7 Nộp lưu hồ sơ điện tử vào LTCQ (bổ sung chức năng này vào Phần mềm
3.1.2. Phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử theo quy trình được xây dựng
dựng
Để thực hiện quy trình lập, nộp lưu hồ sơ điện tử của các sở, ngành tỉnh Quảng Ngãi tại Mục 3.1.1; chúng tôi hướng dẫn phương pháp thực hiện quy trình đó ở phần dưới đây.
- Các bước 1, 2, 3 gồm: (1) xây dựng Khung phân loại hồ sơ, (2) xây dựng Mã hồ sơ cơ bản trong Khung phân loại hồ sơ, (3) nhập Khung phân loại hồ sơ có Mã hồ sơ cơ bản vào Phần mềm eOffice - sẽ được thực hiện trước khi bắt đầu tổ chức lập hồ sơ điện tử trong cơ quan. Mục đích của các bước này là xây dựng “bộ mẫu: Mã hồ sơ cơ bản” (chúng tôi đã xây dựng tại
Phụ lục II của Luận văn này để làm ví dụ) và sẽ được mặc định tồn tại ngầm
trong Phần mềm eOffie để cố định tất cả các loại hồ sơ phổ biến hình thành trong hoạt động của cơ quan theo thứ tự đúng với mã số, đúng ký hiệu mà cơ quan quy định (cơ quan quy định theo hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền); nhằm tạo sự thống nhất, thuận lợi trong quản lý, thực hiện các nghiệp
vụ liên quan. Các bước này chỉ thực hiện một lần trước khi bắt đầu tổ chức lập hồ sơ điện tử trong cơ quan, sau đó có thể bổ sung, sửa đổi nếu cần thiết. Các bước 1, 2, 3 được chúng tôi kế thừa, bổ sung (quy định về Mã cơ quan,
năm hồ sơ công việc bắt đầu, phân công cụ thể người thực hiện), từ Khoản 3
Mục II của Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà.
- Các bước 4, 5, 6, 7 gồm: (4) xây dựng Danh mục hồ sơ, (5) nhập Danh mục hồ sơ vào Phần mềm eOffice và lập Mã hồ sơ (chúng tôi đã xây dựng tại
Phụ lục III của Luận văn này để làm ví dụ), (6) lập hồ sơ điện tử, (7) nộp lưu
hồ sơ điện tử vào LTCQ - sẽ được thực hiện hàng năm để lập hồ sơ điện tử trong cơ quan đảm bảo đúng các yêu cầu về hồ sơ điện tử và quy định của cơ quan có thẩm quyền về lưu trữ. Các bước 4, 5, 6 được chúng tôi kế thừa, bổ sung (Danh mục hồ sơ dùng chung cho hồ sơ công việc giấy và hồ sơ điện tử,
xây dựng Mã hồ sơ là sự kết hợp số, ký hiệu hồ sơ và Khung phân loại hồ sơ, phân công cụ thể người thực hiện) từ Chương IV của Thông tư số
07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ quy định về trình tự lập, nộp lưu hồ sơ.
a) Bước 1. Xây dựng Khung phân loại hồ sơ:
Khi thực hiện xây dựng Khung phân loại hồ sơ chúng tôi phải căn cứ vào Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Suy luận từ các điểm, khoản này; chúng tôi đề nghị sẽ thống nhất sử dụng “Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức” ban hành kèm theo Thông tư
số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ làm “Khung đề mục” để xây dựng, hoàn thiện thành “Khung phân loại hồ sơ” của cơ quan. Như vậy, bằng cách đổi tên “Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức” thành “Khung phân loại hồ
sơ”, sau đó bổ sung, điều chỉnh đầy đủ các nhóm hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan theo ngành, lĩnh vực. Tại Thông tư này quy định có 14 nhóm tài liệu quản lý trong mỗi cơ quan; riêng nhóm tài liệu thứ 13 là
“Tài liệu các lĩnh vực chun mơn nghiệp vụ” thì khi xây dựng Khung phân loại
hồ sơ cần kết hợp với Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành, Bảng hồ sơ chuyên ngành... để đảm bảo đưa vào Khung phân loại hồ sơ đầy đủ các loại hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan.
Việc xây dựng Khung phân loại hồ sơ do LTCQ sẽ thực hiện, vì LTCQ quản lý trực tiếp toàn bộ tài liệu lưu trữ của cơ quan, quản lý các loại công cụ thống kê; quản lý các thơng tin về loại hình, thành phần, nộp dung của tài liệu lưu trữ. Như vậy, LTCQ sẽ có đủ tư liệu để tập hợp, thống kê đầy đủ các nhóm hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan theo ngành, lĩnh vực vào Khung phân loại hồ sơ của cơ quan.
Việc xây dựng Khung phân loại hồ sơ sẽ giúp cơ quan hệ thống đầy đủ, theo trình tự khoa học các loại hồ sơ phổ biến hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan theo từng lĩnh vực, vấn đề; qua đó sẽ tạo điều kiện thuận lợi để xây dựng đầy đủ bảng Mã hồ sơ.
b) Bước 2. Xây dựng Mã hồ sơ cơ bản trong Khung phân loại hồ sơ:
Mã hồ sơ cơ bản mà chúng tôi xây dựng trong Phần mềm eOffice là một nhóm gồm “17 ký tự số và tối đa 06 ký tự chữ viết” nhằm ấn định “tên gọi bằng mã” thay cho “tên gọi từng loại hồ sơ tương ứng” trong Khung phân loại hồ sơ.
Khi thực hiện xây dựng Mã hồ sơ cơ bản trong Khung phân loại hồ sơ, chúng tôi đã căn cứ vào Khoản 3.1, Phần II của Hướng dẫn số 822/HD- VTLTNN ngày 26/8/2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước; hướng dẫn này như sau:
“Mã hồ sơ lưu trữ văn bản đi, văn bản đến được xây dựng như sau: Dùng 14 ký tự số để mã hồ sơ lưu trữ văn bản đi, văn bản đến. Các ký tự số từ trái qua phải được phân bổ như sau:
- Các ký tự số thứ 1, thứ 2 và thứ 3 là mã số của cơ quan, tổ chức.
- Các ký tự số thứ 4, thứ 5, thứ 6 và thứ 7 là mã số thể hiện năm bắt đầu chuyển văn bản sang chế độ lưu trữ, năm này được xác định là năm công việc kết thúc.
- Các ký tự số thứ 8, thứ 9, thứ 10 là mã số được chia theo nhóm tài liệu quản lý trong mỗi cơ quan theo quy định tại Thông tư số 09/2011/TT- BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
- Các ký tự số thứ 11, thứ 12 và thứ 13 là mã số đại diện cho nhóm nhỏ tài liệu theo từng lĩnh vực quản lý chuyên môn trong mỗi cơ quan, tổ chức.
- Ký tự số thứ 14 là số kiểm tra.”.
Suy luận từ các điểm, khoản này; chúng tôi đề nghị hướng dẫn thực hiện tại tỉnh Quảng Ngãi như sau:
- Mã hồ sơ cơ bản trong Khung phân loại hồ sơ gồm 17 ký tự số và tối đa 06 ký tự chữ viết tắt (là các chữ viết tắt tên ban, phòng trong cơ quan hoặc
lĩnh vực hoạt động của cơ quan), được phân thành 05 nhóm như sau:
(1,2,3)(4,5,6,7)(8,9,10)(11,12,13)(14,15,16,17.tối đa 06 ký tự chữ viết tắt)
Ví dụ: (010)(2017)(003)(011)(0000.ABCDEF);
Trong đó, các ký tự số từ trái qua phải được phân bổ như sau:
+ Nhóm 1: (Nhóm ký tự số thứ 1,2,3) là mã số của cơ quan (quy ước lấy
số thứ tự của sở, ngành trong danh mục nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh Quảng Ngãi là mã số cơ quan)
Ví dụ: (010) là mã số của Sở Thông tin và Truyền thông - số thứ tự của Sở Thông tin và Truyền thông trong danh mục nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Ngãi là 10.
+ Nhóm 2: (Nhóm ký tự số thứ 4,5,6,7) là mã số xác định là năm cơng việc bắt đầu.
Ví dụ: (2017) là mã số thể hiện năm công việc bắt đầu.
+ Nhóm 3: (Nhóm ký tự số thứ 8,9,10) là mã số được chia theo nhóm tài liệu quản lý trong mỗi cơ quan theo quy định tại Thông tư số 09/2011/TT- BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ.
Ví dụ: (003) là mã số đại diện cho“nhóm tài liệu tổ chức, cán bộ”.
+ Nhóm 4: (Nhóm ký tự số thứ 11,12,13) là mã số đại diện cho nhóm nhỏ tài liệu theo từng lĩnh vực quản lý chuyên môn trong mỗi cơ quan, tổ chức.
Ví dụ: (011) là mã số đại diện cho “nhóm nhỏ hồ sơ về việc bổ nhiệm, đề bạt, điều động, luân chuyển cán bộ”.
+ Nhóm 5: (Nhóm ký tự số thứ 14,15,16,17 và tối đa 06 ký tự chữ viết tắt) chính là số, ký hiệu hồ sơ cơng việc trong Danh mục hồ sơ của cơ quan
(hướng dẫn cụ thể tại Bước 5). Đây cũng chính là nhóm “Mã hồ sơ chung”
cho hồ sơ công việc giấy và hồ sơ điện tử của cơ quan. “Mã hồ sơ chung” sẽ là cơ sở để VTCQ, LTCQ và công chức, viên chức kiểm tra, đối chiếu hồ sơ điện tử với hồ sơ cơng việc giấy khi giao nộp vào LTCQ.
Ví dụ: (010)(2016)(003)(011)(0000.ABCDEF); trong đó: 010. Là mã số của “Sở Thơng tin và Truyền thông”. 2016. Là mã số “năm công việc bắt đầu”.
011: Là mã số đại diện cho “nhóm nhỏ hồ sơ về việc bổ nhiệm, đề bạt, điều động, luân chuyển cán bộ”.
0000.ABCDEF: Là mã số đại diện cho “nhóm số, ký hiệu của hồ sơ công việc” trong Danh mục hồ sơ của cơ quan.
- Vì Mã hồ sơ cơ bản đang là bước dự định đặt “tên gọi bằng mã” cho từng loại hồ sơ trong Khung phân loại hồ sơ nên trong 05 nhóm ký tự nêu trên, nếu nhóm ký tự nào chưa có hoặc khơng có mã, thì nhóm ký tự đó được ghi là 0; và sẽ được tiếp tục hoàn thiện tại Bước 5.
- Việc xây dựng Mã hồ sơ cơ bản trong Khung phân loại hồ sơ sẽ do LTCQ chủ trì thực hiện; sau đó LTCQ sẽ chuyển Khung phân loại hồ sơ kèm theo Mã hồ sơ cơ bản đến công chức, viên chức lấy ý kiến đóng góp; tiếp theo là hồn chỉnh và trình Lãnh đạo Văn phịng và Lãnh đạo cơ quan phê duyệt.
- Mới nhìn vào quy tắc xây dựng Mã hồ sơ cơ bản này sẽ thấy rất dài, khó nhớ. Nhưng thực tế, trước khi sử dụng Phần mềm eOffice thì cơ quan đã thống nhất cách gọi tên các hồ sơ điện tử bằng mã (chúng tôi đã xây dựng tại
Phụ lục II của Luận văn này để làm ví dụ); chỉ bổ sung, điều chỉnh, thay đổi
khi có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức, phát sinh loại hồ sơ mới. Với quy tắc xây dựng Mã hồ sơ cơ bản này, đảm bảo cơ quan có khả năng mở rộng chúng theo vấn đề, thời gian và không gian khi cần thiết.
c) Bước 3. Nhập Khung phân loại hồ sơ có Mã hồ sơ cơ bản vào Phần
mềm eOffice:
Sau khi Lãnh đạo Văn phòng và Lãnh đạo cơ quan phê duyệt Khung phân loại hồ sơ có Mã hồ sơ cơ bản thì Bộ phận Cơng nghệ Thơng tin của cơ quan sẽ nhập vào Phần mềm eOffice.
Vì Khung phân loại hồ sơ là “Khung đề mục cơ bản” và rất quan trọng trong Phần mềm eOffice nên phân quyền cho Bộ phận Công nghệ Thông tin của cơ quan nhập Khung phân loại hồ sơ có Mã hồ sơ cơ bản vào Phần mềm eOffice để hạn chế tối đa việc bổ sung, điều chỉnh không đúng thẩm quyền.
Việc xây dựng Khung phân loại hồ sơ và Mã hồ sơ cơ bản sẽ giúp cơ quan hệ thống đầy đủ, theo trình tự khoa học các loại hồ sơ hình thành trong
quá trình hoạt động của cơ quan theo từng lĩnh vực, vấn đề; và sau đó được cập nhập mặc định sẵn sàng trong Phần mềm eOffice nhằm làm Khung đề mục để xây dựng Mã hồ sơ hàng năm.
d) Bước 4. Xây dựng Danh mục hồ sơ:
Việc xây dựng Danh mục hồ sơ là việc làm cần thiết và định kỳ hàng năm của các cơ quan. Bên cạnh phương pháp xây dựng Danh mục hồ sơ được quy định tại Điều 13, Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; thì để lập, nộp lưu hồ sơ điện tử, các cơ quan phải căn cứ vào các quy định, hướng dẫn sau:
- Căn cứ Khoản 1, Điều 7 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 quy định: “Trường hợp tài liệu lưu trữ điện tử và tài liệu lưu trữ
giấy có nội dung trùng nhau thì thu thập cả hai loại”;
- Căn cứ Điểm a, Khoản 1.2, Phần II tại Hướng dẫn số 822/HD- VTLTNN ngày 26/8/2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước - phần việc của CCVC chun mơn chủ trì giải quyết cơng việc có trách nhiệm:“tập hợp
văn bản liên quan đến cơng việc được giao chủ trì giải quyết thành hồ sơ (hồ sơ dạng giấy và hồ sơ ở dạng dữ liệu điện tử).
Suy luận từ các điều, khoản, điểm nêu trên; theo chúng tôi, Danh mục hồ sơ sẽ được áp dụng thống nhất đối với hồ sơ công việc giấy và hồ sơ điện tử. Vì vậy, chúng tơi sẽ hướng dẫn lập Danh mục hồ sơ hàng năm theo Điều 13 tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ để làm cơ sở cho công chức, viên chức lập hồ sơ công việc. Nội dung của xây dựng Danh mục hồ sơ theo trình tự sau: xây dựng khung đề mục; xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị hoặc người lập; dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ; đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ; tổ chức lập Danh mục hồ sơ. Nhưng tại đây chúng tôi chỉ nhấn mạnh cách đánh số, ký hiệu của hồ sơ và cách lập Danh mục hồ sơ như sau:
- Số, ký hiệu của hồ sơ: gồm số thứ tự số được đánh bằng chữ số Ả rập và ký hiệu (bằng các chữ viết tắt) của đề mục lớn (tên các ban, phòng hoặc
tên các lĩnh vực hoạt động) trong Danh mục hồ sơ do cơ quan quy định nhưng
cần ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nhớ. Việc đánh số hồ sơ có thể áp dụng một trong hai cách sau: số của hồ sơ được đánh liên tục trong toàn Danh mục, bắt đầu từ số 01; hoặc số của hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn, bắt đầu từ số 01.
Ví dụ: Hồ sơ số 0042.VP – 42 là số thứ tự của hồ sơ trong Danh mục hồ sơ của cơ quan, VP là ký tự các chữ viết tắt tên của Văn phòng Sở trong Danh mục hồ sơ của cơ quan.
- Danh mục hồ sơ được lập hàng năm theo hai cách:
+ Cách thứ nhất, VTCQ xây dựng dự thảo Danh mục hồ sơ của cơ quan; lấy ý kiến đóng góp của các ban, phòng, cá nhân liên quan; hồn thiện dự thảo, trình Lãnh đạo Văn phịng hoặc Phịng Hành chính để trình người đứng đầu cơ quan ký ban hành.
+ Cách thứ hai, các ban, phòng, cá nhân dự kiến Danh mục hồ sơ của mình theo hướng dẫn nghiệp vụ của VTCQ; VTCQ tổng hợp thành Danh mục hồ sơ của cơ quan, bổ sung, chỉnh sửa (nếu cần); hồn thiện dự thảo, trình Lãnh đạo Văn phịng hoặc Phịng Hành chính để trình người đứng đầu cơ quan ký ban hành.
Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan duyệt, ký ban hành vào đầu năm. VTCQ sao chụp Danh mục hồ sơ đã được ban hành gửi các ban, phòng, cá nhân để thực hiện lập hồ sơ theo Danh mục. Trong quá trình thực hiện, nếu có hồ sơ dự kiến chưa sát với thực tế hoặc có cơng việc giải quyết phát sinh thuộc trách nhiệm lập hồ sơ của ban, phịng, cá nhân nào thì ban, phịng, cá nhân đó cần kịp thời sửa đổi, bổ sung vào phần Danh mục hồ sơ của mình để Văn thư tổng hợp, bổ sung vào Danh mục hồ sơ của cơ quan.
đ) Bước 5. Nhập Danh mục hồ sơ vào Phần mềm eOffice và lập Mã hồ sơ:
Để lập, nộp lưu hồ sơ điện tử thống nhất, chính xác, thì việc quan trọng là phải xác định được Mã hồ sơ để trong q trình giải quyết cơng việc, chúng ta sẽ chuyển tồn bộ văn bản, tài liệu có cùng Mã hồ sơ vào hồ sơ.