Ngoài những yêu cầu chung về soạn thảo và ban hành văn bản hành chính nói chung đã trình bày ở trên, cơng tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính điện tử cần phải đảm bảo các yêu cầu sau đây:
1.4.3.1. Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật
Trục liên thông văn bản quốc gia được kết nối, liên thông với hệ thống quản lý văn bản và điều hành của các bộ, ngành, địa phương qua Mạng truyền số liệu chuyên dùng của các cơ quan Đảng, nhà nước (Mạng truyền số liệu chuyên dùng cấp II).
Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của các bộ, ngành, địa phương 28
phải bảo đảm hạ tầng kỹ thuật kết nối với Trục liên thông văn bản quốc gia.
1.4.3.2. Bảo đảm an tồn thơng tin
Chủ quản Trục liên thông văn bản quốc gia, chủ quản hệ thống quản lý văn bản và điều hành của các bộ, ngành, địa phương phải xác định, phê duyệt cấp độ và tổ chức thực hiện phương án bảo đảm an tồn thơng tin theo cấp độ cho các hệ thống thơng tin thuộc phạm vi quản lý theo quy định của pháp luật. Việc kết nối giữa hệ thống quản lý văn bản và điều hành của các bộ, ngành địa phương với Trục liên thông văn bản quốc gia phải được mã hóa, xác thực theo tiêu chuẩn về an tồn thơng tin tại Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông.
1.4.3.3. Yêu cầu về nhân sự thực hiện văn bản điện tử, số hóa tài liệu
Trước khi tiến hành số hóa tài liệu cần chú trọng việc đào tạo, bồi dưỡng cho người đảm nhiệm công tác soạn thảo văn bản của cơ quan, tổ chức giúp họ có khả năng tiếp nhận và làm chủ cơng nghệ số hóa tài liệu, đảm bảo tài liệu được số hóa có chất lượng và quản trị tài nguyên thông tin số từ nhà cung cấp thiết bị và công nghệ.
29
TIỂU KẾT CHƯƠNG I
Chương 1 đã trình bày cơ sở lý luận chung về “Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính” bao gồm một số khái niệm liên quan đến văn bản, văn bản hành chính cùng với đặc điểm, chức năng, phân loại văn bản hành chính; khái niệm về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính cùng những u cầu về cơng tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính; bên cạnh đó là một số khái niệm, ưu điểm và các yêu cầu đối với văn bản hành chính điện tử. Việc tìm hiểu những những vấn đề cơ bản này tạo tiền đề giúp tác giả thu thập dữ liệu cũng như khảo sát tình hình thực tế đem lại tính khả thi cho đề tài, làm cơ sở để nghiên cứu thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội ở chương tiếp theo.
30
Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI UBND QUẬN CẦU GIẤY,
THÀNH PHỐ HÀ NỘI 2.1. Khái quát về UBND quận Cầu Giấy
Hình 1. Cổng chính của UBND quận Cầu Giấy
Tên cơ quan: Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy.
Địa chỉ: Số 36 đường Cầu Giấy, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội. Số điện thoại: (+84) 243 8332680; Fax: (+84) 243 8336329
Quận Cầu Giấy được thành lập theo Nghị định số 74-CP ngày 22/11/1996 của Chính Phủ và chính thức đi vào hoạt động từ ngày 01/9/1997. Quận Cầu Giấy là một trong những quận thuộc vị trí trung tâm của thành phố Hà Nội.
Bộ máy hành chính Nhà nước của Quận hiện nay có 8 đơn vị hành chính cấp phường trực thuộc: phường Dịch Vọng, phường Mai Dịch, phường Nghĩa
31
Đô, phường Nghĩa Tân, phường Quan Hoa, phường Trung Hòa, phường Yên Hòa, phường Dịch Vọng Hậu.
2.1.1 Nhiệm vụ, quyền hạn
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ban hành ngày 19/06/2015 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22/11/2019 và các văn bản quy định chi tiết, hướng dẫn thi hành, Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy có nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể như sau:
• Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân quận quyết định các nội dung: Ban hành nghị quyết về những vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của Hội đồng nhân dân quận.
Thông qua kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội trung hạn và hằng năm của quận trước khi trình Ủy ban nhân dân thành phố trực thuộc trung ương phê duyệt.
Quyết định dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương và phân bổ dự toán ngân sách quận; điều chỉnh dự toán ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết; phê chuẩn quyết toán ngân sách địa phương; quyết định, chủ trương đầu tư chương trình, dự án trên địa bàn quận trong phạm vi được phân quyền.
Quyết định các biện pháp để thực hiện các nhiệm vụ do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp; quyết định việc phân cấp cho chính quyền địa phương, cơ quan nhà nước cấp dưới thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của chính quyền địa phương ở quận.
Quyết định thành lập, bãi bỏ cơ quan chun mơn thuộc Ủy ban nhân dân quận.
• Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận.
• Thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp và pháp luật, xây dựng chính quyền và địa giới hành chính, giáo dục, đào tạo, khoa học, cơng nghệ, văn hóa, thơng tin, thể dục, thể thao, y tế, lao động, chính sách xã hội, dân tộc, tơn giáo, quốc phòng, an ninh, trật tự, an tồn xã hội, hành chính tư pháp, bổ trợ tư pháp và các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật.
• Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân
cấp, ủy quyền.
• Phân cấp, ủy quyền cho Ủy ban nhân dân phường, cơ quan, tổ chức khác thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân quận.
2.1.2 Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của UBND quận Cầu Giấy được thực hiện theo đúng quy định Nhà nước. Cụ thể như sau:
Lãnh đạo UBND quận gồm 1 chủ tịch, 3 phó chủ tịch và các Ủy viên:
Chủ tịch UBND quận - ông Bùi Tuấn Anh là người đứng đầu UBND quận, có trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của Pháp luật và điều hành mọi công việc của UBND quận, cùng với tập thể UBND quận chịu trách nhiệm trước UBND thành phố Hà Nội, Quận ủy và HĐND quận về quản lý Nhà nước trên địa bàn quận; lãnh đạo điều hành, quản lý toàn diện các hoạt động thuộc chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của UBND quận.
03 Phó Chủ tịch quận là: ơng Trần Việt Hà, ơng Trần Đình Cường và bà Trịnh Thị Dung giúp Chủ tịch UBND quận chỉ đạo một số mặt công tác được giao và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND quận, trước pháp luật về các nhiệm vụ được phân cơng. Khi Chủ tịch UBND quận vắng mặt, một phó Chủ tịch UBND quận được Chủ tịch UBND quận ủy nhiệm điều hành các hoạt động của UBND quận.
Có 12 cơ quan chun mơn thuộc UBND quận:
Văn phòng HĐND – UBND; Thanh tra Quận;
Phịng Nội vụ;
Phịng Tài chính – Kế hoạch; Phịng Kinh tế;
Phịng Văn hóa và thơng tin; Phịng Tư pháp;
Phịng Lao động – Thương binh và xã hội; Phòng Giáo dục và Đào tạo;
Phòng Y tế;
Phịng Tài ngun và mơi trường; Phịng Quản lý đơ thị;
[Xem phụ lục 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND quận Cầu Giấy]
2.2. Cơ sở pháp lý về công tác soạn thảo và ban hành VBHC củaUBND quận Cầu Giấy UBND quận Cầu Giấy
2.2.1. Cơ sở pháp lý chung
Cơ sở pháp lý chung về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính là những văn bản của cơ quan cấp trên có thẩm quyền, quy định về cơng tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính mà UBND quận Cầu Giấy cũng phải tuân theo khi soạn thảo và ban hành văn bản. Có thể kể đến những văn bản sau:
Luật Tổ chức chính quyền địa phương ban hành ngày 19/06/2015 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22/11/2019 và các văn bản quy định chi tiết, hướng dẫn
thi hành. Các văn bản này có quy định về nhiệm vụ, quyền hạn và
34
cơ cấu tổ chức của chính quyền địa phương cấp quận. Theo đó UBND quận Cầu Giấy sẽ căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của mình mà ban hành nội dung văn bản nói chung, văn bản hành chính nói riêng phù hợp theo thẩm quyền Luật định.
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về cơng tác văn thư.
Theo Điều 1. Phạm vi điều chỉnh: Nghị định này quy định về công tác văn thư và quản lý nhà nước về công tác văn thư. Công tác văn thư được quy định tại Nghị định này bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong cơng tác văn thư.
Theo Khoản 1 Điều 2. Đối tượng áp dụng: Nghị định này áp dụng đối với cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước.
Như vậy, Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND quận Cầu Giấy thuộc phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
Quyết định số 12/2020/QĐ-UBND ngày 12/6/2020 của UBND thành phố Hà Nội về việc Ban hành Quy chế Tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan, tổ chức thuộc thành phố Hà Nội. Theo đó, khi thực hiện tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử, UBND quận Cầu Giấy cần phải thực hiện theo quy định của văn bản này.
Kế hoạch số 243/KH-UBND ngày 18/12/2020 của UBND thành phố Hà Nội về công tác văn thư, lưu trữ năm 2021. Theo đó, UBND quận Cầu
Giấy phải căn cứ Kế hoạch này, triển khai thực hiện hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ cho phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan; Đưa nội dung thực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ thành một trong các tiêu chí đánh giá mức độ hồn thành nhiệm vụ được giao đối với công chức, viên chức; đánh giá thi đua hàng năm đối với tập thể, cá nhân.
35
Công văn số 879/SNV-CCVTLT ngày 07/4/2020 của Sở Nội vụ thành phố Hà Nội về việc triển khai thực hiện Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về cơng tác văn thư. Theo đó, nhằm đảm bảo việc thực hiện công tác văn thư tại các sở, ban, ngành, các đơn vị sự nghiệp, các Tổng công ty, doanh nghiệp nhà nước thuộc UBND Thành phố Hà Nội, UBND các quận, huyện, thị xã theo quy định mới được đồng bộ, kịp thời, đúng quy định. Sở Nội vụ hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thực hiện một số nội dung chính về: Tổ chức quán triệt, triển khai Nghị định số 30/2020/NĐ-CP; Sửa đổi Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Một số nội dung cần thực hiện khi dự thảo văn bản, ban hành văn bản, tiếp nhận văn bản; Một số điểm cần lưu ý.
2.2.2. Cơ sở pháp lý riêng
Theo tác giả, cơ sở pháp lý riêng về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính là những văn bản của cơ quan, tổ chức quy định về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính, được áp dụng trong nội bộ cơ quan, tổ chức.
Qua quá trình khảo sát thực tế, cho thấy UBND quận Cầu Giấy chưa xây dựng văn bản quy định về công tác soạn thảo và ban hành văn bản áp dụng riêng cho UBND quận. Việc thực hiện cơng tác này cịn dựa trên những quy định chung của các cơ quan cấp trên.
2.3 Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành VBHC tại UBNDquận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội
2.3.1. Thẩm quyền ban hành văn bản hành chính
Thẩm quyền về nội dung trong soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND quận Cầu Giấy dựa trên căn cứ nhiệm vụ, quyền hạn được quy định tại Luật Tổ chức chính quyền địa phương ban hành ngày 19/06/2015 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22/11/2019 và các văn bản quy định chi tiết,
36
hướng dẫn thi hành.
Thẩm quyền về hình thức trong soạn thảo và ban hành VBHC của UBND quận Cầu Giấy thực hiện theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ- CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về cơng tác văn thư. Theo đó, gồm có 29 loại văn bản hành chính. Cụ thể, UBND quận Cầu Giấy được phép ban hành tất cả các loại văn bản hành chính theo quy định, tuy nhiên, việc khảo sát mang tính khách quan nên bài nghiên cứu chỉ tập trung vào vệc nghiên cứu các loại văn bản hành chính được ban hành với số lượng lớn tại UBND quận Cầu Giấy. Cụ thể dưới đây là bảng thống kê số lượng một số loại văn bản đã được ban hành tại UBND quận Cầu Giấy trong năm 2020:
STT 1 2 3 4 5 6 7 8 Tổng số văn bản đã ban hành
Bảng 1. Bảng thống kê Số lượng những loại VBHC được ban hành nhiều trong năm 2020 của UBND quận Cầu Giấy (Nguồn: số liệu được cung
cấp bởi phòng Văn thư – Lưu trữ của cơ quan)
Biểu đồ 1. Số lượng những loại VBHC được ban hành nhiều trong năm 2020 của UBND quận Cầu Giấy
22,81% 1,35% 4,20% 2,95% 3,99% 4,90% 1,27%
Từ bảng thống kê và biểu đồ trên, ta có thể dễ dàng nhận thấy rằng tỷ trọng các loại văn bản đã ban hành trong năm 2020 của UBND quận Cầu Giấy là không đồng đều. Loại văn bản chiếm tỷ trọng nhiều nhất là Quyết định (cá biệt) với 58,54% tương đương 3598 văn bản, văn bản chiếm tỷ trọng nhiều thứ hai là Công văn với 22,81% tương đương 1402 văn bản, gần bằng một nửa của Quyết định (cá biệt). Trong khi đó Chỉ thị là loại văn bản chiến tỷ trọng ít nhất với 1, 27% tương đương 78 văn bản, tiếp theo là Tờ trình với 1,35% tương đương 83 văn bản. Tức là loại văn bản được ban hành nhiều nhất (Quyết định cá biệt) chiếm tỷ trọng gấp 46 lần so với loại văn bản được ban hành ít nhất (Chỉ thị).
Như vậy có thể nhận định rằng sự chênh lệch về số lượng giữa các loại văn bản đã được ban hành trong năm 2020 của UBND quận Cầu Giấy là rất lớn và có sự chênh lệch rõ nét về số lượng các loại văn bản hành chính theo u cầu cơng việc.
38
Điều này càng địi hỏi việc nâng cao chất lượng cơng tác công tác soạn thảo và ban hành văn bản đối với mỗi cán bộ, công chức nhằm đáp ứng tốt hơn nữa yêu cầu công việc đặt ra của cơ quan và nhu cầu phát triển của xã hội.
2.3.2. Thể thức văn bản hành chính
Thể thức văn bản hành chính của UBND quận Cầu Giấy luôn được thực hiện theo đúng Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về cơng tác văn thư.
Theo đó, khi soạn thảo và ban hành văn bản thì thể thức văn bản hành chính của UBND quận Cầu Giấy đều trình bày các thành phần chính như sau: