II. Giải pháp hoàn thiện
1. Về công tác xây dựng kế hoạch ngân sách
1.1. Giải pháp về mặt kĩ thuật
Để có thể hỗ trợ tốt cho cơng tác lập kế hoạch địi hỏi xÝ nghiƯp ph¶i:
Thø nhất, đổi mới và nâng cấp thiết bị máy móc phục vụ công việc hàng ngày và thu thập thông tin. Máy móc xí nghiệp đà sử dụng trên 10 năm nªn hay
hỏng hóc, nên đ-ợc đầu t- đổi mới. Đồng thời thiết lập lại hệ thống thông tin nội bé còng nh- hệ thống mạng Internet. Điều này sẽ giúp quá trình thu thËp, trao đổi thơng tin diễn ra nhanh chóng và thuận lợi hơn, tạo điều kiện cho quá trình thu thập thơng tin để xây dùng kÕ ho¹ch .
Thø hai, thiÕt lËp c¸c biĨu mÉu thèng nhÊt cho viƯc lập các ngân sách, kiểm tra ngân sách. Những biểu mẫu này sẽ bao gồm những chỉ tiêu mà doanh nghiệp hay gặp phải và tổ chức thu thập thơng tin thực tế từ những số liệu kế tốn trong quá khứ làm cơ sở cho những dự báo trong t-ơng lai. Xí nghiệp cũng nên xây dựng đầy đủ các báo cáo ngân sách: bảng cân đối kế toán dự báo và báo c¸o l-u chun tiỊn tệ. Các kế hoạch ngân sách nên đ-ợc chia thành các kì ngân sách ngắn hơn: có thể theo q hoặc theo tháng.
Thứ ba, ph-ơng pháp dùng để dự báo cần phải rõ ràng và thích hợp. Thực tế đà chứng minh rằng ph-ơng pháp dự báo rất quan trọng. Lựa chọn đ-ợc ph-ơng pháp thích hợp sẽ tăng độ chính xác của những dự báo và giảm nhẹ rất nhiỊu viƯc chØnh sưa khi kiểm sốt sau này. Nếu hệ thống thơng tin thu thËp tèt th× xÝ nghiệp nên lập kế hoạch vận tải dựa trên những thông tin về các hội nghị phục vụ để từ đó thiết lập ngân sách cho thích hợp. Để làm đ-ợc điều này xí nghiệp nªn tỉ chøc mét bé phận chun thu thập thơng tin và có kế hoạch tr-ớc đó càng sớm càng tốt. Các dự tốn ngân sách chi phí nhìn chung tại xí nghiệp đều hợp lí, tuy nhiên để nâng cao hoạt động của xí nghiệp thì những dự báo này phải thể hiện đ-ợc việc khuyến khích, hỗ trợ tăng sản l-ợng vận tải, tăng doanh thu.
Thø t-, xÝ nghiƯp nªn sư dơng mơ hình để dự báo cho những báo cáo ngân sách. Mơ hình sẽ giảm nhẹ đáng kể việc tính tốn và cho kết quả kh¸ chÝnh x¸c. ViƯc xây dựng mơ hình sẽ gióp Ých rÊt nhiỊu cho xÝ nghiÖp khi xÝ nghiƯp tiến hành kiểm sốt và xây dựng ngân sách cho các kì tiếp theo. Báo cáo ngân sách sẽ đ-ợc đầy đủ và chi tiết hơn chứ không chỉ bao gồm những chỉ tiêu đơn giản nh- tr-ớc nữa, mà việc xây dựng cũng khơng tèn qu¸ nhiỊu thêi gian.
1.2. Giải pháp về mặt tổ chức
Cần phải tổ chức tốt công tác xây dựng kế hoạch ngân sách. Bởi v× xÝ nghiƯp có nhiều phịng ban và kiêm nhiệm nhiều chức năng mà công tác xây dựng kế hoạch cần sù tham gia cña mäi ng-ời. Công tác kế hoạch ngân sách không phải công việc của riêng một phòng ban nào. Và hầu nh- các kế hoạch
kh¸c nhau đều bắt đầu từ việc xác định kế hoạch vận tải. Vì thế, việc dự tính sản l-ợng vận tải phải chính xác ngay từ đầu để làm cơ sở cho các bản kế hoạch ngân sách sau đó. Những cán bộ trong quá trình xây dựng kế hoạch sản l-ợng vận tải phải hồn thành việc dự tốn một cách nhanh nhÊt cho viƯc thùc hiƯn dù tính những kế hoạch khác đảm bảo đúng tiến độ. Cần phải tạo một cơ chế hợp lí ®Ĩ mäi ng-êi cùng tham gia vào quá trình xây dựng kế hoạch. Và thật sự cần thiÕt nÕu c«ng ty có những kế hoạch dài hạn hơn, những chiến l-ợc cho mét t-¬ng lai khi doanh nghiƯp c«ng ích bị xố bỏ. Với những ph-ơng tiện cao, những mác xe chất l-ợng và đặc biệt là th-ơng hiệu Chính phủ, thực sự V75 có thể làm đ-ợc nhiều điều hơn bây giờ. Tổ chức một định h-ớng có những đột phá không phải là không làm đúng theo qui định của Nhà n-ớc mà lµ cïng víi Nhµ n-íc phát triển để thể hiện năng lực thực sự của mét doanh nghiƯp Nhµ n-íc. Việc có đ-ợc những tổ chức về mặt định h-ớng là yếu tố làm cho các bản ngân sách thực sự phát huy vai trị của nó và thể hiện đ-ợc đầy đủ những gì mà ng-ời xây dựng muốn với đứa con đẻ của m×nh.
XÝ nghiƯp cịng nên có một Ban ngân sách riêng. Bởi việc hoạch định ngân sách không chỉ dừng lại ở việc xây dựng và phê duyệt tại Ban kế hoạch vào mỗi kì kế hoạch mà phải tiến hành kiểm sốt hàng kì hành động ngân sách. Nên việc có một Ban ngân sách để xem xét việc báo cáo các sai lệch cũng nh- các ph-ơng án điều chỉnh của các cán bộ phòng ban một cách thống nhất và đảm bảo đúng định h-ớng. Khi xí nghiệp đà tiến hành kiểm sốt và đà có kinh nghiệm thì Ban khơng cần làm việc th-ờng xuyên nh- lúc đầu. Lúc này các cán bộ phòng ban đà cã nhiỊu kinh nghiƯm vµ khơng cần thiết phải trình tất cả các báo cáo lªn cÊp trªn nh- tr-ớc nữa.
1.3. Giải pháp về mặt năng lực
Bên cạnh đó xí nghiệp cũng nên bồi d-ỡng chun môn về hoạch định ngân sách cho các cán bộ xây dựng kế hoạch. Phải làm thế nào để mọi ng-ời có con mắt khác hẳn về hoạch định ngân sách. Họ khơng cịn nghĩ lập ngân sách chỉ là để đối phó mà quan trọng hơn là họ đang làm cho chính sự phát triĨn cđa doanh nghiƯp vµ đồng l-ơng của mình. Để làm đ-ợc điều này cơng ty có thể áp dụng
một số giải pháp nh-: thực hiện đào tạo định kì về nghiệp vụ nhằm củng cố trình độ chun mơn, hoặc khuyến khích nhân viên tham gia các khố học cơng tác kế hoạch trong các doanh nghiệp tại các tr-ờng đại học lín trong vµ ngoµi n-íc; tỉ chức cập nhật những thông tin mới, những qui định mới để làm cơ sở cho viƯc ho¹ch định; cơng ty cũng có thĨ chó träng ®Õn viƯc đánh giá trình độ và chất l-ợng của từng nhân viên, trên cơ sở đó bố trí đúng ng-ời đúng viƯc…
2. §Ị xt tiÕn hành kiểm sốt thực hiện ngân sách
Đây chính là giải pháp quan trọng để làm cho kế hoạch ngân sách tại xí nghiệp đ-ợc xây dựng có ý nghĩa hơn. Thơng quan kiểm sốt, ngân sách sẽ dần dần bộc lộ những -u và khuyết điểm của mình để từ đó có những điều chỉnh hợp lí giúp tăng c-ờng quản lí trong xí nghiệp.
Để minh hoạ những công việc cần phải thiết lập, ng-ời viết xin phép đ-ợc tiến hành kiểm soát ngân sách cho Quí I, 2005, trên cơ sở kế hoạch ngân sách đ-ợc trình bày trong ch-ơng II.
Cơng việc kiểm sốt sẽ đ-ợc bắt đầu bằng việc kiểm soát các báo cáo ngân sách bởi vì đây là kết quả cho biết một cách tổng thể của doanh nghiệp và từ đó có thể tìm ra đ-ợc ngun nhân qua việc thực hiện kiểm tra các ngân sách khác.
B¶ng 18: Báo cáo kết quả kinh doanh QI/2005
ChØ tiªu
KÕ ho¹ch Thùc hiƯn Th/kh
1. Doanh thu bán hàng và cung cÊp dÞch vơ 2342676560 2419277997 1.033
2. Giá vốn hàng bán 2083411032 2659848883 1.277 3. Lỵi nhn gép 185140528 -240570886 -1.299 4. Doanh thu hoạt động tài chính 25000000 20606027 0.824
5. Chi phÝ tµi chÝnh 1000000
6. Chi phí bán hàng 2925105
7. Chi phÝ qu¶n lÝ 278762000 311448165 1.117 8. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh -77546577 -531413024 6.853 9. Thu nhËp kh¸c 440000000 592857145 1.347
10. Chi phÝ kh¸c 250000000
11. Lợi nhuận khác 150000000 592857145 3.952 12. Tỉng lỵi nhn tr-íc th 72453423 61444121 0.848 13. Th thu nhËp doanh nghiƯp ph¶i nép 23185095 17204354 0.742 14. Lỵi nhn sau thuÕ
49268328 44239767 0.898
NhËn xÐt mét cách tổng quát phần lớn các con số thực hiện ®Ịu v-ỵt con sè dù toán trừ lợi nhuận. Doanh thu tăng nh-ng lợi nhuận lại giảm. Sự khơng hồn
thành kế hoạch về lợi nhuận đề ra đà làm cho lợi nhuận của toàn năm bị thay đổi đi rât nhiều( giả thiết kì tiếp theo diễn biến nh- kế hoạch) chỉ còn lại lợi nhuận là 126 triƯu thay v× 130 triƯu nh- kÕ hoạch đề ra (xem bảng d-ới)
Bảng 19:Báo cáo KQKD ®-ỵc lËp theo sè liƯu kiĨm tra ci Q I Báo cáo kết quả kinh doanh dù b¸o
1. DT bán hàng và CCDV 2419277997 2464776560 2493376560 2419676560 9720506240
2. Giá vốn hàng bán 2659848883 2263157837 2289418357 2221747017 9434172095 3. Lỵi nhuËn gép -240570886 201618723 203958203 197929543 286334145 4. Doanh thu hđ tài chính 20606027 1000000 0 10000000 31606027 5. Chi phÝ tµi chÝnh 1500000 1000000 1000000 3500000 6. Chi phí bán hàng 3450687 3490727 3387547 10328962 7. Chi phÝ qu¶n lÝ 311448165 257410000 253195000 263867000 1085920165 8. Lợi nhuận thuần từ HĐKD -531413024 -59741965 -53727525 -60325005 -781808955 9. Thu nhËp kh¸c 592857145 300000000 250000000 300000000 1442857145 10. Chi phÝ kh¸c 156000000 200000000 200000000 556000000 11. Lỵi nhn kh¸c 592857145 144000000 50000000 100000000 886857145 12. Tỉng lỵi nhn tr-íc thuÕ 61444121 84258035 -3727525 39674995 105048190 13. ThuÕ TN DN ph¶i nép 17204354 26962571 0 12695999 55670116
14. Lỵi nhuËn sau thuÕ 44239767 57295464 -3727525 26978997 125979511
Nguyên nhân gây ra hiện t-ợng này là do giá vốn hàng bán đà tăng đột biÕn 27% vµ chi phÝ quản lí cũng tăng:11.7%. Đây là những ng-ỡng rất đáng đ-ợc quan tâm. Vậy nguyên nhân gây ra tình trạng chi phí v-ợt quá này là do đâu?
Câu trả lời có thể có hai ph-ơng án: một là do chúng ta đà dự toán sai, hoặc chi tiêu quá đà.
Để tìm lời giải đáp này chúng ta phải lần l-ợt xem lại các chi phí từ chi phÝ nguyªn vËt liệu, đến chi phí quản lÝ. KÕ to¸n sÏ gióp chóng ta kim tra lại các con sè này. Và nguyên nhân đà đ-ợc tìm ra là do chúng ta đà khơng tính đến việc chi tiêu trong q này. Đó là do q I là q có Tết Âm lịch và những chi tiêu quản lí chung đà v-ợt quá ng-ỡng cho phép. Lỗi này thực sự thuộc về ng-ời dự tốn. Cần phải coi đó là kinh nghiệm cho các lần hoạch định sau. Để trong c¸c quÝ tiÕp theo của kì ngân sách khơng bị phá hỏng kế hoạch cần phải chi tiêu thật tiết kiệm thì mới có thể hồn thành kế hoạch ®Ị ra.
Sau ®ã chúng ta tiến hành kiểm sốt luồng tiền trong cơng ty đà đ-ợc l-u chuyển nh- thế nào bằng việc kiểm tra báo cáo l-u chun tiỊn tƯ dự báo:
Bảng 20: Báo cáo l-u chun tin t Q I/2005
Chỉ tiêu Kế hoạch Thực hiƯn th/kh
1. L-u chuyển từ hoạt động sản xuất kinh doanh
Lỵi nhn tríc th 72453423 61444121 0.848 KhÊu hao TSC§(KH) 400000000 1090843466 2.727 Thu nhập do đánh giá lại TS và chênh lệch tỉ gi¸ 500000 7636 0.015 LÃi lỗ trớc khi thay đổi trong TSLD và nợ ngắn hạn 1672953423 1152295223 0.689 Tăng các khoản phải thu 787068711 876710069 1.114
tăng các khoản phải trả 94373547 45854637 0.486
L-u chuyÓn tiền thuần từ hoạt động kinh doanh (L1) 791511165.1 2074859929 2.621
2. L-u chuyển tiền thuần từ hoạt ng đầu t-
Tin thu do bỏn ti sn c đinh (BTSCĐ) 500000000 183190000 0.366 Tiền mua tài sản cố định(MTSCĐ) 0
L-u chuyển tiền thuần từ hoạt động đầu t-(L2) 500000000 183190000 0.366
3. L-u chuyển tiền từ hoạt động tài chính
TiỊn thu tõ l·i tiỊn gưi(LTG) 20000000 33282033 1.664
L-u chuyển tiền thuần từ hoạt động tài chính(L3) 20000000 33282033 1.664
L-u chuyển tiền thuần trong kì(L) 1311511165 228398732
TiỊn tån đầu kì(Lk-1) 3027578752 3305471845 1.092 TiỊn tån ci k×(Lk) 4339089917 3533870577 0.814
Nh- vËy viƯc kh«ng hồn thành kế hoạch về lợi nhuận ở trên đà phần nào ảnh h-ởng đến kế hoạch l-u chun tiỊn tƯ. ở đây có rất nhiều chỉ tiêu không đ-ợc hoàn thành. Xem xÐt chóng ta thÊy mét sè kho¶n mơc thùc sự do lỗi dự tốn nh- trích khấu hao. Cịn các chỉ tiêu khác nh- thu nhập do đánh giá lại tài sản và chênh lệch tỉ giá, l-u chuyển tiền do bán TSCĐ cũng quá cao so víi thùc tÕ. Lỗi này ng-ời sử dụng mơ hình cần phải coi ®ã nh- lµ kinh nghiƯm ®Ĩ cã thĨ chỉnh sửa tiếp tục với các kì ngân sách sau.
Một số chỉ tiêu không đúng với kế hoạch nh- tăng các khoản phải thu, tăng các khoản phải trả là ngun nhân khơng thuộc lỗi do dự tốn tuy nhiên cần phải tiến hành điều chỉnh kịp thời bằng các hành động nh- thu hồi các khoản phải thu của khách hàng và đặc biệt là với cán bộ công nhân viên. Riêng các khoản phải trả không trả đ-ợc nh- đúng kế hoạch cần phải có ph-ơng ¸n ®Ĩ cã thĨ nhanh chóng trả cho họ khơng để tiền tiêu dùng q nhiều vào việc khác. ..
B¶ng 21: Bảng cân đối kế tốn kế hoạch và thực hiện q I/2005.
K× tr-íc KÕ ho¹ch Thùc hiƯn th/kh
A. Tài sản(TS)16206468562 17179993652 16596839702 0.966 1. Tài sản l-u động và đầu t- ngắn h¹n(TSLD) 4402094066 5775619184 5688405040 0.985
1.1. TiỊn (Ti) 3027578752 4339089917 3305471845 0.762 1.2. Các khoản phải thu(PT) 75973334 863042045 952683403 1.104 1.3. Hµng tån kho(tk) 1140492030 247855180 1045854342 4.220 1.4. Tài sản l-u động kh¸c(TSLDK) 158049950 325632041.8 384395450 1.180
2. Tài sản cố định và đầu t- dài hạn 11804374496 11404374468 10908434662 0.957
2.1. Tài sản cố định(TSCD) 11804374496 11404374468 10908434662 0.957 Nguyªn gia(NG) 41357799258 41357799258 40547155570 0.980 Giá trị hao mòn luỹ kế(HMLK) -29553424790 -29953424790 -29638720908 0.989
B.Nguån vèn(NV)16206468562 17179993652 16596842702 0.966 1. Nợ phải trả(NPT) 252811119 347184666 298668756 0.860 1.1. Nỵ ngắn hạn(NNH) 252811119 347184666 298665756 0.860 Các khoản phải trả(PTr) 252811119 347184666 0.000 2. Ngn vèn chđ së h÷u 15953657443 16832808986 15998173946 0.950 2.1.Nguån v«n - quÜ 15823763099 15873531427 15868101502 1.000 Vèn kinh doanh 16440020013 16440020013 16440020013 1.000
Quĩ đầu t- phát triển
Chênh lệch đánh giá lại tài sản và tỉ giá -718229275 -717729275 -717721639 1.000 Lỵi nhuËn ch-a chia 101972361 151240689 146212128 0.967 2.2.Nguån kinh phÝ quÜ kh¸c 129894344 959277559 130163444 0.136 QuÜ khen th-ëng phóc lỵi -10574905 818808310 -10305805 -0.013 Nguồn kinh phí đà hình thành Tscđ 140469249 140469249 140469249 1.000
Các chỉ tiêu trong các báo cáo ngân sách ở trên đà làm ảnh h-ởng rÊt lín ®Õn việc khơng hồn thành các chỉ tiêu trong báo cáo này. Tổng tài sản, nguồn vốn thực sự của xí nghiệp đến thời điểm này là thấp hơn so với kế hoạch đà đề ra vì thế cần phải xem xét các nguyên nhân để đề ra biện pháp điều chØnh kÞp thêi. Chóng ta sẽ không tiến hành kiểm soát các chỉ tiêu mà chỉ tìm ra những khác biệt cơ bản, những ng-ỡng đáng quan tâm để tiến hành phân tích, tìm ra ngun nhân sửa chữa.
ë bảng cân đối này chúng ta có thể nhìn rõ hơn những thay đổi do tăng các khoản phải thu và các khoản phải trả. Việc tiến hành phân tích các tỉ số tài chÝnh sÏ cho chóng ta những cái nhìn sâu sắc hơn.
Sau khi đà phân tích xong những nguyên nhân và tìm ra c¸c biƯn ph¸p ng-ời viết xin phép đ-ợc tiến hành lên kế hoạch cho các kì cịn lại. Bên cạnh những số liệu cần phải có kế hoạch hành động đi kèm. Bởi vì khơng thể vì khơng hồn thành kế hoạch trong q I mà chúng ta phải hạ thấp những chỉ tiêu chính để phá hỏng kế hoạch ban đầu, quan trọng là tìm ra các giải pháp đ thực hin làm sao cho t nhng ch tiêu đó cho kì ngân sách tiÕp theo.
VÝ dơ:
Kế hoạch hành động cho việc giảm chi phí quản lí và giảm các khoản phải thu, các khoản phải trả:
* Kế hoạch hành động cho việc giảm chi phí quản lí
*1: Mơc tiªu: Giảm chi phí quản lí trong các q cịn lại để bảo đảm ngân sách quản lí của tồn năm (1053234000 đồng)