2.3 Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành VBHC tại UBND quận Cầu
2.3.4. Sử dụng ngôn ngữ trong văn bản hành chính
Trong các phong cách ngơn ngữ Tiếng Việt thì ngơn ngữ trong văn bản quản lý hành chính Nhà nước thuộc phong cách hành chính – cơng vụ. Vì vậy việc lựa chon ngơn ngữ để soạn thảo văn bản hành chính bắt buộc phải tuân theo những chuẩn mực của phong cách hành chính – cơng vụ. Việc lựa chọn, sử dụng ngơn ngữ đúng phong cách là một trong những yếu tố đánh giá chất
50
lượng của văn bản hành chính nhà nước được ban hành. Nó cũng thể hiện tầm vóc, uy tín của chủ thể ban hành văn bản và sự tôn trọng các chủ thể thi hành văn bản quản lý hành chính Nhà nước. Do đó, khi soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND quận Cầu Giấy, cá nhân hoặc bộ phận thực hiện soạn thảo văn bản luôn chú ý tới những đặc trưng của ngôn ngữ thuộc phong cách hành chính - cơng vụ đó là:
Tính chính xác: nhìn chung, các văn bản được ban hành của UBND quận
Cầu Giấy đều thỏa mãn yêu cầu diễn đạt nội dung chính xác, khơng chung chung, khó hiểu; Cách dùng từ ngữ chính xác, nhất qn và đơn nghĩa, có sự phân biệt rõ các từ gần âm, gần nghĩa, các từ hán việt có yếu tố đồng nhất; sử dụng từ ngữ đúng chính tả; Sử dụng câu chính xác, ngắn gọn và logic.
Tính khn mẫu:
Tính khn mẫu ở phương diện cấu trúc của văn bản hành chính: Văn bản hành chính của UBND quận Cầu Giấy được soạn thảo theo thể thức quy định của Nhà nước. Văn bản hành chính được soạn thảo đúng thể thức là một trong những yếu tố quyết định tính hiệu lực của văn bản. Hiện nay, mỗi văn bản hành chính đều có 9 thành phần thể thức chính theo quy định của Nghị định số 30/2020/NĐ- CP của Chính phủ, cụ thể gồm: (1) Quốc hiệu và Tiêu ngữ; (2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; (3) Số, ký hiệu của văn bản; (4) Địa danh và thời gian ban hành văn bản; (5) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản;
(6) Nội dung văn bản; (7) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;
(8) Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức; (9) Nơi nhận. Ngoài ra, một số văn bản có thể bổ sung các thành phần khác như: phụ lục; dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành; ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành; địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax.
Tính khn mẫu ở phương diện từ ngữ: Trong văn bản hành chính của 51
UBND quận Cầu Giấy, có những từ ngữ và cấu trúc câu được lặp lại nhiều lần ởnhững vị trí nhất định trong văn bản. Sử dụng các thuật ngữ hành chính như: tên tổ chức, cơ quan, tên người theo chức trách, tên các văn bản hành chính… là các khn mẫu về từ ngữ. Những khn mẫu về từ ngơn ngữ hành chính này được dùng để đưa ra các căn cứ pháp lí và thực tế ở phần mở đầu của nội dung văn bản như: căn cứ …, xét đề nghị … ; để liên kết các phần của văn bản như để tiếp tục giải quyết …, về vấn đề trên …; để trình bày nguyện vọng như kính đề nghị … xem xét, giải quyết, mong … quan tâm, giải quyết; để kết thúc nội dung văn bản như xin trân trọng cảm ơn, xin báo cáo để … cho ý kiến giải quyết, chịu trách nhiệm thi hành …
Tính khách quan: văn bản hành chính phải thể hiện được ý chí của Nhà
nước một cách tối đa, giảm yếu tố cá nhân một cách tối thiểu. Không sử dụng các đại từ nhân xưng ngôi thứ nhất. Đồng thời không sử dụng câu và từ ngữ mang sắc thái biểu cảm, các hình ảnh bóng bẩy, cầu kỳ của phong cách văn chương.
Trong mỗi văn bản hành chính được UBND quận Cầu Giấy ban hành, khi đưa ra vấn đề, giải quyết vấn đề nào đó đều được dựa trên căn cứ pháp lí là các văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản hành chính có tính quy định, quyết định của cơ quan cấp trên.
Tính trang trọng, lịch sự: ngơn từ trong văn bản phù hợp với hồn cảnh
giao tiếp cơng vụ, có tính nghi thức, có sự phân biệt thứ bậc hành chính giữa cơ quan cấp trên, cấp dưới, ngang cấp, cơ quan ngồi hệ thống và với cơng dân. Người soạn thảo văn bản hành chính khơng được dùng ngơn từ cảm thán, các danh từ chỉ quan hệ thân tộc để xưng hô giữa các cơ quan hay các cá nhân.
Tính phổ thơng đại chúng: văn bản hành chính của UBND quận Cầu Giấy
ln cố gắng tránh dùng các từ ngữ chuyên sâu, nếu trong trường hợp cần thiết phải dùng thì ln có sự giải thích rõ ràng để người đọc hiểu được, không
52
sử dụng các từ ngữ địa phương hoặc tiếng lóng.
Đa số các văn bản hành chính của UBND quận Cầu Giấy sử dụng ngơn ngữ hành chính phù hợp với từng loại văn bản. Văn bản gần như khơng cịn sử dụng từ đa nghĩa, tiếng lóng, tiếng địa phương. Văn phong hành chính cơng vụ và câu chữ được sử dụng trong văn bản hành chính phần lớn đã đạt yêu cầu. Sử dụng từ ngữ dễ hiểu giúp người đọc dễ dàng tiếp cận.