1.3.1. Khái niệm công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính
Soạn thảo và ban hành văn bản hành chính là cơng tác mang tính thường xuyên, diễn ra hàng ngày của mỗi cơ quan, tổ chức. Khái niệm cơng tác soạn thảo và ban hành VBHC có thể được trình bày như sau: Cơng tác soạn thảo và
ban hành văn bản hành chính là việc vận dụng những kiến thức, kỹ năng và các quy định có liên quan để văn bản được soạn thảo và ban hành có hiệu lực pháp lý, nhằm giúp cơ quan, tổ chức điều hành, quản lý xã hội có hiệu quả.
1.3.2. Các yêu cầu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hànhchính chính
1.3.2.1. Yêu cầu về thẩm quyền ban hành văn bản hành chính
Thẩm quyền về ban hành hình thức văn bản được hiểu là mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân phải căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình để ban hành loại văn bản được quy định. Có thể nói, các cơ quan tổ chức có tư cách pháp nhân đều có thẩm quyền ban hành hầu hết tất cả các loại văn bản hành chính trong 29 hình thức văn bản hành chính (Đã được trình bày ở phần 1.2 của bài khóa luận này) để thực hiện chức năng, nhiệm vụ, mục đích hoạt động của mình. Ngồi ra, có trường hợp cá nhân người dân cũng có thể soạn thảo một số
17
loại văn bản hành chính phục vụ mục đích nhất định của mình trong đời sống, cơng việc.
Thẩm quyền về nội dung có nghĩa là căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, mỗi cơ quan, tổ chức được phép ban hành văn bản để giải quyết những vấn đề, sự việc mà theo pháp luật chủ thể đó có thẩm quyền giải quyết. Nói cách khác, nội dung văn bản phải phù hợp với thẩm quyền của cơ quan, tổ chức, cá nhân ban hành văn bản hành chính.
1.3.2.2. Yêu cầu về thể thức văn bản hành chính
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính phải tuân thủ quy định theo Nghị định Số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ Về cơng tác văn thư. Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định. Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính:
Quốc hiệu và Tiêu ngữ;
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; Số, ký hiệu của văn bản;
Địa danh và thời gian ban hành văn bản; Tên loại và trích yếu nội dung văn bản; Nội dung văn bản;
Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức;
Nơi nhận.
Ngoài các thành phần trên, văn bản hành chính có thể bổ sung các thành phần khác như:
18
Phụ lục;
Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành; Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành;
Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax.
1.3.2.3. Yêu cầu về nội dung văn bản hành chính
Yêu cầu về nội dung của văn bản hành chính phải được đảm bảo, thể hiện ở các khía cạnh sau:
Thứ nhất, nội dung văn bản dù dài hay ngắn cũng phải làm rõ được
mục đích ban hành, tức là làm sáng tỏ vấn đề đã đưa ra trong trích yếu nội dung của văn bản. Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung và mục đích ban hành văn bản. Nội dung văn bản cần phải chính xác, rõ ràng sẽ giúp làm sáng tỏ phần trích yếu nội udng của văn bản.
Thứ hai, nội dung văn bản phải hợp pháp: Điều này được thể hiện ở
chỗ, nội dung ban hành không được trái với hiến pháp và pháp luật, các quy định của cấp trên cũng như các quy định do chính cơ quan, tổ chức ban hành trước đó có liên quan đến vấn đề mà nội dung văn bản dự định soạn thảo.
Thứ ba, nội dung văn bản phải phù hợp với hình thức văn bản: u cầu
này địi hỏi người soạn thảo văn bản phải nắm được đặc điểm, cơng dụng của mỗi hình thức văn bản hành chính để lựa chọn hình thức văn bản phù hợp với từng trường hợp cụ thể, phù hợp với thẩm quyền của cơ quan, tổ chức banh hành văn bản.
Thứ tư, nội dung văn bản phải được trình bày ngắn gọn, rõ ràng và chính
xác.
19
1.3.2.4. Yêu cầu về sử dụng ngơn ngữ trong văn bản hành chính
1) Yêu cầu về từ ngữ
“Từ là đơn vị ngơn ngữ nhỏ nhất có nghĩa hồn chỉnh và cấu tạo ổn định, dùng để đặt câu; ngữ là đơn vị ngữ pháp ở bậc trung gian giữa từ và câu”. [24] Văn bản hành chính là tiếng nói chính thức của các cơ quan, tổ chức, do đó, để vừa đảm bảo sự chuẩn mực, vừa trang trọng trong việc văn bản hóa thơng tin phục vụ quản lý, điều hành của lãnh đạo, thì cần phải đáp ứng các yêu cầu về việc sử dụng từ ngữ trong văn bản hành chính như sau:
Thứ nhất, sử dụng từ ngữ phải chuẩn xác: Tức là việc dùng từ ngữ phải
tuân thủ quy tắc tiếng Việt, gồm có: Chuẩn về chính tả và chuẩn về nghĩa.
Thứ hai, sử dụng từ ngữ phải đơn nghĩa: Sử dụng từ ngữ đơn nghĩa
trong văn bản hành chính có nghĩa là sử dụng những từ ngữ dùng chung cho mọi đối tượng, tránh sử dụng từ địa phương, tiếng long hoặc những từ ngữ dễ phát sinh nhiều cách hiều khác nhau.
Thứ ba, sử dụng từ ngữ phải nhất quán: Sử dụng từ ngữ nhất quán
trong văn bản hành chính là khi sử dụng một từ ngữ để thay cho một hoặc một nhóm đối tượng được nói đến trong văn bản thì phải được chú thích lần đầu và sử dụng từ ngữ đó xuyên suốt nội dung văn bản.
2) Yêu cầu về câu
“Câu là đơn vị cơ bản của lời nói do từ tạo thành, có một ngữ điệu nhất định và diễn đạt một ý trọn vẹn”. [24]
Một số yêu cầu cần chú ý khi sử dụng câu trong văn bản hành chính là:
Thứ nhất, lựa chọn và sử dụng loại câu:
Không sử dụng câu khuyết khi diễn đạt nội dụng văn bản, nếu không, việc truyền đạt thơng tin sẽ bị dán đoạn, thiếu chính xác. Chỉ sử dụng câu khuyết trong trường hợp đặt tiêu đề cho các nội dung văn bản hoặc trong lời chào đã
20
được mẫu hóa.
Sử dụng câu trần thuật (câu đơn, câu phức, câu chủ động, câu bị động) để truyền đạt thơng tin một cách dứt khốt, mạch lạc. Trong trường hợp cần ra mệnh lệnh (câu cảm thán) hoặc khai thác thông tin (câu hỏi) từ cơ quan, tổ chức khi thực hiện giao dịch bằng văn bản, người soạn thảo cần diễn đạt nội dung đó dưới dạng câu trần thuật.
Thứ hai, sử dụng câu đúng về cấu tạo (ngữ pháp) và đúng về nghĩa: là việc dùng câu phải đảm bảo hai thành phần chính là chủ ngữ và vị ngữ. Việc đó sẽ giúp cho giao dịch hoặc truyền đạt thơng tin được đầy đủ, chính xác và trọn vẹn về nội dung. Sử dụng câu đúng về nghĩa, tức là nội dung diễn đạt trong câu phải phản ánh trung thực, đúng với tình hình thực tế, đúng với bản chất của đối tượng.
Thứ ba, diễn đạt câu phải ngắn gọn, mạch lạc, lơ gíc: Để làm được
điều này, một số vấn đề cần chú ý khi soạn thảo văn bản hành chính là:
Tránh việc lặp từ: Trong một câu văn hoặc một đoạn văn ngắn, nếu có từ ngữ được sử dụng lặp đi lặp lại nhiều lần, thì lần đầu được sử dụng đầy đủ, chính xác, những lần sau nên sử dụng danh từ chỉ thể loại để thay thế nó.
Sử dụng đúng các dấu câu khi phân chia các ý cần diễn đạt nhằm giúp cho người đọc dễ lĩnh hội thông tin.
Các ý trong câu, các câu trong đoạn cần được diễn đạt có sự liên kết với nhau theo trật tự nhất định, tránh ngắt xuống dòng một cách tùy tiện để đảm bảo sự lơ gíc của vấn đề cần diễn đạt trong nội dung văn bản.
1.3.2.5. Yêu cầu về quy trình soạn thảo văn bản hành chính
Theo Nghị định Số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ Về cơng tác văn thư, có quy định một số nội dung cần thực hiện của cá nhân, đơn vị bộ phận được giao soạn thảo văn bản hành chính và qua q trình nghiên
21
cứu về hoạt động soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của cơ quan, tổ chức, có thể khái qt quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính như sau:
Bước 1. Soạn thảo văn bản
Xác định tên loại văn bản: Căn cứ vào mục đích ban hành văn bản để giao dịch, để thơng tin về những vấn đề có liên quan hay mời họp,… mà người soạn thảo sẽ xác định loại văn bản phù hợp (Giấy mời, Quyết định, Cơng văn,…)
Xác định hình thức, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo: Khi đã xác định rõ được tên loại văn bản, người soạn thảo sẽ dễ dàng xác định được hình thức văn bản, từ đó xác định được cách bố cục nội dung của từng hình thức văn bản, cũng như thấy rõ được tính chất của vấn đề soạn thảo để đề xuất với lãnh đạo quyết định mức độ mật, khẩn của văn bản.
Thu thập, xử lý thơng tin: Đối với những văn bản đơn giản, ít đối tượng thi hành, có thể chỉ cần xử lý thơng tin của văn bản đã nhận được trước đó. Tuy nhiên, đối với những văn bản có nội dung phức tạp, liên quan đến nhiều bộ phận, cá nhân trong cơ quan, tổ chức (Ví dụ: Quy chế hoạt động của cơ quan, tổ chức) có thể sẽ phải thu thập nhiều văn bản, tài liệu có liên quan (văn bản pháp luận của Nhà nước, văn bản của cơ quan, tổ chức cấp trên, văn bản của chính cơ quan, tổ chức ban hành trước đó có liên quan đến vấn đề mà văn bản dự định soạn thảo đề cập); sau đó tổng hợp và mã hóa các văn bản, tài liệu thu thập được để lựa chọn nội dung phù hợp cho văn bản sắp soạn thảo.
Xây dựng đề cương: Đề cương văn bản là bản khái qt những nội dung chính được trình bày trong văn bản, việc xây dựng đề cương văn bản nhằm giúp cho việc soạn thảo văn bản thuận lợi. Xây dựng đề cương là việc thu thập các căn cứ pháp lý và thông tin thực tế từ các nguồn khác nhau với nhiều phương pháp khác nhau; Thu thập thơng tin, phân tích, lựa chọn các thơng tin cần thiết.
22
Viết bản thảo: Viết bản thảo văn bản là làm cho những ý chính trong đề cương được lần lượt thể hiện trong các câu văn, đoạn văn tạo thành mối liên kết chặt chẽ và logic với nhau. [26; tr.172]
Căn cứ đề cương đã xây dựng, cá nhân hoặc đơn vị chủ trì tiến hành soạn thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức, nội dung của văn bản đã xác định. Sau khi soạn thảo xong phải kiểm tra về chính tả, kĩ thuật trình bày văn bản.
Xin ý kiến góp ý cho bản thảo: Văn bản có tính chất quan trọng, nội dung phức tạp thì có thể đề xuất với lãnh đạo việc tham khảo ý kiến; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo.
Bước 2. Duyệt bản thảo văn bản
Trường hợp người soạn thảo là cá nhân được thủ trưởng cơ quan, tổ chức trực tiếp phân cơng: Trình thủ trưởng cơ quan, tổ chức thơng qua bộ phận hành chính. Khi bộ phận hành chính duyết xong, dự thảo sẽ được trình trình lên thủ trưởng hoặc người được thủ trưởng phân công ký văn bản và sẽ được duyệt lần cuối trước khi ký.
Trường hợp người soạn thảo là cá nhân do trưởng đơn vị bộ phận được giao chủ trì soạn thảo phân cơng: Trình trưởng bộ phận chủ trì soạn thảo duyệt. Nếu được duyệt, dự thảo văn bản sẽ tiếp tục được trình lên thủ trưởng hoặc người được thủ trưởng phân công ký văn bản thông qua bộ phận hành chính theo trình tự như trên.
Trường hợp bản thảo văn bản đã được phê duyệt nhưng cần sửa chữa, bổ sung thì phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, quyết định.
Bước 3. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về nội dung văn bản. Thông thường người thực hiện kiểm tra nội dung văn bản sẽ thực hiện
23
ký nháy vào chữ cuối cùng nội dung văn bản sau dấu (./.).
Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản. Người thực hiện kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản thường ký nháy vào cuối nơi nhận.
Bước 4. Ký ban hành văn bản
Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.
Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.
Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức ủy quyền.
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản. Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy
24
định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.
Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.
Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, khơng dùng các loại mực dễ phai.
Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số.
1.3.2.6. Yêu cầu tiêu chuẩn đối với người soạn thảo văn bản hành chính
Để văn bản hành chính được soạn thảo một cách có hiệu quả thì cần phải có những yêu cầu tiêu chuẩn nhất định đối với người soạn thảo VBHC, cụ thể như sau:
Yêu cầu về kiến thức: Người soạn thảo phải hiểu được đặc điểm, công
dụng, thẩm quyền ban hành và các trường hợp sử dụng đối với mỗi hình thức văn bản hành chính. Có như vậy, người soạn thảo mới có thể xác định được