II. PHẦN NỘI DUNG
1.4. Quy trình đánh giá thực hiện công việc đội ngũ công chức cấp xã
1.4.5. Tiếp xúc đánh giá hàng năm
Tiếp xúc đánh giá hàng năm được coi là cuộc gặp gỡ mang tính chính thức giữa lãnh đạo và người lao động để thống nhất về kết quả thực hiện cơng việc của một chu kỳ đó và thảo luận, phân cơng cơng việc cho chu kỳ sau. Trong q trình tiếp xúc đánh giá, thường chỉ chỉ ra những khó khăn đang gặp
24
phải của người lao động và tìm hiểu lý do chưa hồn thành mục tiêu cơng việc đó và tìm cách khắc phục những khó khăn đó trong thời gian sớm nhất. Cuộc gặp gỡ này là cuộc trao đổi thẳng thắn, tích cực giữa người đánh giá (lãnh đạo trực tiếp) và người bị đánh giá. Trong một số cuộc tiếp xúc trao đổi có thể bàn đến cả nhu cầu nguyện vọng của cả hai bên về nhau cũng như cho tổ chức.
Để cuộc tiếp xúc đạt được kết quả hai bên mong muốn, thì cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về các nội dung cần nói đến, thơng tin, tinh thần để cuộc tiếp xúc đạt được mục đích cao nhất. Khơng những vậy, khi có sự chuẩn bị tốt sẽ tránh được sự cãi vã lẫn nhau hay những cuộc tiếp xúc hời hợt, khơng nội dung, mang tính hình thích, khơng đạt được hiệu quả. Nếu có sự chuẩn bị tốt, cuộc tiếp xúc sẽ là một công cụ đối thoại tốt trong tổ chức.
Rất nhiều yếu tố quyết định thành công của hoạt động đánh giá hiệu suất. Đầu tiên là ở mức độ thái độ. người đánh giá cao cấp phải hoạt động như là khuôn mẫu, ưu tiên một hoạt động bởi hiểu biết hơn là bởi sự kiểm soát. Theo cách này, điều đó cho phép đưa ra quan điểm của lãnh đạo với hoạt động đánh giá nhằm mục đích tăng cường khả năng sinh lời và giúp đỡ người lao động loại bỏ, hay ít nhất là giảm bớt những điều gây hại cho hiệu suất lao động của người lao động. Tiếp đến, phải có sự tham gia của người lao động, họ cần được và nên chủ động tham gia vào việc đánh giá hiệu suất của chính mình. Và việc đánh giá sẽ hiệu quả hơn nếu như đánh giá không gắn vào cá nhân mà vào hành vi của cá nhân đó.
Cuối cùng, giai đoạn cụ thể nhất của q trình đánh giá hiệu quả là cuộc nói chuyện mà thơng qua đó, người quản lý thơng báo cho người được đánh giá kết quả đánh giá của họ. Cuối cùng, chất lượng của cuộc nói chuyện này được xác định theo cách hoạt động đánh giá quyết định tích cực hay tiêu cực cụ thể lên hiệu suất của người lao động. Để đảm bảo chất lượng này, người đánh giá phải luôn luôn xác định quyết tâm trên thực tế, có nghĩa là trên kết quả và thái độ nêu rõ. Hơn thế, anh ta cần có sự chính xác quyết tâm
25
đối với các điểm mạnh của người lao động cũng như quyết tâm đối với các yếu tố cần được cải thiện.
Người đánh giá cũng phải biết thực hiện sự lắng nghe chủ động, theo cách mà có thể nhắc lại nội dung được diễn đạt và phản ánh tình cảm mà người được đánh giá cảm thấy trong suốt cuộc nói chuyện. Điều đó muốn nói cần chứng minh một sự lắng nghe và cởi mở, để nghe và hiểu tình thế được diễn đạt bởi người được đánh giá, mà vẫn luôn luôn chuẩn bị đặt trở lại nguyên nhân của đánh giá. Cuối cùng, để kết thúc cuộc nói chuyện, cần thiết phải thiết lập, cùng với người lao động, một chương trình hành động gắn với các mục tiêu và xác định các phương tiện để cải thiện hiệu suất của người lao động. Người đánh giả phải nêu rõ,cụ thể làm thế nào mà anh ta sẽ chủ động giúp đỡ người lao động trong việc thực hiện kế hoạch hành động này.