8. Bố cục của khóa luận
2.4.2. Ứng dụng phần mềm quản lý thư viện
Trước đây, Trung tâm ứng dụng phần mềm CDS/ISIS để quản lý tài liệu và bạn đọc. Tuy nhiên, sau một thời gian triển khai ứng dụng do gặp phải những vấn đề kỹ thuật nên Trung tâm đã ngừng sử dụng phần mềm này.
Để triển khai ứng dụng giải pháp phần mềm vào các khâu hoạt động thư viện, Trung tâm đã được nhà trường phê duyệt kinh phí 400 triệu đồng mua phần mềm quản lý thư viện và các thiết bị liên quan.
Đến năm 2008, Trung tâm đã mua phầm mềm LIBOL 6.0 - giải pháp phần mềm thư viện của Công ty công nghệ tin học Tinh Vân, nhằm triển khai những ứng dụng vào hoạt động thư viện.
50
Bộ phần mềm Giải pháp thư viện điện tử - Thư viện số Libol trong những năm qua đã góp phần tạo ra thay đổi tích cực trong hoạt động thơng tin - thư viện Việt Nam, góp phần số hóa nguồn tài nguyên của các thư viện. Libol hỗ trợ đắc lực cho cán bộ thư viện trong công tác nghiệp vụ và bước đầu giúp tài nguyên các thư viện được liên kết với nhau.
Phần mềm Libol 6.0 gồm 9 phân hệ: Phân hệ quản lý, phân hệ bổ sung, phân hệ biên mục, phân hệ ấn phẩm định kỳ, phân hệ lưu thông, phân hệ bạn đọc, phân hệ sưu tập số, phân hệ mượn liên thư viện (ILL), phân hệ tra cứu (OPAC).
Các hoạt động, tính năng của các phân hệ (trừ OPAC) được thiết lập từ phân hệ quản lý.
Phần mềm này với những tính năng nổi trội sau:
- Là sản phẩm phần mềm thư viện điện tử và quản lý tích hợp nghiệp vụ thư viện, Libol ứng dụng công nghệ thông tin một cách triệt để, tự động hố tất cả các chu trình hoạt động của một thư viện hiện đại, cung cấp các tính năng cần thiết cho một thư viện để sẵn sàng hội nhập với hệ thống thư viện quốc gia và quốc tế, cũng như quản lý các xuất bản phẩm điện tử.
- Là giải pháp tổng thể, trọn vẹn, hiện được đánh giá là giải pháp phần mềm nội địa tốt nhất. Hỗ trợ và tuân thủ chặt chẽ các chuẩn nghiệp vụ của Việt Nam và quốc tế trong lĩnh vực thư viện.
- Phần mềm tích cực chạy trên Website với các model: bạn đọc, tra cứu, mượn trả, lưu thông, biên mục, bổ sung,…Cho phép tự động hóa tồn bộ dây truyền thơng tin thư viện từ khâu biên mục, làm thẻ và mượn trả thẻ tự động. - Libol 6.0 với ưu điểm nổi bật là Phân hệ Quản lý tư liệu điện tử, cho phép thư viện quản lý các dạng tài liệu số phổ biến (âm thanh, hình ảnh, video, text), cung cấp tài liệu số tới mọi đối tượng người dùng, đồng thời có thể thực hiện mua bán, trao đổi và cung cấp tài liệu điện tử một cách dễ dàng...
- Hỗ trợ nghiệp vụ quản lý thư viện hiện đại, khung biên mục UNMARC hoặc MARC21, nhập, xuất theo khuôn dạng chuẩn ISO.
51
- Việc tìm kiếm thơng tin trên Libol dễ dàng và đơn giản. NDT có thể tra cứu tài liệu theo nhiều dấu hiệu khác nhau như: Tra cứu theo tên tác giả, tên sách, tên tài liệu, chỉ số phân loại, năm xt bản, nhà xuất bản, từ khóa,…Tuy nhiên chương trình của phần mềm Libol rất phức tạp và giá thành tương đối cao.
Hiện tại, Trung tâm đang triển khai những ứng dụng các phân hệ của phần mềm Libol 6.0 vào hoạt động thông tin -thư viện như: bổ sung, lưu thông, mượn trả, OPAC, biên mục… Đặc biệt là trong phân hệ biên mục, ngoài việc trợ giúp Trung tâm tiến hành biên mục gốc chủ yếu với các tài liệu tiếng Việt.
Phân hệ này cịn có một chức năng là biên mục sao chép. Biên mục sao chép thực chất là hình thức biên mục dựa trên việc khai thác kết quả biên mục của các trung tâm thông tin - thư viện khác thơng qua hệ thống mạng máy tính hoặc thơng qua các vật mang tin khác trên đĩa từ, đĩa CD. Sau đó bổ sung thêm các yếu tố đặc thù của Trung tâm mình vào để tạo nên một biểu ghi mới. Tuy nhiên, tính năng này của phân hệ biên mục chưa đượcTrung tâm sử dụng.
Sau khi cài đặt phần mềm, Trung tâm tiến hành xây dựng các CSDL, ban đầu là CSDL thư mục, CSDL dữ kiện, CSDL toàn văn.
Thực tế thiết bị đã mua, nhưng phần mềm thì chưa được ứng dụng hồn chỉnh gây khó khăn cho cơng tác quản lý và hoạt động chung của thư viện, các khâu hoạt động của Trung tâm vẫn đang được thực hiện thủ công.