STT Vị trí 1 Marketing 2 Hành chính - Nhân sự 3 Kế tốn 4 Kinh doanh 5 Sản xuất 6 Thiết kế
(Nguồn: Phịng hành chính - Nhân sự)
Có thể thấy rằng đây chính là một bước trong việc xác định kế hoạch tuyển dụng của Công ty. Kế hoạch tuyển dụng của Cơng ty có ưu điểm là xác định nhu cầu tuyển dụng thêm nhân lực đã dựa trên kế hoạch sản xuất kinh doanh, có xem xét dự kiến nhân lực sẽ biến động trong kỳ. Tuy nhiên q trình này vẫn cịn khá sơ sài. Cơng ty nên khắc phục tình trạng này, chỉ tuyển thêm nhân lực khi thực sự cần thiết để tránh lãng phí. Và một điều Công ty phải lưu ý là Công ty xác định nhu cầu nhân lực của mình rồi nhưng chưa tính đến khả năng cung cấp loại lao động đó của thị trường lao động ra sao, số lượng hồ sơ cần thu hút được, kinh phí dành cho tuyển mộ.
Đối với việc xác định tiêu chuẩn tuyển mộ: Công ty TNHH đã xác định được các tiêu chuẩn trình độ, chun mơn, thái độ, kỹ năng, tiêu chuẩn khác đối với từng vị trí (Phụ lục 1). Qua đó dễ dàng phân tích cơng việc hơn.
Bản kế hoạch của Cơng ty đưa ra rất chi tiết, tuy nhiên lại chưa đề cập gì đến các khoản chi phí trong q trình tuyển mộ. Mà lại chỉ họp bàn và đưa ra trong cuộc họp. Điều đó cho thấy thiếu sót của Cơng ty trong việc xây dựng kế hoạch tuyển dụng và lãnh đạo Công ty trong việc phê duyệt kế hoạch mà không phát hiện ra thiếu sót. Trong khi q trình tuyển mộ diễn ra kèm theo là một số loại chi phí như: chi phí hồ sơ, chi phí đăng thơng báo tuyển dụng, chi phí phỏng vấn đều chưa được nhắc đến trong kế hoạch tuyển dụng mặc dù có sử dụng đến.
2.2.2. Thông báo tuyển dụng
Thông báo tuyển dụng là loại văn bản được sử dụng phổ biến trong các DN khi có nhu cầu tuyển dụng nhân lực vào làm việc tại các bộ phận còn thiếu người.
Để thu hút được sự quan tâm của nhiều người thì trước hết, TBTM phải có những thơng tin chính xác, rõ ràng. Bên cạnh đó phải làm nổi bật được vị trí cơng việc, chế độ lương thưởng, đây là những vấn đề mà bất cứ người lao động nào cũng quan tâm. TBTM khơng được q sơ sài, vì khi đó ứng viên sẽ có suy nghĩ họ khơng được coi trọng, từ đó DN khó có thể vững mạnh khi chính những cá nhân trong đó là những người khơng ưu tú.
TBTM là bước không thể thiếu trong quá trình tuyển dụng của các DN. Đây là bước thơng báo các vị trí cần tuyển của một DN, từ đó sẽ thu được nguồn đầu vào thơng qua hình thức này. Qua TBTM Công ty năm 2018, năm 2019, năm 2020 đã cho thấy:
Về số lƣợng tuyển dụng: đã có sự thay đổi rõ rệt qua từng năm
+ Năm 2018: Công ty tuyển nhân lực cho 7 bộ phận với 35 nhân lực, nhiều nhất là nhân viên sản xuất với 13 nhân lực, và ít nhất là nhân viên kế tốn chỉ tuyển
2 nhân lực.
+ Năm 2019: Cơng ty tuyển nhân lực cho 6 bộ phận với 39 nhân lực, nhiều nhất là nhân viên sản xuất với 15 nhân lực, xong đến nhân viên kinh doanh và
Marketing và 9 người, và ít nhất là nhân viên kế tốn chỉ tuyển 1 nhân lực.
+ Năm 2020: Công ty tuyển nhân lực cho 5 bộ phận với 26 nhân lực, nhiều nhất là nhân viên kinh doanh với 11 nhân lực, và ít nhất là nhân viên kế toán và hành chính nhân sự chỉ tuyển 1 nhân lực.
Về yêu cầu độ tuổi: Cơ bản Công ty vấn sử dụng nhân lực trong độ tuổi
vàng nhưng vẫn nhận thấy sự thay đổi về độ tuổi của một số bộ phận cụ thể: Từ năm 2018 đến năm 2020 các bộ phận kinh doanh, sản xuất vẫn ở độ tuổi từ 21-31 tuổi. Cho thấy Công ty rất chú trọng vào tuyển chọn nhân lực trong những độ tuổi lao động và cơng hiến nhiệt tình nhất, vì phù hợp với đặc trưng từng ngành nghề và
đặc trưng riêng Công ty.
Về yêu cầu kinh nghiệm: Khi tuyển dụng phần lớn qua các năm 2018, năm
2019, năm 2020 đều đề cập đến yêu cầu kinh nghiệm tuyển dụng yêu cầu kinh nghiệm là 1 năm, riêng có bộ phận nhân viên kinh doanh là yêu cầu kinh nghiệm 6 tháng, sản xuất là 3 tháng. Do bộ phận này là lực lượng trẻ chủ yếu, nhiệt huyết với cơng việc, ln có nguồn năng lượng mới.
Về u cầu trình độ: Qua các năm, chủ yếu các bộ phận đều tuyển nhân
lực có trình độ THPT trở lên. Cho thấy với việc xác định mở rộng quy mô, Công ty đề cao việc lựa chọn nguồn nhân lực tốt để có thể tiếp nhận cơng việc nhanh chóng.
Nói chung, thơng báo tuyển dụng của Công ty chủ yếu dưới dạng văn bản, chưa sử dụng hình ảnh, banner, poster để truyền thông tuyển dụng. Cả 3 năm 2018, năm 2019, năm 2020 đều sử dụng hệ thống văn bản truyền thông ban hành ra, điều đó cho thấy sự chậm đổi mới của phòng nhân sự và các nhân viên trong phòng về việc tiếp nhận ứng dụng công nghệ thông tin vào TBTD.
Về kênh thông báo tuyển dụng:
Biểu đồ thể hiện kênh TBTD của Công ty
Qua trường học
5%
Giới thiệu nhân viên
23% Website
34%
Nguồn: Phụ lục 05
Qua biểu đồ 2.1, tác giải thu được kết quả rằng các kênh thông báo tuyển dụng rất đa dạng bao gồm các kênh qua nguồn Internet, qua website công ty, qua sự giới thiệu nhân viên, qua trường học, và qua kênh khác. Trong đó nguồn thơng báo chiếm tỉ lệ cao nhất là qua website Công ty chiếm 34% và thấp nhất là qua trường học chiếm có 5% trong tổng số các kênh. Đặc biệt còn được đo lường qua kết quả hồ sơ thu về. Điều đó chứng tỏ Cơng ty vẫn phát thơng báo tuyển dụng chủ yếu theo cách truyền thống là qua Web của Công ty và chưa chú trọng đến việc đưa ra kênh thơng báo từ các trường đại học vì đây mới là khởi nguồn thu hút được kết quả ứng tuyển của Cơng ty vì nguồn lực ở các trường là khá dồi dào và đa năng.
Tính đầy đủ, rõ ràng thơng báo tuyển dụng:
Biểu đồ thể hiện tính đầy đủ, rõ ràng của thơng báo tuyển dụng
Khơng 25% Có 75% Nguồn: Phụ lục 05
Biểu đồ 2.2. Mức độ đầy đủ, tính rõ ràng thơng báo tuyển dụng của Cơng ty qua các năm 2018-2020
Biểu đồ trên cho thấy thông báo tuyển dụng phần nào cho thấy TBTD Công ty khá đầy đủ và rõ ràng, có tới 75,4% người lao động cho rằng thơng báo tuyển dụng có đầy đủ rõ ràng, số cịn lại cho rằng khơng đầy đủ, rõ ràng chiếm tới 25%. Vì vậy Cơng ty cần lưu ý về các thơng tin, nội dung của thông báo tuyển dụng được đầy đủ nhất.
2.2.3. Xác định nguồn và phương pháp tuyển mộa, Nguồn tuyển mộ a, Nguồn tuyển mộ
Phòng Nhân sự tiến hành việc tìm kiếm ứng viên thơng báo tuyển dụng theo cả 2 nguồn:
Nguồn nội bộ: Nguồn nội bộ chỉ đáp ứng được lượng nhỏ số lao động cần
số lượng lớn lao động Công ty sẽ ưu tiên khai thác nguồn tuyển dụng bên ngồi Cơng ty với sự đa dạng phong phú hơn. Chính vì vậy Cơng ty cũng sử dụng tuyển dụng nguồn nội bộ nhưng chiếm tỉ lệ nhỏ hơn.
Nguồn bên ngồi: Cơng ty sử dụng các phương pháp tuyển dụng là:
Tại Cơng ty có 3 hình thức chính là qua email tuyển dụng của Công ty, qua Website – App tuyển dụng và nộp trực tiếp tại văn phịng Cơng ty. Kênh thơng tin mà Công ty thường sử dụng là đăng tuyển qua các trang web tuyển dụng như: tuyendung24,vieclamvietnam.gov.vn,vietnamwork,timviecnhanh,vieclam24h.com. Ngồi ra cịn từ các trang Facebook hay những hội nhóm về vị trí việc làm.
Qua trang web của Công ty cũng là nơi để các ứng viên có thể trực tiếp ứng tuyển một cách dễ dàng và tìm hiểu thơng tin về Cơng ty.
Qua phỏng vấn chị Trương Thúy Nga – cán bộ tuyển dụng nhân lực về đánh giá nguồn tuyển mộ từ các trường Đại học, Cao đẳng, thì chị Nga có đưa ra câu trả lời ”Nguồn tuyển mộ từ các trường đại học là nguồn có tương lai, tại các trường thì Cơng ty ln xác định sẽ tận dụng nguồn lực từ các trường vào đúng đợt tốt nghiệp, sinh viên có học lực tốt, đã tham gia trải nghiệm thực tế tại DN. Sinh viên trang bị được những kiến thức, làm chủ được tri thức, ln có tư suy mới mẻ, sáng tạo và dám hành động.” (Phụ lục 8) Vì vậy Cơng ty liên hệ trực tiếp tuyển dụng nhân lực tại các trường THPT, cao đẳng, đại học bằng hình thức thực tập sinh và cân nhắc lên cộng tác viên và nhân viên chính thức như Cao Đẳng Cơng Nghệ, Đại học Công nghiệp, Đại Học Quốc Gia. Đây cũng là một nguồn ít tốn kém và đem lại hiệu tương đối cao cho Công ty.
Công ty đã thu hút được nguồn tuyển dụng như sau:
Bảng 2.4. Số lƣợng hồ sơ ứng tuyển theo nguồn tuyển mộ tại Công ty ĐNA Năm
Chỉ tiêu
Nguồn nội bộ Nguồn bên ngồi
Tổng
(Nguồn: Phịng Hành chính - Nhân sự)
Từ bảng 2.4 tác giả thấy: nguồn nội bộ có số lượng ứng tuyển ít hơn rất nhiều so với số lượng nguồn bên ngoài. Số hồ sơ thu về năm 2018 lên tới 105 bộ hồ sơ, tuy nhiên nhu cầu tuyển chỉ là 35 người. Tương tự đối với năm 2019 thu về 119 bộ
thực tế nhu cầu tuyển là 26 người. Đây là bước đầu thành cơng trong q trình tuyển dụng, và TBTM là bước quan trọng trong việc thu hút các ứng viên. Đây là bước khá hiệu quả và từ đó Cơng ty sẽ thực hiện các bước tiếp theo trong quá trình tuyển mộ nhân lực.
b, Phương pháp tuyển mộ
Sau khi xác định được nguồn tuyển mộ, việc xác định phương pháp tuyển mộ đã được thực hiện ngay sau đó. Cơng ty xác định tuyển dụng phương pháp tuyển mộ rất rõ, và áp dụng linh hoạt theo từng đợt tuyển mộ, phải kể đến các phương pháp:
Thứ nhất, thông qua sự giới thiệu của nguồn lao động trong Công ty: Công
ty đưa ra thông báo tuyển dụng đến tất cả các phịng ban trong Cơng ty.
Thứ hai, thông qua các trung tâm giới thiệu việc làm: Phịng hành chính
nhân lực đã trực tiếp làm việc với trung tâm giới thiệu việc làm, đây là đơn vị trung gian tìm kiếm các ứng viên dựa trên tiêu chuẩn, yêu cầu tuyển dụng mà Công ty đưa ra trong kế hoạch tuyển dụng và thơng báo tuyển dụng. Trong đó, đơn vị Cơng ty sẽ bỏ ra 1 khoản phí chi cho phương pháp này.
Thứ ba, thông qua các hội chợ việc làm: Đây là kênh mà Công ty chú trọng
nhất, khơng mất q nhiều chi phí lại có thể tìm được nguồn ứng viên tiềm năng. Đi theo đó sẽ có thể là nguồn ứng viên không đạt so với yêu cầu đặt ra, mất thời gian và quá trình chọn lọc nhiều lần.
Thứ tư, marketing tuyển mộ: là hình thức mới mà Cơng ty đưa ra trong quá
trình tuyển mộ. Đây là một thuật ngữ rộng nhưng mang tính hội nhập với xu thế. Trong đó phải nhắc tới một số lĩnh vực marketing tuyển mộ sử dụng:
Thứ năm, tuyển mộ nhân lực qua online: Phương pháp này ngày càng trở nên
phổ biến hơn khi tình hình dịch bệnh Covid 19 diễn ra khá căng thẳng trong từng giai đoạn. Theo cách này ưu điểm sẽ là tiết kiệm thời gian và chi phí tuyển mộ nhưng đơi khi có thể thu hút những ứng viên có chất lượng khơng cao, chất lượng ứng viên không đồng đều.
2.2.4. Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ ứng tuyển
Việc tiếp nhận hồ sơ, CV do nhân viên phòng Nhân sự thực hiện và ghi chép. Phòng Nhân sự sẽ kiểm tra hồ sơ xem có đầy đủ các giấy tờ theo yêu cầu không, rồi lựa chọn các hồ sơ phù hợp, kiểm tra các thơng tin ghi trong CV có phù hợp với vị trí đang tuyển hay khơng? Đây cũng chính là bước Cơng ty sàng lọc hồ sơ.
Bảng 2.5. Kết quả sàng lọc hồ sơ ứng viên Công ty ĐNA các năm 2018 - 2020Năm Năm
Chỉ tiêu
Số hồ sơ nhận về
Số hồ sơ được gọi phỏng vấn Tỷ lệ xét lọc
(Nguồn: Phịng Hành chính - Nhân sự) Qua sàng lọc hồ sơ ứng viên tác giả
thấy tỷ lệ hồ sơ đạt u cầu qua các năm dao động ln hơn 67%. Có thể thấy tỷ lệ này cho thấy chất lượng nộp hồ sơ của ứng viên chưa cao, tuy nhiên hồ sơ được Phòng nhân sự sàng lọc rất kỹ càng trước khi mời phỏng vấn.
Như năm 2018 Công ty nhận về 105 bộ hồ sơ trong khi đăng TBTM là 7 vị trí thì Cơng ty đã nhận về lượng hồ sơ q ít so với mong muốn ban đầu của lãnh đạo.
2.2.5. Phỏng vấn tuyển dụng
a, Phỏng vấn vòng 1
Các ứng viên đủ điều kiện được chọn sẽ tiến hành kiểm tra và phỏng vấn sơ bộ. Phịng Hành chính – Nhân sự tiến hành thông báo thời gian phỏng vấn tới từng ứng viên và những người tham gia tuyển chọn ít nhất 3 ngày thơng qua hình thức là gọi điện và email, danh sách các ứng viên sẽ được thông báo tới lễ tân để họ sắp xếp tiếp đón.
Nhân viên nhân sự tiến hành phỏng vấn sơ bộ các ứng viên tại phòng họp của Cơng ty. Ở vịng này nhân viên nhân sự sẽ đặt ra một số câu hỏi chung cho ứng viên: Giới thiệu về bản thân bạn?Mục tiêu nghề nghiệp của bạn là gì?Kinh nghiệm
của bạn trong cơng việc này?Mơ tả một chút về cách làm việc của bạn?Bạn mong muốn mức lương bao nhiêu? Tại sao bạn chọn Công ty chúng tơi?
Phỏng vấn vịng 1 là lần gặp gỡ chính thức đầu tiên giữa ứng viên và hội đồng phỏng vấn.
Bảng 2.6. Số lƣợng ứng viên phỏng vấn vịng 1 Cơng ty ĐNA
qua các năm 2018 - 2020
STT Chỉ tiêu
Qua bảng 2.6 tác giả thấy, số lượng ứng viên tham gia phỏng vấn lần 1 giảm so với số hồ sơ đạt yêu cầu qua sàng lọc hồ sơ. Năm 2018 từ 90 ứng viên giảm xuống còn 86 ứng viên đạt 95,5% giữa số người tham gia phỏng vấn với số người đạt yêu cầu phỏng vấn. Tương tự năm 2019 chiếm tỉ lệ 93,4%. Năm 2020 là 97,8%. Một số vấn đề chính Công ty thường xem xét đến như: Khả năng giao tiếp, khả năng xử lý tình huống, tính quyết đốn, khả năng chịu đựng áp lực, tinh thần hợp tác lâu dài, ngoại hình phù hợp với cơng việc, kiểm tra lại một số thơng tin trong hồ sơ: Q trình học tập, kinh nghiệm, kỹ năng. Trong buổi phỏng vấn, các ứng viên cũng có thể hỏi nhà tuyển dụng về các vấn đề liên quan tới vị trí việc làm. Tới Cơng ty và thậm chí là phịng ban. Ứng viên được lựa chọn sẽ nhận được thơng báo từ phịng nhân sự.
Thư kí của hội đồng phỏng vấn sẽ lưu lại tồn bộ thơng tin của buổi phỏng vấn. Cán bộ tuyển dụng lập danh sách những ứng viên vượt qua vòng 1 để trình lên Giám đốc và tiếp tục phỏng vấn vịng 2.
b, Phỏng vấn vòng 2
Đây là vịng phỏng vấn chun mơn sâu, cũng là vịng quyết định xem ứng viên có thể làm việc tại Công ty hay không? Người trực tiếp phỏng vấn là Giám Đốc, Phó giám đốc và Trưởng phịng các hịng ban tham gia cùng. Trên thực tế, việc lựa chọn ở vòng này phần lớn nằm ở sự đánh giá chủ quan của Trưởng bộ phận, câu hỏi phỏng vấn ít dựa vào bản mơ tả cơng việc.
Phịng Hành chính – Nhân sự có trách nhiệm:
- Thơng báo tới những ứng viên trúng tuyển vịng 2 thơng qua điện thoại và email. Đồng thời liên hệ thông báo và gửi lời cảm ơn tới những ứng viên không trúng tuyển qua email và điện thoại.