8. Bố cục của khóa luận
2.2. Công tác phát triển nguồn tin tại Trung tâm học liệu Đại học Điện lực Hà
2.2.1. Công tác bổ sung
Bổ sung tài liệu là khâu đặc biệt quan trọng với bất cứ cơ quan thông tin thư viện nào, giúp Thư viện thực hiện đúng với chức năng, nhiệm vụ của mình. Trung tâm là một thư viện chuyên ngành về kỹ thuật điện và các khoa học liên quan nên rất coi trọng công tác tạo nguồn tin. Trước hết là xây dựng nguồn sách, báo, tạp chí khoa học kỹ thuật cơng nghệ trong và ngoài nước.
Nguồn tin của Trung tâm chủ yếu bổ sung bằng 4 hình thức: mua, nhận lưu chiểu, trao đổi và nhận tặng, nhưng nguồn mua là chủ yếu. Ngoài việc bổ sung bằng ngân sách của Nhà nước thông qua các nhà xuất bản, các nhà sách và được hỗ trợ tài liệu từ phía Tập đồn Điện lực Việt Nam.
Quy trình bổ sung từ danh mục tài liệu của nhà xuất bản, cơ quan phát hành sách gửi tới lãnh đạo thư viện và lãnh đạo nhà trường. Trung tâm lựa chọn tài liệu, đồng thời gửi các khoa phản hồi của giảng viên và các nhà chun mơn. Sau đó Trung tâm xem xét số lượng, nội dung, nguồn kinh phí được cấp để gửi lên lãnh đạo Nhà trường xét duyệt kinh phí. Các tài liệu phù hợp với nhu cầu tin gửi đến NXB, kế hoạch bổ sung vốn tài liệu đã được hồn thành.
2.2.1.1. Chính sách bổ sung
Chính sách phát triển nguồn tin là công cụ hỗ trợ cho việc lập kế hoạch và làm việc hàng ngày của cán bộ bổ sung, là kim chỉ nam để xây dựng nguồn tin khoa học trong hoạt động thư viện. Xác định mục tiêu trước mắt và mục tiêu lâu dài để xây dựng chính sách phát triển nguồn tin để đáp ứng nhu cầu của NDT đảm bảo tính liên tục, nhất quán của bộ sưu tập khi có sự luân chuyển ban quản lý và cán bộ bổ sung của thư viện.
Chính sách phát triển nguồn tin tại Trung tâm bao quát các vấn đề sau: *Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của trường. - Đưa ra hướng bổ sung ưu tiên cho từng lĩnh vực, từng chủ đề cụ thể.
- Nội dung, chủ đề tài liệu bám sát chương trình đào tạo của Nhà trường. - Vốn tài liệu theo từng chuyên ngành trật tự ưu tiên gồm các bước sau: + Bổ sung giáo trình và tài liệu phục vụ gần nhất những hoạt động học tập, giảng dạy của từng chuyên ngành đào tạo.
+ Bổ sung tài liệu chuyên khảo của từng lĩnh vực, nhằm tạo điều kiện cho người đọc mở rộng phạm vi nghiên cứu tìm hiểu sâu về một lĩnh vực. + Bổ sung tài liệu tra cứu cho từng chuyên ngành: bách khoa tồn thư, từ điển chun ngành, từ điển ngơn ngữ, niên giám, tài liệu thống kê…
+ Bổ sung tài liệu phổ cập kiến thức.
- Ưu tiên lựa chọn những tài liệu của các nhà xuất bản khoa học, chuyên ngành hoặc các cộng đồng xuất bản, phát hành nổi tiếng. Người lựa chọn có thể dựa vào danh tiếng và trình độ khoa học của tác giả, người biên tập, người hiệu đính…
-Ưu tiên bổ sung tài liệu tiếng Việt nhằm phục vụ số đông bạn đọc. -Nguồn tin lựa chọn đảm bảo tính mới về khoa học, đặc biệt lĩnh vực kỹ
thuật, khoa học – công nghệ.
* Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm là nhanh chóng phát triển thành một thư viện hiện đại.
Vốn tài liệu của Trung tâm đa dạng các lĩnh vực và loại hình cần:
- Xác định nhu cầu trước mắt và lâu dài của NDT tại Trung tâm và đặt ra ưu tiên trong sự phân bổ kinh phí để đáp ứng nhu cầu của họ.
- Thiết lập những tiêu chuẩn chất lượng lựa chọn và thanh lọc tài liệu. Các ngành đào tạo chủ yếu là về điện, kỹ thuật và công nghệ nhằm đáp ứng tốt nhu cầu thơng tin cho NDT.
- Kinh phí bổ sung chia đều các ngành học.
Trung tâm đã xây dựng chính sách bổ sung dựa trên cơ sở tìm hiểu các tài liệu liên quan đến khung chương trình đào tạo của các khoa và nhu cầu tin của NDT. Thực hiện chính sách ưu tiên bổ sung những tài liệu phục vụ các chuyên ngành đặc thù của trường: Điện- điện tử, cơ khí, cơng nghệ thơng tin, kế tốn…
2.2.1.2. Hình thức và ngun tắc bổ sung
Cơng tác bổ sung địi hỏi được tiến hành một các khoa học và dựa trên những cơ sở ngng tin và kinh phí mà Trung tâm hiện có. Đặc biệt là cần có hình thức bổ sung sao cho phù hợp và tiết kiệm về kinh phí. Nhận thức được vấn đề trên, Trung tâm đã có những hình thức bổ sung như sau:
- Trung tâm thực hiện hình thức bổ sung ban đầu: là cơ sở hoạt động và phục vụ bạn đọc có hiệu quả nhất, xây dựng nguồn tin hạt nhân dựa vào cơ cấu, thành phần, số lượng và chất lượng của nguồn tin.
- Thực hiện hình thức bổ sung hiện tại của Trung tâm trong suốt q trình hoạt động đã có được một khối lượng tài liệu đầy đủ và phong phú, kịp thời với sự phát triển của xã hội, cung cấp cho NDT những tài liệu cần thiết về các lĩnh vực trong năm, một vài năm trước đang bày bán trên thị trường. - Ngoài ra, Trung tâm cịn thực hiện hình thức bổ sung hoàn bị nhằm tiếp tục bổ sung những nguồn tin cịn thiếu, nguồn tin đã có nhưng bị mất hoặc hư
35
hỏng do quá trình sử dụng. Đồng thời tiến hành nghiên cứu, lựa chọn những tài liệu có giá trị và thanh lý những tài liệu lỗi thời, hư hỏng.
Để lựa chọn tài liệu phù hợp trong quá trình bổ sung nguồn tin, Trung tâm dựa trên các nguyên tắc:
- Tính Đảng: Đây là nguyên tắc đầu tiên chỉ đạo trong công tác phát triển nguồn tin. Trung tâm luôn chú ý và đảm bảo nguồn tin luôn phù hợp với đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước. Bổ sung các tài liệu: Chủ nghĩa Mác- Lênin, giáo trình tư tưởng Hồ Chí Minh, các tài liệu, văn kiện của Đảng…
- Tính khoa học: Dựa trên cơ sở của luận chứng khoa học và tính đến
ảnh hưởng của các yếu tố khách quan và chủ quan. Trung tâm tiến hành lựa chọn kỹ nguồn tin nhập, nghiên cứu phương hướng phát triển của nguồn tin phù hợp với những thay đổi của dòng tin và nhu cầu tin; lập kế hoạch; phân công lao động hợp lý; ứng dụng cơng nghệ tiên tiến.
- Tính phù hợp: trong q trình phát triển nguồn tin Trung tâm chú ý yếu tố nội dung, thành phần nguồn tin, đồng thời xem xét mối liên hệ với các đơn vị khác. Các yếu tố khách quan và chủ quan như: trình độ của cán bộ, ngân sách, kho tàng, trang thiết bị, nhu cầu tin của NDT, thị trường thơng tin, tình hình kinh tế - xã hội,…
- Tính đầy đủ: Bổ sung nguồn tin nhằm phục vụ NDT, mức độ đầy đủ càng cao thì khả năng đáp ứng nhu cầu tin càng lớn. Để thực hiện được nguyên tắc phức tạp này địi hỏi cần có sự phối hợp với các hình thức: liên thư viện, chia sẻ thơng tin, kết nối mạng…Tuy nhiên, trong qua trình bổ sung Trung tâm cố gắng để đáp ứng đầy đủ những tài liệu cần thiết cho từng ngành đào tạo của nhà trường.
- Tính hiệu quả: Mục đích thực hiện là nhằm đạt hiệu quả cao trong việc hình thành nguồn tin với cho phí thấp về thời gian, cơng sức, kinh phí.
-Tính phối hợp: Dựa trên cơ sở xây dựng mối liên kết, hợp tác chặt chẽ phân cơng hợp lý, tính tốn chính xác phạm vi thu thập.
Nhìn chung cơng tác bổ sung tại Trung tâm đang đạt hiệu quả đem lại bộ mặt mới trong hoạt động công tác thư viện, bổ sung những tài liệu thiết thực, phấn đấu sử dụng hiệu quả, hợp lý nguồn ngân sách Nhà trường cấp.
2.2.1.3. Nguồn bổ sung
Là cơ quan thông tin chuyên ngành về điện và kỹ thuật nên Trung tâm xây dựng và phát triển nguồn sách, báo, tạp chí về: khoa học kỹ thuật điện – điện tử, công nghệ thơng tin, kinh tế trong và ngồi nước.
Nguồn tin của Trung tâm được bổ sung từ 2 nguồn chính: nguồn trả tiền và nguồn khơng phải trả tiền.
• Nguồn trả tiền: Hàng năm Trung tâm được Nhà trường cấp một khoản
kinh phí mua sách, báo, tạp chí,…
- Nguồn mua: Sách là loại tài liệu được đầu tư kinh phí nhiều nhất,
chiếm số lượng lớn trong Trung tâm bao gồm: sách giáo trình, sách tham khảo, sách tra cứu, sách ngoại văn. Việc đặt mua chủ yếu dựa vào nhu cầu tin của NDT, căn cứ danh mục giới thiệu của các Nhà xuất bản (Nxb) và cơ quan phát hành. Đây là những nguồn mua tương đối ổn định và có chất
lượng về nội dung và giá trị khoa học, kinh phí bổ sung hàng năm từ 600-800 triệu đồng.
Hiện nay, Trung tâm đang ứng dụng tính năng ưu việt của phần mềm Libol vào công tác bổ sung, nhằm từng bước hiện đại hóa khâu hoạt động này. Phân hệ Bổ sung thực hiện chức năng đơn đặt bổ sung tài liệu thông qua mạng, có thể lập đơn đặt hàng danh sách ấn phẩm, đồng thời theo dõi thời gian giao hàng và lập thư khiếu nại nếu việc bàn giao diễn ra chậm trễ.
Phân hệ Libol cung cấp việc quản lý bổ sung theo đơn đặt hàng, lên danh sách các ấn phẩm đặt mua (có kiểm sốt), lựa chọn nhà phát hành dựa trên những thống kê về các lần giao dịch diễn ra trước đó, theo dõi thời gian giao hàng và lập thư khiếu nại nếu việc bàn giao diễn ra chậm trễ hoặc không đầy
37
đủ. Phân hệ cho phép quản lý bổ sung theo các kênh khác như trao đổi, tặng biếu. Hoạt động bổ sung được quản lí theo một chu trình xun suốt kể từ thời điểm lập đơn đặt hàng cho tới lúc ấn phẩm được biên mục sơ lược, gán mã xếp giá và đưa vào khai thác.
Tuy nhiên, Trung tâm mới đang trong quá trình triển khai bước đầu của phân hệ này. Do đó, cơng tác bổ sung tài liệu của Trung tâm vẫn đang tiến hành trực tiếp từ các nhà xuất bản và cơ quan phát hành. Đây là một hạn chế trong việc ứng dụng phần mềm Libol tại Trung tâm, cần khắc phục nhược điểm này để phát huy những tiện ích của phân hệ bổ sung nhằm giảm bớt việc đi lại, giấy tờ, thời gian và công sức cho cán bộ bổ sung của Trung tâm.
Công tác bổ sung tài liệu tại Trung tâm hiện tại tiến hành thủ cơng theo quy trình bổ sung như hình 2.1 sau:
Kh ảo sát nhu cầu tin Gửi nhà trường xét duyệt Nhận xét duyệt và làm thủ tục đặt
Căn cứ danh mục giới thiệu sách mới của nhà
xuất bản
Tập hợp tài liệu và cân đối ngân sách
Lựa chọn tài liệu
Tra trùng
Hình 2.1. Quy trình bổ sung tài liệu Trung tâm Học liệu Đại học Điện lực
38
+ Khảo sát nhu cầu tin: căn cứ vào nhu cầu của cán bộ, giảng viên, sinh viên thường được thực hiện thơng qua hình thức phát phiếu bảng hỏi, phân tích phiếu yêu cầu của họ khi đến đọc mượn.
+ Căn cứ danh mục giới thiệu sách mới của Nxb: Khi nắm được nhu cầu tin, Trung tâm dựa vào danh mục tài liệu sách mới của Nxb để đặt mua tài liệu, chủ yếu là: Nxb Giáo dục, Nxb Giao thông vận tải, Nxb khoa học kỹ thuật… + Lựa chọn tài liệu: Dựa trên danh mục tài liệu sách mới tiến hành kiểm tra, sang lọc những tài liệu phù hợp và thiết thực nhất với những yêu cầu của Trường, của NDT. Việc lựa chọn và đánh giá tài liệu chủ yếu thông qua tên sách đây chỉ là việc lựa chọn ban đầu mang tính định hướng nhằm chuẩn bị cho việc tra trùng.
+ Tra trùng: Sau khi lựa chọn tài liệu, Trung tâm tiến hành tra trùng xem xét nhu cầu tin nếu có nhu cầu tin tiếp tục bổ sung, ngược lại loại bỏ. Nếu khơng có trong danh sách tài liệu sẽ lựa chọn để mua.
+ Tập hợp tài liệu và cân đối ngân sách: Tài liệu sau khi tra sẽ tập hợp thành danh sách bao gồm các thông tin: tên tài liệu, số lượng, giá cả, tên Nxb…
+ Gửi nhà trường xét duyệt: tài liệu đặt mua được tập hợp, trình nhà
trường xét duyệt.
+ Nhận xét duyệt và làm thủ tục đặt mua tài liệu: Sau khi nhà trường duyệt, Trung tâm được cấp kinh phí và làm các thủ tục đặt mua tài liệu.
Trung tâm chọn mua những loại cần thiết nhằm phục vụ cho quá trình giảng dạy, học tập nghiên cứu của cán bộ, giảng viên, sinh viên trong nhà trường. Theo số liệu thống kê trong báo cáo tổng kết của thư viện năm 2017, Trung tâm đã bổ sung 1.959 cuốn, bao gồm sách tham khảo và giáo trình các ngành học.
-Nguồn mua báo, tạp chí: Trung tâm thường xuyên bổ sung báo, tạp
chí
chuyên ngành và các lĩnh vực khác. Đối với các báo và tạp chí Việt ra hàng
ngày, tuần, tháng, quý Trung tâm tiến hành bổ sung theo ngày, tuần, tháng, quý. Các loại báo và tạp chí giải trí trong nước đặt mua như: Nhân dân, Thanh niên, Gia đình và xã hội, Phụ nữ, Lao động, An ninh, Đại đồn kết, tạp chí Truyền hình, văn nghệ…
Báo chí chun ngành chủ yếu: kinh tế Việt Nam, Điện lực, Điện và đời sống…Báo và tạp chí tiếng nước ngồi mua với số lượng ít hơn do có sự hạn chế về trình độ ngoại ngữ của NDT.
Hiện nay, Trung tâm có hơn 50 đầu báo, tạp chí với khoảng 650 tài liệu, trong đó 50 tài liệu là tiếng Anh. Do tính thời sự và thơng tin phản ánh vói tốc độ nhanh chóng của báo chí nên Trung tâm vẫn tích cực bổ sung nhằm phuc vụ nhu cầu tin của NDT.
- Nguồn mua tài liệu điện tử: Hiện nay Trung tâm đang triển khai mua
tài liệu điện tử. Sách điện tử có khoảng 175.000 đầu sách, bao gồm CSDL về sách và phần mềm tra cứu theo tên, theo nội dung…
Trong thời gian tới, Trung tâm có xu hướng tập trung bổ sung tài liệu điện tử và hạn chế bổ sung tài liệu dạng sách. Với xu hướng hội nhập, giao lưu quốc tế nên tài liệu điện tử là mục tiêu hướng tới của Trung tâm.
•Nguồn khơng phải trả tiền.
- Nguồn lưu chiểu: Hàng năm Trung tâm tổ chức hoạt động hội thảo
khoa học cho cán bộ, giảng viên, sinh viên trong trường. Hoạt động này thu hút đông đảo thành viên tham gia, nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học của nhà trường, nguồn tài liệu nội sinh bổ sung nguồn tin vào Trung tâm. Tuy nhiên số lượng tài liệu này không nhiều.
Hiện nay nguồn tin nội sinh của Trung tâm chủ yếu là: Luận văn, luận án, đồ án, đề tài khoa học. Số lượng như sau: Luận văn 96 cuốn, luận án là 12 cuốn; đồ án: 410 cuốn; đề tài khoa học: 172 cuốn; Đĩa CD: khoảng 220 tài liệu đã được số hóa nội dung chủ yếu là luận án, luận văn, đồ án.
40
Với tài liệu xám của trường, Trung tâm đã thực hiện lưu giữ và bảo quản nguồn tin hiệu quả. Đồng thời cũng đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của NDT.
-Trung tâm tự in sách: Chủ yếu là giáo trình, bài giảng chiếm một tỷ lệ
lớn trong nguồn bổ sung. Tuy nhiên, những tài liệu này chủ yếu do giáo viên trong trường biên soạn và gửi thư viện in thành sách. Giáo trình và bài giảng rất hiếm khi mua ở ngồi, trừ những tài liệu khơng thể viết được: Giáo trình Triết học Mác-Lênin, giáo trình tư tưởng Hồ Chí Minh, giáo trình kinh tế chính trị Mác-Lênin…
Từ tháng 1 đến tháng 8/2010 Trung tâm thuộc phịng đào tạo, thì việc in sách do phịng đào tạo quản lý và tiến hành. Từ 9/2010 thư viện tách ra thành