2 .Qui trình xây dựng
2.1. Ngân sách cung cấp dịch vụ dự báo( ngân sách thu)
2.1.2 Ngân sách giá cung cấp dịch vụ
Giá tại xí nghiệp đ-ợc phân thành hai loại: Một loại do Bộ Ngoại giao phê duyệt và một bộ phận do doanh nghiệp tự quyết định. Phần phê duyệt là phần tính cho giá cung cấp dịch vụ cơng ích, giá này khơng tính thuế VAT. Phần cịn lại là phần giá giành cho việc kinh doanh. Cơng việc tính giá do phịng Kế tốn – thống kê- tài chính đảm nhận.
Với giá cung cấp dịch vụ cơng ích, giá cả đ-ợc tính theo ph-ơng pháp cộng tất cả các chi phí vào giá. Doanh nghiệp sau khi xác định đ-ợc giá thành sẽ trình với Bộ Ngoại giao phê duyệt. Sau đó mức giá này sẽ đ-ợc dùng cho việc tính doanh thu cung cấp dịch vụ cơng ích. Tuy nhiên, Bộ Ngoại giao khơng phê duyệt theo từng năm một mà th-ờng dùng mức giá này cho khoảng 2,3 năm. Nếu không đủ để bù đắp chi phí thì theo luật xí nghiệp sẽ đ-ợc nhận khoản bù đắp này và đ-ợc tính vào doanh thu cung cấp dịch vụ cơng ích.
Nếu mức giá là phù hợp, Bộ Ngoại giao sẽ không phải bù đắp cho doanh nghiệp. Doanh thu chỉ phải tính một lần và doanh nghiệp không cần phải báo cáo xin bù đắp.
Thứ hai, nếu mức giá không phù hợp Bộ Ngoại Giao sẽ phải xem xét để bù đắp và doanh nghiệp sẽ phải báo cáo phần phải bù đắp.
Điều đó cho thấy việc tính giá và phê duyệt giá nh- vậy th-ờng không phản ánh kịp thời diễn biến về chi phí trên thị tr-ờng. Nếu xí nghiệp cần phải bù đắp thì cũng gặp khơng ít khó khăn do qui trình xin bù đắp khá là phức tạp, mất nhiều thời gian, và thủ tục hành chính…
Về phía giá cả cung cấp dịch vụ kinh doanh: giá cả không phải là sự cộng tất cả chi phí vào giá. Nhìn chung so với các doanh nghiệp dịch vụ vận tải khác mức giá trung bình cho một km vận tải khơng phải là cao, nh-ng điều khác là xí nghiệp tính giá theo ngày doanh vận. Tức khách hàng phải trả c-ớc phí cho cả ngày doanh vận bình quân của mác xe đó cho dù họ có dùng ít hơn đi chăng nữa. Điều đó đã làm cho V75 có giá khá cao so với các doanh nghiệp khác, đặc biệt là các hãng taxi. Mức giá này đ-ợc tính riêng cho từng mác xe và theo đối t-ợng khách trong n-ớc hay quốc tế. Giá càng cao khi mác xe càng sang trọng.
Ph-ơng pháp tính giá cho hoạt động kinh doanh nh- vậy là phù hợp bởi doanh nghiệp khơng có ý định nhằm tới khách hàng có nhu cầu đơn giản là vận chuyển, mà là khách hàng có thu nhập cao, cần mác xe sang trọng. Giá cao không phải là vấn đề lớn đối với họ.
Riêng đối với giá cung cấp dịch vụ sửa chữa- bảo d-ỡng, xí nghiệp khơng phân biệt giá cơng ích và kinh doanh. Mức giá này là mức giá doanh nghiệp xác định trên cơ sở cộng tất cả các chi phí vào giá và mức giá trên thị tr-ờng. Trung bình một BD2 có giá là 1.100.000 đồng. Mức giá này nhìn chung là khơng cao so với các doanh nghiệp khác. Tuy nhiên, hiện nay tại xí nghiệp doanh thu từ hoạt động này có xu h-ớng giảm là do thiết bị dùng để kinh doanh đã cũ kĩ và lạc hậu so với các doanh nghiệp khác nh- Việt Nhật motor, hay các cơ sở t- nhân trên thị tr-ờng Hà Nội. Đặc biệt là do thị tr-ờng sửa chữa- bảo d-ỡng cũng có thay đổi lớn, theo h-ớng mua xe và sửa chữa theo hãng. Chính vì thế -u thế
cạnh tranh của V75 thực sự đã giảm, chỉ còn lại thị phần là phục vụ nhu cầu trong nội bộ ngành mà thơi.
Các chi phí gián tiếp đ-ợc phân bổ vào giá ln đ-ợc các nhà lập kế hoạch cố gắng phân bổ theo tỉ lệ doanh thu cơng ích so với doanh thu kinh doanh. Tỉ lệ này th-ờng là từ 70-80% với dịch vụ cơng ích và cịn lại là kinh doanh.
Tổng hợp tất cả những tính tốn ở trên, và xác định các doanh thu khác nh- cung cấp lao động và bán vật t- ( th-ờng đ-ợc xác định theo kinh nghiệm),doanh nghiệp xác định đ-ợc doanh thu từ cung cấp dịch vụ( Bảng 14)
**Nh- vậy, nhìn chung qui trình dự tốn ngân sách doanh thu cung cấp
dịch vụ là khoa học. Ngân sách đ-ợc bắt đầu với việc dự tính sản l-ợng vận tải, qua đó dự tính sản l-ợng sửa chữa- bảo d-ỡng, cuối cùng là doanh thu cung cấp lao động, doanh thu bán vật t-, và giá cung cấp dịch vụ. Tuy nhiên, gần nh- các con số đều dựa trên năng lực hiện có chứ khơng phải trên nhu cầu của khách hàng. Đây có phải chính là yếu kém của các doanh nghiệp nhà n-ớc, khi không thể khai thác hết tiềm năng của thị tr-ờng?
2.2. Ngân sách chi phí lao động
Xí nghiệp tính chi phí lao động từ việc xác định số lao động theo ph-ơng pháp định biên và định mức hao phí lao động cho một đơn vị vận tải.
Ph-ơng pháp định biên đ-ợc sử dụng cho việc dự tính lái xe kì kế hoạch: Ví dụ kế hoạch năm 2005:
Nlx = Ni*Akh Nlx : Số cơng nhân lái xe kì kế hoạch
Ni : Hệ số sử dụng lao động cho từng mác xe ( 88%) Akh: Số xe tham gia kì kế hoạch (124)
Nlx = 88% *124 = 109( ng-ời)
Ph-ơng pháp định mức hao phí lao động cho một đơn vị sản l-ợng đ-ợc sử dụng cho việc dự tính số cơng nhân sửa chữa –bảo d-ỡng kì kế hoạch:
N = (Dt * Ni) / Qt
N: Số công nhân cần thiết sửa chữa- bảo d-ỡng kì kế hoạch Dt: Định mức giờ cơng cho một cấp sửa chữa- bảo d-ỡng ( 1.055)
Ni: Số cấp sửa chữa- bảo d-ỡng ( 30)
Qt: Số giờ công làm việc của một công nhân/ năm(=22*8*12) N= (1.055*30)/22*8*12 = 15 ( ng-ời)
Số công nhân lao động phục vụ chung đ-ợc xác định theo kinh nghiệm của những nhà hoạch định ngân sách. Và số lao động cho tồn xí nghiệp là:
109 + 6 +15 = 130 ( ng-ời )
Sau đó trên cơ sở mức l-ơng của xí nghiệp, theo hệ số của từng lao động xác định đ-ợc tổng chi phí lao động cho kì kế hoạch. Sau đó chi phí lao động này cũng đ-ợc phân bổ theo tỉ lệ doanh thu cơng ích và doanh thu kinh doanh.
Nhìn chung ph-ơng pháp sử dụng là phù hợp. Tuy nhiên, xí nghiệp nên coi ngân sách tiền l-ơng nh- là một cách để khuyến khích tăng doanh thu. Việc có chế độ th-ởng theo l-ơng sẽ tăng khả năng tìm kiếm nhu cầu từ bên ngoài của các lái xe.