7 Nộp lưu hồ sơ điện tử vào LTCQ (bổ sung chức năng này vào Phần mềm
3.2.2. Hoàn thiện quy trình lập, nộp lưu hồ sơ điện tử trong Phần mềm eOffice
eOffice
a) Xác định “vòng đời” của hồ sơ điện tử trong môi trường mạng:
Yêu cầu đầu tiên để thực hiện lập, nộp lưu hồ sơ điện tử là các sở, ngành phải xác định được “vòng đời” hay là “sự tồn tại cần thiết” của hồ sơ điện tử theo nguyên tắc lấy hồ sơ công việc - hồ sơ điện tử làm trung tâm. Đây là nguyên tắc và yêu cầu bắt buộc, bởi vì rất nhiều hồ sơ điện tử có giá trị đối với sự tồn tại, phát triển của cơ quan, công dân và cho cả xã hội nói chung; nên bất cứ sở, ngành nào cũng không được làm mất các công việc liên quan đã hồn thành. Chính vì vậy, sau khi cơng việc kết thúc, các hồ sơ điện tử cần phải được chuyển vào LTCQ quản lý đến hết thời hạn bảo quản.
Trên thực tế về yêu cầu, quy trình lập, nộp lưu hồ sơ điện tử tương tự như hồ sơ công việc giấy. Tuy nhiên, sự khác biệt ở đây là ứng dụng công nghệ thông tin, nhưng khơng chỉ đơn thuần là có được bằng cách áp đặt các cơng nghệ vào các công việc đang tồn tại. Tức là các bước lập, nộp lưu hồ sơ công việc nhiều khi phải điều chỉnh cho phù hợp với việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin mới có thể thực hiện được và sau đó mới đáp ứng yêu cầu của công tác văn thư, lưu trữ và tiêu chuẩn của công nghệ thông tin.
Vậy để đảm bảo “vòng đời” hay là “sự tồn tại cần thiết” của hồ sơ điện tử; để đảm bảo các yêu cầu, quy trình về lập, nộp lưu hồ sơ cơng việc nói chung; phù hợp với tiêu chuẩn, kỹ thuật của công nghệ thông tin; theo quan điểm của chúng tôi, các các chuyên gia công nghệ thông tin và các chuyên gia lưu trữ phải phối hợp cùng thiết kế, xây dựng một “quy trình” hồn chỉnh gồm 03 phần liên quan đến “vòng đời” hồ sơ điện tử như sau:
- Thứ nhất, xây dựng phần các chức năng quản lý và xử lý văn bản điện
tử, tạo lập hồ sơ điện tử nhằm quản lý công việc minh bạch, trách nhiệm. Phần mềm eOffice của tỉnh Quảng Ngãi đã có đầy đủ các chức năng này.
- Thứ hai, xây dựng phần các chức năng chuyển giao hồ sơ điện tử vào LTCQ nhằm xác định chính xác danh mục, thời gian, thủ tục phải giao nộp hồ sơ điện tử; đảm bảo hồ sơ điện tử kết thúc q trình giải quyết sẽ khơng tồn
tại trong phần các chức năng thứ nhất. Phần các chức năng này chưa có trên Phần mềm eOffice của tỉnh Quảng Ngãi, do vậy đây là một trong những nhiệm vụ cần phải nghiên cứu, giải quyết trong đề tài này.
- Thứ ba, xây dựng phần các chức năng quản lý hồ sơ điện tử nhằm tiếp
nhận hồ sơ điện tử vào LTCQ; đảm bảo quản lý, bảo quản, XĐGTTL, tiêu hủy; đảm bảo tìm kiếm, cung cấp hồ sơ điện tử cho tất cả các cơ quan, đơn vị, cá nhân có thể sử dụng. Phần này khơng thuộc nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài này.
b) Hồn thiện quy trình lập, nộp hồ sơ điện tử trên Phần mềm eOffice của tỉnh Quảng Ngãi:
Đối với tỉnh Quảng Ngãi, quy trình lập hồ sơ điện tử trên Phần mềm eOffice của tỉnh Quảng Ngãi đã có đủ các yêu cầu cơ bản về chức năng, tính năng kỹ thuật cho hệ thống quản lý văn bản và điều hành theo hướng dẫn Công văn số 1036/BTTTT-THH ngày 10/4/2015 của Bộ Thông tin và Truyền thơng. Nhưng quy trình lập hồ sơ điện tử trên Phần mềm eOffice của tỉnh Quảng Ngãi chỉ đáp ứng những phần cơ bản của quy trình lập hồ sơ được quy định tại Chương IV của Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ quy định về trình tự lập, nộp lưu hồ sơ vào LTCQ gồm những công việc: lập Danh mục hồ sơ, tổ chức lập hồ sơ; tuy nhiên chưa đề cập đến phân hệ chức năng “nộp lưu hồ sơ điện tử vào LTCQ”, chưa đề cập đến vấn đề nghiệp vụ lưu trữ và liên kết với cơ quan lưu trữ có thẩm quyền như thế nào ?
Hình 08: Các chức năng của Phần mềm eOffce
(Trên PMQLVB-ĐH của Văn phòng UBND tỉnh Quảng Ngãi)
Trong khi chờ đợi các chuyên gia công nghệ thông tin và các chuyên gia văn thư, lưu trữ giải quyết vấn đề này, đồng thời để LTCQ tạm thời quản lý cơ sở dữ liệu an tồn, tập trung, thống nhất thì chúng tơi đề xuất như sau:
- Sở Thông tin và Truyền thơng chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ nghiên cứu, đề nghị Công ty An ninh mạng Bkav thiết kế bổ sung chức năng “nộp lưu hồ sơ điện tử vào LTCQ” để hồn thiện quy trình lập, nộp lưu hồ sơ điện tử trên Phần mềm eOffice.
- Việc thiết kế và xây dựng chức năng “nộp lưu hồ sơ điện tử vào LTCQ” phải căn cứ vào Điều 7 (thu thập tài liệu lưu trữ điện tử) của Nghị
định số 01/NĐ-CP ngày 03/01/2011 của Chính phủ về quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ. Cụ thể là chức năng “nộp lưu hồ sơ điện tử vào LTCQ” phải đáp ứng các tác nghiệp: Tạo Danh mục hồ sơ điện tử nộp lưu vào LTCQ - Kiểm tra cơ sở dữ liệu nộp lưu - Xác nhận thông tin hồ sơ điện tử nộp lưu vào LTCQ - Phân quyền truy cập Danh mục hồ sơ điện tử nộp lưu và truy cập quản lý cơ sở dữ liệu nộp lưu - Chuyển và tích hợp cơ sở dữ liệu vào LTCQ. Suy luận từ quy định này và theo kết quả nghiên cứu, chúng tôi đề xuất chức năng “nộp lưu hồ sơ điện tử vào LTCQ” của tỉnh Quảng Ngãi như sau:
Khơng có chức năng nộp lưu hồ sơ điện tử vào LTCQ
+ Thứ nhất, lập Danh mục hồ sơ điện tử nộp lưu vào LTCQ: Cho phép
VTCQ, ban, phòng, cá nhân lập Danh mục hồ sơ điện tử hàng năm nộp lưu vào lưu trữ cơ quan trên cơ sở kế thừa các thông tin từ Khung phân loại hồ sơ đã gắn Mã hồ sơ theo từng năm.
+ Thứ hai, kiểm tra cơ sở dữ liệu nộp lưu: Cho phép LTCQ kiểm tra
Danh mục hồ sơ điện tử nộp lưu; đối chiếu hồ sơ công việc giấy với hồ sơ điện tử (nếu có cả 02 loại), kiểm tra các file văn bản điện tử số hóa (cách đặt tên file, cách lưu file trên máy/hoặc phương tiện lưu tin khác); đề nghị VTCQ, ban, phòng, cá nhân phải hoàn chỉnh lại Danh mục hồ sơ điện tử nộp lưu, chỉnh sửa tên file văn bản số hóa, đường dẫn lưu file văn bản điện tử số hóa (nếu có).
+ Thứ ba, xác nhận thông tin hồ sơ điện tử nộp lưu vào LTCQ: Cho
phép VTCQ và cơng chức, viên chức hồn thành thủ tục nộp lưu hồ sơ điện tử vào LTCQ và xác nhận thơng tin đó trên hệ thống (thời gian nộp lưu, số lượng hồ sơ điện tử nộp lưu, thông tin về hồ sơ điện tử nộp lưu/mục lục văn bản, các biên bản nộp lưu), đồng thời kết xuất in Danh mục hồ sơ điện tử nộp lưu và biên bản giao nộp để quản lý.
+ Thứ tư, phân quyền truy cập:
(++) Phân quyền truy cập Danh mục hồ sơ điện tử nộp lưu: Cho phép VTCQ, ban, phòng, cá nhân và LTCQ truy cập vào xem, kiểm tra, chỉnh sửa thông tin giao nộp hồ sơ điện tử trong khoảng thời gian nhất định.
(++) Phân quyền truy cập quản lý cơ sở dữ liệu nộp lưu, các thông tin liên quan: Với sự hỗ trợ của Bộ phận Công nghệ thông tin, đề nghị xuất (khơng cịn tồn tại trên hệ thống) cơ sở dữ liệu đã bàn giao, sau đó kết nối vào cơ sở dữ liệu của LTCQ. Đảm bảo LTCQ tiếp nhận được cơ sở dữ liệu có tính xác thực, tồn vẹn, nhất qn, an tồn thơng tin, có khả năng truy cập. Đây là phần cơ sở dữ liệu thuộc thẩm quyền quản lý hoàn toàn của LTCQ.
- Thứ năm, chuyển và tích hợp cơ sở dữ liệu vào LTCQ: LTCQ quản lý
cơ sở dữ liệu của hồ sơ điện tử trên Phần mềm eOffice; phần cơ sở dữ liệu do LTCQ quản lý không kết nối với Phần mềm eOffice của công tác quản lý văn
bản và điều hành; LTCQ sẽ thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ thơng qua việc xây dựng một module khác hoặc chuyển cơ sở dữ liệu này liên kết với PMQLTLLT hoặc xây dựng PMQLTLLT mới…
Với chức năng “nộp lưu hồ sơ điện tử vào LTCQ” thiết kế như thế này sẽ giúp VTCQ, công chức, viên chức và LTCQ thực hiện toàn bộ việc giao nộp hồ sơ điện tử theo quy định tại Điều 7 của Nghị định số 01/NĐ-CP ngày 03/01/2011 trên hệ thống. Qua đó, giúp LTCQ và VTCQ, công chức, viên chức thực hiện việc giao, nộp hồ sơ điện tử nhanh chóng, chính xác, khoa học; tiết kiệm rất nhiều thời gian, kinh phí và chất lượng hồ sơ điện tử chắc chắn sẽ đạt yêu cầu nghiệp vụ văn thư, lưu trữ và yêu cầu kỹ thuật công nghệ. Bên cạnh đó, khắc phục được tình trạng hiện nay trên Phần mềm eOffice là: không phân biệt được hồ sơ đã kết thúc giai đoạn văn thư với hồ sơ đã giao nộp vào lưu trữ, không xác được trách nhiệm của LTCQ đối với hồ sơ điện tử trên hệ thống, khơng xác định được kết quả q trình giao nộp hồ sơ điện tử vào LTCQ.