7 Báo cáo tham luận trong Kỷ yếu Hội thảo khoa học về thực tiễn lập hồ sơ điện tử tại các cơ quan, tổ chức Việt Nam, do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức tại Hà Nội, ngày 22/9/2016)
3.1.1. Xây dựng quy trình lập, nộp lưu hồ sơ điện tử
Về mặt thực tế, qua kết quả khảo sát có thể thấy quy trình lập, nộp lưu hồ sơ điện tử của sở, ngành tỉnh Quảng Ngãi chưa đầy đủ, chưa hồn thiện, chưa rõ ràng; cịn tồn tại ở dạng hồ sơ ban hành văn bản, chỉ một số cơ quan đã lập Danh mục hồ sơ và cập nhập hồ sơ văn bản, văn bản điện tử vào hồ sơ thông qua “số, ký hiệu hồ sơ”. Về mặt pháp lý, thì có thể thấy tỉnh Quảng Ngãi vẫn chưa xây dựng quy trình lập, nộp lưu hồ sơ điện tử. Vì vậy, trên cơ sở kết quả khảo sát tại Chương II của Luận văn này, chúng tôi tham khảo, kế thừa, nghiên cứu bổ sung thành quy trình lập, nộp hồ sơ điện tử của sở, ngành tỉnh Quảng Ngãi.
Quy trình lập, nộp lưu hồ sơ điện tử của sở, ngành tỉnh Quảng Ngãi mà chúng tơi xây dựng có 07 bước như sau: (1) xây dựng Khung phân loại hồ sơ, (2) xây dựng Mã hồ sơ cơ bản trong Khung phân loại hồ sơ, (3) nhập Khung phân loại hồ sơ có Mã hồ sơ cơ bản vào Phần mềm eOffice, (4) xây dựng Danh mục hồ sơ, (5) nhập Danh mục hồ sơ vào Phần mềm eOffice và lập Mã hồ sơ, (6) lập hồ sơ điện tử, (7) nộp lưu hồ sơ điện tử vào LTCQ. Quy trình này được mơ tả qua lưu đồ dưới đây.
Hình 07: Lưu đồ: (Dự thảo) Quy trình lập, nộp lưu hồ sơ điện tử áp dụng cho sở, ngành thuộc tỉnh Quảng Ngãi
Để thấy được sự tham khảo, kế thừa của chúng tôi từ Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, sau đó bổ sung thành Dự thảo quy trình lập, nộp hồ sơ điện tử của các sở, ngành thuộc tỉnh Quảng Ngãi; chúng tôi lập bảng so sánh sau:
Các bước
Quy trình lập, nộp lưu hồ sơ điện tử tại Khoản 3 Mục II của Hướng dẫn
số 822/HD-VTLTNN
(được chúng tơi tóm tắt lại)
Các bước
Dự thảo quy trình lập, nộp lưu hồ sơ điện tử áp dụng cho sở, ngành thuộc
tỉnh Quảng Ngãi