Chương 2 : THỰC TRẠNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN TỈNH THANH HÓA
3.2. Hoàn thiện việc vận dụng các chức năng quản lý thư viện
3.2.2. Nâng cao hiệu quả tổ chức và điều hành trong hoạtđộng quản lý
3.2.2.1. N ng hi q t h à i hành nh n à ng ồn ật h t
h à i hành ng ồn nh n
Theo chức năng, nhiệm vụ của thư viện cấp tỉnh, Thư viện tỉnh Thanh Hố có khối lượng cơng việc lớn nhưng điều kiện tổ chức, bộ máy, đội ngũ cán bộ, viên chức cịn hạn chế. Đ hồn thành nhiệm vụ và kế hoạch đã xác định, Thư viện cần phải tổ chức và điều hành nhân lực một cách có hiệu quả.
Thư viện tỉnh đã bố trí một cơ cấu phịng ban khá thích hợp và ph hợp với quay chế tổ chức và hoạt động của thư viện tỉnh thành phố do Bộ Văn hoá, Th thao và du lịch ban hành. Tuy nhiên cơ chế phối hợp giữa các phòng ban trong thư viện còn hạn chế và cứng nh c. Cơ cấu tổ chức của Thư viện tỉnh Thanh Hoá hiện là cơ cấu trực tiếp - chức năng, trong đó Ban Giám đốc chỉ đạo tồn diện tới các phịng ban chức năng; các phòng ban chỉ đạo trực tiếp tới từng nhân viên. Mối liên hệ giữa các phòng ban và giữa nhân viên các phòng ban với nhau còn rất hạn chế. Với một thư viện truyền thống cơ cấu này là hợp lý, nhưng với xu thế phát tri n tất yếu của thư viện ngày nay, cần phải tăng cường các mối liên hệ hai chiều giữa các cấp lãnh đạo, đ c biết giữa các thành viên trong tổ chức. Mối liên hệ ấy phải được th chế hố bằng các văn bản có tính pháp lý, do Giám đốc xác định.
Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban cũng phải được xác định một cách rõ ràng hơn bằng văn bản pháp quy, trên cơ sở đó có th điều hành cơng việc một cách rõ ràng, minh bạch, xác định mức độ hồn thành cơng việc của từng bộ phận, thậm chí từng nhân viên một cách thường xuyên.
Cũng như đội ngũ cán bộ làm công tác thư viện công cộng trong cả nước, đội ngũ cán bộ làm công tác thư viện cơng cộng tỉnh Thanh Hố đang được áp dụng chế độ chính sách đãi ngộ chưa thật thỏa đáng, thu nhập thấp hơn nhiều so với ngành nghề khác vì vậy có ảnh hưởng khơng nhỏ đến tư
tưởng cán bộ, đó cũng là lý do đ họ chưa thật sự tồn tâm, tồn ý với cơng việc. Do đó, cần đề xuất những đổi mới về chế độ, chính sách đối với nghề thư viện và cán bộ làm công tác thư viện nhằm nâng cao mức độ đãi ngộ và thu h t người tài. Sử dụng chính sách, chế độ đãi ngộ hợp lý s trở thành một đòn bẩy th c đẩy các cán bộ g n bó với cơng việc và g n lợi ích của mình với hiệu qủa cơng việc mà mình thực hiện.
Các cấp lãnh đạo, các nhà quản lý cần thường xuyên quan tâm tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ thư viện được học tập nâng cao trình độ, có cơ hội thăng tiến, kh ng định vị trí của mình; cần phải có các biện pháp phát hiện, phát huy những thế mạnh và khả năng đ c biệt của cán bộ phục vụ cho công việc, quan tâm đến đời sống riêng tư của từng cán bộ đ động viên về tinh thần, khiến họ yên tâm công tác.
Nâng cao chế độ đãi ngộ (vật chất, tinh thần) đối với đội ngũ cán bộ làm công tác thư viện s góp phân nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ làm cơng tác thư viện (trong đó có thư viện cơng cộng) trong tương lai.
h à i hành ng ồn ật h t
Nguồn lực vật chất của thư viện được hình thành chủ yếu từ ngân sách của Nhà nước, từ nguồn thuế của nhân dân, vì vậy phải được tổ chức sử dụng đ ng mục đích, đ ng quy định của Nhà nước.
Đối với cơ sở vật chất của thư viện , nên có các văn bản phân cấp quyền sử dụng, trách nhiệm bảo quản một cách rõ ràng. Tạo nên một quy trình sử dụng, bảo quản và sửa chữa theo tiêu chuẩn.
Trong q trình thực hiện quy trình, cần có cơ chế và biện pháp phối hợp có hiệu quả giữa các phịng ban trong việc bảo trì, sửa chữa các trang thiết bị, tài sản của thư viện.
3.2.2.2. N ng hi q t h à i hành h t ộng nghi
Tổ chức và điều hành các hoạt động nghiệp vụ cần theo một quy trình hợp lý, đồng thời đảm bảo mối liên kết ch t ch giữa các phòng ban. Hoạt động thư viện là một hoạt động đ c th , có tính tập th rất cao. Với những thư viện cỡ lớn như thư viện tỉnh nói chung và Thư viện tỉnh Thanh Hố nói riêng, dây chuyền hoạt động thư viện gồm nhiều công đoạn với khối lượng cơng việc khá lớn, địi hỏi sự chun mơn hố khá cao. Chất lượng của khâu công việc trước ảnh hưởng khá lớn tới chất lượng cơng việc các khâu sau. Ví dụ xử lý tài liệu thiếu chính xác s làm ảnh hưởng tới chất lượng các sản phẩm và dịch vụ thư viện.
Tổ chức các hoạt động nghiệp vụ vì vậy nên hướng tới chun mơn hố cơng việc. Cách tổ chức luân chuy n người thực hiện các khâu nghiệp vụ một cách định của Thư viện hiện nay cũng có ưu đi m là mỗi người đều phải biết tất cả các khâu nghiệp vụ nhưng có hạn chế là thiếu chun mơn
hố, đ c biệt với khâu xử lý tài liệu dê đ lại những sai sót, thiếu nhất quán, ảnh hưởng tới chất lượng bộ máy tra cứu và các sản phẩm thư viện khác.
Trong điều hành hoạt động Thư viện nên ch ý tăng cường trao đổi, thảo luận giữa các phòng ban, tạo nên sự phối hợp ăn ý trong hoạt động.
Nếu có những vấn đề kh c m c về chuyên môn nên kịp thời tổ chức hội thảo, trao đổi kinh nghiệm trong nội bộ thư viện cũng như với các chuyên gia trong l nh vực đó.
Bên cạnh việc đảm bảo tổ chức và vận hành hoạt động nghiệp vụ theo quy trình chung một cách hợp lý, cần ch ý đảm bảo những nét đ c th của từng khâu cơng việc trong q trình điều hành cơng việc.
- t ộng ng
Ban giám đốc họp, giao cơng việc bổ sung cho phịng Nghiệp vụ. Cán bộ bổ sung tiến hành bổ sung tài liệu dựa vào nhu cầu tin của bạn đọc và nguồn kinh phí được cấp.
Khuyến khích cán bộ bổ sung phát huy tinh thần trách nhiệm và vận dụng các thành tựu công nghệ trong quá trình bổ sung tài liệu. Dựa vào kinh phí trên, cán bộ bổ sung trực tiếp đến các NXB Văn học, Hội Nhà Văn, Chính trị uốc Gia, Khoa học kỹ thuật, Kim Đồng, Giáo Dục các nhà sách Hồng Long, Đơng Tây, B c miền Trung, Văn Hóa xem cụ th , nếu ph hợp với thư viện, s lựa chọn bổ sung. Sau đó cán bộ bổ sung đăng ký những tài liệu đã chọn với các NXB và các nhà sách. Nhà xuất bản, nhà sách lập danh mục tài liệu do cán bộ bổ sung đã chọn đ gửi thư viện. Thơng qua ban giám đốc, phịng Hành chính xem xét, góp ý, phịng bổ sung ki m tra lại danh mục đó đ có th điều chỉnh số lượng đ t, sau đó lập đơn đ t hàng trên phần mềm LIBOL 6.0, chuy n đến các NXB và nhà sách. Khi nhận lại đơn đ t hàng chính thức từ thư viện, các NXB và nhà sách gửi tài liệu về như yêu cầu của thư viện. Khi nhận tài liệu, cán bộ bổ sung của phịng Nghiệp vụ và phịng Hành chính s tiến hành ki m tra chất lượng và số lượng có khớp với hợp đồng. Nếu đ ng và đủ thì làm biên bản giao nhận tài liệu và thanh toán tiền. Bổ sung những tài liệu tiếng Việt, mới xuất bản, chưa có trong thư viện ho c đã có nhưng thiếu nhiều so với nhu cầu của bạn đọc.
Mỗi tháng một lần cán bộ bổ sung đến NXB Thanh Hóa tìm hi u và lựa chọn các xuất bản phẩm địa phương đ bổ sung tài liệu địa chí. Cán bộ cũng có th sưu tầm sách lịch sử địa phương bằng cách đến các Chi bộ, Đảng bộ của 27 huyện, thị và các Đảng bộ xã, phường, thị trấn, trong tỉnh đ đ t vấn đề mua ho c trao đổi. Sưu tầm và bổ sung tài liệu luận văn, luận án viết về địa phương, tài liệu của các tác giả trên địa bàn tỉnh có tại Thư viện uốc gia và các Trung tâm thông tin ở các tỉnh, thành trên cả nước.
Tăng cường mối quan hệ, tiến hành trao đổi với các cơ quan thông tin thư viện khác nhau đ đa dạng hóa VTL. Duy trì và củng cố mối quan hệ với các Tổ chức phi Chính phủ như uỹ Châu Á, uỹ UNESET, uỹ FORCE, cá nhân trong và ngoài nước đ tạo ra nguồn trao đổi, t ng biếu.
- t ộng ý tài i
Cán bộ tại phịng Nghiệp vụ làm việc tích cực, hiệu quả đ xử lý sách đã bổ sung theo từng tháng. Trong quy trình xử lý tài liệu, nên có sự phân cơng trách nhiệm cho cán bộ xử lý kỹ thuật, cán bộ xử lý hình thức và nội dung, đồng thời quy định rõ cách thức phối hợp trong quá trình xử lý tài liệu. Mỗi khâu công việc cần quy định rõ trách nhiệm xử lý chính, giám sát, ki m tra chéo, . Đảm bảo chất lượng xử lý tài liệu.
Trách nhiệm của trưởng phó phịng cũng phải được quy định rõ, đ c biệt với việc quản lý chất lượng xử lý tài liệu.
- h h à q n tài i
Có cơ chế phối hợp giữa các phòng ban trong việc thực thi kế hoạch bảo quản tài liệu.
Phòng Phục vụ bạn đọc có nhiệm vụ rà sốt, làm tờ trình xin thanh lý các tài liệu cịn ít giá trị, rách, cũ, tài liệu có nội dung lỗi thời khơng cịn ph hợp. Thực hiện phương pháp bảo quản phục chế các tài liệu quý hiếm bị hỏng do vòng quay của sách. Ký hợp đồng với Cơng ty in Thanh Hóa đ đóng bìa cứng các tài liệu này. Đối với các đ a CD - ROM, d ng vải mỏng và mịn hay dụng cụ lau bụi bẩn bám trên đ a.
Phòng Hành chính thực hiện phương pháp bảo quản dự phịng, xin cấp thêm kinh phí đ nâng cấp, tăng cường đầu tư trang thiết bị cho công tác bảo quản tài liệu như Hệ thống đo nhiệt độ, độ ẩm; hệ thống quạt thơng gió; hệ thống máy h t ẩm, h t bụi; hệ thống camera quan sát; liên hệ, ký hợp đồng định kỳ hàng năm với các công ty chuyên chống mối mọt và côn tr ng gây hại cho sách về xử lý tại thư viện.
Phịng Thơng tin - Tuyên truyền thường xuyên ki m tra các CSDL trên đ a, khi thấy có triệu chứng khó đọc, đem sao lưu ch ng ngay. Đ a mềm đ trong hộp bảo vệ khỏi ánh sáng và bụi. Số hóa các loại tài liệu truyền thống, lưu giữ trong CSDL và phổ biến đến bạn đọc thông qua trang web của thư viện.
- ậ á n hẩm à h th ng tin th i n
Thư viện cần xác định rõ hơn trách nhiệm của các bộ phận trong việc tạo lập và phối hợp thực hiện các sản phẩm và dịch vụ thư viện.
Phòng Nghiệp vụ và phịng Thơng tin - Tuyên truyền được giao nhiệm vụ biên soạn các thư mục chun đề và các ấn phẩm thơng tin có giá trị.
Thư mục chuyên đề được xử lý sâu về m t nội dung tài liệu với những đề tài nhằm phát tri n kinh tế, phát tri n văn hóa xã hội như Thư mục thông tin về khoa học kỹ thuật các ngành kinh tế mũi nhọn của tỉnh (ngành công nghiệp n ng và công nghiệp nhẹ, công nghiệp sáng tạo, ngành chế biến thủy hải sản, chế biến lâm sản, ngành du lịch). Việc biên soạn thư mục nên bám sát đ c đi m, tình hình thực tế của địa phương đ khai thác đề tài có tác dụng trực tiếp nhằm nâng cao và cải thiện đời sống cho nhân dân, được người dân thực sự quan tâm. Thanh Hóa là quê hương của vua ch a các anh h ng dân tộc như Lê Lợi, là nơi có nhiều danh lam th ng cảnh, có nhiều bãi bi n đẹp, do vậy các thư mục chuyên đề cũng phải phản ánh được vấn đề này nhằm thu h t các nhà đầu tư và du khách đến tham quan, nghỉ dưỡng, góp phần nâng cao hiệu quả kinh tế - xã hội cho tỉnh.Ch trọng và tri n khai biên soạn các ấn phẩm thơng tin có giá trị bằng cách tóm t t, lược thuật, thơng tin có chọn lọc Những ấn phẩm này rất cần cho người d ng tin là cán bộ nghiên cứu khi họ thực hiện nghiên cứu các đề tài khoa học. Đ biên soạn các ấn phẩm này, Thư viện tỉnh Thanh Hóa phải cử cán bộ biên soạn thư mục có kiến thức chuyên sâu, hi u biết rộng, phải kết hợp ch t ch với đội ngũ cộng tác viên là các nhà khoa học có trình độ cao và nhiệt tình với hoạt động thơng tinthư viện. Hình thức của các bản thư mục được biên soạn cũng cần được ch trọng về cách trình bày, văn phong mạch lạc, in ấn rõ ràng, đẹp m t đ hấp dẫn người d ng tin.Khi đã có các bản thư mục được biên soạn cơng phu và có giá trị thực ti n, công việc tiếp theo là phổ biến đ các thông tin thư mục đến được người d ng tin là rất quan trọng. Làm tốt công việc này, các sản phẩm thư mục mới thực sự có tác dụng và đạt hiệu quả mong muốn. Tất cả các thư mục giới thiệu cần được phổ biến rộng rãi, gửi đến cho tất cả mạng lưới TVCC trong tỉnh và các thư viện trong liên hiệp. Các thư mục chuyên đề phải được chuy n đến các cơ quan, ban ngành có liên quan trong tỉnh. Đồng thời Thư viên tỉnh Thanh Hóa phối kết hợp với các cơ quan báo chí, đài phát thanh truyền hình giới thiệu rộng rãi trên các phương tiện thông tin đại ch ng.
Đ hoàn thiện các CSDL thư mục, cần phải cử cán bộ hiệu đính lại tồn bộ dữ liệu. M t khác trong quá trình xử lý dữ liệu mới cần phải được thực hiện một cách nghiêm t c, chính xác và kịp thời, hạn chế đến mức thấp nhất những sai sót, nhằm đảm bảo chất lượng nguồn tin đáp ứng tốt nhu cầu bạn đọc. Thư viện nên phân cơng cơng việc này cho những cán bộ có trình độ chun mơn nghiệp vụ vững vàng, kỹ năng nghề nghiệp thành thạo và sau đó vẫn phải cử một cán bộ làm cơng tác hiệu đính bi u ghi lần cuối trước khi chuy n tải xuống cho bạn đọc tra cứu OPAC.
Phịng Phục vụ bạn đọc có nhiệm vụ tổ chức các kho sách tra cứu, kho sách địa chí, theo hình thức kho mở. Tổ chức kho mở s tạo điều kiện cho bạn đọc có th tự tìm, chọn lựa sử dụng tài liệu cần thiết mà không phải viết phiếu yêu cầu. Tăng cường dịch vụ sao chụp, in ấn tài liệu. Không từ chối việc sao chụp các loại hình tài tài liệu, với số lượng bao nhiêu nhằm đáp ứng thỏa mãn nhu cầu của người sử dụng.
Thường xuyên trưng bày sách mới và tổ chức các cuộc thi tuyên truyền giới thiệu sách đ người dân thấy được vai trị, lợi ích, ý ngh a của mỗi cuốn sách trong cuộc sống, từ đó thu h t đơng đảo các tầng lớp nhân dân tìm đến thư viện. Mỗi khi m a hè đến, Thư viện nên tổ chức các cuộc thi đọc và làm theo sách báo, hội thi thiếu nhi k chuyện theo sách đ kích thích nhu cầu đọc ở mọi tầng lớp nhân dân, đ c biệt là đối với các em thiếu nhi nhỏ tuổi.
Nhân kỷ niệm các ngày l trọng đại của đất nước và của tỉnh, thư viện cần tổ chức các cuộc thi viết g n với các sự kiện này, nhằm thu h t nhiều thành phần xã hội tham gia. ua mỗi cuộc thi viết, sách báo của mạng lưới thư viện trong tỉnh và các tủ sách cơ sở s được người đọc khai thác sử dụng, gi p cho thư viện phát hiện và bổ sung kịp thời những tài liệu cần thiết.
Tri n khai phòng đọc đa phương tiện đ khai thác thông tin qua mạng Internet, nhằm đa dạng hóa các dịch vụ thư viện thơng tin. Tài liệu phịng đọc đa phương tiện chủ yếu s là đ a CD - ROM