Chương 2 : THỰC TRẠNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN TỈNH THANH HÓA
3.2. Hoàn thiện việc vận dụng các chức năng quản lý thư viện
3.2.1. Hoàn thiện việc lập kế hoạch trong quá trình quản lý
3.2.1.1. àn thi n i ậ h h q n ý nh n à ng ồn ật h t
àn thi n i ậ h h q n ý nh n
Trong bất cứ hoạt động nào, nguồn nhân lực cũng đóng vai trị vơ c ng quan trọng. Bên cạnh năng lực, trình độ của đội ngũ cán bộ, cần có sự quy hoạch, kế hoạch phát tri n và sử dụng nhân lực hợp lý.
Thư viện tỉnh Thanh Hố đã có nhiều cố g ng trong lập kế hoạch nhân sự. Tuy nhiên, việc lập kế hoạch chưa có cơ sở lý luận và thực ti n vững ch c nên gần như không thực hiện được. Muốn nâng cao hiệu quả quản lý thư viện, trước hết cần hoàn thiện việc lập kế hoach quản lý nguồn nhân lực.
Đ lập kế hoạch phát tri n nguồn nhân lực g n với thực tế, đáp ứng nhu cầu công việc, cần có kế hoạch khảo sát, đánh giá thực trạng, phân loại trình độ đội ngũ cán bộ làm cơng tác thư viện, đồng thời đánh giá khối lượng công việc hiện tại cũng như dự báo sự thay đổi cơng việc trong tương lai.
Có kế hoạch s p xếp, quy hoạch đội ngũ cán bộ chuyên môn làm công tác thư viện trên địa bàn tỉnh; Tiến hành rà sốt, bố trí, s p xếp, quy hoạch đội ngũ trí thức của ngành thơng qua luân chuy n, điều động, bổ nhiệm, đào tạo, đào tạo lại, bồi dưỡng, nâng cao trình độ.
Trên cơ sở đánh giá mức độ đáp ứng côcng việc của đội ngũ cán bộ, cần có kế hoạch tổ chức, xây dựng chương trình, nội dung các lớp đào tạo, bồi dưỡng ph hợp với từng đối tượng cụ th ; Cán bộ thư viện ở các cấp cần được đào tạo và đào tạo lại về nghiệp vụ thư viện, tin học, ngoại ngữ.
Thơng qua chính sách thu h t, đào nguồn nhân lực của tỉnh, có kế hoạch tuy n dụng, tiếp nhận trí thức về cơng tác trong ngành đồng thời với việc đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ đội ngũ trí thức hiện có.
Kế hoạch phát tri n nhân lực dài hạn và ng n hạn cần phải được trưng cầu ý kiến của các phịng ban trước khi đệ trình lên cấp trên.
àn thi n i ậ h h q n ý ng ồn ật h t
Nguồn lực vật chất được xem là một trong những yêu tố quan trọng đảm bảo duy trì và vận hành hoạt động thư viện. Đ nâng cao chất lượng và hiệu quả quản lý nguồn lực vật chất, Thư viện tỉnh Thanh Hóa cần xây dựng kế hoạch phát tri n, bảo trì và sử dụng nguồn lực vật chất một cách hợp lý.
Nhìn chung, cơ sở vật chất trang thiết bị của Thư viện tỉnh Thanh Hoá được mua s m và duy trì hoạt động từ kinh phí do UBND tỉnh cấp. Thư viện tỉnh cần có kế hoạch phát tri n cơ sở vật chất và sử dụng cơ sở vật chất ph hợp với tính chất cơng việc và ph hợp với điều kiện của địa phương. Việc xây dựng kế hoạch phải dựa trên kết quả ki m kê tài sản và đề xuất của các phịng ban chun mơn. Đ c biệt lưu ý sự phân cấp trong sử dụng và bảo quản cơ sở vật chất, tránh tình trạng “cha chung khơng ai khóc trong việc bảo trì các thiết bị, sử dụng kinh phí được cấp từ ngn thuế của nhân dân một cách có hiệu quả.
Kinh phí được cấp hàng năm cho các hoạt động thư viện còn hạn chế, chủ yếu phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ, còn việc bổ sung sách mới hàng năm và tổ chức một số những hoạt động khác gần như khơng có kinh phí. Chính vì thế thư viện cần có những đề xuất, tham mưu, kiến nghị với các cấp có thẩm quyền, các cơ quan quản lý trực tiếp tăng nguồn kinh phí hoạt động hàng năm cho thư viện.
Theo quy định, ngoài những dịch vụ cơ bản của thư viện, một số dịch vụ thư viện có giá trị gia tăng cao được phép có thu phí, với mức thoả thuận.
Pháp lệnh Thư viện quy định “Thư viện hoạt động bằng nguồn ngân sách Nhà nước được thu phí với các dịch vụ sao chụp, nhân bản tài liệu, biên dịch ph hợp với pháp luật và quyền bảo hộ của tác giả; biên soạn thư mục, phục vụ tài liệu tại nhà ho c gửi qua bưu điện và một số dịch vụ khác theo yêu cầu của người sử dụng vốn tài liệu [30, tr.20].
Thu phí từ các sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện s góp phần giải quyết vấn đề khó khăn, hạn chế kinh phí của các thư viện trong thời gian qua. Chính việc thu phí từ các sản phẩm thông tin và dịch vụ thư viện s tác động trở lại đến chất lượng và hiệu quả của các sản phẩm thông tin và dịch vụ thư viện. Hoạt động thu phí nhằm trang trải các chi phí đ tái tạo sức lao động người
làm dịch vụ, chi trả và đầu tư thêm vào cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho các hoạt động thư viện được tốt hơn.
Thư viện tỉnh nên có kế hoạch cụ th đề xuất các dịch vụ có khả năng thu phí và mức phí đệ trình lên Ủy ban Nhân dân tỉnh và Hội đồng Nhân dân tỉnh bằng văn bản.
Bên cạnh đó, nên có kế hoạch huy động nguồn lực vật chất từ nguồn xã hội hóa đ tạo sức mạnh tổng hợp cả về vật chất, trí tuệ và tinh thần nhằm làm phong ph thêm cho các m t hoạt động thư viện khuyến khích tài trợ từ các cơ quan, ban ngành, các tổ chức chính trị, xã hội, các doanh nghiệp, đơn vị, dòng họ (nguồn tài trợ bằng tiền, sách, báo tạp chí trang thiết bị chuyên d ng ). Thư viện cũng phải có kế hoạch quản lý tốt và sử dụng có hiệu quả các nguồn đóng góp, gi p đỡ của các lực lượng xã hội
3.2.1.2. àn thi n i ậ h h q n ý h t ộng nghi
Hoạt động nghiệp vụ là khâu căn bản gi p thư viện đạt mục tiêu cuối c ng của mình đáp ứng nhu câif tin của các tầng lớp nhân dân. Hoạt động nghiệp vụ cần phải được hoạch định và tuân theo những quy trình, quy phạm hợp lý với từng điều kiện cụ th , Vì vậy muốn đạt hiệu quả hoạt động cao rất cần sự hoạch định kế hoạch hoạt động của nhà quản lý.
Trong thực tế, hàng năm, Thư viện tỉnh Thanh Hố đã có kế hoạch hoạt động của từng khâu nghiệp vụ khá cụ th . Tuy nhiên đ hoàn thiện hơn nữa kế hoạch này cần ch ý đến một số yêu cầu đ c th của từng khâu nghiệp vụ cũng như đ c th của Thư viện tỉnh Thanh Hoá.
t ộng ng
Cần phải xây dựng được chính sách bổ sung một cách rõ ràng nhằm đảm bảo việc lựa chọn và bổ sung tài liệu ph hợp với nhu cầu thông tin của bạn đọc cần và định hướng nhu cầu đọc theo yêu cầu nhiệm vụ chính trị của Đảng, Nhà nước giao.Ưu tiên các tài liệu g n với nhiệm vụ chính trị của Đảng, Nhà nước; yêu cầu phát tri n kinh tế, văn hóa, xã hội địa phương; nhu cầu đọc của các thành phần bạn đọc. Cân đối số lượng, chất lượng tài liệu được bổ sung với chỉ tiêu ngân sách và số lượng tài liệu cấp trên giao.
Đ c biệt ch trọng tăng dần số lượng tài liệu điện tử cho ph hợp với xu thế phát tri n của thư viện trong xã hội hiện đại.
- t ộng ý tài i
Kế hoạch xây dựng cần đảm bảo mục tiêu xử lý tài liệu nhanh chóng, chính xác tạo ra các sản phẩm thơng tin - thư viện có chất lượng đáp ứng nhu cầu tin của người d ng tin.
Kế hoạch phải th hiện quy trình xử lý tài liệu hợp lý, gồm xử lý kỹ thuật, xử lý hình thức và xử lý nội dung. Thực hiện chuẩn nghiệp vụ thư viện trong xử lý hình thức và nội dung theo 3 chuẩn nghiệp vụ uốc tế tiêu bi u bao gồm MARC 21, DDC 14 và DDC 23.
- h h à q n tài i
Kế hoạch phải bảo đảm tổ chức kho tài liệu khoa học, gi p bạn đọc và thủ thư thuận lợi trong việc tìm kiếm tài liệu. Duy trì được tình trạng vật lý, đảm bảo sự đầy đủ của vốn tài liệu của thư viện.
Xác định sử dụng những phương phương pháp bảo quản ph hợp với các loại hình tài liệu và hệ thống kho tàng, ph hợp với điều kiện cơ sở vật chất của thư viện.
Từng bước phát tri n hệ thống kho mở, tiến tới tăng cường phục vụ theo phương thức kho mở. Có kế hoạch cụ th thanh lý các tài liệu có nội dung lỗi thời, cũ, rách nát.
- ậ á n hẩm à h th ng tin th i n
Đảm bảo mục đích đa dạng hố các loại hình sản phẩm và dịch vụ thư viện. Tạo lập được nhiều sản phẩm và các dịch vụ thông tin thư viện mang lại hiệu quả hữu ích nhất đ phục vụ bạn đọc.
Nên xác định các tiêu chí về số lượng và chất lượng đối với từng loại sản phẩm và dịch vụ thư viện.
Kế hoạch cần đ c biệt cần ch trọng và từng bước tri n khai biên soạn các ấn phẩm thơng tin có giá trị.
Có kế hoạch thường xuyên nâng cao chất lượng dịch vụ cung cấp tài liệu gốc đồng thời với việc đa dạng hoá các dạng dịch vụ thư viện cho ph hợp với nhu cầu tin của người d ng tin. Tăng cường dịch vụ sao chụp, in ấn tài liệu. Thường xuyên trưng bày sách mới. Tổ chức các cuộc thi đọc và làm theo sách báo. Tri n khai dịch vụ khai thác thông tin qua mạng Internet.
- Ứng ng ng ngh th ng tin t ng h t ộng th i n
Đảm bảo mục đích tăng cường ứng dụng cơng nghệ thơng tin trên các khâu công tác của thư viện, đảm bảo khai thác hết tính năng của hệ thống máy tính đã được trang bị.
Cần xây dựng nội quy sử dụng máy tính, có chế độ bảo hành, bảo trì, sữa chữa máy thường xuyên. Bên cạnh đó có kế hoạch thường xuyên nâng cấp đường truyền.
Tổ chức ứng dụng hệ quản trị thư viện tích hợp LIBOL 6.0 (Library OnLine -Phần mềm thư viện điện tử và quản lý tích hợp nghiệp vụ thư viện), từng bước tri n khai cácphân hệ Bổ sung; biên mục; ấn phẩm định kỳ; tra cứu trực tuyến OPAC; lưu thông tài liệu và phân hệ sưu tập số.
Có kế hoạch từng bước số hóa tài liệu Lựa chọn đưa vào số hóa những tài liệu cổ, tài liệu quý hiếm, có giá trị lớn và nhu cầu sử dụng cao.
- á h t ộng h ng ẫn nghi i i m ng i th i n, t á h ở
Đảm bảo mục đích bồi dưỡng và nâng cao chuyên môn đ cán bộ thư viện huyện, cơ sở biết và thực hiện các chuẩn nghiệp vụ thư viện.
Cần xây dựng kế hoạch cụ th cho ba mảng công việc Hướng dẫn nghiệp vụ; biên soạn tài liệu nghiệp vụ; tổ chức các lớp tập huấn nghiệp vụ ng n hạn, dài hạn.
Có kế hoạch từng bước biên soạn bộ tài liệu chuẩn nghiệp vụ dành cho các lớp bồi dưỡng cán bộ thư viện cấp cơ sở. Lập kế hoạch thường xuyên mở lớp tập huấn nghiệp vụ cho cán bộ thư viện từ tỉnh đến huyện và cơ sở, định kỳ 2 năm 1 lần.