8. Bố cục của khóa luận
2.5. Đánh giá chung công tác phát triển nguồn tin tại Trung tâm học liệu Đạ
liệu Đại học Điện lực
Việc nhìn nhận và đánh giá nguồn tin trên cơ sở thực trạng hiện có của Trung tâm TTTV là điều hết sức quan trọng, bởi từ sự nhận xét, đánh giá đó sẽ tìm ra những vấn đề và hiểu được nguyên nhân để từ đó có những giải pháp phát triển nguồn tin nhằm thỏa mãn nhu cầu tin của NDT. Thơng qua q trình quan sát NDT đến thư viện và phỏng vấn người dùng tin tác giả đã thu
52
thập được thông tin về mức độ đáp ứng nhu cầu thông tin đối với người dùng tin tại thư viện như bảng 2.2 sau:
Bảng 2.2. Mức độ đáp ứng thông tin đối với NDT
Mức độ đáp ứng
Thỏa mãn nhu cầu Chưa thỏa mãn nhu cầu
Thống kê mức độ đầy đủ của nguồn tin cũng như mức độ thỏa mãn của NDT về tài liệu theo các tiêu chí về nội dung, số lượng, mức độ cập nhật được trình bày trên bảng 2.2. Các số liệu đánh giá thu được từ điều tra cho thấy, nguồn tin của Trung tâm mới chỉ đáp ứng được 71,7% nhu cầu về nội dung tài liệu. Vì tài liệu của Trung tâm hiện nay tuy nhiều nhưng trong một số ngành học tài liệu đã quá cũ hoặc chưa có tài liệu, cho nên về số bản của tài liệu mới chỉ đáp ứng được 65,2% nhu cầu, có đến 34,8% NDT chưa thỏa mãn về số bản tài liệu nhất là vào mùa thi thì các yêu cầu bị từ chối cao hơn rất nhiều. Mức độ cập nhật tài liệu cũng chưa được kịp thời, mới thỏa mãn được 59% nhu cầu của NDT. Đặc biệt một vài năm trở lại đây, do tình hình lạm phát, kinh phí dành cho bổ sung cũng bị cắt giảm nhiều nên việc cập nhật, bổ sung tài liệu mới gặp rất nhiều khó khăn.
• Ưu điểm
- Cơng tác phát triển nguồn tin đã được chú trọng tạo điều kiện nâng cao số lượng và chất lượng nguồn tin đáp ứng nhu cầu phục vụ quá trình nghiên cứu khoa học giảng dạy và đào tạo. Hoạt động của Trung tâm thường xuyên được sự quan tâm của lãnh đạo nhà trường, tạo điều kiện thuận lợi bổ sung các
tài liệu giá trị thuộc các lĩnh vực quan trọng, mua các tài liệu điện tử hiện đại nhằm phát triển Trung tâm học liệu: Sách điện tử có khoảng 175000 đầu sách, bao gồm CSDL về sách và phần mềm tra cứu theo tên, theo nội dung tiếng Việt.
- Nhà trường chú trọng đầu tư, nâng cấp về cơ sở vật chất và trang thiết bị hiện đại cho hoạt động thông tin - thư viện.
-Đội ngũ cán bộ đều có trình độ đại học, trong đó cử nhân thơng tin thư viện chiếm phần lớn, góp phần phát triển thư viện điện tử trong tương lai.
- Trung tâm được trang bị thiết bị hiện đại, tuy nhiên mới đang ứng dựng bước đầu một số thiết bị.
- Công tác phát triển nguồn tin gắn chặt với chương trình đào tạo của nhà trường và nhu cầu của NDT. Do đó đã thu hút được NDT đến sử dụng và khai thác tài liệu tại Trung tâm.
- Công tác bảo quản nguồn tin được chú trọng, thực hiện một số biện pháp nhằm bảo quản được nguồn tin tránh mất mát, hư hỏng.
• Hạn chế
- Công tác tham mưu cho Ban giám đốc về hoạt động thông tin – thư
viện chưa thường xuyên.
- Cơ cấu tổ chức cán bộ, bộ phận nghiệp vụ chưa hồn chỉnh gây khó khăn trong quản lý và chun mơn hoạt động. Chỉ đạo nghiệp vụ chưa được thường xuyên và bám sát các khâu hoạt động.
- Vốn tài liệu bổ sung hàng năm chưa phù hợp, sách ngoại văn do hạn chế ngoại ngữ nên ít được sử dụng.
- Về số lượng thông tin: Dự án để xây dựng bước đầu một Trung tâm học liệu là 19 tỷ VNĐ trong khi đó dành ra một số lượng lớn tiền đầu tư cho cơ sở hạ tầng, trang thiết bị, xây dựng nhà cửa vì vậy số vốn dành cho việc tăng cường nguồn lực thông tin là khơng cịn nhiều. Đồng thời, sau khi chuyển
từ đào tạo hệ cao đẳng lên đào tạo hệ đại học số lượng sinh viên ngày càng tăng, chỉ tiêu cho các ngành cũng tăng lên đáng kể trong khi đó số lượng tài liệu lại chỉ có hạn.
- Về chất lượng thơng tin: cũng vì lí do chuyển đổi hệ đào tạo nên chất
lượng thông tin bị giảm sút. Nguồn tài liệu trong kho hiện nay có nội dung chủ yếu dành cho các hệ đào tạo trung học chuyên nghiệp và hệ cao đẳng. Số lượng tài liệu dành cho sinh viên đại học mới được bổ sung còn hạn chế. - Nguồn kinh phí cho cơng tác phát triển nguồn tin hạn chế chỉ dựa vào nội lực chứ không được đầu tư từ các tổ chức bên ngoài. Đồng thời cũng ảnh hưởng đến việc bổ sung tài liệu nước ngoài, tài liệu điện tử quá ít, tài liệu về khoa học kỹ thuật chuyên ngành đào tạo chưa được bổ sung nhiều. Việc thu thập lựa chọn tài liệu, quản lý và khai thác sử dụng thơng tin cịn gặp nhiều khó khăn.
- Chất lượng sản phẩm và dịch vụ thơng tin chưa cao, tủ và phích phiếu của hệ thống mục lục truyền thống đã cũ.
- Chưa ứng dụng tin học hóa vào các khâu chun mơn làm giảm hiệu quả, chất lượng phục vụ của Trung tâm.
-Trung tâm chưa xây dựng được CSDL riêng cho mình. Sách điện tử có nhưng số lượng ít, chủ yếu là các tài liệu luận án, luận văn, đồ án được số hóa dưới dạng đĩa, số lượng rất hạn chế.
- Chưa hoàn thành xây dựng một trang Web riêng của Trung tâm, chưa đảm bảo được sự liên thông và chia sẻ nguồn lực thông tin với các phòng tư liệu của các khoa, cũng như đối với một số thư viện khác trong tình trạng bị động, mất nhiều thời gian. Việc liên thơng chưa được hình thành.
- Vấn đề bảo quản tài liệu cũng rất bất cập: bụi, ẩm mốc, rách nát chỉ được sửa chữa tạm thời ảnh hưởng tới sử dụng của sinh viên.
Nhìn chung cơng tác phát triển nguồn tin tại Trung tâm học liệu Đại học Điện lực Hà Nội trong những năm qua đã có những chuyển biến đáng kể, từng
bước đi vào nề nếp góp phần tích cực vào cơng tác giáo dục đào tạo, nghiên cứu khoa học của trường ĐHĐLHN. Tuy nhiên, công tác phát triển nguồn tin của Trung tâm còn hạn chế do nguyên nhân chủ quan và khách quan gây ra.
Vì vậy trong thời gian tới Trung tâm cần đưa ra những giải pháp mang tính thiết thực, khả thi nhằm đưa Trung tâm ngày một phát triển, thỏa mãn nhu cầu và khai thác thông tin ngày càng cao của NDT trong trường Đại học Điện lực Hà Nội.
Tiểu kết: Vấn đề xây dựng, tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tin tại
Trung tâm học liệu Đại học Điện lực Hà Nội đã đạt được những thành quả nhất định. Tuy nhiên, với quy mô đào tạo của Trường ngày càng lớn và mở rộng liên kết đào tạo, Nhà trường đang triển khai đào tạo theo học chế tín chỉ, thơng tin trong xã hội gia tăng theo hàm số mũ, nhu cầu thông tin của NDT ngày càng chuyên sâu theo từng ngành và ngày càng rộng theo hướng đa ngành trong khi nguồn tin vẫn cịn những hạn chế.
Vì vậy, các vấn đề về tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tin tại Trung tâm cần được giải quyết trên cơ sở những quan điểm khoa học, những công nghệ tiên tiến đang được ứng dụng, những xu hướng mới trong công tác tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tin hiện nay đáp ứng với những đòi hỏi trong xu thế đào tạo của Nhà trường.
56
CHƯƠNG 3
NHỮNG KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP TRONG CÔNG TÁC PHÁT TRIỂN NGUỒN TIN TẠI TRUNG TÂM HỌC
LIỆU TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐIỆN LỰC HÀ NỘI 3.1. Tổ chức các bộ phận nghiệp vụ
Sự phân chia, tổ chức các bộ phận chuyên môn hợp lý là một trong những nhân tố quyết định đến sự thành cơng, phát triển của các cơ quan nói chung và của cơ quan thơng tin – thư viện nói riêng. Cơ cấu tổ chức là một hệ thống chính thức về các mối quan hệ vừa độc lập vừa quan hệ phụ thuộc nhau trong tổ chức, thể hiện những nhiệm vụ rõ ràng do ai làm, làm cái gì và liên kết với các nhiệm vụ khác trong tổ chức như thế nào nhằm tạo ra một sự hợp tác nhịp nhàng để đáp ứng mục tiêu của tổ chức. Sau khi tổ chức chặt chẽ các đơn vị phịng ban sẽ có điều kiện để chun mơn hóa, hợp tác.
Trung tâm học liệu Đại học Điện lực Hà Nội với đội ngũ cán bộ thư viện trẻ, có trình độ nhưng số lượng cịn ít. Do đó sự phân bổ các bộ phận nghiệp vụ phòng ban còn nhiều hạn chế, chưa được rõ ràng và chuyên nghiệp. Điều này ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả hoạt động của Trung tâm, giữa các phịng ban, bộ phận khơng có sự chun mơn hóa về nghiệp vụ, các chức năng nhiệm vụ của các bộ phận không được thực hiện một cách đầy đủ.
Chính vì vậy, Trung tâm cần nhanh chóng tổ chức các bộ phận nghiệp vụ rõ ràng, nhằm mục đích chun mơn hóa nghiệp vụ thơng tin - thư viện.
3.2. Hoàn thiện hệ thống tổ chức quản lý nguồn tin
Trung tâm cần theo dõi chỉ đạo nghiệp vụ kịp thời và có kế hoạch trong cơng tác phát triển nguồn tin. Trước mắt cần chủ động khai thác nguồn tin nội sinh như: các cơng trình nghiên cứu khoa học, luận án, đồ án… Đây là những nguồn tin có tính định hướng và sẵn có trong Trung tâm. Đồng thời cần xem xét, mạnh dạn xây dựng một trang web riêng cho mình, tạo nhiều điều kiện
57
thuận lợi cho hoạt động của Trung tâm đặc biệt là vấn đề chia sẻ nguồn tin với các cơ quan đơn vị khác.
Trung tâm cần chú ý công tác bảo quản tài liệu:
+ Mua sắm các trang thiết bị như: điều hịa, quạt thơng gió, máy hút bụi...
+ Sử dụng hóa học để diệt cơn trùng như: phun hóa chất hoặc sử dụng
băng phiến để tránh cơn trùng gặm, nhấm… + Tích cực kiểm tra, phục chế tài liệu.
+ Chuyển dạng tài liệu: Do tác động của nhiều yếu tố, tài liệu dễ bị hư
hỏng nhất là đối với các tài liệu dạng giấy. Trung tâm nên chuyển các tài liệu dạng giấy sang các vật vi phim, vi phiếu tạo điều kiện thuận lợi khi sử dụng và bảo quản.
+ Thường xuyên giáo dục ý thức của NDT sử dụng tài liệu.
Trung tâm cần chủ động đưa ra những giải pháp trong quản lý nguồn tin nhằm đem lại hiệu quả hoạt động cao nhất.
3.3. Xây dựng chiến lược phát triển nguồn tin
Là một thư viện chuyên ngành khoa học kỹ thuật điện và một số ngành cơ bản khác, số lượng tài liệu của Trung tâm còn hạn chế về số lượng và chất lượng, gây khó khăn trong cơng tác phục vụ và đáp ứng nhu cầu thông tin tới người sử dụng. Để tăng hiệu quả hoạt động thư viện trong giai đoạn mới của trường Đại học Điện lực Hà Nội, Trung tâm không chỉ tập trung tăng cường nguồn tin mới, cần xây dựng chiến lược phát triển nguồn tin hợp lý, vấn đề quan trọng là tạo nguồn và phát triển nguồn tin. Những định hướng phát triển nguồn tin như sau:
- Xây dựng chính sách bổ sung theo hướng bám sát, phù hợp với các đề cương mơn học theo tín chỉ đã được phê duyệt. Công tác bổ sung nguồn tin chú ý theo các môn học của từng ngành đào tạo, cập nhật danh mục tài liệu bắt buộc và danh mục tài liệu tham khảo (từng giảng viên có những điều
58
chỉnh, thay đổi hoặc bổ sung mới theo từng năm học, hoặc cùng một mơn học có thể do các giảng viên khác nhau đảm nhiệm, họ có thể địi hỏi sinh viên đọc những tài liệu khác nhau).
- Thiết lập mối quan hệ chặt chẽ với giảng viên, những người thực hiện đề tài nghiên cứu khoa học, giảng viên viết giáo trình, sách chuyên khảo, bài báo khoa học để họ tư vấn về nguồn tài liệu cần bổ sung.
- Xây dựng nguồn tin gắn kết chặt chẽ với yêu cầu đổi mới, lấy việc đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin là mục tiêu và động lực hướng tới.
- Xây dựng nguồn tin đầy đủ về số lượng, phong phú về nội dung, đa
dạng về hình thức đảm bảo chất lượng của nguồn tin. Tôi xin đề xuất một số giải pháp sau:
- Cần xây dựng chính sách phát triển nguồn tin phù hợp với nhu cầu NDT. Nghiên cứu kỹ nhu cầu thông tin của mọi đối tượng người dùng tin trong nhà trường để có cái nhìn tổng thể về bổ sung. Cần nhanh chóng xây dựng CSDL về quản lý bạn đọc tại Trung tâm nhằm kiểm soát được số lượng nhu cầu tin và khả lưu thông của tài liệu.
- Phối hợp với các khoa, các chuyên ngành để xây dựng chính sách phát triển nguồn tin hợp lý, phù hợp với nhiệm vụ phát triển của trường.
- Chú trọng vào khâu thu thập, lựa chọn, bổ sung tài liệu một cách chủ động, duy trì bổ sung sách báo truyền thống, bên cạnh đó cần quan tâm đúng mức bổ sung những tài liệu điện tử: CSDL, CD-ROM…Bổ sung những tài liệu sách, báo, tạp chí nghiên cứu khoa học hàng năm cho Trung tâm.
- Trung tâm cần có kế hoạch phát triển, bổ sung những tài liệu hệ đào tạo ở bậc đại học nhằm đáp ứng nhanh chóng nguồn tin cần thiết cho người dùng tin. - Có kế hoạch dài hạn, ngắn hạn trong công tác bổ sung, phải sử dụng kinh phí một cách hợp lý, nhằm nâng cao chất lượng hiệu quả công tác bổ sung đảm bảo tất cả các khoa, các ngành đào tạo của Trường đều có giáo trình
và tài liệu tham khảo, trong đó ưu tiên bổ sung giáo trình, tài liệu tham khảo cho các ngành nghề đào tạo mới, các ngành mũi nhọn của trường Đại học Điện lực Hà Nội.
-Đầu tư ngân sách vào xây dựng và khai thác các CSDL…
-Thực hiện tốt quy trình bổ sung và nâng cao chất lượng nguồn tin như: + Đẩy mạnh vai trò nhận lưu chiểu và chức năng lưu trữ nguồn tài liệu xám.
+ Làm tốt công tác sàng lọc nguồn tin, lựa chọn và thanh lý nguồn tin.
+ Phát triển và mở rộng các sản phẩm và dịch vụ thư viện.
+ Phát triển nguồn tin điện tử căn cứ vào nhu cầu và khả năng xây dựng các CSDL.
- Đầu tư ngân sách vào xây dựng và khai thác các CSDL…
Đổi mới công tác bổ sung phải đổi mới từ khâu lập kế hoạch bổ sung cần chú ý nội dung, tăng cường tài liệu về kỹ thuật điện, các ngành kỹ thuật liên quan, loại hình tài liệu cân đối, ưu tiên bổ sung tài liệu điện tử.
Cán bộ làm công tác phát triển nguồn tin cần thực hiện đúng quy trình, phải dựa vào ý kiến của các khoa, bộ môn, các nhà khoa học để quyết định mua hay khơng mua tài liệu đó. Ngồi ra cần xem xét cơ cấu kho tài liệu, ưu tiên những chuyên ngành mũi nhọn về lĩnh vực Điện-Điện tử, công nghệ thông tin, năng lượng… cần có giải pháp sau:
+ Người cán bộ bổ sung cần có kinh nghiệm, nhiệt tình với cơng việc.
+ Thường xuyên nghiên cứu nhu cầu tin của mọi đối tượng NDT trong nhà trường để có phương hướng, kế hoạch điều chỉnh trong công tác bổ sung bám sát với chức năng, nhiệm vụ của ĐHĐLHN.
+ Có đội ngũ chuyên gia hàng đầu cho các ngành khoa học kỹ thuật đào tạo tại trường tham gia công tác bổ sung.
+ Có mối liên hệ mật thiết vơi các nhà xuất bản, nhà phát hành sách trong và