3.1.2 .Dự toán doanh thu từ cung cấp dịch vụ vận tải đ-ờng bộ
3.3. Các ngân sách khác và ph-ơng pháp dự toán
Các ngân sách khác ở đây bao gồm ngân sách chi phí nguyên vật liệu, ngân sách chi phí cung cấp dịch vụ, ngân sách chi phí quản lí…
3.3.1. Ph-ơng pháp dự toán
Đây là những ngân sách mà doanh nghiệp có thể dự tính theo nhiều ph-ơng pháp khác nhau:
a. Ph-ơng pháp đầu ra/đầu vào
Trên cơ sở những gì tạo ra, doanh nghiệp phải xác định thực hiện nh- thế nào, quyết định cần có những nguồn lực nào để thực hiện tạo ra đ-ợc những đầu ra đó.
Thơng th-ờng dễ mắc sai lầm là làm ng-ợc qui trình này
Hoạch định đúng cách
Hoạch định sai cách
b. Phương pháp “ Cộng vào kì trước“
Ph-ơng pháp này xem xét việc chi tiêu của năm tr-ớc sau đó cộng vào theo một tỉ lệ nào đó. Tỉ lệ này đ-ợc tính tốn dựa trên những dự báo về tỉ lệ lạm phát hoặc tỉ lệ chịu sự thay đổi theo doanh thu trên cơ sở tính tốn các số liệu trong quá khứ. Đây là kết quả cần đạt đ-ợc Đây là cách để thực hiện Đây là nguồn lực cần thiết Đây là cái đang có Đây sẽ là những điều sẽ làm với những gì đang có Đây là kết quả đạt đ-ợc
Ví dụ:Bảng 4: Ví dụ cho phương pháp “ Cộng vào kì trước” Dự tốn chi tiêu
Chỉ tiêu Kì tr-ớc Thay đổi Năm nay L-ơng 20000 6% 21200 Điện 15000 2% 15300 Điện thoại 10000 5% 10500 Giấy 400 10% 440 Tạp chí 10 -2% 9.8 Bút, mực 5 3% 5.15 Thuê thiết bị 500 -10% 450 Sửa chữa 250 -5% 237.5 …. … Tổng 46165 48142.4 5
Nguồn: Ng-ời viết tự biên soạn
Nh-ợc điểm của ph-ơng pháp là các con số của kì tr-ớc có thể khơng chính xác. Hoặc có thể bỏ sót những chi phí tiềm ẩn.
Tuy nhiên, đây vẫn là cách hoạch định đơn giản và thông dụng nhất do các nhân viên khơng muốn phức tạp hóa cơng việc của họ
c. Ph-ơng pháp zero
Ph-ơng pháp này là ph-ơng pháp dự tính chi phí trên cơ sở đặt nó với sự thay đổi của doanh thu, giả thiết tất cả đều bắt đầu từ điểm ban đầu ( zero)
Ph-ơng pháp này địi hỏi phải có lí do cho mọi chi phí
Thích hợp nhất với những chi phí hỗ trợ và tồn quyền quyết định nh- chi phí tiếp thị.
Ph-ơng pháp này có nhiều -u điểm nh-ng không đ-ợc áp dụng một cách rộng rãi vì phải lên kế hoạch thật chi tiết nên cơng việc hơi nặng nề
3.3.2.1. Ngân sách chi phí nguyên vật liệu
Mục đích: Xác định chi phí nguyên vật liệu để xác định số l-ợng nguyên vật liệu phục vụ cho hoạt động dịch vụ
Nguyên vật liệu phục vụ cho hoạt động dịch vụ vận tải bao gồm: +Nhiên liệu: xăng, dầu
+Săm lốp
+ Vật t- tổng hợp
Ngân sách này có thể xác định theo ph-ơng pháp cộng thêm vào kì tr-ớc, vì đây là những chi phí có thể xác định theo định mức tiêu hao nguyên vật liệu của từng loại xe và giá cả thị tr-ờng.
3.3.2.2. Ngân sách chi phí dịch vụ
Ngân sách chi phí dịch vụ là những chi phí liên quan đến việc đ-a sản phẩm dịch vụ ra thị tr-ờng. Ngân sách này bao gồm:
+ Tiền chi trả cho các hợp đồng cung cấp dịch vụ + Chi phí vận chuyển
+ Chi phí quảng cáo, tiếp thị
+ Chi phí cho các đại diện th-ơng mại + Chi phí khác
Ngân sách chi phí dịch vụ th-ờng đ-ợc dự tốn theo ph-ơng pháp zero vì thực tế những chi phí này do chính những ng-ời cung cấp dịch vụ đề ra trong t-ơng lai, ít chịu ảnh h-ởng từ bên ngồi. Để thật chính xác trong dự tốn ngân sách này doanh nghiệp phải lên kế hoạch thật chi tiết chi phí cho từng hoạt động. 3.3.2.3. Ngân sách quản lí
Ngân sách quản lí xác định các chi phí quản lí và hành chính cần thiết để quản lí một doanh nghiệp dịch vụ vận tải
Ngân sách quản lí bao gồm:
+ Tiền l-ơng nhân viên hành chính và cán bộ quản lí +Chi phí đi cơng tác
+ Chi phí cho phịng cháy chữa cháy và bảo vệ + Khấu hao thiết bị văn phòng
+ Khấu hao xe, ph-ơng tiện đi lại
+ Chi phí đào tạo, huấn luyện cán bộ + Chi phí duy trì và dịch vụ vận tải
+ Thuế giá trị gia tăng đ-ợc đ-a vào giá cả cung cấp dịch vụ + Các chi phí khác
Chi phí quản lí là chi phí đ-ợc coi là cố định có điều kiện, bởi vì chi phí này khơng thay đổi trong kì ngân sách mặc dù khối l-ợng cung cấp dịch vụ thay đổi. Trên thực tế, chi phí này thay đổi theo qui mơ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó phương pháp sử dụng thích hợp để dự tốn là phương pháp “ cộng thêm vào kì trước”
3.2.3.4. Ngân sách đầu t-
Lập ngân sách vốn đầu t- thực chất là lập kế hoạch và quản lí các hoạt động đầu t- dài hạn trong doanh nghiệp. Hay ngân sách đầu t- là một bản trình bày các kế hoạch gia tăng hay cắt giảm máy móc, thiết bị, các dạng tài sản cố định khác của doanh nghiệp.
Chi phí dự tốn vốn đầu t- rất quan trọng đối với t-ơng lai của một doanh nghiệp. Chi phí này th-ờng diễn ra sớm và nếu khơng đ-ợc kiểm sốt, nó có thể gây ra hiệu ứng “domino” cho tất cả các cơng việc cịn lại. Doanh nghiệp có thể mất những khoản tiền mặt rất lớn mà lẽ ra có thể giúp doanh nghiệp trụ vững mà nguyên nhân chủ yếu là do mua sắm lãng phí.
Các cơng ty th-ờng xây dựng những qui trình rất phức tạp và vòng vèo trong việc xét duyệt vốn đầu t-. Để có đ-ợc một ngân sách đầu t- phê duyệt, các cán bộ xây dựng nên phải rất thận trọng. Tr-ớc tiên hãy chứng minh bằng ngôn ngữ tài chính chi bao nhiêu vốn cho nó, sau đó chứng minh tính khả thi bằng các chỉ tiêu nh-: lợi nhuận trên vốn đầu t-, thời gian thu hồi vốn…, các chỉ tiêu này phải tính đến giá trị t-ơng lai cuả tiền.
Đối với các doanh nghiệp cần nguồn vốn đầu t- từ cấp trên, ngân sách đầu t- lại càng quan trọng. Việc cấp trên có phê duyệt hay khơng phụ thuộc rất nhiều vào những luận chứng trong ngân sách đầu t-.