2.4. Thực trạng soạn thảo và ban hành văn bản hành chính điện tử tạ
2.4.1. Hạ tầng kỹ thuật
Trong văn bản Kế hoạch số 01/KH-UBND ngày 05/01/2021 của UBND quận Cầu Giấy về việc Cải cách hành chính năm 2021 của UBND quận Cầu Giấy, UBND quận đã đề ra một số nội dung cải cách hành chính quan trọng như: Cải cách thể chế; Cải cách thủ tục hành chính và thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông; Cải cách tổ chức bộ máy; Cải cách chế độ cơng vụ; Cải các tài chính cơng và quan trong nhất trong số đó là nội dung Xây dựng và phát triển Chính quyền điện tử, Chính quyền số. Nội dung này đã được đề cập trước đó với tên tiêu đề là “Hiện đại hóa hành chính” trong Kế hoạch số 01/KH-UBND ngày 02/01/2020 của UBND quận Cầu Giấy về việc Cải cách hành chính năm 2020 của UBND quận Cầu Giấy. Có thể thấy, đây là một nội dung tương đối mới so với những nội dung khác và được đề cập nhiều trong những năm gần đây, nếu làm tốt nó sẽ giúp UBND quận trở nên hiện đại hơn, năng động hơn và đạt hiệu quả cơng việc cao hơn.
58
Hình 5: Máy in
Hình 6: Máy tính và máy scan
59
Để đạt được kế hoạch này, UBND quận Cầu Giấy đã trang bị tương đối đầy đủ các trang thiết bị phục vụ cho cơng việc nói chung và cơng tác soạn thảo và ban hành VBHC nói riêng, bao gồm: 95 chiếc máy tính bàn, 16 máy quyét văn bản (scan), 02 chiếc máy fax, 05 máy hủy tài liệu, 02 máy photocopy.
Cùng với đó là hệ thống cơ sở dữ liệu, hệ thống xác thực điện tử, chứng thực điện tử, chữ ký số và hệ thống mạng internet tốc độ cao giúp Hệ thống quản lý văn bản và Mail công vụ của cơ quan kết nối một cách nhanh chóng với trục liên thơng văn bản quốc gia mà không bị gián đoạn. Hệ thống quản lý văn bản của UBND quận thường xuyên được kiểm tra, cập nhật giúp kịp thời hạn chế tối đa những lỗ hổng xảy ra.
Hình 7: Giao diện Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ của UBND Cầu Giấy
Bên cạnh đó, với cơ sở hạ tầng kỹ thuật tốt giúp cho UBND quận ban
60
hành văn bản điện tử cho các đơn vị cấp dưới cũng như những cơ quan cấp trên một cách nhanh chóng, kịp thời.