3.1.2 .Dù to¸n doanh thu tõ cung cấp dịch vụ vận tải đ-ờng bộ
3.1.3. Ví dụ về một ngân sách cung cấp dịch vụ điển hình
Sau khi đà dự toán xong sản l-ợng vận tải, sản l-ợng sửa chữa- bảo d-ỡng, giá cả cung cấp dịch vụ và doanh thu từ các hoạt động dịch vụ khác, tổng hợp lại doanh nghiệp sẽ có đ-ợc ngân sách cung cấp dịch vụ:
B¶ng 3: VÝ dơ vỊ mét ngân sách cung cấp dịch vụ điển hình
Kho¶n mơc Số l-ợng Đơn giá Doanh thu
VËn t¶i 1000 km 7500 7500000
Sa chữa- bảo d-ỡng 100BD2 1000000 1000000000
Cung cÊp l¸i xe 5000000
Tæng 1012500000
Nguồn: Tác giả tập hợp
3.2. Ngân sách chi phí lao động
Ngân sách chi phí lao động bao gồm ngân sách chi phí lao động trực tiếp và ngân sách lao động gián tiếp.
Để xác định đ-ợc chi phí lao động, doanh nghiệp cần phải xác định đ-ợc số lao động kì kế hoạch, và mức tiền l-ơng ứng với từng loại lao động.
a. Phân loại lao động
Lao ®éng trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đ-ờng bộ đ-ợc chia thành: + Lao động là công nhân lái xe
+ Lao động là công nhân sửa chữa + Lao động để cho thuê
+ Lao ®éng phơc vơ chung
b. Ph-ơng pháp xác định
Tïy theo lo¹i hình và mục tiêu kinh doanh, doanh nghiƯp cã thĨ ¸p dơng c¸c ph-ơng pháp: ph-ơng pháp khối l-ợng cơng tác kì kế hoạch, hay ph-ơng pháp định mức tổng hao phÝ lao ®éng cho mét đơn vị sản phẩm vận tải, hay ph-ơng pháp định biên.
ë đây xin đ-ợc phép giới thiệu ph-ơng pháp định biên và ph-ơng pháp định mức hao phí lao động cho một đơn vị sản phẩm:
*Ph-ơng pháp tính số công nhân theo ph-ơng pháp định biên: C«ng thøc:
Nld = Ni x Akh
Trong ®ã:
Nld: Số cơng nhân lái xe kì kế ho¹ch.
Ni: HƯ sè sư dơng lao ®éng cho tõng m¸c xe. Akh: Sè xe tham gia kì kế hoạch.
Sử dụng ph-ơng pháp này có -u điểm là dễ tính tốn và đ-ợc xác định dựa trên kế hoạch sản l-ợng vận tải. Tuy nhiên, con số hệ số sử dụng lao động cho từng mác xe là con số cần đ-ợc xác định một cách chính xác.
*Ph-ơng pháp định mức hao phí lao động cho một đơn vị sản l-ợng vận tải: Công thức:
Nld = (Dt xNi)/Qt Trong ®ã:
Nld: Sè lao động cần thiết kì kế hoạch
Dt: Định mức giờ công cho một đơn vị sản l-ợng vận tải Qt: Số giờ công làm việc của một lao động trong một năm
Sau khi dù tính đ-ợc số lao động cho tồn kì kế hoạch, trªn cë së møc l-ơng mà doanh nghiệp dự tính chi trả cho từng lao động theo từng loại, tổng hợp lại sẽ thiết lập đ-ợc ngân sách chi phí lao động.
3.3. Các ngân sách khác và ph-ơng pháp dự toán
Các ngân sách khác ở đây bao gồm ngân sách chi phí nguyên vật liệu, ngân sách chi phí cung cấp dịch vụ, ngân sách chi phí quản lí…
3.3.1. Ph-ơng pháp dự tốn
Đây là những ngân sách mà doanh nghiƯp cã thĨ dự tính theo nhiu ph-ơng pháp khác nhau:
a. Ph-ơng pháp đầu ra/đầu vào
Trên cơ sở những gì tạo ra, doanh nghiệp phải xác định thực hiện nh- thÕ nµo, quyết định cần có những nguồn lực nào để thực hiện tạo ra đ-ợc những đầu ra đó.
Thơng th-ờng dễ mắc sai lầm là làm ng-ợc qui trình này
Ho¹ch định đúng cách
Hoạch định sai cách
b. Phương pháp Cộng vào kì trước
Ph-ơng pháp này xem xét việc chi tiêu của năm tr-ớc sau đó cộng vào theo mét tØ lƯ nµo đó. Tỉ lệ này đ-ợc tính tốn dựa trên những dự báo về tỉ lệ lạm phát hoặc tỉ lệ chịu sự thay đổi theo doanh thu trên cơ sở tính tốn các số liệu trong qu¸ khø. Đây là kết quả cần đạt ®-ỵc Đây là cách để thùc hiƯn Đây là nguồn lùc cÇn thiÕt Đây là cái ®ang cã Đây sẽ là những điều sẽ làm với những gì đang có Đây là kết quả đạt đ-ợc
VÝ dơ:B¶ng 4: VÝ dơ cho phương pháp Cng vo kỡ trc Dự toán chi tiêu
Chỉ tiêu Kì tr-ớc Thay đi Nm nay L-ơng 20000 6% 21200 Đin 15000 2% 15300 Điện thoại 10000 5% 10500 GiÊy 400 10% 440 T¹p chÝ 10 -2% 9.8 Bót, mùc 5 3% 5.15 Thuê thiết bị 500 -10% 450 Sưa ch÷a 250 -5% 237.5 …. … Tæng 46165 48142.4 5
Nguån: Ng-ời viết tự biên soạn
Nh-ợc điểm của ph-ơng pháp là các con số của kì tr-ớc có thể khơng chính xác. Hoặc có thể bỏ sót những chi phí tiỊm Èn.
Tuy nhiªn, đây vẫn là cách hoạch định đơn giản và thông dụng nhất do các nhân viên khơng muốn phức tạp hóa cơng việc của họ
c. Ph-ơng pháp zero
Ph-ơng pháp này là ph-ơng pháp dự tính chi phí trên cơ sở ®Ỉt nã víi sù thay đổi của doanh thu, giả thiết tất cả đều bắt đầu từ điểm ban đầu ( zero)
Ph-ơng pháp này địi hái ph¶i cã lÝ do cho mäi chi phÝ
Thích hợp nhất với những chi phí hỗ trợ và tồn quyền quyết định nh- chi phÝ tiÕp thÞ.
Ph-ơng pháp này có nhiều -u điểm nh-ng không đ-ợc áp dụng một cách rộng rÃi vì phải lên kế hoạch thật chi tiết nên công việc hơi nặng nề
3.3.2.1. Ngân sách chi phí nguyên vật liệu
Mục đích: Xác định chi phí nguyên vật liệu để xác định số l-ợng nguyªn vËt liƯu phơc vơ cho hoạt động dịch vụ
Nguyªn vËt liƯu phơc vơ cho hoạt động dịch vụ vËn t¶i bao gåm: +Nhiªn liƯu: xăng, dầu
+Săm lốp
+ VËt t- tỉng hỵp
Ngân sách này có thể xác định theo ph-ơng pháp cộng thêm vào kì tr-ớc, vì đây là những chi phí có thể xác định theo định mức tiêu hao nguyên vËt liƯu cđa tõng lo¹i xe và giá cả thị tr-ờng.
3.3.2.2. Ngân sách chi phí dịch vụ
Ngân sách chi phí dịch vụ là những chi phí liên quan đến việc đ-a sản phÈm dÞch vơ ra thÞ tr-ờng. Ngân sách này bao gồm:
+ Tiền chi trả cho các hợp đồng cung cÊp dÞch vơ + Chi phÝ vËn chun
+ Chi phí quảng cáo, tiếp thị
+ Chi phí cho các đại diện th-ơng mại + Chi phÝ kh¸c
Ngân sách chi phí dịch vụ th-ờng đ-ợc dự tốn theo ph-ơng pháp zero v× thùc tÕ những chi phí này do chÝnh nh÷ng ng-êi cung cÊp dịch vụ đề ra trong t-ơng lai, ít chịu ảnh h-ởng từ bên ngồi. Để thật chính xác trong dự tốn ngân sách này doanh nghiệp phải lên kế hoạch thật chi tiết chi phí cho từng hoạt động. 3.3.2.3. Ngân sách quản lí
Ngân sách quản lí xác định các chi phí quản lí và hnh chớnh cn thit đ quản lÝ mét doanh nghiệp dịch vụ vận tải
Ngân sách quản lí bao gồm:
+ Tiền l-ơng nhân viên hành chính và cán bộ quản lí +Chi phí đi cơng tác
+ Chi phí cho phịng cháy chữa cháy và bảo vệ + KhÊu hao thiÕt bÞ văn phịng
+ Khấu hao xe, ph-ơng tiện đi lại
+ Chi phí đào tạo, huấn luyện cán bé + Chi phÝ duy trì và dịch vụ vận tải
+ Thuế giá trị gia tăng đ-ợc đ-a vào giá cả cung cấp dịch vụ + C¸c chi phÝ kh¸c
Chi phí quản lí là chi phí đ-ợc coi là cố định có điều kiện, bởi vì chi phí này khơng thay đổi trong kì ngân sách mặc dù khối l-ợng cung cấp dịch vụ thay đổi. Trên thực tế, chi phí này thay đổi theo qui mơ hoạt ®éng kinh doanh cđa doanh nghiệp. Do đó phương pháp sử dụng thích hợp để dự toán là phương pháp cộng thêm vào kì trước
3.2.3.4. Ngân sách đầu t-
LËp ngân sách vốn đầu t- thùc chÊt lµ lËp kÕ hoạch và quản lí các hoạt động đầu t- dài hạn trong doanh nghiệp. Hay ngân sách đầu t- là một bản trình bày các kế hoạch gia tăng hay cắt giảm máy móc, thiết bị, các dạng tài sản cố định khác cđa doanh nghiƯp.
Chi phí dự tốn vốn đầu t- rất quan trọng đối víi t-¬ng lai cđa mét doanh nghiƯp. Chi phÝ nµy th-êng diƠn ra sím vµ nếu khơng đ-ợc kiểm sốt, nó có thể g©y ra hiƯu øng “domino” cho tÊt cả các cơng việc cịn lại. Doanh nghiệp có thể mất những khoản tiền mặt rÊt lín mµ lÏ ra cã thĨ gióp doanh nghiƯp trụ vững mà nguyên nhân chủ yếu là do mua sắm lÃng phí.
Các công ty th-ờng xây dựng những qui trình rất phức tạp và vßng vÌo trong viƯc xét duyệt vốn đầu t-. Để có đ-ợc một ngân sách đầu t- phê duyệt, các cán bộ xây dựng nên phải rất thận trọng. Tr-ớc tiên hÃy chứng minh bằng ngơn ngữ tài chính chi bao nhiêu vốn cho nó, sau đó chứng minh tính khả thi bằng các chỉ tiêu nh-: lợi nhuận trên vốn đầu t-, thời gian thu hồi vốn…, c¸c chỉ tiêu này phải tính đến giá trị t-ơng lai cuả tiền.
Đối với các doanh nghiệp cần nguồn vốn đầu t- từ cấp trên, ngân sách đầu t- lại càng quan trọng. Việc cấp trên có phê duyệt hay khơng phụ thuộc rất nhiều vào những luận chứng trong ngân sách đầu t-.
3.4 Dự báo các ngân sách tài chính.
Ngân sách tài chính bao gồm:
+ Ngân sách thu và chi ( Dự báo kÕt qu¶ kinh doanh) + Dù b¸o b¸o c¸o l-u chun tiỊn tƯ
+ Dự báo bảng cân đối kế tốn
3.4.1. C¸c kh¸i niƯm
3.4.1.1.Báo cáo kết quả kinh doanh dự báo
Báo cáo kết quả kinh doanh là một báo cáo tài chính phản ánh tóm l-ợc các khoản doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong mét thêi k× nhÊt định. Báo cáo kết quả kinh doanh cung cấp những thông tin tổng hợp về vốn, lao động, kĩ thuật và trình độ quản lí s¶n xt kinh doanh cđa doanh nghiƯp. Báo cáo kết quả kinh doanh bao gồm kết quả kinh doanh từ hoạt động kinh doanh, kÕt qu¶ kinh doanh từ hoạt động tài chính và kết quả từ các hoạt động kh¸c.
Trong b¸o cáo kết quả kinh doanh dù to¸n dù to¸n c¸c chỉ tiêu kế hoạch. Một phần lớn các chỉ tiêu này đ-ợc lấy từ các ngân sách cung cấp dịch vụ, ngân sách giá cung cấp dịch vụ, ngân sách chi phí cung cấp dịch vụ, ngân sách chi phí quản lÝ…
VÝ dơ
B¶ng 5: Báo cáo kết quả kinh doanh của Timberland. Đơn vị: Triệu $
ChØ tiªu 1992 1993
Doanh thu thuÇn 291.4 418.9
Giá vốn hàng bán 483.5 266.2
L·i gép 107.9 152.7
Chi phí bán hàng 57.1 82.6
Chi phÝ qu¶n lÝ 24.2 29
Khấu hao tài sản cố định vơ hình 0.7 0.8
Tỉng chi phí hoạt động 82.0 112.4
Lợi nhuận tr-ớc thuế và lÃi vay 25.9 40.3
Chi phÝ l·i vay 5.5 6.3
Chi phÝ kh¸c 1.3 0.0
Tỉng chi phÝ kh¸c 6.8 6.3
Lỵi nhn tr-íc thuÕ 19.1 34.0
ThuÕ thu nhËp c«ng ty 6.1 11.6
Lợi nhuận ròng 13.0 22.4
Nguồn: sách Phân tích quản trị tài chính “Ngun TÊn B×nh- NXB ĐHQG Thành phố Hồ Chí Minh.
Báo cáo l-u chuyển tiền tệ là một báo cáo tài chính phản ánh các khoản thu và chi tiền trong kì của doanh nghiệp theo từng hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu t-, hoạt động tài chính.
Mục đích cđa viƯc lËp b¸o c¸o là nhằm trình bày cho ng-êi sư dơng biÕt tiền tệ đ-ợc sinh ra: bằng cách nào và doanh nghiƯp ®· sư dơng chóng nh- thÕ nào trong kì báo cáo. Ng-êi sư dơng b¸o c¸o l-u chun tiỊn tƯ sÏ tiến hành phân tích, đánh giá và dự tốn các mặt chính sau:
Dự đốn l-ợng tiền mang lại từ hoạt động trong t-ơng lai của doanh nghiệp th«ng qua xem xÐt viƯc thu và chi tiền trong quá khứ.
Đánh giá khả năng thanh tốn của doanh nghiƯp
ChØ ra mèi quan hệ giữa lÃi, lỗ ròng và luồng tiền tệ bëi v× doanh nghiƯp sÏ khơng thu đ-ợc lợi nhuận nếu hoạt động kinh doanh cđa hä thiÕu tiỊn.
X¸c định những nhu cầu tài chính cần thiết trong t-ơng lai cña doanh nghiệp nh- nhu cầu đầu t- TSCĐ, đầu t- nghiên cứu sản phẩm mới, đánh giá khả năng sinh lợi.
Ví d:
Bảng 6: Báo cáo l-u chun tin tệ của cơng ty Timberland năm 1993( đơn vị:
triƯu$
I. L-u chuyển tiền tệ từ hoạt động kinh doanh
L·i rßng 22.4
ThuÕ thu nhËp -u ®·i chËm nép 1.5
Khấu hao tài sản cố định 10.3
Các khoản phải thu -39.5
Hàng hố tồn kho -41.6
Chi phÝ tr¶ tr-íc -3.2
Các khoản phải trả ng-êi b¸n 18.5
Chi phÝ ph¶i tr¶ 5.1
ThuÕ thu nhËp ph¶i trả -0.3
L-u chun tin t ròng từ hot động kinh doanh -26.8
Tăng trong tài sản cố ®Þnh -21.6
Tăng trong tài sản cố định khác -2.2
L-u chuyển tiền tệ ròng từ hoạt động kinh doanh 23.8
III. L-u chuyển tiền từ hoạt động tài chính
Các khoản vay ngẵn hạn 3.2
Các khoản vay dài hạn 50
Thanh toán nợ dài hạn đến hạn trả và các khoản cho thuê tài chính -2.6
Phát hành cổ phiếu th-ờng 1
Lỵi Ých tõ th do kÕ ho¹ch lùa chän cỉ phiÕu 1
Mua l¹i cỉ phiếu công ty -0.1
L-u chun tin t ròng từ hoạt động tài chính 52.5
¶nh h-ởng đến tồn quĩ tiền mặt từ sự thay đổi tỉ giá hối đối 0.1
Tỉng céng l-u chun tiỊn tƯ 2
Tồn quĩ tiền mặt đầu năm 1.2
Tồn quĩ tiền mặt cuối năm 3.2
Nguồn: sách Phân tích quản trị tài chính Ngun TÊn B×nh- NXB ĐHQG Thành phố Hồ Chí Minh.
3.4.1.3.Bảng cân đối kế toán dự toán
Bảng cân đối kế tốn là một báo cáo tài chính phản ¸nh mét c¸ch tỉng qu¸t tình hình tài sản của doanh nghiệp tại một thời điểm theo giá trị tài sản và nguồn hình thành tài sản. Về bản chất, bảng cân đối kế toán là một bảng cân đối tổng hợp giữa tài sản với vốn chủ sở hữu và công nợ phải trả.
Dự báo bảng cân đối kế toán là dự báo tình hình về tài sản và nguồn vốn cđa doanh nghiƯp. Dù b¸o dựa trên cơ sở bảng cân đối đầu kì kế hoạch và những thay đổi trong từng tài khoản của bảng cân đối. Để xác định những thay đổi trong các tài khoản của bảng cân đối thông th-ơngf ng-ời ta sử dụng các thơng tin tõ b¸o c¸o kÕt quả kinh doanh dự báo và báo cáo l-u chuyển tiỊn tƯ dự báo.
Bảng 7: Bng cõn i k tn ca cơng ty A năm 2002,2003
Tài sản 2002 2003 Nguån vèn 2002 2003
TiỊn mỈt 10 80 Các khoản phải trả 60 30
Các khoản phải thu 375 315 Các khoản phải nộp 140 130
Hµng tån kho 615 415 Nợ ngn hạn 110 60
Ti sn l-u động 1000 810 Tổng nợ ngắn hạn 310 220
Ti sn c định 1000 870 Vay dài hạn 754 580
Cỉ phiÕu -u tiªn 40 40
Cỉ phiÕu phỉ th«ng 130 130
Lợi nhuận để lại 766 710
Vèn chđ së h÷u 896 840
2000 1680 2000 1680
Nguồn: Giáo trình kế hoạch kinh doanh- Khoa KH & PT- tr-êng §HKTQDHN
3.4.2. Sử dụng mơ hình để dự báo
Mơ hình đ-ợc thiết lập để tiện cho việc xây dựng các ngân sách tài chính dự báo. Mỗi mét doanh nghiƯp t theo tình hình, đặc điểm của mình có thể xây dựng với những chỉ tiêu, biến số kh¸c nhau. C¸c b-íc tÝnh to¸n bao gåm:
- Dù b¸o doanh thu. Công việc này sẽ vÉn do ng-êi sư dơng mơ hình dự tốn nh- trong dự tốn ngân sách cung cấp dịch vụ
- Xác định các khoản mục trong các báo cáo năm tr-ớc thay ®ỉi theo doanh