4 Tham khảo theo Khoản 1, Điều 1 của Quyết định số 889/QĐ-UBND ngày 23/12/2016 của Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng về ban hành Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành trên địa bàn
1.6. Trách nhiệm lập, nộp lƣu hồ sơ điện tử
Tại Điều 9 của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 quy định:
- Người được giao giải quyết, theo dõi cơng việc của cơ quan có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào LTCQ; trước khi nghỉ hưu, thơi việc hoặc chuyển cơng tác khác thì phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm của cơ quan.
- Người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào LTCQ. - Người đứng đầu đơn vị của cơ quan có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào LTCQ.
Tại Khoản 5, Điều 13 của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 quy định:
“Người trực tiếp theo dõi, giải quyết cơng việc có trách nhiệm thực hiện các quy định về tạo lập, quản lý, lập hồ sơ điện tử trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan.”
Khi nghiên cứu về hồ sơ điện tử, theo chúng tơi ngồi các trách nhiệm được quy định như trên, thì cần bổ sung quy định trách nhiệm của cán bộ công nghệ thông tin như: xây dựng, quản lý, hoàn thiện, đảm bảo an toàn phần mềm ứng dụng.
Như vậy, tất cả cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan đều có trách nhiệm lập hồ sơ về việc mình giải quyết (khơng phân biệt loại hình hồ sơ, tài