Chương 2 : THỰC TRẠNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN TỈNH THANH HÓA
2.2. Hoạtđộng quản lý nghiệpvụ của Thư viện tỉnh Thanh Hoá
2.2.1. Xây dựng kế hoạch hoạtđộng nghiệpvụ
Hàng năm Thư viện Thanh Hố xây dựng kế hoạch cơng tác trình các cấp có thẩm quyền phê duyệt, bao gồm các loại kế hoạch công tác năm, kế hoạch công tác quý, kế hoạch công tác tháng.
Việc lập kế hoạch của cơ quan, phòng, từng cá nhân dựa trên những định mức, nhân lực, thời gian, ngân sách của các đối tượng trên.
Kế hoạch công tác năm bao gồm tổng quát các định hướng, các nhiệm vụ chỉ tiêu và các giải pháp lớn trên tất cả các l nh vực công tác của thư viện. Các phần công việc ghi trong kế hoạch của cơ quan phải định rõ cho đơn vị nào chịu trách nhiệm thực hiện, thực hiện trong thời gian bao lâu và với kinh phí là bao nhiêu. Kế hoạch này phải được các bộ phận lập xong trước ngày 15 11 hàng năm và phải được thơng qua tại cuộc họp của cấp có thẩm quyền (Ban Giám đốc, ho c Hội nghị cán bộ công chức của cơ quan).
Kế hoạch công tác quý bao gồm những dự án, cơng việc trình cấp trên phê duyệt, chuẩn y, các công việc đã được ghi trong kế hoạch công tác năm của cơ quan s được tri n khai trong quý. Kế hoạch này được xây dựng, chỉnh lý trên cơ sở phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch của quý trước.
Kế hoạch công tác tháng Bao gồm những dự án, cơng việc trình cấp trên và nội dung kế hoạch công tác quý tri n khai trong tháng cho cả cơ quan và cho từng bộ phận của nó. Kế hoạch tháng cũng được xây dựng trên cơ sở đánh giá việc thực hiện kế hoạch của tháng trước với những điều chỉnh thích hợp. Việc lập kế hoạch của cơ quan, phòng, từng cá nhân phải dựa trên những định mức, nhân lực, thời gian, ngân sách của các đối tượng trên.
Sau khi xây dựng kế hoạch hoạt động trình cấp có thẩm quyền phê duyệt, từ những chỉ tiêu kế hoạch chung, Thư viện, giao về từng bộ phận tri n khai. Thông qua việc thực hiện kế hoạch hoạt động, Thư viện có th n m b t được những việc nào đã thực hiện được, việc nào chưa thực hiện đ có sự điều chỉnh kịp thời và đánh giá hiệu quả cơng việc.
Trong kế hoạch hoạt động chung có th hiện kế hoạch hoạt động của từng khâu công việc như xây dựng và phát tri n vấn tài liệu, xử lý tài liệu, tổ chức sản phẩm và dịch vụ thư viện,....
Trong khi trình bày thực trạng quản lý từng khâu hoạt động nghiệp vụ, kế hoach này s được trình bày chi tiết hơn.
2.2.2. uản lý c ng tác ây dựng và phát tri n vốn tài liệu
Bổ sung tài liệu là việc thực hiện sưu tầm, thu thập, trao đổi, nhận t ng các loại hình tài liệu trong và ngồi nước bằng nhiều hình thức khác nhau, ph hợp với tiêu chí, chức năng và nhiệm vụ chung của thư viện, nhằm đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu và giải trí của người sử dụng.
+ X y ng h h ng n tài i
Đ xây dựng được kế hoạch cho hoạt động bổ sung, thư viện đã căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ đáp ứng nhiệm vụ chính trị, xã hội và đ c th về kinh tế của tỉnh, đồng thời kết hợp với nhu cầu của
bạn đọc (nhu cầu của bạn đọc được thư viện thực hiện như sau Lấy thông tin thông qua sự phản hồi của bạn đọc, theo dõi sổ nhật ký của bộ phận công tác bạn đọc xem môn nào được yêu cầu nhiều nhất, tiếp nhận thông tin phản ánh của phòng phục vụ - nơi n m rõ nhu cầu của bạn đọc, từ đó cán bộ bổ sung cân đối số lượng tài liệu có trong kho và lên kế hoạch bổ sung) cũng như mức kinh phí dành cho việc bổ sung của năm trước.
Hiện nay, thời gian lập kế hoạch bổ sung tài liệu trong năm được trình Sở VH,TT&DL Thanh Hóa từ q 4 của năm cũ, việc thực hiện kế hoạch b t đầu từ tháng 1 của năm mới. Các nội dung cơ bản trong kế hoạch vạch ra, gồm
+ Cán bộ làm công tác bổ sung Trưởng phòng phòng Nghiệp vụ. + Thời gian thực hiện Bổ sung tài liệu vào hàng quý.
+ Kinh phí 610.000.000 đồng năm.
+ Môn loại và số lượng tài liệu cần bổ sung Bổ sung tất cả các môn loại, tương ứng trên dưới 10.000. bản sách và 170 loại báo, tạp chí. Ưu tiên tài liệu về chính trị, chính sách của Đảng và Nhà nước, kinh tế, khoa học kỹ thuật, công nghệ, tài liệu có tính thẩm mỹ, khoa học thưởng thức, y học, giải trí.
+ Loại hình và ngơn ngữ tài liệu Sách, báo, tạp chí truyền thống, theo ngơn ngữ Tiếng Việt. Tài liệu điện tử, gồm đ a CD-ROM.
+ Thời gian xuất bản Là những tài liệu xuất bản trong năm, ho c cũ nhất là của năm vừa qua. + Phương thức bổ sung Phương thức bổ sung trả tiền, phương thức bổ sung không trả tiền, phương thức sưu tầm trong nhân dân.
+ Nguồn bổ sung Nhà xuất bản (NXB) Chính trị uốc gia, NXB Kim Đồng, NXB Phụ Nữ,NXB Trẻ... Nhà sách Đơng Tây, Nhà sách Hồng Long, Nhà sách Huy Hồng,...Báo và tạp chí đ t mua trực tiếp ở Bưu điện tỉnh.
+ h h t ộng ng
Tiếp nhận kế hoạch được Sở VH,TT&DL Thanh hóa phê duyệt, Ban giám đốc đơn vị họp bàn phân cơng cơng việc cho phịng Nghiệp vụ, giao cho đồng chí trưởng phịng làm cơng tác bổ sung tại phòng Nghiệp vụ tri n khai kế hoạch. Theo đó, quy định mỗi quý thư viện s chi kinh phí khoảng 152.000.000 đồng, tương đương với 3.000 bản sách cần bổ sung. Do kinh phí hạn hẹp, thư viện mới chỉ bổ sung được tài liệu truyền thống là sách, báo, tạp chí (thường bổ sung 3-4 bản cho mỗi tên sách, 1-2 bản cho một tên báo, tạp chí).
Cũng trên cơ sở kế hoạch được giao, cán bộ làm công tác bổ sung tài liệu đã bổ sung một cách kịp thời, bổ sung theo 2 phương thức trả tiền và không trả tiền.
Nguồn bổ sung theo phương thức trả tiền là sử dụng ngân sách của Nhà nước cấp đ tiến hành bổ sung VTL. Đây là nguồn kinh phí bổ sung chủ yếu, gi p cho TVTTH có th đáp ứng một cách nhanh chóng và kịp thời nhu cầu của bạn đọc, cung cấp trên 0% nguồn sách có trong thư viện. Từ năm 2013 - 2017, bình quân thư viện chi khoảng 610.000.000 đồng năm cho công tác bổ sung khoảng trên dưới 10.000 bản sách và 170 loại báo, tạp chí. Thư viện thường bổ sung chủ yếu ở các nhà xuất bản, nhà sách có uy tín như Nhà xuất bản Chính trị uốc gia, NXB Kim Đồng, NXB Phụ Nữ, NXB Trẻ... Nhà sách Đơng Tây, Nhà sách Hồng Long, Nhà sách Huy Hồng...Báo và tạp chí được đ t mua trực tiếp ở Bưu điện tỉnh.
Hàng năm, TVTTH cũng nhận được khá nhiều tài liệu từ nguồn t ng, biếu,... Đây chính là nguồn bổ sung khơng phải trả tiền. Hình thức này khá phổ biến tại TVTTH. Bằng chính sách tuyên truyền, vận động cá nhân, tổ chức trong tỉnh tham gia t ng biếu sách và các tủ sách của các nhà nghiên cứu, nhờ các mối quan hệ thân thiết với các tổ chức chính trị xã hội mà TVTTH đã thu h t được khá nhiều nguồn t ng biếu. Nguồn t ng biếu từ các cá nhân trong và ngoài tỉnh, các nhà xuất bản như NXB Dân trí, NXB Hồng Đức, NXB Văn hóa Dân tộc, ...Có Tạp chí Văn học, Tạp chí Xứ Thanh, Tạp chí Tồn Cảnh...Các tổ chức phi Chính phủ uỹ Châu Á, uỹ UNESET, uỹ FORCE.
Ngồi các nguồn bổ sung trên, TVTTH cịn tiến hành sưu tầm tài liệu trong nhân dân. Việc sưu tầm này chủ yếu vào l nh vực khoa học xã hội, các tài liệu địa chí. Các luận án, luận văn từ thạc s đến tiến s của các nhà nghiên cứu trong tỉnh, Thư viện cử cán bộ về các xã, huyện, thành phố đ sưu tầm, tuy nhiên việc sưu tầm này chưa thường xuyên, hiệu quả không cao.
Bảng 2.1: Công tác bổ sung tài liệu của Thư viện tỉnh Thanh Hóa Năm ( n tính: n) Sách ( n tính: i) Báo, tạp chí 2013 8.992 170 2014 9.390 172 2015 11.380 172 2016 9.380 172 2017 11.030 172 [Ng ồn: h i n tỉnh h nh , năm 2017]
Cán bộ làm cơng tác bổ sung là đồng chí trưởng phịng Nghiệp vụ s chịu trách nhiệm với ban giám đốc quyết định công tác bổ sung trong thư viện dựa vào nguồn kinh phí được cấp một cách hợp lý. Vào đầu tuần thứ 4 của tháng, cán bộ bổ sung phải làm báo cáo trình phịng Hành chính về hoạt động bổ sung trong tháng và tri n khai kế hoạch công việc của tháng tới trong quý.
Việc điều hành và ki m tra hoạt động bổ sung do đồng chí giám đốc và phịng Hành chính của đơn vị thực hiện. Cụ th , việc điều hành được tiến hành theo cách vừa giám sát, theo dõi vừa đưa ra các quyết định điều chỉnh khi cần thiết về các sai lệch của quy trình thực hiện bổ sung VTL. Ví dụ Nếu cán bộ bổ sung chỉ tham khảo danh mục tài liệu mới do các nhà xuất bản hay nhà sách gửi đến, nhưng không xác định nhu cầu tin của bạn đọc, mà đã hoàn thiện đơn đ t hàng và trình phê duyệt đ ký hợp đồng. hay chỉ dựa vào mình nhu cầu của bản đọc mà khơng cập nhật nguồn sách từ các NXB. Thấy được sai lệch này, đồng chí giám đốc và phịng Hành chính đã điều chỉnh, nh c nhở cán bộ bổ sung phải thực hiện đ ng từ những bước đầu của quy trình bổ sung VTL, đó là cần phải lấy và xác định nhu cầu tin của bạn đọc từ các bộ phận của phịng Phục vụ bạn đọc, sau đó mới tham khảo danh mục tài liệu của nhà sách, lựa chọn tài liệu, rồi mới trình duyệt đ ký kết. Còn việc ki m tra được thực hiện từ các khâu lựa chọn tài liệu (bao gồm số bản, nội dung tài liệu), đ t mua ở các đơn vị kinh doanh xuất bản phẩm, số bản và thành tiền, tài liệu về kho xử lý.
Do làm tốt các khâu xây dựng kế hoạch, tổ chức hoạt động, điều hành và ki m tra nên công tác quản lý hoạt động bổ sung tài liệu của TVTTH đã góp phần khơng nhỏ vào hiệu quả chung của đơn vị.
2.2.3. uản lý c ng tác ử lý tài liệu
Xử lý tài liệu là quá trình tiếp nhận các tài liệu đầu vào, chế biến bao gói và tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin đầu ra đ phục vụ người d ng tin trong quá trình tìm kiếm tài liệu theo nhu cầu.
Trong hoạt động thư viện công tác quản lý xử lý tài liệu có vai trị rất quan trọng. Việc lập kế hoạch, tổ chức và ki m tra hoạt động xử lý tài liệu tuân theo các quy t c, quy chuẩn của nghiệp vụ thư viện s gi p cán bộ thư viện và người d ng tin trong việc quản lý, tra cứu và sử dụng tài liệu nhanh chóng, hiệu quả.
+ X y ng h h ý tài i
Công tác xử lý tài liệu được ban giám đốc giao cho phòng Nghiệp vụ đảm nhận. Nhận nhiệm vụ từ cấp trên, các đồng chí trưởng phịng Nghiệp vụ đã lên kế hoạch và vạch ra những công việc sau
+ Xử lý một số lượng nhất định sách theo tháng trong quý như
+ Xử lý hình thức và nội dung tài liệu theo chuẩn nghiệp vụ, cụ th Phân loại tài liệu theo Khung phân loại thập phân DDC 14 r t gọn (Dewey Decimal Classification) và nhập dữ liệu theo Khổ mẫu MARC 21 (Machine readable cataloguing - Mục lục đọc máy).
Giao 3 cán bộ xử lý kỹ thuật đơn giản, 3 cán bộ xử lý hình thức và nội dung tài liệu. Việc xử lý tài liệu được tổ chức theo quy trình sau
+ Xử lý kỹ thuật Đăng ký tài liệu vào sổ tài sản của thư viện (sổ đăng ký tổng quát, đăng ký cá biệt); đóng dấu; tạo lập ký hiệu xếp giá; dán nhãn, chỉ từ, mã vạch.
+Xử lý hình thức Biên mục mô tả tài liệu. Hiện tại TVTTH đang sử dụng phần mềm quản trị thư viện ILIB 3.0, nhập dữ liệu theo Khổ mẫu MARC 21. Thư viện đã tri n khai áp dụng 3 khổ mẫu (MARC 21 có 5 khổ mẫu) đó là Khổ mẫu MARC 21 cho dữ liệu thư mục, Khổ mẫu MARC 21 cho dữ liệu về vốn tư liệu và Khổ mẫu MARC 21 cho ki m sốt tính nhất qn dữ liệu.
+ Xử lý nội dung Định chỉ số phân loại; định từ khóa; tóm t t nội dung tài liệu.
Định chỉ số phân loại Phân loại tài liệu là quá trình xử lý nội dung tài liệu nhằm th hiện nội dung của tài liệu bằng các ký hiệu phân loại. TVTTH đã tiến hành phân loại tài liệu theo cấu tr c của Khung phân loại thập phân DDC ấn bản r t gọn 14. Sau khi đã xác định được chủ đề chính của tài liệu, cán bộ thư viện ghi các ký hiệu phân loại đó lên trang tên sách tài liệu ho c nhập vào trường ký hiệu phân loại trong các bi u ghi MACR 21.
Định từ khóa Ký hiệu phân loại m c d có thế mạnh là tập trung được tài liệu theo từng l nh vực khoa học, nhưng nó lại khơng có khả năng tập hợp tài liệu theo từng đối tượng nghiên cứu. Chính vì thế ngơn ngữ từ khóa là ngơn ngữ tìm tin thứ hai c ng tồn tại song song và hỗ trợ kh c phục nhược đi m của ký hiệu phân loại. TVTTH sử dụng Bộ từ khóa của Thư viện uốc gia Việt Nam biên soạn, kết hợp định từ khoá tự do. Sau khi phân tích chủ đề, các cán bộ xử lý tài liệu s r t ra một tổ hợp những khái niệm th hiện tính nhất quán, hay bằng ngôn ngữ tự nhiên. Các khái niệm r t ra có tính chất chọn lọc, m t khác những khái niệm này cũng th hiện những đ c trưng chủ yếu của tài liệu.
Tóm t t nội dung tài liệu Là một bản tin ng n gọn phản ánh đầy đủ nội dung của tài liệu. Trên cơ sở những thông tin cần thiết đã r t ra, các cán bộ xử lý tài liệu trình bày dữ liệu dưới dạng 1 văn bản rõ ràng, s c tích và chuẩn xác ở trường 520 trong bi u ghi MARC 21.
- i hành à i m t q y t nh ý tài i
Việc xử lý tài do tập th cán bộ phòng Nghiệp vụ thực hiện dưới sự điều hành và ki m tra của đồng chí là trưởng phịng. Đồng chí trưởng phịng thường xun đơn đốc, giám sát, đưa ra các quyết định điều chỉnh những sai sót trong quy trình xử lý tài liệu của tập th phòng. Ki m tra sát sao ở các khâu xử lý hình thức và nội dung. Chính việc làm này đã tạo được sự thống nhất trong áp dụng quy trình xử lý tài liệu theo quy chuẩn.
Với sự hi u biết và tính trách nhiệm cao mà cán bộ trong phịng Nghiệp vụ đảm nhận cơng tác xử lý tài liệu theo chuẩn nghiệp vụ thư viện một cách nhanh chóng. Nhờ sự nỗ lực nghiên cứu và hoàn thiện khổ mẫu MARC 21 trong hoạt động xử lý hình thức, thư viện đã đạt được một số thành quả quan trọng. Mọi bi u ghi đều tuân thủ ch t ch theo cấu tr c bi u ghi thư mục MARC 21. Những bi u ghi này gi p cho cán bộ, bạn đọc quản lý d dàng thuận lợi và thống kê chính xác nguồn tư liệu.
Việc xử lý tài do tập th cán bộ phòng Nghiệp vụ thực hiện dưới sự điều hành và ki m tra của Đồng chí trưởng phịng thường xun đơn đốc, giám sát, đưa ra các quyết định điều chỉnh những sai sót trong quy trình xử lý tài liệu của tập th phòng. Ki m tra sát sao ở các khâu xử lý hình thức và nội dung. Chính việc làm này đã tạo được sự thống nhất trong áp dụng quy trình xử lý tài liệu theo quy chuẩn nghiệp vụ và tạo ra sự trao đổi cởi mở trong cơng tác xử lý tài liệu có sự trao đổi thông tin hai chiều nhằm xử lý tài liệu sát gần nhất với chu đề nội dung tài liệu phản ảnh.
2.2.4. uản lý kho và ảo quản tài liệu
Tài liệu bị hư hỏng bởi nhiều nguyên nhân như tác động của các yếu tố môi trường hay ý thức sử dụng của con người. Do đó nếu quản lý và bảo quản không tốt, VTL của thư viện s bị hỏng,