7 Nộp lưu hồ sơ điện tử vào LTCQ (bổ sung chức năng này vào Phần mềm
3.2.4. Tổ chức kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện lập, nộp lưu hồ sơ điện tử
lý văn bản phức tạp thì Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông tập huấn ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản, lập, nộp lưu hồ sơ điện tử với các nội dung như tại Điểm a, Mục 3.2.3 cho tất cả lãnh đạo, công chức, viên chức của từng sở, ngành đó.
c) Thường xuyên hỗ trợ hướng dẫn gián tiếp:
Trong quá trình ứng dụng Phần mềm eOffce vào quản lý văn bản, lập, nộp lưu hồ sơ điện tử chắc chắn sẽ phát sinh nhiều vướng mắc, có thể là: phát sinh loại văn bản, phát sinh loại hồ sơ mới chưa có trong Khung phân loại hồ sơ, chưa nắm hết chức năng của ứng dụng, lo lắng cơ sở dữ liệu khơng an tồn, chức năng chưa phù hợp cần phải điều chỉnh... thì Sở Nội vụ, Sở Thơng tin và Truyền thông hướng dẫn gián tiếp qua email, điện thoại hoặc có thể hướng dẫn trực tiếp tại sở, ngành đó.
Để có thể hỗ trợ hướng dẫn gián tiếp có hiệu quả, thuận lợi, nhanh chóng; tỉnh Quảng Ngãi phải thành lập Tổ hướng dẫn gồm các thành viên của Sở Nội vụ, Sở Thông tin và Truyền thông với nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể; công khai số điện thoại, địa chỉ email đến tất cả các sở, ngành.
3.2.4. Tổ chức kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện lập, nộp lưu hồ sơ điện tử điện tử
Để đánh giá chính xác kết quả thực hiện lập, nộp lưu hồ sơ điện tử và kịp thời khắc phục các phát sinh, vướng mắc. Các sở, ngành phải định kỳ 6 tháng, năm báo cáo kết quả thực hiện, đồng thời kiến nghị và đề xuất các biện pháp khắc phục hạn chế, khó khăn về Sở Nội vụ, Sở Thông tin và Truyền thông.
Để các báo cáo của các sở, ngành phản ảnh đúng tình hình thực tế, Sở Nội vụ, Thông tin và Truyền thông phải đề ra đề cương, biểu mẫu, số liệu, hướng dẫn cụ thể… và hướng dẫn làm báo cáo, điền thơng tin chính xác.
Tránh các trường hợp báo cáo đối phó, số liệu khơng cần thiết, báo cáo không đúng trọng tâm, không sát nội dung…
Bên cạnh tổ chức báo cáo, thì thành lập các Đoàn kiểm tra để kiểm tra thực tế kết quả tại một số sở, ngành tiêu biểu cũng rất cần thiết. Kiểm tra thực tế sẽ đánh giá chính xác hiệu quả của quy trình quản lý văn bản và chất lượng hồ sơ điện tử được lập, nộp lưu. Để kiểm tra đúng thực chất, cần phải thành lập đồn kiểm tra với chương trình, nội dung cụ thể; xác nhận kết quả kiểm tra bằng biên bản để có cơ sở tổng hợp, đề xuất giải quyết hợp lý, báo cáo cấp có thẩm quyền.
Trên cơ sở kết quả tổng hợp của đoàn kiểm tra và tổng hợp tình hình thực hiện từ các báo cáo của các sở, ngành. Sở Nội vụ, Sở Thông tin và Truyền thông phối hợp tổng hợp, nghiên cứu, tham mưu UBND tỉnh ban hành các kế hoạch, chương trình tiếp tục triển khai thực hiện; đồng thời điều chỉnh, bổ sung quy trình và phương pháp thực hiện hợp lý, thuận lợi, đúng quy định.
TIỂU KẾT CHƢƠNG III
Tại Chương 3, chúng tôi đã nghiên cứu xây dựng quy trình (có bảy bước: xây dựng Khung phân loại hồ sơ, xây dựng Mã hồ sơ cơ bản, nhập Khung phân loại hồ sơ có Mã hồ sơ cơ bản vào Phần mềm eOffice, xây dựng Danh mục hồ sơ, nhập Danh mục hồ sơ vào Phần mềm eOffice và lập Mã hồ sơ, lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ điện tử vào LTCQ) và phương pháp, biện pháp tổ
chức lập, nộp lưu hồ sơ điện tử cho các sở, ngành trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi.
Về ban hành quy định, Sở Nội vụ chủ trì phối hợp, Sở Thông tin và Truyền thông tham mưu UBND tỉnh Quảng Ngãi tạm thời bổ sung các quy định còn thiếu liên quan đến lập, nộp lưu hồ sơ điện tử. Cụ thể: Thứ nhất, quy định phải giải thích các thuật ngữ liên quan đến hồ sơ điện tử và quy định cụ thể các nguyên tắc, mục đích, yêu cầu của lập, nộp lưu hồ sơ điện tử. Thứ hai, quy định cụ thể về các yêu cầu nghiệp vụ văn thư, lưu trữ liên quan đến lập hồ sơ điện tử như là: xây dựng Khung phân loại hồ sơ, Mã hồ sơ cơ bản, Danh
mục hồ sơ, Mã hồ sơ; quy định đặt tên file văn bản điện tử. Thứ ba, quy định cụ thể về trình tự, thời gian, tiêu chuẩn kỹ thuật, thành phần hồ sơ điện tử và thủ tục nộp lưu hồ sơ điện tử. Thứ tư, quy định ứng dụng chữ ký số.
Về ban hành văn bản hướng dẫn, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh tham mưu Sở Nội vụ ban hành văn bản hướng dẫn bằng việc cụ thể thành các biểu bảng mẫu về lập, nộp lưu hồ sơ điện tử. Theo đó, các sở, ngành sẽ điều chỉnh phù hợp với điều kiện cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin của cơ quan và phù hợp với cơ cấu tổ chức, năng lực của công chức, viên chức của cơ quan. Quan trọng nhất khi xây dựng các biểu mẫu này là phải xác định được “Mã hồ sơ chung” cho hồ sơ điện tử và hồ sơ cơng việc giấy. Vì theo quy định tại Khoản 1, Điều 7 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013: “Trường hợp tài liệu lưu trữ điện tử và tài liệu lưu trữ giấy có nội dung trùng nhau thì thu thập cả hai loại”.
Về hồn thiện quy trình lập, nộp lưu hồ sơ điện tử trong Phần mềm eOffice; Sở Thông tin và Truyền thơng chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ nghiên cứu, yêu cầu Công ty An ninh mạng Bkav thiết kế bổ sung chức năng “nộp lưu hồ sơ điện tử vào LTCQ”.
Về biện pháp tổ chức thực hiện, Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông triển khai đồng bộ các biện pháp tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản, lập, nộp lưu hồ sơ điện tử trên địa bàn tỉnh. Đó là: Thứ nhất, tổ chức tập huấn, hướng dẫn lập, nộp lưu hồ sơ điện tử. Thứ hai, tổ chức kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện lập, nộp lưu hồ sơ điện tử.