4 Tham khảo theo Khoản 1, Điều 1 của Quyết định số 889/QĐ-UBND ngày 23/12/2016 của Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng về ban hành Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành trên địa bàn
2.1.2. Nhận xét, đánh giá
a) Ưu điểm:
Trong thời gian vừa qua Chính phủ và các bộ, ngành Trung ương liên quan đã ban hành các quy định, hướng dẫn về Chính phủ điện tử; ứng dụng cơng nghệ thông tin vào quản lý, tạo lập và trao đổi văn bản điện tử; trách nhiệm của các chủ thể trong việc quản lý, lập, nộp lưu hồ sơ điện tử. Với các quy định, hướng dẫn này, bước đầu tạo hành lang pháp lý cho việc thực hiện lập, nộp lưu hồ sơ điện tử trong những năm vừa qua tại Việt Nam.
Căn cứ các quy định, hướng dẫn Chính phủ và các bộ, ngành Trung ương; tỉnh Quảng Ngãi đã ban hành các chính sách, chủ trương, quy định, hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan nhà nước của tỉnh, trong đó bước đầu đã có một số quy định, hướng dẫn về lập, nộp lưu hồ sơ điện tử. Bên cạnh đó, Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ngãi đã có văn bản hướng dẫn các sở ngành lập Danh mục hồ sơ hàng năm đối với hồ sơ điện tử.
b) Hạn chế:
Các quy định, hướng dẫn của Chính phủ, các bộ, ngành Trung ương liên quan và tỉnh Quảng Ngãi về lập, nộp lưu hồ sơ điện tử chưa đầy đủ, tính pháp lý chưa cao, chủ yếu mang tính khung cơ bản. Vì vậy, các cấp, các ngành, các cơ quan thiếu những căn cứ pháp lý để đánh giá việc thực hiện và xác định yêu cầu, tiêu chuẩn kỹ thuật để lập, nộp lưu hồ sơ điện tử.
Mặc dù Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013, tại Điều 7 đã quy định về thu thập tài liệu lưu trữ điện tử. Nhưng tại Công văn số 1036/BTTTT-THH ngày 10/4/2015 của Bộ Thông tin và Truyền thông, tại Điểm 6 Khoản 2 quy định chức năng quản lý hồ sơ cơng việc, khơng có phần cơng việc/chức năng “nộp hồ sơ điện tử vào LTCQ quan”. Như vậy, hệ thống quản lý văn bản và điều hành không thể thực hiện chức năng “nộp hồ sơ điện tử vào LTCQ”; đồng thời chưa đáp ứng quy trình cơng tác văn thư được quy định tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ.
Bên cạnh đó, Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước chỉ là văn bản mang tính chất hướng dẫn, không
phải là văn bản quy phạm pháp luật; và hướng dẫn chưa rõ ràng (hướng dẫn chưa rõ ràng việc xây dựng Khung phân loại hồ sơ, Mã hồ sơ; hướng dẫn chưa rõ ràng nên dễ hiểu nhầm hồ sơ ban hành văn bản là hồ sơ điện tử; chưa hướng dẫn cách đặt tên file văn bản điện tử và đóng dấu đến trên văn bản điện tử).
Các hạn chế nêu trên chính là một trong những nguyên nhân dẫn đến phần lớn hồ sơ điện tử chưa được lập theo yêu cầu và chưa thể giao nộp vào LTCQ; hồ sơ điện tử hiện đang tồn tại ở dạng hồ sơ ban hành văn bản hoặc ở dạng tập hợp các văn bản điện tử theo đặc trưng của văn bản: tác giả, tên loại, thời gian, ban, phòng.
c) Nguyên nhân:
Qua kết quả khảo sát, chúng tôi thấy rằng hệ thống cơ sở pháp lý từ Trung ương đến tỉnh về lập, nộp lưu hồ sơ điện tử chưa bắt kịp sự đổi mới, phát triển, mở rộng ứng dụng công nghệ thông tin vào lập, nộp lưu hồ sơ điện tử nên vừa thiếu, vừa chưa rõ ràng là tất yếu.
Tỉnh Quảng Ngãi triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản và điều hành công việc từ những năm 2007 theo các quy định, hướng dẫn từ Bộ Thơng tin và Truyền thơng. Sau đó, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành 02 văn bản về hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng là Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04/3/2009 và Công văn số 822/HD-VTLTN ngày 26/8/2015. Tuy nhiên, cả 02 văn bản này hướng dẫn này chưa rõ ràng, chưa cụ thể về xây dựng Khung phân loại hồ sơ, Mã hồ sơ; khó triển khai thực hiện ngay đối với cả công chức tham mưu quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ; và công chức, viên chức văn thư, lưu trữ chuyên trách. Như vậy, Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ngãi khơng có cơ sở để xây dựng các yêu cầu, tiêu chuẩn để hướng dẫn các cơ quan lập, nộp lưu hồ sơ điện tử.
Mặc dù Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ngãi đã có quy định về lập, nộp lưu hồ sơ điện tử. Nhưng thực tế các quy định này chưa đáp ứng u cầu vì chưa có sự phối hợp chặt chẽ của Sở Nội vụ là cơ quan tham mưu Ủy ban
nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ nhà nước với Sở Thông tin và Truyền thông là cơ quan tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản và điều hành cơng việc. Vì vậy, ứng dụng cơng nghệ thơng tin để tin học hố các hoạt động của các sở, ngành cơ quan có hiệu quả, nhưng ứng dụng cơng nghệ thơng tin để lập, nộp lưu hồ sơ điện tử chưa hiệu quả.