Qua khảo sát thực tiễn, có thể rút ra những nhận xét về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND quận Cầu Giấy như sau:
2.5.1. Ưu điểm
Về sự quan tâm của lãnh đạo cơ quan: Lãnh đạo UBND quận Cầu Giấy
ngày càng quan tâm đến việc nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản nói chung, văn bản hành chính nói riêng tại UBND quận. Thể hiện qua chỉ đạo tại các cuộc họp, làm việc thường kỳ của cơ quan, về việc đầu tư kinh phí cho hoạt động tập huấn, đào tạo nâng cao trình độ soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan như Hội nghị tập huấn về công tác văn thư năm 2020 được tổ chức tại Hội trường UBND quận Cầu Giấy và đầu tư cơ sở hạ tầng, nhân sự phát triển hệ thống văn bản điện tử của cơ quan, coi đó là một nhiệm vụ quan trọng để trên địa bàn Quận hướng tới thực hiện Nghị quyết số 97/2019/QH14 của Quốc hội về thí điểm tổ chức mơ hình chính quyền đơ thị tại thành phố Hà Nội.
Về thẩm quyền ban hành văn bản hành chính: Qua quá trình khảo sát
thực tiễn tại cơ quan, tác giả nhận thấy đa số văn bản hành chính của UBND quận Cầu Giấy được soạn thảo và ban hành theo đúng thẩm quyền được giao cả về nội dung lẫn hình thức.
Về nội dung, các văn bản phù hợp nhiệm vụ, thẩm quyền được giao, phản ánh được những vấn đề nổi cộm nhất trong hoạt động quản lý trên địa bàn Quận như đất đai, đầu tư công, giáo dục…
Về số lượng và hình thức/ loại văn bản hành chính ban hành là khá lớn, đa dạng và có sự phân hóa rõ nét về số lượng theo từng loại, thể hiện được tính chất cơng việc và sự biến chuyển của xã hội trên địa bàn quận. Văn bản hành chính được ban hành ra đã góp phần giải quyết được các cơng việc trong hoạt động chấp hành, điều hành nhằm thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan,
65
đáp ứng tình hình hoạt động của quận.
Về thể thức văn bản hành chính: UBND quận đã thực hiện đầy đủ, đáp
ứng yêu cầu về các thành phần về thể thức và kỹ thuật trình theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ Về cơng tác văn thư, đảm bảo được tính pháp lý, toàn vẹn, hệ thống, thẩm mỹ cho văn bản, là cơ sở quan trọng để thực hiện số hóa văn bản hành chính, đúng như nội dung Báo cáo số 3578/BC-SNV ngày 14/12/2020 của Sở Nội vụ thành phố Hà Nội về Kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2020 và phương hướng nhiệm vụ công tác năm 2021, đã đánh giá rằng: “Soạn thảo và ban hành văn bản: các cơ quan, tổ chức đã nghiêm túc thực hiện các quy định của Nhà nước về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ”.
Về nội dung văn bản hành chính: Nội dung của văn bản hành chính phù
hợp Hiến pháp, pháp luật và các văn bản cấp trên, đồng thời ngày càng phù hợp với điều kiện kinh tế xã hội của địa phương, kế thừa truyền thống, tập quán tốt đẹp của dân tộc, hạn chế ý muốn chủ quan, duy ý chí từ đó giải quyết tốt các vấn đề thực tế. Thông tin đưa vào văn bản luôn được cập nhật, đảm bảo sự phù hợp về nội dung của văn bản với tình hình trên địa bàn quận. Nhờ đó, góp phần quan trọng vào việc hệ thống văn bản hành chính do UBND quận Cầu Giấy ban hành đã được đa số người dân trên địa bàn quận Cầu Giấy thực hiện nghiêm túc, phát huy được tác dụng trên thực tế trong thực hiện nhiệm vụ quản lý tại UBND quận Cầu Giấy. Điều này góp phần khơng nhỏ thúc đẩy kinh tế - xã hội phát triển, nâng cao đời sống vật chất và tinh thần cho nhân.
Về sử dụng ngơn ngữ trong văn bản hành chính:
Đa số các văn bản hành chính của UBND quận Cầu Giấy sử dụng ngơn ngữ hành chính phù hợp. Văn phong hành chính cơng vụ và câu chữ được sử dụng trong văn bản hành chính phần lớn đã đạt yêu cầu. Sử dụng từ ngữ dễ hiểu
66
giúp người đọc dễ dàng tiếp cận.
Ngôn ngữ trong văn bản hành chính của UBND quận có đầy đủ các đặc trưng: tính chính xác, tính khn mẫu, tính khách quan, tính trang trọng, lịch sự và tính phổ thơng đại chúng.
Về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính: UBND quận
Cầu Giấy đã thực hiện đầy đủ quy trình soạn thảo và ban hành văn bản theo quy định: soạn thảo văn bản, duyệt bản thảo văn bản, kiểm tra văn bản trước
khi ký ban hành, ký ban hành văn bản.
Về tiêu chuẩn đối với người soạn thảo văn bản hành chính: 100% đội
ngũ CBCC thực hiện cơng tác soạn thảo văn bản hành chính tại UBND quận Cầu Giấy đều có trình độ học vấn tối thiểu là Đại học, được cơ quan quan tâm đào tạo tập huấn về công tác soạng thảo và ban hành văn nên trình độ, kỹ năng và phẩm chất của cơng chức thực thảo văn bản hành tại UBND quận Cầu Giấy là tương đối cao, ln hồn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Về văn bản hành chính điện tử tại cơ quan: đây là vấn đề đã được lãnh
đạo UBND quận rất quan tâm, qua đó lãnh đạo UBND quận đã có kế hoạch thực hiện và tiến hành trang bị nhiều phương tiện kỹ thuật để phục vụ công tác này; việc bảo đảm giữ gìn an tồn thơng tin được UBND quận thực hiện theo quy định một cách nghiêm túc, chặt chẽ; hoạt động đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ về văn bản điện tử được lãnh đạo cơ quan chú trọng; kỹ năng nghiệp vụ cơ bản để thực hiện soạn thảo, xử lý văn bản hành chính điện tử và số hóa văn bản của CBCC cơ quan là tương đối tốt.
2.5.2. Hạn chế
Bên cạnh những kết quả đã đạt được nói trên, cơng tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND quận Cầu Giấy còn tồn tại một số hạn chế làm giảm hiệu quả của văn bản hành chính, gây khó khăn cho hoạt động quản lý nhà nước cũng như điều kiện phát triển kinh tế - xã hội của quận.
67
Về cơ sở pháp lý riêng: UBND quận Cầu Giấy chưa xây dựng quy chế
riêng quy định về công tác soạn thảo và ban hành văn bản áp dụng riêng cho UBND quận. Việc thực hiện cơng tác này cịn dựa trên những quy định chung của cơ quan cấp trên.
Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính: Đa số văn bản
hành chính của UBND quận Cầu Giấy đã ban hành đúng thể thức theo quy đinh, tuy nhiên vẫn còn tồn tại một số văn bản hành chính được soạn thảo sai về thể thức, chủ yếu là ở phần dòng kẻ dưới Quốc hiệu và tiêu ngữ và tên cơ quan ban hành văn bản; tiếp đó là phần lưu văn bản đơi khi vẫn chưa đúng về cách trình bày nhầm dấu chấm thành dấu chấm phẩy.
Về nội dung văn bản hành chính: Vẫn còn hiện tượng một số văn bản
của cơ quan cấp dưới quy định lại những vấn đề đã được văn bản của UBND quận quy định nhưng lại không đầy đủ, thậm chí khơng đúng, gây hiểu sai và khơng thực hiện được; hoặc nội dung khơng có gì mới, khơng cụ thể hóa văn bản của cấp trên cho phù hợp với tình hình thực tế, mà ngược lại chỉ đơn thuần sao chép lại gây lãng phí thời gian và vật chất.
Hiện nay việc việc soạn thảo văn bản trên máy vi tính đã trở nên phổ biến, đáp ứng đỏi hỏi áp dụng công nghệ thông tin vào công tác soạn thảo văn bản. Tuy nhiên, việc áp dụng công nghệ này cũng làm nảy sinh lỗi copy từ văn bản nọ sang văn bản kia, nên đôi khi nội dung văn bản bị mâu thuẫn nhau gây ảnh hưởng đến quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao
Về sử dụng ngơn ngữ trong văn bản hành chính: Cịn một số văn bản
hành chính chưa đáp ứng được u cầu về phong cách ngơn ngữ hành chính – cơng vụ. Những lỗi sai chủ yếu thuộc về lỗi diễn đạt, lỗi dùng từ, đặt câu và chính tả, trong đó lỗi xuất hiện nhiều nhất trong các văn bản hành chính là lỗi dùng từ như: dùng từ không đúng phong cách, thừa từ, thiếu từ, lặp từ.
Về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính: Việc đăng ký
68
xây dựng văn bản hành chính tại UBND quận Cầu Giấy còn thụ động, văn bản ban hành chưa đảm bảo tiến độ. Còn tồn tại nhiều trường hợp dự thảo văn bản với chất lượng chưa cao, thiếu tính khả thi. Việc thẩm định pháp lý đối với dự thảo các văn bản hành chính tại UBND quận đôi khi chưa tuân thủ đúng theo quy định.
Về tiêu chuẩn đối với người soạn thảo văn bản hành chính: Một số ít
CBCC đảm nhiệm cơng tác soạn thảo văn bản nhưng lại tốt nghiệp từ những chuyên ngành không liên quan nhiều đến công tác soạn thảo văn bản như: công nghệ thơng tin, tài chính kế tốn. Bên cạnh đó là một số ít CBCC vẫn chưa thực hiện đủ số giờ làm việc theo quy định, đi muộn về sớm hay tranh thủ làm việc riêng trong giờ hành chính. Điều này dẫn đến năng suất công việc cũng như chất lượng văn bản khó đạt được hiêu quả cao.
Về văn bản hành chính điện tử: Phương tiện kỹ thuật để phục vụ cơng
tác soạn thảo, xử lý văn bản hành chính điện tử và số hóa văn bản được UBND quận trang bị đầy đủ về số lượng nhưng vẫn chưa đảm bảo về chất lượng, một số thiết bị thường xảy ra lỗi khi đưa vào sử dụng hay một số thiết bị được mua sắm tập trung đã lỗi thời dẫn đến hiệu quả công việc bị ảnh hưởng; trong thời đại công nghệ phát triển như vũ bão hiện nay, đòi hỏi nhân sự thực hiện xử lý văn bản điện tử, số hóa văn bản cần được đào tạo bồi dưỡng, cập nhật kiến thức mới một cách thường xuyên để có thể bắt kịp xu thế phát triển của xã hội, nhưng UBND quận vẫn chưa tổ chức đào tạo bồi dưỡng thường xuyên về công nghệ thông tin cho đội ngũ CBCC của cơ quan dẫn đến sự lỗi thời so với sự phát triển của xã hội.
2.5.3. Nguyên nhân
2.5.3.1. Nguyên nhân của ưu điểm
Nguyên nhân khách quan:
Một là, hệ thống các văn bản pháp luật hiện hành về thẩm quyền của 69
UBND cấp quận và văn bản pháp luật về soạn thảo và ban hành văn nói chung, văn bản hành chính nói riêng ngày càng đầy đủ, hoàn thiện, tạo hành lang pháp lý thống nhất, ổn định cho công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND quận Cầu Giấy.
Hai là, chương trình thúc đẩy cải cách hành chính của tồn hệ thống chính trị nước ta trong thời gian qua, đã có tác dụng rõ nét lên hoạt động soạn thảo và ban hành văn bản nói chung, văn bản hành chính nói riêng, đặc biệt là của các cơ quan chính quyền đơ thị nhạy bén, năng động như UBND quận Cầu Giấy.
Ba là, Đảng ủy, HĐND và UBND cấp trên ngày càng quan tâm lãnh đạo, trực tiếp chỉ đạo cơng tác cải cách hành chính, ln kiểm tra, rà sốt, xử lý hoạt động sọan thảo và ban hành văn bản định kỳ, đã tạo kỷ cương ngày càng tốt ảnh hưởng trực tiếp đến cơng tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của UBND quận.
Nguyên nhân chủ quan:
Một là, UBND quận đã nhận thức rõ tầm quan trọng, chú trọng đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính từ đó có những kế hoạch chỉ đạo, lãnh đạo sát với tình hình. Đây được coi là nguyên nhân chủ quan quan trọng nhất để đạt được những ưu điểm trên khiến chất lượng công tác soạn thảo và văn bản ngày càng được nâng cao.
Hai là, Củng cố tổ chức, đổi mới phương thức hoạt động, tích cực cải cách hành chính tại cơ quan, UBND quận Cầu Giấy đã nâng cao được chất lượng và hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính, hạn chế những sai sót cơ bản trong hoạt động này.
Ba là, UBND quận coi trọng công tác tuyển dụng, đào tạo, đào tạo lại, tổ chức những lớp học bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ soạn thảo và ban hành văn bản cho các CBCC nhằm nâng cao trình độ chun mơn trong soạn thảo
70
văn bản của cơ quan.
Bốn là, ý thức và sự nghiêm túc nâng cao trình độ chun mơn của mỗi cán bộ, cơng chức tham gia công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND quận Cầu Giấy có ý nghĩa trực tiếp để đạt những ưu điểm trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND quận Cầu Giấy.
2.5.3.2. Nguyên nhân của hạn chế
Xác định đầy đủ, đúng đắn nguyên nhân của những hạn chế trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của UBND quận Cầu Giấy là việc vô cùng quan trọng để có thể đưa ra những giải pháp phù hợp. Những hạn chế nêu trên bắt nguồn từ những nguyên nhân sau:
Nguyên nhân khách quan:
Một là, Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND quận Cầu Giấy vẫn cịn những bất cập, chưa hợp lý đơi khi chưa tuân theo trình tự, thủ tục của quy định nhà nước. Việc phân công công việc, nhiệm vụ, quyền hạn của các công chức tại UBND quận trong lĩnh vực soạn thảo văn bản hành chính cịn chưa rõ ràng, cụ thể, đơi khi một CBCC cịn kiêm nhiệm nhiều cơng việc cùng một lúc.
Hai là, Điều kiện cơ sở vật chất chưa thực sự tốt như trụ sở làm việc, diện tích phịng làm việc cịn chật hẹp, nhiệt độ, ánh sáng không được đảm bảo, phương tiện làm việc có chất lượng chưa tốt,… ảnh hưởng không nhỏ tới công tác xử lý văn bản điện tử, soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của UBND quận.
Thực tế, tại UBND quận Cầu Giấy kinh phí dành riêng cho hoạt động xây dựng văn bản hành chính rất hạn chế, dấn đến một số hệ quả: thẩm định văn bản khó có thể tuân thủ đúng, nhất là việc khảo sát thực tế, đánh giá tình hình, nghiên cứu tài liệu, … Chất lượng của văn bản vì những nguyên nhân đó
71
cũng bị giảm sút.
Nguyên nhân chủ quan:
Một là, Để dẫn đến những hạn chế nêu trên, một phần do lãnh đạo UBND quận đơi khi cịn lơ là trong việc quản lý công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính, có đơi lúc văn bản được ký mà không được xem xét kỹ nội dung cũng như thể thức.
Hai là, Thực tế hiện nay đội ngũ CBCC trực tiếp thực hiện công tác soạn thảo văn bản hành chính tại UBND quận cịn ít, chưa đủ sức thực hiện hết cơng việc của mình. Thậm chí cịn kiêm nhiệm nhiều cơng việc, do cơng việc ở bộ phận văn phòng quá nhiều, thời gian dành cho việc liên quan đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản lại hạn hẹp, nên chất lượng văn bản chưa cao, chưa đáp ứng được đòi hỏi về phát triển kinh tế - xã hội của quận. Bên cạnh đó là một số ít CBCC vẫn chưa có ý thức tốt trong cơng việc, chưa tận tâm, tận tụy với công việc.
Ba là, ở UBND quận Cầu Giấy, Chủ tịch UBND quận, Phó Chủ tịch UBND quận, cơng chức Văn phịng và cơng chức Phịng Tư pháp có vai trị rất lớn đối với cơng tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính. Chủ tịch