một số giải pháp để hoàn thiện cơng việc hoạch định ngân sách tại xí nghiệp.
Ch-¬ng III
Một số giải pháp hồn thiện cơng tác lập và kiểm
soát thực hiện kế hoạch ngân sách tại
XÝ nghiƯp «t« V75
I. Mục tiêu và định h-ớng hồn thiện
1. Mơc tiªu.
Những giải pháp đ-ợc đ-a ra trong ch-ơng này sẽ nhằm mục tiêu hoµn thiƯn kÕ hoạch ngân sách năm 2005 và mục tiêu chính là nâng cao chất l-ợng công tác hoạch định ngân sách. Làm sao để ngân sách không chỉ là việc cụ thể hoá những kế hoạch kinh doanh mà cịn là cơng cụ quản lí thực sự h÷u Ých víi xÝ nghiƯp.
2. Định h-ớng hoàn thiện
Ngân sách cđa doanh nghiƯp trong c¸c năm tiếp theo xí nghiệp cần phải hoàn thiện theo các định h-ớng sau:
• Coi trọng cơng tác xây dựng và kiểm soát thực hiện kế hoạch ngân sách.
ã Tăng c-ờng chất l-ợng của việc thu thập thông tin để phơc vơ cho viƯc lËp kế hoạch
ã Xây dựng đầy đủ và chi tiết các kế hoạch ngân sách theo thời kì ngân sách ngắn hơn.
• Thực hiện việc kiểm soát ngân sách để tạo điều kiện cho việc dự báo ngân sách kì kế hoạch tiếp theo.
II. Giải pháp hồn thiện
1. Về cơng tác xây dựng kế hoạch ngân sách
1.1. Giải pháp về mặt kĩ thuật
Để có thể hỗ trợ tốt cho cơng tác lập kế hoạch địi hỏi xÝ nghiƯp ph¶i:
Thø nhất, đổi mới và nâng cấp thiết bị máy móc phục vụ công việc hàng ngày và thu thập thơng tin. Máy móc xí nghiệp đà sử dụng trên 10 năm nªn hay
hỏng hóc, nên đ-ợc đầu t- đổi mới. Đồng thời thiết lập lại hệ thống thơng tin nội bé cịng nh- hệ thống mạng Internet. Điều này sẽ giúp quá trình thu thËp, trao đổi thơng tin diễn ra nhanh chóng và thuận lợi hơn, tạo điều kiện cho q trình thu thập thơng tin để xây dùng kế hoạch .
Thứ hai, thiết lập các biu mẫu thèng nhÊt cho viƯc lập các ngân sách, kiểm tra ngân sách. Những biểu mẫu này sẽ bao gồm những chỉ tiêu mà doanh nghiệp hay gặp phải và tổ chức thu thập thông tin thực tế từ những số liệu kế toán trong quá khứ làm cơ sở cho những dự báo trong t-ơng lai. Xí nghiệp cũng nên xây dựng đầy đủ các báo cáo ngân sách: bảng cân đối kế toán dự báo và báo c¸o l-u chun tiỊn tệ. Các kế hoạch ngân sách nên đ-ợc chia thành các kì ngân sách ngắn hơn: có thể theo q hoặc theo tháng.
Thứ ba, ph-ơng pháp dùng để dự báo cần phải rõ ràng và thích hợp. Thực tế đà chứng minh rằng ph-ơng pháp dự báo rất quan trọng. Lựa chọn đ-ợc ph-ơng pháp thích hợp sẽ tăng độ chính xác của những dự báo và giảm nhẹ rất nhiỊu viƯc chØnh sưa khi kiểm sốt sau này. Nếu hệ thống thơng tin thu thËp tèt th× xÝ nghiệp nên lập kế hoạch vận tải dựa trên những thông tin về các hội nghị phục vụ để từ đó thiết lập ngân sách cho thích hợp. Để làm đ-ợc điều này xí nghiệp nªn tỉ chøc mét bé phận chun thu thập thơng tin và có kế hoạch tr-ớc đó càng sớm càng tốt. Các dự tốn ngân sách chi phí nhìn chung tại xí nghiệp đều hợp lí, tuy nhiên để nâng cao hoạt động của xí nghiệp thì những dự báo này phải thể hiện đ-ợc việc khuyến khích, hỗ trợ tăng sản l-ợng vận tải, tăng doanh thu.