II. Giải pháp hoàn thiện
1. Về công tác xây dựng kế hoạch ngân sách
1.1. Giải pháp về mặt kĩ thuật
Để có thể hỗ trợ tốt cho cơng tác lập kế hoạch địi hỏi xí nghiệp phải:
Thứ nhất, đổi mới và nâng cấp thiết bị máy móc phục vụ công việc hàng ngày và thu thập thông tin. Máy móc xí nghiệp đã sử dụng trên 10 năm nên hay
hỏng hóc, nên đ-ợc đầu t- đổi mới. Đồng thời thiết lập lại hệ thống thông tin nội bộ cũng nh- hệ thống mạng Internet. Điều này sẽ giúp quá trình thu thập, trao đổi thơng tin diễn ra nhanh chóng và thuận lợi hơn, tạo điều kiện cho quá trình thu thập thông tin để xây dựng kế hoạch .
Thứ hai, thiết lập các biểu mẫu thống nhất cho việc lập các ngân sách, kiểm tra ngân sách. Những biểu mẫu này sẽ bao gồm những chỉ tiêu mà doanh nghiệp hay gặp phải và tổ chức thu thập thơng tin thực tế từ những số liệu kế tốn trong quá khứ làm cơ sở cho những dự báo trong t-ơng lai. Xí nghiệp cũng nên xây dựng đầy đủ các báo cáo ngân sách: bảng cân đối kế toán dự báo và báo cáo l-u chuyển tiền tệ. Các kế hoạch ngân sách nên đ-ợc chia thành các kì ngân sách ngắn hơn: có thể theo q hoặc theo tháng.
Thứ ba, ph-ơng pháp dùng để dự báo cần phải rõ ràng và thích hợp. Thực tế đã chứng minh rằng ph-ơng pháp dự báo rất quan trọng. Lựa chọn đ-ợc ph-ơng pháp thích hợp sẽ tăng độ chính xác của những dự báo và giảm nhẹ rất nhiều việc chỉnh sửa khi kiểm sốt sau này. Nếu hệ thống thơng tin thu thập tốt thì xí nghiệp nên lập kế hoạch vận tải dựa trên những thông tin về các hội nghị phục vụ để từ đó thiết lập ngân sách cho thích hợp. Để làm đ-ợc điều này xí nghiệp nên tổ chức một bộ phận chun thu thập thơng tin và có kế hoạch tr-ớc đó càng sớm càng tốt. Các dự tốn ngân sách chi phí nhìn chung tại xí nghiệp đều hợp lí, tuy nhiên để nâng cao hoạt động của xí nghiệp thì những dự báo này phải thể hiện đ-ợc việc khuyến khích, hỗ trợ tăng sản l-ợng vận tải, tăng doanh thu.
Thứ t-, xí nghiệp nên sử dụng mơ hình để dự báo cho những báo cáo ngân sách. Mơ hình sẽ giảm nhẹ đáng kể việc tính tốn và cho kết quả khá chính xác. Việc xây dựng mơ hình sẽ giúp ích rất nhiều cho xí nghiệp khi xí nghiệp tiến hành kiểm sốt và xây dựng ngân sách cho các kì tiếp theo. Báo cáo ngân sách sẽ đ-ợc đầy đủ và chi tiết hơn chứ không chỉ bao gồm những chỉ tiêu đơn giản nh- tr-ớc nữa, mà việc xây dựng cũng không tốn quá nhiều thời gian.
1.2. Giải pháp về mặt tổ chức
Cần phải tổ chức tốt công tác xây dựng kế hoạch ngân sách. Bởi vì xí nghiệp có nhiều phịng ban và kiêm nhiệm nhiều chức năng mà công tác xây dựng kế hoạch cần sự tham gia của mọi ng-ời. Công tác kế hoạch ngân sách không phải công việc của riêng một phòng ban nào. Và hầu nh- các kế hoạch
khác nhau đều bắt đầu từ việc xác định kế hoạch vận tải. Vì thế, việc dự tính sản l-ợng vận tải phải chính xác ngay từ đầu để làm cơ sở cho các bản kế hoạch ngân sách sau đó. Những cán bộ trong quá trình xây dựng kế hoạch sản l-ợng vận tải phải hồn thành việc dự tốn một cách nhanh nhất cho việc thực hiện dự tính những kế hoạch khác đảm bảo đúng tiến độ. Cần phải tạo một cơ chế hợp lí để mọi ng-ời cùng tham gia vào quá trình xây dựng kế hoạch. Và thật sự cần thiết nếu cơng ty có những kế hoạch dài hạn hơn, những chiến l-ợc cho một t-ơng lai khi doanh nghiệp cơng ích bị xố bỏ. Với những ph-ơng tiện cao, những mác xe chất l-ợng và đặc biệt là th-ơng hiệu Chính phủ, thực sự V75 có thể làm đ-ợc nhiều điều hơn bây giờ. Tổ chức một định h-ớng có những đột phá không phải là không làm đúng theo qui định của Nhà n-ớc mà là cùng với Nhà n-ớc phát triển để thể hiện năng lực thực sự của một doanh nghiệp Nhà n-ớc. Việc có đ-ợc những tổ chức về mặt định h-ớng là yếu tố làm cho các bản ngân sách thực sự phát huy vai trị của nó và thể hiện đ-ợc đầy đủ những gì mà ng-ời xây dựng muốn với đứa con đẻ của mình.
Xí nghiệp cũng nên có một Ban ngân sách riêng. Bởi việc hoạch định ngân sách không chỉ dừng lại ở việc xây dựng và phê duyệt tại Ban kế hoạch vào mỗi kì kế hoạch mà phải tiến hành kiểm sốt hàng kì hành động ngân sách. Nên việc có một Ban ngân sách để xem xét việc báo cáo các sai lệch cũng nh- các ph-ơng án điều chỉnh của các cán bộ phòng ban một cách thống nhất và đảm bảo đúng định h-ớng. Khi xí nghiệp đã tiến hành kiểm sốt và đã có kinh nghiệm thì Ban khơng cần làm việc th-ờng xuyên nh- lúc đầu. Lúc này các cán bộ phịng ban đã có nhiều kinh nghiệm và khơng cần thiết phải trình tất cả các báo cáo lên cấp trên nh- tr-ớc nữa.
1.3. Giải pháp về mặt năng lực
Bên cạnh đó xí nghiệp cũng nên bồi d-ỡng chun môn về hoạch định ngân sách cho các cán bộ xây dựng kế hoạch. Phải làm thế nào để mọi ng-ời có con mắt khác hẳn về hoạch định ngân sách. Họ khơng cịn nghĩ lập ngân sách chỉ là để đối phó mà quan trọng hơn là họ đang làm cho chính sự phát triển của doanh nghiệp và đồng l-ơng của mình. Để làm đ-ợc điều này cơng ty có thể áp dụng
một số giải pháp nh-: thực hiện đào tạo định kì về nghiệp vụ nhằm củng cố trình độ chun mơn, hoặc khuyến khích nhân viên tham gia các khố học cơng tác kế hoạch trong các doanh nghiệp tại các tr-ờng đại học lớn trong và ngoài n-ớc; tổ chức cập nhật những thông tin mới, những qui định mới để làm cơ sở cho việc hoạch định; cơng ty cũng có thể chú trọng đến việc đánh giá trình độ và chất l-ợng của từng nhân viên, trên cơ sở đó bố trí đúng ng-ời đúng việc…