do khơng có thời gian để tiến hành khảo sát trực tiếp thực trạng lập, nộp lưu hồ sơ điện tử tại tất cả các sở, ngành; mặt khác điều đó thực sự khơng cần thiết vì Phần mềm eOffice giống nhau, chỉ cần tìm hiểu cách ứng dụng cụ thể của mỗi sở, ngành. Nên chúng tôi chọn phương pháp khảo sát gián tiếp việc ứng dụng Phần mềm eOffice của các sở, ngành thông qua các Phiếu khảo sát thực trạng sử dụng Phần mềm eOffice.
Với phương pháp này, chúng tôi đã gửi 20 Phiếu khảo sát thực trạng sử dụng Phần mềm eOffice đến 20 sở, ngành tỉnh Quảng Ngãi. Nội dung Phiếu khảo sát chỉ tập trung vào một số việc liên quan đến lập, nộp lưu hồ sơ điện tử trong Phần mềm eOffice; đó là:
- (1) Tiếp nhận và đăng ký văn bản đến; - (2) Phát hành văn bản đi;
- (3) Giải quyết văn bản đến trong hệ thống; - (4) Lập hồ sơ điện tử;
- (5) (6) (7): Áp dụng tiêu chuẩn số hóa văn bản đi đến (ảnh màu), đặt tên file văn bản số hóa của cơ quan, quản lý văn bản số hóa của cơ quan. Đây
là những nội dung khảo sát cần thiết cho chúng tôi để hiểu thêm về tài liệu điện tử của tỉnh Quảng Ngãi, nhưng không liên quan trực tiếp đến nội dung Luận văn này, nên chúng tôi không đưa ra kết quả tổng hợp những nội dung này);
- (8) Nộp lưu hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan; - (9) Quy định về quản lý tài liệu điện tử cơ quan.
Kết quả khảo sát gián tiếp về thực trạng lập, nộp lưu hồ sơ điện tử trong Phần mềm eOffice của các sở, ngành tỉnh Quảng Ngãi thông qua các Phiếu khảo sát (Phiếu tổng hợp kết quả khảo sát tại Phụ lục I của Luận văn này)
như sau:
- Số Phiếu khảo sát phát ra: 20 - Số Phiếu khảo sát thu vào: 20 - Số Phiếu khảo sát hợp lệ: 20
- Về đối tượng điền thông tin vào Phiếu khảo sát: Phó Chánh văn phịng (Văn phịng UBND tỉnh, Thanh tra tỉnh), Chuyên viên Văn phòng (Sở
Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Sở Khoa học và Cơng nghệ, Sở Nội vụ, Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch), Nhân viên văn thư, Nhân viên văn thư, lưu
trữ (các sở, ngành).
- Kết quả khảo sát về tiếp nhận và đăng ký văn bản đến: Các sở, ngành sử dụng Phần mềm eOffice với các tỉ lệ như sau: 20/20 - 100% đăng ký văn bản đến, 18/20 sở, ngành - 90% nhận văn bản điện tử qua mạng (còn lại 02 sở, ngành không thực hiện là: Văn phịng HĐND tỉnh, Sở Tài ngun và Mơi trường), 19/20 sở, ngành - 95% số hóa văn bản đến và gắn vào hệ thống (còn lại 01 sở, ngành không thực hiện là: Sở Giáo dục và Đào tạo), 17/20 sở,
ngành - 85% chuyển văn bản đến cho đơn vị chủ trì giải quyết (cịn lại 03 sở,
ngành lưu văn bản đến tại văn thư là: Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội).
- Kết quả khảo sát về phát hành văn bản đi: Các sở, ngành sử dụng Phần mềm eOffice với các tỉ lệ như sau: 19/20 sở, ngành - 95% đăng ký văn bản đi
(cịn lại 01 sở, ngành khơng thực hiện là: Sở ngoại vụ), 18/20 sở, ngành -
90% số hóa văn bản đi đã phát hành và gắn vào hệ thống (còn lại 02 sở, ngành không thực hiện là: Sở ngoại vụ, Sở Giáo dục và Đào tạo), 04/20 sở,
ngành - 20% sử dụng chữ ký số gắn vào văn bản đi và phát hành qua hệ thống
(04 sở, ngành thực hiện là: Sở Công thương, Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Giao thông Vận tải, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội); 03/20 sở,
ngành - 15% thực hiện cả hai cách: số hóa văn bản đi đã phát hành và gắn vào hệ thống + sử dụng chữ ký số gắn vào văn bản đi và phát hành qua hệ thống
(03 sở, ngành thực hiện là: Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Giao thông Vận tải, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội).
- Kết quả khảo sát về giải quyết văn bản đến trong hệ thống: Các sở, ngành sử dụng Phần mềm eOffice với các tỉ lệ như sau:
+ Cho ý kiến phân phối văn bản đến (bản số hóa) trong hệ thống (14/20
sở, ngành - 70%, cịn lại 06 sở, ngành khơng thực hiện là: Văn phịng HĐND tỉnh, Sở Khoa học và Cơng nghệ, Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Sở Nội vụ, Sở Giáo dục và Đào tạo, Sở Tài chính);
+ Khơng soạn thảo văn bản đi trong hệ thống và cũng không gắn file vào hệ thống; nên không thực hiện chuyển xin ý kiến (lãnh đạo, phòng, ban) trong hệ thống (02/20 - 10% sở, ngành là: Sở Giáo dục và Đào tạo, Sở Ngoại vụ);
+ Dự thảo khoảng 50% văn bản đi trong phần mềm khác (word, excel …), sau đó gắn file soạn thảo vào hệ thống; 50% văn bản đi còn lại dự thảo trực tiếp trong hệ thống; sau đó chuyển xin ý kiến (lãnh đạo, phịng, ban) trên hệ thống (02/20 - 10% sở, ngành thực hiện là: Thanh tra tỉnh, Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch);
+ Dự thảo khoảng 75% văn bản đi trong phần mềm khác (word, excel …), và gắn file soạn thảo vào hệ thống; sau đó chuyển xin ý kiến (lãnh đạo, phòng, ban) trong hệ thống (02/20 - 10% sở, ngành thực hiện là: Văn phòng
UBND tỉnh, Sở Y tế);
+ Dự thảo 100% văn bản đi trong phần mềm khác (word, excel …), sau đó gắn file soạn thảo vào hệ thống và chuyển xin ý kiến (lãnh đạo, phòng, ban) trong hệ thống (03/20 - 15% sở, ngành thực hiện, đó là: Sở Cơng thương, Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội);
+ Dự thảo văn bản đi trong phần mềm (có thể là phần mềm khác hoặc trong hệ thống); sau đó in ra bản giấy để trình ký và làm thủ tục phát hành (20/20 - 100% sở, ngành thực hiện).
- Kết quả khảo sát về lập hồ sơ công việc: Một số sở, ngành sử dụng Phần mềm eOffice với các tỉ lệ như sau: 04/20 sở, ngành - 20% xây dựng danh mục hồ sơ của cơ quan (04 sở, ngành thực hiện là: Thanh tra tỉnh, Sở Công thương, Sở Giao thông Vận tải, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội),
thống (06 sở, ngành thực hiện là: Văn phòng UBND tỉnh, Thanh tra tỉnh, Sở
Công thương, Sở Giao thông Vận tải, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, Sở Thông tin và Truyền thông); 04/20 sở, ngành - 20% lập hồ sơ công việc
trong hệ thống (04 sở, ngành thực hiện là: Thanh tra tỉnh, Sở Công thương,
Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, Sở Giao thông Vận tải).
- Kết quả khảo sát về nộp lưu hồ sơ điện tử vào LTCQ: 09/20 sở, ngành - 45% sử dụng Phần mềm eOffice để copy cơ sở dữ liệu (gồm văn bản điện tử
và hồ sơ ban hành văn bản) và giao Bộ phận công nghệ thông tin của cơ quan
quản lý cơ sở dữ liệu (09 sở, ngành thực hiện là: Văn phòng UBND tỉnh, Thanh tra tỉnh, Sở Công thương, Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Giao thông Vận tải, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tư pháp).
- Kết quả khảo sát về ban hành Quy định quản lý tài liệu điện tử cơ quan: 08/20 sở, ngành - 40% đã ban hành quy định quản lý hồ sơ điện tử (08
sở, ngành thực hiện là: Văn phòng UBND tỉnh, Thanh tra tỉnh, Sở Công thương, Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Giao thông Vận tải, Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính), trong
đó 02/20 sở, ngành - 10% đã quy định về lập, nộp lưu hồ sơ điện tử (02 sở, ngành thực hiện là: Thanh tra tỉnh, Sở Công thương), 02/20 sở, ngành - 10%
quy định thủ tục, trách nhiệm giao nộp hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan (02
sở, ngành thực hiện là: Sở Công thương, Sở Giao thông Vận tải).
Để hiểu thêm về thực trạng lập, nộp lưu hồ sơ điện tử tại Việt Nam, chúng tôi cũng tiến hành khảo sát gián tiếp thực trạng lập, nộp lưu hồ sơ điện tử của 02 cơ quan ở Trung ương và 01 thành phố trực thuộc Trung ương (Văn
phịng Chính phủ,6 Cục Lưu trữ Văn phịng Trung ương Đảng, Thành phố Đà Nẵng) 7 thông qua các báo cáo tham luận.