4 Tham khảo theo Khoản 1, Điều 1 của Quyết định số 889/QĐ-UBND ngày 23/12/2016 của Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng về ban hành Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành trên địa bàn
2.1.1. Các quy định, hướng dẫn về lập, nộp lưu hồ sơ điện tử
a) Các quy định, hướng dẫn về lập, nộp lưu hồ sơ điện tử của cấp có thẩm quyền:
Khi nói đến lập, nộp lưu hồ sơ điện tử trước hết phải nói đến các quy định của pháp luật và hướng dẫn của các cơ quan có thẩm quyền về lập, nộp lưu hồ sơ điện tử và việc triển khai thực hiện chúng. Thực tiễn chỉ ra rằng sự không kịp thời của pháp luật, hướng dẫn so với nhu cầu phát triển sẽ là những trở ngại lớn cho công tác văn thư, lưu trữ nói chung và lập, nộp lưu hồ sơ điện tử nói riêng. Vì vậy, khi nói đến lập, nộp lưu hồ sơ điện tử phải nghiên cứu, đánh giá cả về mặt pháp luật.
Trong những năm gần đây, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ Thơng tin và Truyền thông, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã chỉ đạo, ban hành một số quy định, hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin vào
quản lý, tạo lập và trao đổi văn bản điện tử; nhưng quy định, hướng dẫn về lập, nộp lưu hồ sơ điện tử rất hạn chế, đó là:
- Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước, tại Điều 38 đã quy định về việc tiếp nhận văn bản điện tử và lập hồ sơ điện tử với các nội dung sau: “1. Văn bản điện tử gửi đến cơ quan nhà nước phải được sao lưu
trong hệ thống lưu trữ điện tử. 2. Việc sao lưu hoặc các biện pháp tiếp nhận khác phải chỉ ra được thời gian gửi và phải kiểm tra được tính tồn vẹn của văn bản điện tử. 3. Văn bản điện tử của cơ quan nhà nước phải được đưa vào hồ sơ lưu trữ theo cách đảm bảo tính xác thực, an tồn và khả năng truy cập văn bản điện tử đó.”
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013, tại Khoản 5 Điều 13 quy định về trách nhiệm lập hồ sơ điện tử như sau: “Người trực tiếp theo dõi,
giải quyết cơng việc có trách nhiệm thực hiện các quy định về tạo lập, quản lý, lập hồ sơ điện tử trong quá trình theo dõi giải quyết công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan.”
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013, tại Điều 7 quy định về thu thập tài liệu lưu trữ điện tử như sau:
“1. Trường hợp tài liệu lưu trữ điện tử và tài liệu lưu trữ giấy có nội dung trùng nhau thì thu thập cả hai loại.
2. Khi giao nhận tài liệu lưu trữ điện tử, Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử phải kiểm tra tính xác thực, tính tồn vẹn và khả năng truy cập của hồ sơ. Hồ sơ phải bảo đảm nội dung, cấu trúc và bối cảnh hình thành và được bảo vệ để không bị hư hỏng hoặc bị hủy hoại, sửa chữa hay bị mất dữ liệu.
3. Việc thu thập tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ cơ quan được thực hiện theo quy trình sau: a) Lưu trữ cơ quan thơng báo cho đơn vị giao nộp tài liệu Danh mục hồ sơ nộp lưu; b) Lưu trữ cơ quan và đơn vị giao nộp tài liệu thống nhất về yêu cầu, phương tiện, cấu trúc và định dạng chuyển; c) Đơn vị, cá nhân giao nộp hồ sơ và dữ liệu đặc tả kèm theo; d) Lưu trữ cơ quan kiểm
tra để bảo đảm hồ sơ nhận đủ và đúng theo Danh mục; dạng thức và cấu trúc đã thống nhất; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; kiểm tra virút; đ) Lưu trữ cơ quan chuyển hồ sơ vào hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của cơ quan và thực hiện các biện pháp sao lưu dự phòng; e) Lập hồ sơ về việc nộp lưu tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ cơ quan.
4. Việc thu thập tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử được thực hiện theo quy trình sau: a) Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ cơ quan thống nhất Danh mục hồ sơ nộp lưu, yêu cầu, phương tiện, cấu trúc và định dạng chuyển; b) Lưu trữ cơ quan giao nộp hồ sơ và dữ liệu đặc tả kèm theo; c) Lưu trữ lịch sử kiểm tra để bảo đảm hồ sơ nhận đủ và đúng theo Danh mục; dạng thức và cấu trúc đã thống nhất; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; kiểm tra virút; d) Lưu trữ lịch sử chuyển hồ sơ vào hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của Lưu trữ lịch sử và thực hiện các biện pháp sao lưu dự phòng; đ) Lập hồ sơ về việc nộp lưu tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử.
5. Cơ quan, tổ chức, cá nhân chỉ được hủy hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử sau khi việc giao nộp hồ sơ, tài liệu đó đã thành cơng và được Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử kiểm tra, xác nhận. 6. Tiêu chuẩn kỹ thuật trong quá trình nộp lưu và thu thập tài liệu lưu trữ điện tử giữa Lưu trữ cơ quan với Lưu trữ lịch sử phải được thực hiện theo tiêu chuẩn về trao đổi dữ liệu theo quy định của pháp luật.”
- Chỉ thị số 15/2011/CT-TTg ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước, từ dòng 03 điểm e khoản 4 Thủ tướng Chính phủ đã yêu cầu các cấp:
“… xây dựng lộ trình bắt buộc thực hiện việc gửi hồ sơ điện tử kèm theo hồ sơ trình giấy tại các cấp từ Trung ương tới địa phương, đảm bảo đạt mục tiêu đến năm 2015 có 60% văn bản, tài liệu chính thức trao đổi giữa cơ quan được trao đổi hồn tồn dưới dạng điện tử…”.
- Cơng văn số 1036/BTTTT-THH ngày 10/4/2015 của Bộ Thông tin và Truyền thông, tại Điểm 6, Khoản 2 quy định chức năng quản lý hồ sơ cơng
việc trong đó có “Tạo lập hồ sơ công việc gồm: hồ sơ xử lý văn bản, hồ sơ
giải quyết công việc, hồ sơ soạn thảo văn bản, hồ sơ văn bản liên quan, hồ sơ theo dõi hồi báo,…”.
- Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, tại Khoản 3 Mục II hướng dẫn quản lý hồ sơ trong môi trường mạng, trong đó hướng dẫn xây dựng mã hồ sơ lưu trữ, lập hồ sơ điện
tử.
b) Các quy định, hướng dẫn lập, nộp lưu hồ sơ điện tử của tỉnh Quảng Ngãi:
Thực hiện các quy định của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, các bộ, ngành chức năng; Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ngãi đã ban hành các quy định ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý, tạo lập và trao đổi văn bản điện tử. Với các chủ trương, chính sách này, tỉnh Quảng Ngãi đang từng bước hoàn thiện hành lang pháp lý quan trọng để ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan trên địa bàn tỉnh, qua đó đạt được nhiều kết quả tích cực trong việc nâng cao nhận thức của các cấp, các ngành và thúc đẩy quá trình ứng dụng công nghệ thông tin. Cụ thể là: Quyết định số 1759/QĐ-UBND ngày 09/8/2007 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ngãi về việc phê duyệt Quy hoạch phát triển công nghệ thông tin tỉnh Quảng Ngãi giai đoạn 2007 - 2015 và định hướng đến năm 2020; Quyết định số 42/2012/QĐ-UBND ngày 20/11/2012 của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ngãi ban hành Quy định về tăng cường hoạt động ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước tỉnh Quảng Ngãi; Chỉ thị số 22/2012/CT-UBND ngày 27/12/2012 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ngãi về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi; Quyết định số 1486/QĐ- UBND ngày 15/10/2013 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh về việc phê duyệt lộ trình thực hiện trao đổi văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước tỉnh Quảng Ngãi giai đoạn 2013-2015; Quyết định số 57/2014/QĐ- UBND ngày 13/11/2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ngãi quy định về
trao đổi, quản lý văn bản điện tử trên môi trường mạng trong hoạt động các cơ quan nhà nước tỉnh Quảng Ngãi; Quyết định số 916/QĐ-UBND ngày 26/5/2016 phê duyệt Kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nước tỉnh Quảng Ngãi giai đoạn 2016 – 2020.
- Tại Quyết định số 57/2014/QĐ-UBND ngày 13/11/2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ngãi quy định về trao đổi, quản lý văn bản điện tử trên môi trường mạng trong hoạt động các cơ quan nhà nước tỉnh Quảng Ngãi, đã quy định cụ thể về quy trình trao đổi và xử lý, danh mục văn bản trao đổi văn bản điện tử; như là:
+ Quy định: “Các văn bản điện tử trao đổi hồn tồn trên mơi trường mạng gồm: lịch công tác; giấy mời; thông báo; tài liệu phục vụ các cuộc họp, hội thảo; báo cáo định kỳ; chương trình, kế hoạch của cơ quan, đơn vị; các tài liệu cần trao đổi trong quá trình xử lý cơng việc; văn bản dự thảo xin ý kiến; hồ sơ điện tử thủ tục hành chính liên thơng giữa các cơ quan, đơn vị; văn bản để biết.” (Tại Điều 7 và Điều 8).
+ Quy định: “Các văn bản trao đổi qua môi trường mạng, đồng thời gửi
văn bản giấy qua đường công văn truyền thống gồm: văn bản chỉ đạo điều hành; văn bản quy phạm pháp luật, quyết định, tờ trình, các loại hồ sơ hành chính, tài chính, hồ sơ thủ tục hành chính, dự án (các văn bản này gửi qua môi trường mạng đã được xác thực bằng chữ ký số do Ban Cơ yếu Chính phủ cấp thì khơng phải gửi kèm theo văn bản giấy (ngoại trừ các tài liệu, văn bản theo quy định phải lưu trữ bản giấy tại cơ quan nhận văn bản như: tài liệu thực hiện thủ tục hành chính, các quyết định cá biệt, văn bản giải quyết các công việc cá biệt (kê khai tài sản, kết luận thanh tra, hồ sơ chứng từ tài chính,...)). (Tại Điều 7 và Điều 8).
+ Quy định: “Sử dụng bộ mã ký tự và mã hóa tiếng Việt theo tiêu chuẩn
Unicode TCVN 6909:2001 để thể hiện nội dung trong văn bản điện tử… và định dạng văn bản điện tử đối với tài liệu văn bản có định dạng: *.txt, *.rtf, *.doc; *.docx, *.odt; tài liệu bảng tính có định dạng: *.csv, *.xls, *.xlsx, *.ods; tài liệu chỉ đọc có định dạng *.pdf; tài liệu đồ họa, đồ thị, đồ họa phục
vụ quản lý chuyên ngành.”. Bên cạnh đó, “văn bản điện tử được xác thực bằng chữ ký số và gửi qua mơi trường mạng thì khơng phải gửi thêm văn bản giấy (ngoại trừ các tài liệu, văn bản theo quy định phải lưu trữ bản giấy tại cơ quan nhận văn bản).”. (Tại Điều 4 khoản 2).
+ Các quy định về quy trình trao đổi và xử lý, danh mục văn bản trao đổi văn bản điện tử tại Chương II, III, IV đúng với các quy định về công nghệ thông tin và văn thư, lưu trữ của cơ quan có thẩm quyền (đúng với hướng dẫn tại Công văn số 1036/BTTTT-THH ngày 10/4/2015 của Bộ Thông tin và Truyền thông; và cơ bản đúng hướng dẫn tại Thông tư số 07/2012/TTLT- BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ).
+ Quy định: “Các cơ quan, đơn vị xây dựng quy định, quy trình chi tiết để việc trao đổi văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan, đơn vị đảm bảo hiệu quả, an toàn, thực thi một cách tồn diện và đúng với mục đích sử dụng của từng hệ thống thơng tin.”. (Điểm b, Khoản 1, Điều 6).
+ Quy định xây dựng danh mục hồ sơ và lập hồ sơ điện tử: “(1) Mỗi cơ quan, đơn vị phải thực hiện xây dựng danh mục hồ sơ điện tử cơ quan. (2) Căn cứ vào danh mục hồ sơ điện tử của cơ quan, đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm mở hồ sơ, thu thập và cập nhật tất cả văn bản, tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng. (3) Cần thu thập và cập nhật kịp thời những nội dung thông tin trong các bài phát biểu, kết luận của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo... liên quan đến hoạt động của cơ quan, đơn vị để đảm bảo sự toàn vẹn, đầy đủ trong việc tạo lập hồ sơ điện tử của cơ quan, đơn vị. (4) Các thơng tin, dữ liệu phát sinh trong q trình trao đổi, xử lý văn bản điện tử phải được cập nhật thống nhất và phù hợp với quy định sử dụng của mỗi hệ thống thông tin nhằm đảm bảo việc lưu trữ được thuận lợi.”. (Điều 14).
+ Quy định về trách nhiệm của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Nội vụ trong việc trao đổi, quản lý văn bản điện tử trên môi trường mạng trong hoạt động của các cơ quan nhà nước tỉnh Quảng Ngãi tại Chương V, từ Điều 15 đến 18. Trong đó, Văn phịng Ủy ban
nhân dân tỉnh có trách nhiệm: “ (1) Kiểm tra, giám sát và đôn đốc việc trao
đổi, sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị. (2) Tiên phong triển khai sử dụng trao đổi văn bản điện tử trên môi trường mạng trong hoạt động của cơ quan, đơn vị; làm đầu mối trung tâm trong việc sử dụng thư điện tử công vụ phục vụ cho việc gửi, nhận văn bản điện tử trong các cơ quan nhà nước.”. Sở Thơng tin và Truyền thơng có trách nhiệm: “1. Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan tổ chức, hướng dẫn triển khai thực hiện...”. Sở Nội vụ có trách nhiệm: “(1) Phối hợp với Sở Thơng tin và Truyền thông triển khai đào tạo, tập huấn cho Văn thư, cán bộ công chức, viên chức các cơ quan nhà nước về trao đổi, sử dụng văn bản điện tử. (2) Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành quy định và hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ, giao nộp và bảo quản văn bản điện tử, hồ sơ điện tử.”.
- Tại Công văn số 1665/SNV-CCVTLT ngày 17/12/2012 của Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ngãi về hướng dẫn các huyện, thành phố lập hồ sơ hiện hành năm 2013; Sở Nội vụ đã hướng dẫn xây dựng Danh mục hồ sơ mẫu cho 16 cơ quan cấp huyện và tại Công văn số 1449/SNV-CCVTLT ngày 06/10/2014
của Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ngãi về hướng dẫn xây dựng và ban hành Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức; Sở Nội vụ đã hướng dẫn xây dựng Danh mục
hồ sơ mẫu cho 43 cơ quan tổ chức của tỉnh. Các Danh mục hồ sơ mẫu hướng
dẫn tại 02 công văn này được áp dụng để lập hồ sơ công việc giấy và hồ sơ công việc điện tử.
- Đối với các sở, ngành, theo kết quả khảo sát chỉ có 08/20 sở, ngành
(Thanh tra tỉnh, Sở Công thương, Sở Giao thông Vận tải, Sở Thông tin và Truyền thơng, Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Sở Lao động, Thương binh và Xã hội, Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tư pháp) đã ban hành quy định về sử
dụng Phần mềm eOffice, quản lý hồ sơ điện tử nhưng chưa cơ quan nào quy định về giao nộp hồ sơ điện tử vào LTCQ.