4 Tham khảo theo Khoản 1, Điều 1 của Quyết định số 889/QĐ-UBND ngày 23/12/2016 của Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng về ban hành Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành trên địa bàn
1.3. Đặc điểm của hồ sơ điện tử
Khi nghiên cứu hồ sơ điện tử, chúng tôi nhận thấy hồ sơ điện tử có những đặc điểm sau đây:
- Tồn bộ quá trình lập, giao nộp, xác định giá trị, tiêu hủy, sử dụng hồ sơ điện tử... phụ thuộc hồn tồn vào các phần mềm ứng dụng. Vì vậy, quá trình tạo lập và tồn tại của hồ sơ điện tử, kể từ khi hình thành đến khi kết thúc thì phụ thuộc hồn tồn vào mơi trường mạng.
- Hồ sơ điện tử rất dễ bị mất, bị hư hỏng do bị virus xâm nhập hoặc tính lỗi thời của công nghệ. Khi vướng phải các lỗi này, có thể chỉ trong vài giây, vài phút hồ sơ điện tử sẽ bị mất, hư hỏng vĩnh viễn. Vì vậy, để quản lý, bảo quản hồ sơ điện tử; các cơ quan phải định kỳ, thường xuyên sao lưu dự phòng; hoặc chuyển đổi sang công nghệ mới phù hợp.
- Hồ sơ điện tử có thể dễ dàng bị chỉnh sửa, sao chụp trái phép, thậm chí hủy hoại rất dễ dàng, nhanh chóng mà khơng hề để lại bất kỳ một dấu vết nào. Vì vậy, để đảm bảo giá trị của chúng khi làm bằng chứng pháp lý thì các phần mềm quản lý hồ sơ điện tử phải được thiết kế để phân quyền sử dụng, để giữ lại những bằng chứng tin cậy, đảm bảo tính xác thực và an tồn về tất cả các hoạt động tác nghiệp của các cơ quan, tổ chức.
- Một trong những đặc điểm nổi trội của hồ sơ điện tử là cho phép nhất thể hóa các loại hình tài liệu khác nhau, như văn bản, âm thanh, hình ảnh, biểu đồ, thông tin tĩnh và động trong cùng một hồ sơ; và có thể sử dụng được mọi lúc, mọi nơi, không giới hạn số lượng người và số lượng hồ sơ. Điều này cho phép các cơ quan lưu trữ có thể tổ chức phục vụ một số lượng người sử dụng nhiều hơn so với trong trường hợp phục vụ bằng nguồn tin truyền thống.