2.2. Tình hình thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa
2.2.1. Tổ chức và hoạt động của Trung tâm Hành chính cơng huyện
2.2.1.1. Quy chế hoạt động
UBND huyện đã ban hành Quyết định số 295/QĐ-UBND ngày 25/3/2017 về việc ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Trung tâm Hành chính cơng huyện. Trong đó quy định rõ nguyên tắc làm việc, chế độ
làm việc, thời gian làm việc; quy định rõ nhiệm vụ và quyền hạn Trung tâm Hành chính cơng huyện (nhiệm vụ của Giám đốc, Phó Giám đốc và các bộ phận thuộc Trung tâm); quy định trách nhiệm, thẩm quyền giải quyết TTHC của các cơ quan, đơn vị có liên quan; các TTHC thực hiện tại Trung tâm; quy định đối với tổ chức, cá nhân khi yêu cầu giải quyết TTHC tại Trung tâm; quy định trách nhiệm, thẩm quyền giải quyết TTHC của các cơ quan, đơn vị có liên quan; quy định về xử lý hồ sơ tại Trung tâm; chế độ họp, báo cáo của Trung tâm; trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị; mối quan hệ công tác giữa Trung tâm với các cơ quan, đơn vị có liên quan,… [38]
2.2.1.2. Tổ chức bộ máy
UBND huyện Quảng Điền đã ban hành Quyết định số 482/QĐ- UBND ngày 20/4/2017 về việc bố trí cán bộ, cơng chức, viên chức người lao động làm việc tại Trung tâm Hành chính cơng huyện đảm bảo theo đúng quy định và thường xuyên kiện tồn khi có sự biến động, thay đổi, trong đó: 01 Giám đốc (Phó Chánh Văn phịng HĐND và UBND huyện kiêm nhiệm), 01 Phó Giám đốc chuyên trách, 01 chuyên trách hỗ trợ - giám sát, 01 chuyên trách thu phí, lệ phí, quản lý tài sản và phụ trách cơng tác văn thư, hành chính, số hóa; 01 kế tốn và 01 cơng nghệ thơng tin (cơng chức Văn phịng HĐND và UBND huyện kiêm nhiệm), 04 công chức, viên chức của các phịng chun mơn thuộc UBND huyện và 05 công chức, viên chức của các cơ quan ngành dọc đóng trên địa bàn: Chi cục Thuế (01 người), Bảo hiểm Xã hội (01 người), Công an huyện (02 người), Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai (01 người) [39].
Thực tế cho thấy việc bố trí một số cán bộ, công chức, viên chức chuyên trách tại Trung tâm Hành chính cơng huyện tiếp nhận các TTHC của các cơ quan, đơn vị ít phát sinh hồ sơ (như các Phòng: Nội vụ, Tài nguyên - Mơi trường, Y tế, Văn hóa và Thơng tin, Giáo dục và Đào tạo) là phù hợp, do đó việc bố trí người làm việc theo quy định tại Quyết định số 402/QĐ-UBND
ngày 01/3/2017 của UBND tỉnh Thừa Thiên Huế chưa mang lại hiệu quả, gây lãng phí nguồn nhân lực của các cơ quan chun mơn. Bên cạnh đó, một số cơ quan ít biên chế nhưng phải bố trí 01 CBCCVC đến Trung tâm Hành chính cơng làm việc cũng gây áp lực lớn cho việc thực hiện nhiệm vụ chuyên môn hàng năm của cơ quan, đơn vị [42].
- Cơ cấu tổ chức bộ máy của Trung tâm Hành chính cơng huyện được thực hiện theo quy định tại Quyết định số 402/QĐ-UBND ngày 01/3/2017 của UBND tỉnh Thừa Thiên Huế gồm có Giám đốc và Phó Giám đốc, các cơng chức, viên chức chuyên trách (được tuyển dụng thơng qua hình thức thi tuyển) và cán bộ, công chức, viên chức kiêm nhiệm của các cơ quan trực thuộc huyện, các cơ quan ngành dọc cử đến làm việc, so với quy định tại Khoản 3, Điều 10, Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ thì vẫn còn những điểm chưa phù hợp. Thực tiễn cho thấy việc vừa bố trí Phó Giám đốc vừa bố trí cơng chức chun trách thực hiện cơng tác hỗ trợ - giám sát là chưa phù hợp, vì giữa Phó Giám đốc và chun trách thực hiện cơng tác hỗ trợ - giám sát sẽ chồng chéo chức năng giám sát và chức năng hỗ trợ, xuất phát từ nguyên nhân này sẽ dẫn đến đùn đẩy trách nhiệm hoặc không phát huy hết chức năng của mỗi vị trí cơng tác. [4, 42]
2.2.1.3. Năng lực của đội ngũ CBCCVC
Trong bất kỳ giai đoạn nào của quá trình thực hiện TTHC theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông đều là sự tác động có tổ chức của đội ngũ CBCCVC được nhà nước trao quyền. Mặt khác, trong thực hiện TTHC theo cơ chế một cửa, một cửa liên thơng, thì hầu hết các khâu đều do CBCCVC đảm nhiệm. Hiệu quả thực hiện TTHC theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông phần lớn là phụ thuộc vào năng lực đội ngũ CBCCVC mà trực tiếp là lãnh đạo và đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm việc tại Trung tâm Hành chính cơng cấp huyện và đội ngũ chuyên viên tham mưu giải quyết hồ sơ, thủ tục của tổ chức, công dân ở các cơ quan chuyên mơn. Qua q trình
trao đổi với Phòng Nội vụ, Văn phòng HĐND và UBND huyện, Trung tâm Hành chính cơng huyện và các cơ quan, đơn vị có liên quan thì từ khi Trung tâm Hành chính cơng được thành lập đến nay thì đối tượng là CBCCVC được bố trí tiếp nhận, hướng dẫn, xử lý và trả kết quả tại Trung tâm thường xuyên được tạo điều kiện tham gia các lớp đào tạo về chuyên môn, bồi dưỡng về nghiệp vụ, các lớp kỹ năng giao tiếp,… nhờ vậy mà hiệu quả, chất lượng công tác thực hiện TTHC theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông ngày càng được cải thiện [34, 40].
Bảng 2.1. Trình độ của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức tại Trung tâm Hành chính cơng huyện Quảng Điền
Stt Tiêu chí Số lượng Tỷ lệ Ghi chú
1 Trình độ chun mơn 15 100% - Đại học, Cao đẳng 15 100% - Sau đại học 0 0% 2 Tin học 15 100% - Tin học văn phòng 11 73,33% - Chuẩn ứng dụng CNTT cơ bản 4 26,67% - Chưa có chứng chỉ 0 0% 3 Ngoại ngữ 15 100%
- Chứng chỉ B, C hoặc tương đương 15 100% - Chứng chỉ B1 hoặc tương đương trở lên 0 0%
- Chưa có chứng chỉ 0 0%
4 Trình độ Quản lý nhà nước 15 100%
- Chuyên viên 7 46,66%
- Chuyên viên chính trở lên 4 26,67%
- Chưa đào tạo 4 26,67%
5 Trình độ Chính trị 15 100%
- Trung cấp 3 20%
- Cao cấp, cử nhân 1 6,67%
- Chưa đào tạo 11 73,33%
Bảng 2.2. Đánh giá của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức tại Trung tâm Hành chính cơng huyện Quảng Điền về thực hiện cơ chế
một cửa, một cửa liên thơng
STT Tiêu chí Số lượng Tỷ lệ Ghi chú
1 Tính kịp thời của văn bản quy định về giải quyết thủ
tục hành chính 15 100%
- Kịp thời 10 66,67%
- Không kịp thời 5 33,33%
2 Tính khả thi của văn bản quy định về giải quyết thủ
tục hành chính 15 100%
- Khả thi 13 86,67%
- Không khả thi 2 13,33%
3
Sự phối hợp của các cơ quan, đơn vị và cán bộ, cơng chức, viên chức có liên quan trong giải quyết thủ tục hành chính
15 100%
- Nhiệt tình, chủ động 9 60% - Thiếu nhiệt tình, thiếu chủ động 6 40% 4 Quy trình giải quyết thủ tục hành chính 15 100%
- Đúng quy trình 14 93,33%
- Khơng đúng quy trình 1 6,67% 5 Việc cập nhật các quy định, văn bản mới về việc giải
quyết thủ tục hành chính 15 100%
- Không được cập nhật 0 0%
- Tự bản thân cập nhật 6 40% - Thường xuyên được cập nhật 9 60%
6
Việc tham gia tập huấn hướng dẫn áp dụng các văn bản pháp luật mới về nghiệp vụ giải quyết thủ tục hành chính
STT Tiêu chí Số lượng Tỷ lệ Ghi chú - Không được tập huấn thường xuyên 5 33,33%
- Khoảng 01 lần/01 năm 7 46,67% - Từ 02 lần trở lên/01 năm 3 20% 7
Mức độ hứng thú của CBCCVC khi được bố trí làm việc tại Trung tâm Hành chính cơng huyện
15 100%
- Ít hứng thú 7 46,67%
- Hứng thú 5 33,33%
- Rất hứng thú 3 20%
Nguồn: Tác giả tự khảo sát 2.2.1.4. Điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị
Trụ sở Trung tâm Hành chính cơng huyện đã được UBND huyện quan tâm đầu tư sửa chữa, cải tạo cơ bản từ 03 phòng làm việc cũ của Văn phòng HĐND và UBND huyện để bố trí các quầy làm việc, các khu phục vụ công dân, tổ chức khi đến giao dịch, giải quyết công việc đảm bảo hoạt động của Trung tâm. Cụ thể, khơng gian làm việc có diện tích 45 m2 được bố trí một cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công dân khi đến giao dịch tại Trung tâm; đầu tư thêm nhà để xe và khu vệ sinh. Tuy vậy, diện tích của Trung tâm sau khi được cải tạo vẫn chưa đảm bảo. Năm 2018, ngân sách huyện đã bố trí 01 tỷ đồng, đồng thời tranh thủ sự hỗ trợ của cấp trên để đầu tư xây dựng trụ sở mới, đáp ứng tốt hơn cho hoạt động của Trung tâm Hành chính cơng. Cuối năm 2018, Trung tâm Hành chính cơng huyện đã được khánh thành và đi vào hoạt động với 02 tầng với diện tích mỗi tầng khoảng 430 m2 (tầng 1 phục vụ cho việc tiếp nhận, hướng dẫn và trả kết quả cho tổ chức, cơng dân; riêng tầng 2 có 03 phịng phục vụ cho việc họp bàn các cơng việc của Trung tâm cũng như UBND huyện khi cần), đảm bảo khang trang, hiện đại, đầy đủ tiện nghi, nằm trong trụ sở chung của UBND huyện.
Cùng với sự hỗ trợ của UBND tỉnh và nguồn kinh phí của huyện, Trung tâm Hành chính cơng huyện đã được đầu tư trang thiết bị đáp ứng được yêu cầu trước mắt sau đó là những bổ sung trang thiết bị cần thiết phục vụ hệ thống mạng, máy tính, máy photocopy, máy scan, máy fax, camera giám sát và các thiết bị cần thiết khác để phục vụ cho hoạt động của Trung tâm Hành chính cơng huyện. Cụ thể như sau: máy tính để bàn 12 bộ; máy in 06 cái, máy quét (scan) 04 cái (03 cái A4, 01 cái A3); máy đọc mã vạch 12 cái; màn hình trình chiếu 02 cái; Kiốt màn hình tra cứu 02 cái; máy điều hòa 06 cái; máy photocoppy 01 cái, camera giám sát có 04 vị trí quan sát với màn hình theo dõi 50 inch đảm bảo hoạt động theo yêu cầu tại Quyết định 402/QĐ-UBND ngày 01/3/2017 của UBND tỉnh Thừa Thiên Huế [42]. Trang phục, bảng tên được trang cấp (nam: quần đen, áo trắng; nữ: áo trắng, váy đen). Đặc biệt, trong đợt dịch Covid-19 kéo dài từ cuối năm 2019 đến nay, Trung tâm đã được UBND huyện bố trí lắp đặt 02 bộ máy quét mã vạch QR cho Trung tâm nhằm đảm bảo phục vụ công tác truy vết, điều tra dịch tễ đảm bảo an toàn cho các tổ chức và công dân đến giao dịch tại Trung tâm. [34]