4 Tham khảo theo Khoản 1, Điều 1 của Quyết định số 889/QĐ-UBND ngày 23/12/2016 của Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng về ban hành Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành trên địa bàn
1.4. Quy trình và phƣơng pháp lập, nộp lƣu hồ sơ
“Quy trình là các bước phải tuân theo khi tiến hành cơng việc nào đó” ; và “Phương pháp là cách thức tiến hành để có hiệu quả cao” (Nguyễn Như Ý – chủ biên (2013), Đại từ điển tiếng Việt, Nxb Quốc gia, TPHCM, trang
1308) trang 1276). Quy trình và phương pháp có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, tác động qua lại lẫn nhau, trong đó quy trình là cái có trước, phương pháp là cái có sau.
Hiện nay, quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ thể hiện ở các văn bản sau:
- Đối với hồ sơ công việc giấy: Tại Khoản 1, Điều 9 của Luật Lưu trữ
năm 2011 và tại Khoản 4, Điều 3 của Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ quy định: “Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về cơng việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan...”. Bên cạnh đó, tại
Chương IV của Thơng tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ quy định về trình tự lập, nộp lưu hồ sơ vào LTCQ gồm những bước công việc: lập Danh mục hồ sơ, tổ chức lập hồ sơ, thực hiện nộp lưu hồ sơ vào LTCQ; đồng thời cũng quy định phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ vào LTCQ.
- Đối với hồ sơ điện tử: Việc lập, nộp lưu hồ sơ điện tử về bản chất
tương tự như hồ sơ công việc giấy, nhưng được liên kết với nhau bằng biện pháp kỹ thuật công nghệ thông tin; nên quy trình, phương pháp có những điểm khác với hồ sơ công việc giấy. Nhưng hiện nay, quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử chưa được đề cập nhiều trong các quy định hiện hành. Tại Khoản 3 Mục II của Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành có quy định một số vấn đề như:
- Xây dựng Khung phân loại hồ sơ và Mã hồ sơ lưu trữ cho văn bản đi, văn bản đến;
- Tích hợp văn bản, tài liệu điện tử chung Mã hồ sơ để hợp thành “Hồ sơ đang giải quyết”;
- Nộp hồ sơ điện tử vào LTCQ.
Với những nội dung này, theo chúng tôi Hướng dẫn số 822/HD- VTLTNN ngày 26/8/2015 khơng thể hiện rõ quy trình; quy trình và phương pháp bị đan xen lẫn lộn; hướng dẫn này có nhiều điểm chưa rõ ràng (vì chưa
có quy định về Mã cơ quan, chưa xác định năm kết thúc hồ sơ, tích hợp văn bản điện tử thành hồ sơ điện tử, hợp chỉ tích hợp văn bản điện tử theo nhóm chức năng của cơ quan, các phần mềm chưa có module nộp lưu hồ sơ điện tử vào lưu trữ, chưa phân cơng người thực hiện). Vì vậy, tính khơng khả thi của
Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 không cao.
Những hạn chế trong những vấn đề nêu trên, chúng tôi sẽ làm rõ ở các phần sau của Luận văn này.