Văn bản điển tử có nhiều ưu điểm nổi chội hơn so với văn bản giấy, cụ thể như:
Sự chu chuyển nhanh chóng trong mơi trường điện tử: Đây là ưu điểm vượt trội nhất của văn bản điện tử đối với văn bản giấy. Chỉ cần có mạng Internet và thiết bị để soạn thảo, kết nối thì mọi cá nhân, tổ chức trên phạm vi tồn cầu có thể truyền thơng tin, tài liệu cho nhau mà không cần lo đến vấn đề khoảng cách. Sự chu chuyển nhanh chóng của văn bản điện tử đồng nghĩa với sự kịp thời gần như ngay lập tức của các thông tin. Điều này giúp cho việc tiếp nhận và sử lý thông tin trở nên dễ dàng và tiết kiệm nhiều thời gian hơn.
Chỉnh sửa văn bản đơn giản và nhanh chóng: với tài liệu truyền thống trên nền giấy, việc sửa lại một văn bản thường mất nhiều thời gian và công sức (thường phải chép lại tồn bộ trang tài liệu cần sửa) trong khi đó việc soạn thảo văn bản trên máy tính điện tử cho phép chỉnh sửa nội dung đơn giản và nhanh chóng. Ở một mức độ nào đó, sử dụng tài liệu điện tử trong hoạt động quản lý cho phép bảo đảm an tồn thơng tin, bằng cách sử dụng chữ ký số, hạn chế đối tượng tiếp cận tài liệu (bằng cách đặt mã số), đặt chế độ kiểm tra tính tồn vẹn của dữ liệu. Ngoài ra, việc sử dụng văn bản điện tử cho phép làm việc cùng lúc với nhiều văn bản khác nhau và duy trì lịch sử làm việc với văn bản.
Trang bị hệ thống chu chuyển văn bản điện tử cho phép tiết kiệm phần lớn chi phí văn phịng phẩm cho việc in ấn, photocopy, tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho vận chuyển văn bản bằng đường bưu điện, tiết kiệm sức lao động và tăng hiệu suất lao động, bảo đảm an toàn tài liệu.
Trong cùng một cơ quan, tổ chức, đơn vị, khi văn bản điện tử được đưa lên hệ thống các cá nhân trong cùng một cơ quan đơn vị sẽ được đặt trong một môi trường thơng tin chung, nhiều người sẽ có thể tham gia để giải quyết công
27
việc Điều này bảo đảm sự thông suốt và thống nhất trong quá trình xử lý văn bản.
Quá trình xử lý văn bản điện tử nhanh chóng, thuận tiện và theo một hệ thống nhất định: Việc tìm kiếm văn bản và thơng tin văn bản mang tính hệ thống rất cao vì được thực hiện thơng qua hệ thống tra tìm tự động. Kết quả tra tìm thường cho ra một hệ thống văn bản có cùng dạng thơng tin. Việc sử dụng văn bản điện tử và lưu giữ trong môi trường điện tử cũng giảm thiểu khả năng thất lạc văn bản hơn đối với tài liệu giấy
Văn bản điện tử khắc phục được một số những hạn chế của văn bản giấy đặc biệt là ở tốc độ gửi và nhận thông tin, đã làm giảm bớt những công đoạn thủ cơng, tiết kiệm rất nhiều chi phí có liên quan và tạo mơi trường làm việc điện tử rộng khắp.
Như vậy, chúng ta có thể dễ dàng nhận thấy rằng văn bản điện tử có rất nhiều những ưu thế nổi trội hơn hẳn so với văn bản giấy và trong thời kỳ cách mạng Cơng nghệ 4.0 như hiện nay thì việc ứng dụng, phát triển văn bản điện tử sẽ trở thành một xu thế tất yếu và là tiền đề quan trọng trong việc xây dựng chính phủ điện tử.