7 Nộp lưu hồ sơ điện tử vào LTCQ (bổ sung chức năng này vào Phần mềm
3.2.1. Ban hành vănbản quy định, hướng dẫn lập, nộp lưu hồ sơ điện tử
phương pháp chuyển, trách nhiệm của mỗi bên khi chuyển; phương tiện, cấu trúc, định dạng để chuyển…
+ Thu thập hồ sơ điện tử nộp lưu: Khi thu thập hồ sơ điện tử phải kiểm tra để đảm bảo nhận đủ hồ sơ theo Danh mục hồ sơ, dạng thức và cấu trúc đã thống nhất; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ, kiểm tra virút và lập hồ sơ về việc nộp lưu vào LTCQ.
+ Xác nhận việc giao, nộp hồ sơ điện tử: Xác nhận thông tin giao nộp trong hệ thống và từ thời điểm này LTCQ sẽ quản lý cơ sở dữ liệu hồ sơ điện tử theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
3.2. Các biện pháp tổ chức thực hiện quy trình và phƣơng pháp lập, nộp lƣu hồ sơ điện tử nộp lƣu hồ sơ điện tử
Để thực hiện quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử trên đây, các cơ quan liên quan cần triển khai các biện pháp sau:
3.2.1. Ban hành văn bản quy định, hướng dẫn lập, nộp lưu hồ sơ điện tử tử
a) Ban hành văn bản quy định lập, nộp lưu hồ sơ điện tử:
Các chương trình, kế hoạch và các quy định, hướng dẫn của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Văn phịng Chính phủ, Bộ Nội vụ, Bộ Thông tin và Truyền thông, … về cơng nghệ thơng tin trong những năm qua đã hình thành hệ thống cơ sở pháp lý để triển khai thực hiện cơng nghệ thơng tin nói chung và quản lý văn bản điện tử, lập, nộp lưu hồ sơ điện tử nói riêng tại Việt Nam. Hệ thống cơ sở pháp này lý bước đầu đã thành những chủ trương, chính sách, kế hoạch, chương trình hành động từ quy mô đến cụ thể; định hướng các chỉ tiêu phấn đấu trong mỗi giai đoạn; đầu tư kinh phí xây dựng cơ sở hạ tầng và đào tạo công chức, viên chức các cấp để điều hành, quản lý và ứng dụng công nghệ thơng tin. Vì vậy, có thể khẳng định, hệ thống cơ sở pháp lý để triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động của cơ quan các cấp, trong đó cả quản lý văn bản và điều hành trong hoạt động của cơ quan là cơ bản. Tuy nhiên, công nghệ thông tin luôn luôn đổi mới, phát triển, mở rộng
ứng dụng nên hệ thống cơ sở pháp lý cũng phải luôn đổi mới, bổ sung, điều chỉnh những vấn đề cịn thiếu, lỗi thời là tất yếu. Vì vậy, để triển khai việc lập, nộp lưu hồ sơ điện tử trong các cơ quan nhà nước có hiệu quả, đáp ứng các yêu cầu nghiệp vụ văn thư, lưu trữ và đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật về cơng nghệ thơng tin, thì các cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải liên tục nghiên cứu và sớm hoàn thiện hệ thống cơ sở pháp lý chi tiết về lập, nộp lưu hồ sơ điện tử.
Trong khi chờ đợi các văn bản quy định, hướng dẫn còn thiếu của Bộ Nội vụ và Bộ Thông tin và Truyền thơng; trên có sở các quy định, hướng dẫn hiện hành của các cơ quan có thẩm quyền và các tính năng ưu biệt của cơng nghệ thơng tin; đồng thời để thực hiện lập, nộp lưu hồ sơ điện tử thống nhất, đảm bảo tính xác thực, tính tồn vẹn và có khả năng truy cập. Sở Nội vụ chủ trì phối hợp với Sở Thơng tin và Truyền thông tham mưu UBND tỉnh Quảng Ngãi liên tục cập nhật, bổ sung, điều chỉnh các quy định cho phù hợp với quá trình phát triển cơng nghệ thơng tin như: Chính phủ điện tử, văn bản điện tử, hồ sơ điện tử, tài liệu lưu trữ điện tử, chữ ký số, số hóa, sử dụng mạng, bảo vệ thông tin,...; nhằm đảm bảo cơ sở pháp lý khi ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động điều hành của các cấp, các ngành, các cơ quan nói chung và vào công tác văn thư, lưu trữ và lập, nộp lưu hồ sơ điện tử nói riêng.
Trên cơ sở các quy định, hướng dẫn của Bộ Nội vụ, Bộ Thông tin và Truyền thông, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước; theo chúng tơi thì Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ngãi phải ban hành quy định các vấn đề còn thiếu như sau:
- Thứ nhất, trong quy định phải giải thích các thuật ngữ liên quan đến hồ
sơ điện tử và quy định cụ thể các nguyên tắc, mục đích, yêu cầu của lập, nộp lưu hồ sơ điện tử; đặc biệt phải phân biệt hồ sơ điện tử với hồ sơ văn bản. Quy định này giúp các cơ quan hiểu đúng, hiểu chính xác thuật ngữ để triển khai thực hiện đúng định hướng, nhằm giải quyết yêu cầu thực tế quản lý hồ sơ điện tử của tỉnh hiện nay.
- Thứ hai, quy định cụ thể về các yêu cầu nghiệp vụ văn thư, lưu trữ liên
quan đến lập hồ sơ điện tử như là: xây dựng Khung phân loại hồ sơ, Mã hồ sơ cơ bản, Danh mục hồ sơ, Mã hồ sơ, đặt tên file văn bản điện tử. Quy định này để định hướng hồ sơ điện tử đảm bảo các yêu cầu nghiệp vụ văn thư, lưu trữ và thống nhất với hồ sơ công việc giấy.
- Thứ ba, quy định cụ thể về trình tự, thời gian, tiêu chuẩn kỹ thuật,
thành phần hồ sơ điện tử và thủ tục nộp lưu hồ sơ điện tử. Quy định này tạo cơ sở pháp lý, quy định rõ ràng trách nhiệm của VTCQ, LTCQ, Bộ phận Công nghệ Thông tin, công chức, viên chức khi bàn giao hồ sơ điện tử vào LTCQ chặt chẽ, đúng trình tự; để hồ sơ điện tử khi nộp lưu vào LTCQ đảm bảo chuẩn dữ liệu thơng tin đầu vào, bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an tồn và có khả năng truy cập.
- Thứ tư, quy định nghiêm túc ứng dụng chữ ký số để đảm bảo tài liệu
điện tử có tính xác thực ngay từ khi tài liệu được tạo lập. Hiện nay, chữ ký số áp dụng trong các cơ quan thực hiện theo Luật Cơ yếu số 05/2011/QH13 ngày 26/11/2011.
b) Ban hành văn bản hướng dẫn thực hiện lập, nộp lưu hồ sơ điện tử:
Để thực hiện quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử tại Mục 3.1 thuận lợi, hiệu quả và thống nhất tại các sở, ngành. Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Quảng Ngãi sẽ tham mưu Sở Nội vụ ban hành văn bản hướng dẫn về lập, nộp lưu hồ sơ điện tử.
Hướng dẫn của Sở Nội vụ về lập, nộp lưu hồ sơ điện tử gồm 2 phần: - Phần nội dung, gồm có:
+ Các quy định chung về lập, nộp lưu hồ sơ điện tử như: giải thích thuật ngữ, nguyên tắc, yêu cầu; trình tự, cách thực hiện, thời gian, thủ tục; trách nhiệm thực hiện.
+ Các nội dung hướng dẫn: Thứ nhất, hướng dẫn xây dựng Khung phân loại hồ sơ. Thứ hai, hướng dẫn xây dựng Mã hồ sơ cơ bản trong Khung phân loại hồ sơ. Thứ ba, hướng dẫn nhập Khung phân loại hồ sơ có Mã hồ sơ cơ bản vào Phần mềm eOffice. Thứ tư, hướng dẫn xây dựng Danh mục hồ sơ.
Thứ năm, hướng dẫn nhập Danh mục hồ sơ vào Phần mềm eOffice và hoàn
thiện Mã hồ sơ. Thứ sáu, hướng dẫn lập hồ sơ điện tử. Thứ bảy, hướng dẫn nộp lưu hồ sơ điện tử vào LTCQ. Thứ tám, hướng dẫn đặt tên file văn bản
điện tử. (Chúng tơi đã phân tích và xây dựng nội dung hướng dẫn này tại Mục
3.1.2).
- Phần phụ lục, gồm có:
+ Phụ lục biểu mẫu Khung phân loại hồ sơ có Mã hồ sơ cơ bản (với chi tiết các nhóm hồ sơ tiêu biểu, thường xuyên phát sinh trong hoạt động của sở, ngành). (Chúng tôi đã xây dựng tại Phụ lục II của Luận văn này để làm ví dụ).
+ Phụ lục biểu mẫu Danh mục hồ sơ điện tử có Mã hồ sơ (với chi tiết các nhóm hồ sơ tiêu biểu, thường xuyên phát sinh trong hoạt động của sở, ngành).
(Chúng tôi đã xây dựng tại Phụ lục III của Luận văn này để làm ví dụ).
- Về nguyên tắc của văn bản hướng dẫn: Văn bản hướng dẫn phải đảm bảo nguyên tắc thống nhất việc lập, nộp lưu hồ sơ với cả hồ sơ công việc giấy và hồ sơ điện tử. Bên cạnh đó, với mục tiêu là để quản lý thuận lợi hồ sơ điện tử và đảm bảo khả năng truy cập, có thể tích hợp với cơ sở dữ liệu của LTCQ và Lưu trữ quốc gia, đảm bảo tính kế thừa khi chuyển đổi sang công nghệ mới; thì các nội dung hướng dẫn phải xác định được “Mã hồ sơ chung” hồ sơ công việc giấy và hồ sơ điện tử; “Mã hồ sơ chung” này sẽ được ghi vào “dòng chữ: Mã hồ sơ - trên tờ bìa hồ sơ” giấy, là cơ sở để lập, nộp lưu hồ sơ công
việc giấy; và “Mã hồ sơ chung” này là cơ sở để lập, nộp lưu hồ sơ điện tử trong môi trường mạng.
Đối với LTCQ, trên cơ sở kế thừa thông tin của “Mã hồ sơ chung”, LTCQ sẽ giảm bớt được một số bước trong chỉnh lý và xây dựng cơ sở dữ liệu cho hồ sơ công việc giấy; chỉ cần kết xuất “mục lục văn bản” từ “hồ sơ điện tử” để đưa vào hồ sơ công việc giấy và sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ công việc giấy theo thứ tự đó. Bên cạnh đó “Khung phân loại hồ sơ” sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc tích hợp hệ thống dữ liệu lưu trữ quốc gia từ cơ sở dữ liệu của cơ quan; và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử xuyên
phông trong các cơ quan lưu trữ. Đặc biệt trong tương lai chúng sẽ phục vụ đắc lực cho một tác nghiệp mới có thể xảy ra là “chỉnh lý tài liệu điện tử”.
- Một vấn đề quan trọng nữa mà chúng tôi thấy cần phải đưa vào văn bản hướng dẫn của Sở Nội vụ đó là hướng dẫn đặt tên file văn bản điện tử. Theo chúng tôi, việc đặt tên file văn bản điện tử phải đảm bảo tính duy nhất để tránh xung đột tên file khi chúng di chuyển từ vị trí này đến vị trí khác trong mơi trường mạng; đồng thời tạo ra sự thống nhất, nhận biết dễ dàng, sử dụng và quản lý thuận lợi.
+ Hướng dẫn này sẽ căn cứ vào Điểm c, Khoản 2 của phần hướng dẫn gửi hồ sơ điện tử kèm theo Công văn số 7017/VPCP-HC ngày 07/9/2012 của Văn phịng Chính phủ về việc gửi file điện tử hồ sơ trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ: “Tên các file điện tử khơng sử dụng các dấu tiếng Việt và
ký tự đặc biệt để phần mềm và hệ thống truyền nhận, người sử dụng khơng bị mắc lỗi.”. Bên cạnh đó, đặc điểm dễ dàng nhất để nhận biết các loại văn bản
của các cơ quan nhà nước là “số, ký hiệu và ngày tháng năm của văn bản” và đặc điểm dễ dàng nhất để xác định thời điểm văn bản được xử lý trên Phần mềm eOffice là “số đến”. Vì vậy, chúng tơi chọn đặc điểm này để đặt tên các file văn bản điện tử được số hóa từ văn bản đến giấy như sau: số đến.số.ký hiệu.nămvăn bản.pdf; và đặt tên file văn bản điện tử được số hóa từ văn bản
đi giấy như sau: số.ký hiệu.năm văn bản.pdf.
Ví dụ 1: VTCQ tiếp nhận văn bản đến giấy và đăng ký vào “Sổ đăng ký
văn bản đến” có số thứ tự là 300; đó là Quyết định số 120/QĐ-UBND ngày 15/01/2013 của Ủy ban nhân dân tỉnh; thì văn bản điện tử được số hóa từ văn bản đến giấy này sẽ đặt tên như sau: 300.120.QĐ-UBND.2013.pdf. (Ghi chú:
Trên máy tính của VTCQ, tạo các foder tương ứng với “Sổ đăng ký văn bản đến” và lưu văn bản điện tử trong các foder theo thứ tự “số đến”).
Ví dụ 2: VTCQ làm thủ tục phát hành văn bản đi và đăng ký vào “Sổ
đăng ký văn bản đi” Quyết định số 120/QĐ-UBND của UBND ngày 15/01/2013; văn bản điện tử được số hóa từ văn bản đi giấy này sẽ đặt tên như
sau: 120.QĐ-UBND.2013.pdf. (Ghi chú: Trên máy tính của VTCQ, tạo các foder tương ứng với “Sổ đăng ký văn bản đi” kết hợp với “năm/ quý/ tháng”và lưu văn bản đi trong các foder theo thứ tự “số, ký hiệu văn bản”).
+ Việc đặt tên file văn bản điện tử được số hóa từ văn bản đi rất cần thiết vì khi phát hành văn bản điện tử qua mạng sẽ xuất hiện tên file đính kèm; nhờ đó tạo thuận lợi cho người sử dụng dễ dàng nhận biết, khi downlood về máy cá nhân thì dễ dàng quản lý, sử dụng. Sẽ có nhiều cơng chức, viên chức tham gia soạn thảo văn bản sẽ đặt câu hỏi, có cần đặt tên file dự thảo văn bản theo quy tắc này không ? Theo chúng tôi, tên các file dự thảo văn bản có giá trị lưu chuyển trong quá trình xử lý văn bản, được lưu lại thành các phiên bản trong hệ thống. Như vậy, cũng khuyến khích người soạn thảo văn bản điện tử đặt tên file theo quy tắc này, để dễ dàng quản lý, sử dụng.
+ Mới nhìn vào quy tắc đặt tên file văn bản điện tử này, sẽ thấy dài. Nhưng thực tế, VTCQ chỉ cần thiết lập định dạng một lần tất cả tên file văn bản điện tử thường gặp vào máy scanner: kýhiệu.nămvănbản.dpf (cả văn bản
đi và văn bản đến), sau đó mỗi lần số hóa văn bản đi, VTCQ chỉ cần thiết lập
thêm số văn bản đi; hoặc sau mỗi lần số hóa văn bản đến, VTCQ chỉ cần thiết lập thêm số đến.sốvănbản của văn bản điện tử.
+ Trong thực trạng hiện nay, khi mà việc ứng dụng công nghệ thông tin chưa rộng khắp, chưa đồng đều, chưa thống nhất thì việc đặt tên file văn bản điện tử một cách khoa học là vô cùng quan trọng nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý, tra tìm, tạo các chỉ dẫn liên kết tra tìm, đặc biệt sẽ rất thuận lợi khi tích hợp vào hệ thống dữ liệu lưu trữ quốc gia từ cơ sở dữ liệu của cơ quan sau này.
- Theo văn bản hướng dẫn của Sở Nội vụ; các sở, ngành của tỉnh Quảng Ngãi sẽ có cơ sở xây dựng và ban hành quy định phù hợp với điều kiện cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin và phù hợp với cơ cấu tổ chức, năng lực của công chức, viên chức của từng cơ quan. Qua đó, từng bước hồn thiện Khung phân
loại hồ sơ, Mã hồ sơ cơ bản, Danh mục hồ sơ, Mã hồ sơ để từng bước chuyển từ quản lý hồ sơ trình ký sang quản lý hồ sơ điện tử.
c) Từng cơ quan ban hành văn bản thực hiện lập, nộp lưu hồ sơ điện tử và chuẩn bị điều kiện, cơ sở vật chất để thực hiện:
Căn cứ vào quy định của Ủy ban nhân dân tỉnh và hướng dẫn của Sở Nội vụ, Sở Thông tin và Truyền thông về ứng dụng công nghệ thông tin, quản lý văn bản điện tử, lập và nộp lưu hồ sơ điện tử. Bộ phận Công nghệ Thông tin, VTCQ, LTCQ phối hợp chặt chẽ với nhau để tham mưu Lãnh đạo cơ quan ban hành các quy định (nếu đã ban hành quy định thì bổ sung, sửa đổi),
hướng dẫn sử dụng phần mềm, đảm bảo chặt chẽ nội dung, yêu cầu, điều kiện của công tác văn thư, lưu trữ; trình Lãnh đạo cơ quan ban hành.
Bên cạnh việc ban hành quy định về ứng dụng công nghệ thông tin vào lập, nộp lưu hồ sơ điện tử; các sở, ngành phải đảm bảo đầy đủ các điều kiện liên quan khác như là:
- Đầu tư cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin đồng bộ và đảm bảo an ninh, an tồn mạng trong q trình ứng dụng cơng nghệ thơng tin.
- Đào tạo công chức, viên chức đảm bảo đủ trình độ, năng lực ứng dụng cơng nghệ thông tin vào giải quyết công việc trên môi trường mạng.
- Đẩy mạnh công tác tuyên truyền để tạo thói quen giải quyết cơng việc trên mơi trường mạng; thường xuyên kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện lập, nộp lưu hồ sơ điện tử.
Việc ban hành quy định về lập, nộp lưu hồ sơ điện tử và chuẩn bị đầy đủ điều kiện liên quan là rất cần thiết. Qua đó, giúp các cơ quan chủ động triển khai lập hồ sơ điện tử khoa học, thống nhất, đồng bộ theo định hướng, quy định của cơ quan; giúp từng công chức, viên chức xác định rõ ràng trách