88
thuật
3.2.5.1. Về kinh phí
Thực tế khơng thể phủ nhận rằng, kinh phí là một trong những nguồn lực quan trọng, nó có tác động nhất định đến hiệu quả cũng như kết quả cơng việc. Tuy nhiên, nguồn kinh phí mà UBND quận phân bổ cho việc thực hiện cơng tác soạn thảo và ban hành VBHC cịn hạn chế, khó có thể đáp ứng được một cách đầy đủ trong triển khai thực hiện nhiệm vụ. Do đó trong q trình soạn thảo và ban hành VBHC cịn gặp tương đối nhiều khó khăn về vấn đề kinh phí để soạn thảo bản thảo, in ấn văn bản,…
Vì vậy, trong thời gian tới, UBND quận cần phân bổ nguồn kinh phí sao cho hợp lý, có những quy định rõ ràng từ cán bộ soạn thảo văn bản, việc sử dụng nguồn kinh phí đã được phân bổ phải được kiểm tra thường xuyên trong công tác soạn thảo và ban hành VBHC. Có như vậy, CBCC thực hiện công tác soạn thảo và ban hành VBHC mới phát huy được hết tinh thần trách nhiệm cũng như lòng nhiệt tình của mình vào cơng việc, đảm bảo về số lượng cũng như chất lượng VBHC được ban hành.
3.2.5.2. Về hạ tầng kỹ thuật
Đầu tư nâng cấp cơ sở hạ tầng kỹ thuật hiện đại, đúng tiêu chuẩn, cải thiện môi trường làm việc cho CBCC làm công tác soạn thảo và ban hành VBHC, tạo điều kiện nâng cao chất lượng của VBHC cũng như số hóa văn bản nhằm đáp ứng được yêu cầu của hoạt động quản lý nhà nước hiện nay.
Theo số liệu khảo sát thực tế tác giả nhận thấy UBND quận Cầu Giấy mới chỉ trang bị 02 máy photocopy (01 máy đặt tại Phòng Văn thư – Lưu trữ, 01 máy đặt tại Phòng Tài vụ), chưa đáp ứng được nhu cầu sử dụng tại cơ quan. Thường xuyên xảy ra tình trạng quá tải, mất nhiều thời gian chờ đợi để photo văn bản dẫn đến việc ban hành văn bản bị chậm chễ, thiếu tính kịp thời. Vì vậy trong thời gian tới, UBND quận cần trang bị thêm 02 máy photocopy để có thể
89
đáp ứng được nhu cầu sử dụng của cơ quan, giúp văn bản được ban hành một cách nhanh chóng, kịp thời. Trong đó, 01 máy trang bị cho Phòng Nội vụ và 01 máy trang bị cho Phịng Tư pháp vì đây là 2 đơn vị có nhu cầu sử dụng cao trong cơ quan.
Bên cạnh đó, máy tính để bàn tuy đã được UBND quận trang bị đầy đủ về số lượng với 95 chiếc, nhưng chất lượng của máy chưa thực sự tốt. Máy còn sử dụng Chip Intel Core i3 hay Core i3, điều này làm cho nó hoạt động khơng được nhanh nhạy, đơi khi bị khởi động lại và ảnh hưởng không nhỏ đến tiến độ thực hiện công tác soạn thảo và ban hành VBHC cũng như số hóa văn bản của CBCC cơ quan.
Tên chip Core i3 Core i7
Bảng 2. Một số thơng số kỹ thuật chính của chip Core i3 và Core i7
Số nhân: là số lượng vi xử lý, càng nhiều nhân thì máy tính chạy càng
nhanh và càng mạnh mẽ.
Số luồng: là số lượng đường truyền tới vi xử lý và ngược lại, càng
nhiều đường thì dữ liệu càng được luân chuyển nhanh hơn khiến tốc độ xử lý tăng lên nhanh hơn.
Xung nhịp: là tốc độ xử lý của CPU, xung nhịp càng lớn tức là CPU
càng có tốc độ xử lý nhanh.
Turbo Boost: Công nghệ ép xung tự động phù hợp với nhu cầu sử dụng
của người dùng. (Ví dụ: Khi CBCC chỉ lướt web thì CPU hoạt động ở xung nhịp thấp để tiết kiệm điện năng, khi CBCC thực hiện số hóa văn bản thì xung nhịp sẽ nâng lên cao để xử lý phù hợp với các tác vụ nặng hơn)
90
Cache: Là bộ nhớ đệm giữa CPU và RAM, bộ nhớ Cache càng lớn thì
càng lưu được nhiều dữ liệu, giúp giảm bớt thời gian phải lấy dữ liệu từ RAM của CPU, từ đó giúp tăng tốc độ xử lý.
Dựa trên bảng thơng số kỹ thuật trên, ta có thể thấy rõ rằng con chip mà UBND quận đang sử dụng (chip Core i3) đã lỗi thời, có hiệu năng thấp hơn và chỉ bằng một nửa so với con chip đang được người dân cùng các cơ quan, tổ chức tư nhân sử dụng phổ biến hiện nay (chip Core i7).
Để tạo ra một VBHC chất lượng cao, đảm bảo được các yêu cầu về mặt thời gian, kỹ thuật, thể thức và số hóa văn bản một cách nhanh chóng, hiệu quả thì khơng thể nào dựa vào các trang thiết bị chất lượng trung bình hay lạc hậu. Vì vậy, việc nâng cấp hệ thống máy tính của cơ quan là rất cấp bách và cần thiết để có thể thực hiện cơng việc một cách hiệu quả hơn cũng như bắt kịp xu thế phát triển của xã hội.
TIỂU KẾT CHƯƠNG 3
Nội dung chương 3 tập trung nghiên cứu đưa ra một số phương hướng và giải pháp trên cơ sở căn cứ kết quả nghiên cứu thực trạng công tác soạn thảo và ban hành VBHC tại UBND quận Cầu Giấy trong chương 2, cụ thể UBND quận cần phải có giải pháp về ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong khâu duyệt bản thảo; hồn thiện về thể chế soạn thảo và ban hành VBHC; giải pháp nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính; giải pháp về nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức trực tiếp tham gia vào công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính; giải pháp về tăng cường đầu tư kinh phí và hạ tầng kỹ thuật. Những phương hướng và giải pháp này được đưa ra với mong muốn nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành VBHC tại UBND quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội.
91
KẾT LUẬN
Văn bản hành chính là một trong những phương tiện hữu hiệu truyền tải thông tin giữa các cơ quan nhà nước, tổ chức và nhân dân; một công cụ quan trọng góp phần vào việc quản lý nhà nước nói chung và quản lý các hoạt động trong các cơ quan, tổ chức nói riêng, là sản phẩm trí tuệ của những người làm công tác quản lý và cơng tác văn phịng. Cơng tác soạn thảo văn bản là công việc không thể thiếu của mỗi cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan, tổ chức. Mỗi văn bản được ban hành đều là tiếng nói chính thức của cơ quan, tổ chức.
Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả bước đầu UBND quận Cầu Giấy đã đạt được trong công tác soạn thảo và ban hành VBHC như: VBHC được cơ quan soạn thảo và ban hành theo đúng thẩm quyền được giao; cấu trúc văn bản chặt chẽ, logic; nội dung ngày càng phù hợp với thực tế và đã phát huy tương đối tốt tác dụng trong thực hiện nhiệm vụ quản lý tại UBND quận Cầu Giấy; sử dụng ngơn ngữ hành chính phù hợp và có đầy đủ các đặc trưng của ngơn ngữ thuộc phong cách hành chính - cơng vụ; thực hiện đầy đủ quy trình soạn thảo và ban hành văn bản theo quy định;… Song vẫn còn tồn tại một số hạn chế cần khắc phục, cụ thể: UBND quận Cầu Giấy chưa xây dựng văn bản quy định về công tác soạn thảo và ban hành văn bản áp dụng riêng cho cơ quan; vẫn còn tồn tại một số văn bản hành chính được soạn thảo sai về thể thức; ngơn ngữ trong một số văn bản còn mắc lỗi về diễn đạt, dùng từ, chính tả; việc đăng ký xây dựng VBHC còn thụ động, khâu duyệt bản thảo còn gây tốn nhiều thời gian, kinh phí và có độ chính xác chưa cao;… Những hạn chế nêu trên ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng của công tác soạn thảo và ban hành VBHC cũng như hiệu quả quản lý hành chính của UBND quận Cầu Giấy.
Để khắc phục những hạn chế và phát huy những ưu điểm trong công tác soạn thảo và ban hành VBHC nêu trên, tôi đã nghiên cứu và đưa ra một số phương hướng cùng giải pháp nâng cao hiệu quả trong công tác soạn thảo và
92
ban hành VBHC cho cơ quan. Những phương hướng sẽ giúp cho cơ quan biết đích đến, hướng đi của mình trong thời gian tới. Những giải pháp sẽ giúp cơ quan ứng dụng công nghệ để thực hiện khâu duyệt bản thảo tốt hơn; hoàn thiện về thể chế soạn thảo và ban hành VBHC; nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính; nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức trực tiếp tham gia vào công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính; tăng cường đầu tư kinh phí và hạ tầng kĩ thuật. Tơi hy vọng những đề xuất của mình sẽ giúp nâng cao hiệu quả cơng tác soạn thảo và ban hành VBHC tại UBND quận Cầu Giấy cũng như thực hiện được mục tiêu nghiên cứu của đề tài.
Trong q trình thực hiện đề tài, do kiến thức cịn hạn chế, thời gian thực hiện chưa nhiều nên tơi khó tránh khỏi những thiếu sót. Tơi rất mong nhận được sự quan tâm, nhận xét, bổ sung những ý kiến quý báu từ quý thầy/cô. Tôi xin chân thành cảm ơn./.
93
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
Văn bản của UBND quận Cầu Giấy và các cơ quan có thẩm quyền
1. Chính phủ (2020), Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về
công tác văn thư.
2. Chính phủ (1996), Nghị định số 74-CP ngày 22/11/1996 về việc thành
lập quận Thanh Xuân, quận Cầu Giấy, thành lập và đổi tên một số phường thuộc thành phố Hà Nội.
3. Đảng Cộng sản Việt Nam (2020), Văn kiện Đại hội Đại biểu toàn
quốc lần thứ XIII, NXB CTQG, Hà Nội.
4. Quận ủy Quận Cầu Giấy (2020), Nghị quyết Đại hội Đảng bộ quận
Cầu Giấy lần thứ VI nhiệm kỳ 2020 – 2025, Cầu Giấy, Hà Nội.
5. Quốc hội (2015), Luật tổ chức chính quyền địa phương ngày
19/6/2015.
6. Quốc hội (2015), Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày
22/6/2015.
7. Quốc hội (2019), Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức
Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22/11/2019.
8. Quốc hội (2020), Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban
hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 18/06/2020.
9. Sở Nội vụ thành phố Hà Nội (2020), Báo cáo số 3578/BC-SNV ngày 14/12/2020 về Kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2020 và
phương hướng nhiệm vụ công tác năm 2021.
10. Sở Nội vụ thành phố Hà Nội (2020), Công văn số 879/SNV-CCVTLT ngày 07/4/2020 về việc triển khai thực hiện Nghị định số 30/2020/NĐ-CP
ngày 05/3/2020 của Chính phủ về cơng tác văn thư.
11. Thành ủy Thành phố Hà Nội (2020), Nghị quyết Đại hội đại biểu Đảng bộ
thành phố Hà Nội lần thứ XVII nhiệm kỳ 2020 – 2025.
12. UBND quận Cầu Giấy (2021), Kế hoạch số 01/KH-UBND ngày 05/01/2021
về việc Cải cách hành chính năm 2021 của UBND quận Cầu Giấy.
13. UBND quận Cầu Giấy (2020), Kế hoạch số 27/KH-UBND ngày 15/01/2020 về Công tác văn thư, lưu trữ năm 2020.
14. UBND thành phố Hà Nội (2020), Kế hoạch số 243/KH-UBND ngày 18/12/2020 về công tác văn thư, lưu trữ năm 2021.
15. UBND thành phố Hà Nội (2020), Quyết định số 12/2020/QĐ-UBND ngày 12/6/2020 về việc Ban hành Quy chế Tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản
lý văn bản điện tử giữa các cơ quan, tổ chức thuộc thành phố Hà Nội.
Sách và giáo trình
16. Lê A, Đinh Thanh Huệ (1977), Tiếng Việt thực hành, NXB Giáo dục Hà Nội, Hà Nội.
17. Nguyễn Quốc Bảo, Nghiêm Kỳ Hồng (2004), Soạn thảo văn bản và cơng
tác Văn thư – Lưu trữ, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội.
18. Vũ Văn Bình, Hồ Văn Quỳnh (2004), Soạn thảo văn bản, NXB Lao động Xã hội, Hà Nội.
19. Triệu Văn Cường. Trần Như Nghiêm (2006), Soạn thảo văn bản và cơng
tác văn thư, Nxb Văn hóa thơng tin, Hà Nội.
20. Triệu Văn Cường (2016), Giáo trình văn thư, NXB Lao động, Hà Nội. 21. Nguyễn Thị Thu Hà (2015), Kỹ thuật soạn thảo, quản lý văn bản, NXB
Đại học Quốc gia TP. Hồ Chí Minh, TP. Hồ Chí Minh.
22. Học viện Hành chính (2009), Giáo trình kỹ thuật xây dựng và ban hành
văn bản, NXB Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội.
23. Nguyễn Quang Ninh, Hồng Dân (1996), Tiếng Việt thực hành, NXB Giáo dục Hà Nội, Hà Nội.
24. Hoàng Phê (2003), Từ điển tiếng Việt, NXB Đà Nẵng, Đà Nẵng.
25. Nguyễn Minh Phương (2011), Phương pháp soạn thảo và ban hành văn
bản, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội.
95
26. Vương Đình Quyền (2011), Lý luận và phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội.
27. Đoàn Thị Tâm (2015), Soạn thảo văn bản hành chính, NXB Đại học Sư phạm TP. Hồ Chí Minh, TP. Hồ Chí Minh.
28. Lưu Kiếm Thanh (2002), Hướng dẫn soạn thảo văn bản quản lý hành
chính nhà nước, NXB Thống kê, Hà Nội.
29. Lưu Kiếm Thanh (2002), Ngơn ngữ văn bản quản lý hành chính nhà
nước, NXB Khoa học kỹ thuật, Hà Nội.
30. Lưu Kiếm Thanh, Nguyễn Văn Thâm (2005), Giáo trình kỹ thuật xây
dựng và ban hành văn bản, NXB Giáo dục, Hà Nội.
31. Dương Xuân Thao (2015), Giáo trình văn bản quản lý, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội.
32. Nguyễn Văn Thâm (2003), Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội.
33. Ngô Sĩ Trung (2015), Soạn thảo văn bản hành chính, NXB Giao thơng Vận tải, Hà Nội.
34. Lương Văn Úc (2012), Giáo trình kỹ thuật soạn thảo văn bản kinh tế và
quản trị kinh doanh, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội.
35. Đào Tố Uyên (2014), Giáo trình kỹ thuật soạn thảo văn bản quy phạm
pháp luật, NXB Tư pháp, Hà Nội.
36. Bùi Khắc Việt (1997), Kỹ thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lý
nhà nước, NXB Khoa học xã hội, Hà Nội.
Tạp chí
37. Vương Đình Quyền (2004), Thể thức văn bản và thể thức văn bản quản lý
nhà nước – Một số vấn đề lý luận và thực tiễn, Tạp chí Văn thư lưu trữ
Việt Nam, số 01/2004.
38. Vương Đình Quyền (2004), Vấn đề tiêu chuẩn hóa văn bản quản lý nhà
96
nước – Nhìn từ góc độ lý luận, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, số
01/2004.
39. Văn Tất Thu (1998), Học tập cách viết của Bác Hồ nhằm nâng cao chất
lượng văn bản quản lý hành chính nhà nước, Tạp chí Tổ chức nhà nước,
số 05/1998.
40. Nguyễn Thị Thu Vân (2007), Sử dụng thuật ngữ văn bản quản lý nhà
nước. Một số bất cập và giải pháp khắc phục, Tạp chí quản lý nhà nước
tháng 8/2007.
Luận án, luận văn
41. Nguyễn Thế Quyền (2004), Hiệu lực và hiệu quả quản lý văn bản hành
chính, Luận án tiến sỹ, Đại học Luật Hà Nội.
42. Phan Công Trinh (2013), Soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của
UBND huyện Tây Hịa, tỉnh Phú Yên, Luận văn thạc sĩ quản lý công, Học
viện Hành chính Quốc gia.
43. Nguyễn Thị Tâm (2012), Kiểm tra hoạt động ban hành văn bản hành
chính của UBND quận từ thực tiễn quận Hà Đông, Hà Nội, Luận văn thạc sĩ quản lý cơng, Học viện Hành chính Quốc gia.
44. Nguyễn Đăng Việt (2014), Khảo sát và đánh giá tình hình tổ chức và
quản lý cơng tác văn thư lưu trữ tại một số công ty cổ phần trên địa bàn Thành phố Hà Nội, Luận văn thạc sỹ, Trường Đại học Khoa học xã hội và
Nhân văn.
Khóa luận
45. Đinh Thị Kim Cúc (2016), Soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại
UBND huyện Lương Sơn, tỉnh Hịa Bình, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.