7 Nộp lưu hồ sơ điện tử vào LTCQ (bổ sung chức năng này vào Phần mềm
PHẦN KẾT LUẬN
Bắt nguồn từ việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của các cấp, các ngành, các cơ quan của tỉnh Quảng Ngãi, đã làm phát sinh số lượng rất lớn tài liệu điện tử. Tuy nhiên, việc quản lý tài liệu điện tử và việc lập, nộp lưu hồ sơ điện tử vào LTCQ của các cấp, các ngành, các cơ quan của tỉnh Quảng Ngãi chưa thống nhất, chưa đáp ứng yêu cầu; do đó việc nộp lưu hồ sơ điện tử vào LTCQ và Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Ngãi chưa thực hiện được. Chính vì những lý do này nên chúng tơi đã lựa chọn vấn đề “Xây dựng quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử của các sở, ngành thuộc tỉnh Quảng Ngãi”.
Trong Luận văn này, chúng tôi đã nghiên cứu các quy định, hướng dẫn của các cơ quan có thẩm quyền và của tỉnh Quảng Ngãi về lập, nộp lưu hồ sơ điện tử; nghiên cứu trực tiếp quy trình lập, nộp lưu hồ sơ điện tử trên Phần mềm eOffice; nghiên cứu gián tiếp một số PMQLVB-ĐH của một số cơ quan TW. Từ đó, chúng tơi chỉ ra những ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân của hạn chế về lập, nộp lưu hồ sơ điện tử tỉnh Quảng Ngãi. Trên cơ sở đó chúng tơi đã xây dựng “Quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử của các sở, ngành tỉnh Quảng Ngãi”.
Quy trình lập, nộp lưu hồ sơ điện tử của sở, ngành tỉnh Quảng Ngãi mà chúng tơi xây dựng có 07 bước: (1) xây dựng Khung phân loại hồ sơ, (2) xây dựng Mã hồ sơ cơ bản trong Khung phân loại hồ sơ, (3) nhập Khung phân loại hồ sơ có Mã hồ sơ cơ bản vào Phần mềm eOffice, (4) xây dựng Danh mục hồ sơ, (5) nhập Danh mục hồ sơ vào Phần mềm eOffice và lập Mã hồ sơ, (6) lập hồ sơ điện tử, (7) nộp lưu hồ sơ điện tử vào LTCQ. Quy trình này được mơ tả qua lưu đồ tại Hình số 07; đồng thời, chúng tơi cũng xây dựng phương pháp cụ thể để thực hiện quy trình này.
Quy trình lập, nộp lưu hồ sơ điện tử của sở, ngành tỉnh Quảng Ngãi mà chúng tôi xây dựng tại Luận văn này sẽ tạm thời khắc phục tình trạng hiện tại của tỉnh Quảng Ngãi. Tuy nhiên để triển khai việc lập, nộp lưu hồ sơ điện tử
chặt chẽ, thống nhất, đúng quy định tại Việt Nam thì cần phải có sự phối hợp
đồng bộ từ nhiều phía. Đối với các nhà khoa học, chuyên gia về văn thư, lưu trữ và công nghệ thông tin cần sớm phối hợp nghiên cứu, làm rõ các các vấn đề liên quan, quyết định đến tiến độ, chất lượng của việc lập, nộp lưu hồ sơ điện tử; tổng kết kinh nghiệm thực tiễn và xây dựng hệ thống lý luận về quản lý văn bản điện tử, lập, nộp lưu hồ sơ điện tử. Trên cơ sở đó, nhà khoa học, các chuyên gia, có thể tư vấn cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền về quy trình, phương pháp lập và quản lý hồ sơ điện tử.
Đối với các cơ quan nhà nước có thẩm quyền cần sớm xây dựng hoàn thiện hệ thống luật pháp về lập, nộp lưu hồ sơ điện tử, tạo cơ sở pháp lý cho các cơ quan thực hiện thống nhất, chính xác, thuận lợi; để đảm bảo tính xác thực, tính an tồn và có khả năng truy cập đối với hồ sơ điện tử.
Sau khi hoàn thành Luận văn này, chúng tôi khẳng định việc lập, nộp lưu hồ sơ điện tử là một cơng việc có tính cấp thiết và quan trọng đối với các sở, ngành của tỉnh Quảng Ngãi trong giai đoạn hiện nay nhằm đảm bảo giá trị của hồ sơ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các sở, ngành. Chúng tôi cũng khẳng định rằng lập, nộp lưu hồ sơ điện tử mang lại rất nhiều lợi ích cho các sở, ngành của tỉnh Quảng Ngãi; giúp lãnh đạo sở, ngành quản lý, kiểm soát tiến độ giải quyết công việc của công chức, viên chức thuộc quyền quản lý và các hoạt động thông tin của sở, ngành; giúp công chức, viên chức quản lý chặt chẽ các nguồn thông tin, giải quyết công việc nhanh gọn, có hiệu quả và thuận lợi; giúp cơ quan giảm chi phí mua văn phịng phẩm; giúp tỉnh tiết kiệm ngân sách đầu tư xây dựng kho tàng lưu giữ hồ sơ công việc giấy; đặc biệt từng bước hồn thiện tiến trình Chính phủ điện tử và hội nhập quốc tế qua việc kết nối mạng liên thông hiện đại./.