1.3.6 .Động viên và duy trì nguồn nhân lực
3.3. Một số giải pháp hồn thiện cơng tác quản trị nguồn nhân lực tại HTV
3.3.4. Nhĩm giải pháp tạo động lực và duy trì nguồn nhân lực
3.3.4.1 Cần tổ chức tốt việc cung cấp thơng tin phản hồi cho nhân viên
Cần tổ chức tốt việc cung cấp thơng tin phản hồi cho nhân viên, theo bảng thống kê của phiếu thăm dị ý kiến của 100 CBCNV thì thấy: Câu 56(trong phiếu thăm dị), cho thấy
rất nhiều nhân viên cĩ ý kiến liên quan đến cơng việc và hầu như là báo cáo lên cấp trên của họ 84/100 (xem phụ lục tổng hợp kết quả của bảng điều tra). Tuy nhiên cĩ tới 24/100 phiếu trả lời là cấp trên của họ phản hồi trễ và 19/100 phiếu cho là cấp trên của họ khơng cĩ phản hồi. Đây là một việc thật khơng nên vì, cung cấp thơng tin phản hồi cho
nhân viên là một việc làm rất cần thiết nhằm:
- Cung cấp cho nhân viên những sai sĩt để kịp thời khắc phục. Khuyến khích nhân viên khẳng định những thành tích mà họ đạt được.
- Nhờ cung cấp thơng tin phản hồi cho nhân viên chúng ta cĩ thể bổ sung vào các dự án đào tạo nhân viên.
- Cung cấp thơng tin phản hồi là làm cho nhân viên hiểu rõ yêu cầu của cơ quan.
Để tổ chức tốt việc cung cấp thơng tin phản hồi cho nhân viên, cần tiến hành thực hiện theo các bước như sau:
- Bước 1: Cần điều tra thu thập thơng tin về tình hình thực hiện cơng việc của nhân viên. - Bước 2: Đối chiếu với tiêu chuẩn trong Bảng tiêu chuẩn cơng việc. Tổng hợp những thành tựu đạt được và những tồn tại.
- Bước 3: Cung cấp thơng tin phản hồi cho nhân viên:
+ Khẳng định những thành tựu nhân viên đã đạt được, gợi ý để nhân viên tự nêu lên những tồn tại, bổ sung thêm những tồn tại mà nhân viên chưa nêu lên.
+ Cùng với nhân viên tìm nguyên nhân của những tồn tại, đồng thời đề xuất các giải pháp khắc phục, trong điều kiện cần thiết cĩ thể nêu lên những giải pháp hỗ trợ của cơ quan. + Gợi ý cho nhân viên cam kết sửa chữa sai sĩt, nhấn mạnh việc tin tưởng vào sự cam kết của nhân viên.
3.3.4.2 Chính sách tiền lương, tiền thưởng
- Theo thống kê của các bảng câu hỏi điều tra phát ra cho các nhân viên của Đài và nhận xét chủ quan của tơi thì hiện nay chính sách tiền lương, tiền thưởng của Đài là khá tốt, thu nhập của cán bộ cơng nhân viên trong cơ quan khá tốt so với các cơ quan nhà nước khác trong thành phố (phần phân tích thực trạng mục 2.2.2.7 và kết quả thống kê từ 100 phiều
điều tra cũng phần nào nĩi lên được điều này). Chỉ cịn 1 điểm mà Đài cần chú ý hồn
thiện hơn trong thời gian tới, là làm sao thu nhập bình quân của đội ngũ Biên Tập Viên, Phĩng Viên và Kỹ Thuật là tương đương nhau và hợp lý hơn mà thơi. Hiên nay BTV ngồi tiền lương nhận của Đài thì cịn thêm khoản thu nhập làm các chương trình truyền nên rất cao trong khi trình độ học vấn, chuyên mơn, tài năng so với độ ngũ kỹ thuật thì khơng bằng. Trong thời gian tới Đài nên xem xét kỹ lại các chế độ tính lương, thù lao kỹ hơn nhằm cải thiện tốt hơn nữa sự chênh lệch này. Việc tính tốn thù lao này phải dựa trên năng lực, cơng việc, độ phức tạp (phần phân tích cơng việc sẽ giúp ích vấn đề này).
3.3.4.3 Phối hợp với tổ chức Cơng đồn động viên người lao động phát huy mọi năng lực, thực hiện tốt việc chăm sĩc sức khỏe, đời sống vật chất và tinh thần đối với
người lao động
Đài đã xây dựng Quy chế phối hợp hoạt động giữa chuyên mơn và Cơng đồn. Căn cứ theo Quy chế này, để gĩp phần làm tốt cơng tác quản trị NNL, lãnh đạo Đài cần phối hợp với tổ chức Cơng đồn:
• Giáo dục động viên người lao động phát huy mọi năng lực
• Thực hiện tốt cơng tác chăm sĩc và bảo vệ sức khỏe cho người lao động
• Đẩy mạnh hoạt động phong trào thể dục thể thao
• Nâng cao mức sống
3.3.4.4. Cơng tác đánh giá nhân viên
3.3.4.4.1 Xây dựng được một hệ thống đánh giá thành tích cơng tác
Với phong cách quản lý hiện nay của các Đài đặc biệt các Cơng ty Nhà nước thì việc đánh giá CBCNV là vấn đề khĩ khăn và nhạy cảm nhưng lại rất cảm tính và chung chung, gây nên hiệu quả sử dụng lao động thấp, cơng việc trì trệ, lãng phí thời gian lao động thậm chí lãng phí cả trí tuệ. Vì vậy Đài cần phải xác định rõ tiêu chuẩn và bản mơ tả
cơng việc cho từng chức danh cụ thể, kết hợp cùng với sự phân định rõ vai trị của từng
cấp quản trị thì kết quả và hiệu quả cơng việc của mỗi người, mỗi bộ phận và từng cấp mới rõ ràng và cụ thể.
Kết quả làm việc của mỗi nhân viên phải được lưu và tổng hợp trong hồ sơ cá nhân làm cơ sở thì việc đánh giá mới khách quan, chuẩn xác để phát hiện về khả năng phát triển của mỗi người. Từ đĩ cơng tác quy hoạch đề bạt cán bộ và bồi dưỡng đào tạo nhân viên mới đúng người, đúng đối tượng và kịp thời.
Cơng tác đánh giá nhân viên phải được thực hiện thường xuyên hơn chứ khơng nên như hiện nay là cứ 6 tháng làm 1 lần. Vì như vậy thì quá thưa, đến 6 tháng sau thì việc đánh giá và gĩp ý cĩ khi khơng cịn chính xác hoặc quên mất nội dung chính để đĩng gĩp cho nhân viên. Cơng tác và chương trình đánh giá năng lực nhân viên của Đài cần phải theo hướng sau đây:
- Thứ nhất, Đài cần xác định cho đúng mục tiêu đánh giá thành tích nhân viên là cung cấp thơng tin phản hồi cho nhân viên biết mức độ hồn thành cơng tác của họ, giúp nhân viên sửa chữa những sai lầm trong năm qua, cung cấp các thơng tin làm cơ sở cho cơng tác đào tạo cho năm sau, thêm vào các yêu cầu mà bản mơ tả cơng việc khơng thể hiện rõ, trả lương hợp lý hơn và thưởng cho nhân viên cĩ thành tích nổi bật. Bên cạnh đĩ cịn phải xem xét đến ảnh hưởng đối với cơng việc khác và dự đốn khả năng thực hiện cơng việc trong tương lai. Để cơng tác đánh giá thành tích cĩ hiệu quả, chính xác thì u cầu phải xác định được các tiêu chuẩn đánh giá cơng việc, thể hiện trong q trình phân tích cơng việc và được nêu trong bản mơ tả cơng việc.
- Thứ hai là phải xác định mức chuẩn đánh giá đĩ là mức độ hồn thành cơng tác theo quy định chuẩn của Đài. Mức chuẩn đánh giá sẽ được so sánh với mức độ hồn thành cơng tác thực tế của nhân viên tới đâu. Mức chuẩn đánh giá cần phải điều chỉnh, sửa đổi để phù hợp với từng hồn cảnh và mơi trường cụ thể.
Tất nhiên, trong q trình đánh giá thành tích cơng tác chắc chắn sẽ gặp nhiều khĩ khăn trở ngại, đặc biệt là mối quan hệ giữa người đánh giá và người được đánh giá. Ở đây, Đài phải đào tạo kiến thức về cơng tác này cho người đánh giá để tránh sai lầm. Cịn về phía người được đánh giá thường bị áp lực về tâm lý dễ cĩ thái độ tiêu cực đối với chương trình đánh giá thành tích cơng tác, Đài cần phải tuyên truyền về cơng tác đánh giá thành tích thì mới giảm được khĩ khăn, trở ngại và sự chống đối trong quá trình đánh giá.
3.3.4.4.2 Lượng hĩa phương pháp đánh giá nhân viên
Việc đánh giá nhân viên phải được thực hiện thống nhất theo nguyên tắc cơ bản là hiệu quả cơng việc. Đối với cấp lãnh đạo các đơn vị đánh giá sẽ dựa vào mục tiêu do lãnh đạo Đài đề ra cho đơn vị (ví dụ khốn chỉ tiêu thu hàng năm của Trung Tâm Dịch Vụ Truyền Hình, chỉ tiêu sản xuất các chương trình của các ban biên tập,…), đối với trưởng các bộ phận đánh giá sẽ dựa vào chỉ tiêu do lãnh đạo đơn vị giao và nhân viên thừa hành sẽ được đánh giá dựa vào kết quả thực hiện cơng việc được cấp trên giao.
Từ nguyên tắc chung nĩi trên, từng đơn vị sẽ xây dựng các tiêu chí đánh nhân viên theo đặc điểm cơng việc của đơn vị mình. Các tiêu chí đánh giá nhân viên gồm cĩ khối
lượng cơng việc thực hiện, mức độ hồn thành cơng việc, khả năng chuyên mơn, khả năng thích nghi với cơng việc, chấp hành các qui định của Đài, ĩc sáng kiến,… Các tiêu chí đánh giá cần được lượng hĩa cụ thể thơng qua việc cho điểm thực hiện theo thang điểm từ 0 – 10 và đánh giá tầm quan trọng của từng tiêu chí bằng trọng số, với tổng trọng số là 10. Điểm đánh giá từng tiêu chí sẽ được tính bằng cách lấy số điểm thực hiện nhân cho trọng số của tiêu chí đĩ. Trong đĩ, ngồi yếu tố hiệu quả cơng việc, lãnh đạo các đơn vị cần xét thêm đến những nỗ lực của nhân viên trong suốt quá trình thực hiện cơng việc để cĩ những đánh giá chính xác nhất. Bởi lẽ hiệu quả cơng việc mang lại đơi khi lại phụ thuộc vào các yếu tố khách quan chứ khơng hồn tồn do nhân viên.
Việc đánh giá nhân viên sẽ được thực hiện hàng tháng và kết quả đánh giá được xếp loại dựa trên số điểm tổng hợp của tất cả các yếu tố đánh giá. Cụ thể loại A cĩ tổng số
điểm đánh giá từ 75 – 100, loại B từ 50 – dưới 75 và loại C dưới 50. Việc đánh giá, cho
điểm nhân viên của lãnh đạo đơn vị được thực hiện thơng qua phiếu đánh giá nhân viên
và được cơng bố cơng khai kèm theo các giải thích cần thiết cho kết quả đánh giá đĩ. Ngồi ra, nhân viên được đánh giá cũng sẽ trao đổi với lãnh đạo đơn vị và cĩ ý kiến về kết quả đánh giá. Từ kết quả đánh giá hàng tháng sẽ cho ra kết quả đánh giá chung hàng năm của từng nhân viên. Cụ thể xếp loại cả năm là Xuất sắc khi tổng số điểm đánh giá cả năm từ 1000 – 1200 và khơng cĩ tháng nào xếp loại B, xếp loại Tiên tiến khi tổng số điểm đánh giá từ 800 – dưới 1000 và cĩ khơng quá 1 tháng xếp loại B, xếp loại Khuyến khích khi tổng số điểm đánh giá từ 600 – dưới 800 và cĩ khơng quá 2 tháng xếp loại B và khơng xếp loại khi tổng số điểm đánh giá dưới 600 hoặc cĩ từ 3 tháng xếp loại B trở lên.
Từ các chỉ tiêu điểm này trong tồn năm chúng ta dễ dàng chọn được các Chiến Sĩ Thi Đua của các đơn vị 1 cách chính xác hơn, chứ khơng định tính như cách đánh giá hiện nay.
Chính việc lượng hĩa trong đánh giá cĩ thể khắc phục được sự định tính trong đánh giá của lãnh đạo đơn vị và giúp so sánh đánh giá giữa các nhân viên. Kết quả đánh giá được sử dụng cho các hoạt động nhân sự khác trong cơng ty như đào tạo, trả cơng lao động, tuyển dụng, … Để việc đánh giá được chính xác và hiệu quả, nhân viên phải
hiểu được ý nghĩa và tầm quan trọng của cơng việc mình làm nĩi chung và hiểu rõ được hệ thống các mục tiêu, tiêu chí, thang điểm dùng để đánh giá nĩi riêng. Việc đánh giá chính xác và cơng bằng giữa các nhân viên sẽ cĩ tác dụng thúc đẩy nhân viên làm việc vì những nỗ lực của họ được đánh giá đúng và tưởng thưởng xứng đáng, quan trọng hơn là mang lại sự thỏa mãn cho nhân viên và giữ được người tài.
Ví dụ mẫu Phiếu đánh giá nhân viên:
PHIẾU ĐÁNH GIÁ NHÂN VIÊN
Họ tên nhân viên : Nguyễn Văn B
Đơn vị : Phịng Lưu Động - Trung Tâm Sản Xuất Chương Trình Tháng đánh giá : 06/2009
Bảng 3.3.Phiếu đánh giá nhân viên đề xuất
TT Tiêu chí đánh giá Điểm thực hiện Trọng số Điểm đánh giá (1) (2) (3) (4) (3) x (4)
1 Khối lượng cơng việc thực hiện 8 1.6 12.8 2 Mức độ hồn thành cơng việc 7 3.0 21.0
3 Khả năng chuyên mơn 5 1.2 6.0
4 Khả năng thích nghi với cơng việc 6 0.6 3.6 5 Tính chủ động trong cơng việc 4 0.5 2.0 6 Tinh thần hỗ trợ đồng nghiệp 4 0.4 1.6
7 Tinh thần trách nhiệm 6 0.4 2.4
8 Sáng kiến cải tiến kỹ thuật 3 1.0 3.0 9 Chấp hành các nội qui, qui định của đơn vị và
cơ quan
8 0.6 4.8
10 Ý thức cầu tiến, học hỏi 7 0.3 2.1 11 Khả năng tiếp thu kiến thức 5 0.2 1.0 12 Đạo đức lối sống, tính trung thực trong cơng tác 9 0.2 1.8
Nhận xét chung của trưởng phịng: trong tháng cĩ sai sĩt trong việc kiểm tra tín hiệu
đầu vào trong buổi truyền hình trực tiếp "Giải Bĩng Bàn Cây Vợt Vàng 2009", tuy nhiên đã kịp thời khắc phục sai sĩt; chưa chủ động trong cơng việc để cấp trên phải nhắc nhở, cần tích cực phấn đấu rèn luyện nâng cao nghiệp vụ chuyên mơn và cẩn trọng hơn trong cơng tác.
Ý kiến của nhân viên được đánh giá: Nghiêm túc rút kinh nghiệm và sẽ phấn đấu hồn
thành nhiệm vụ được giao.
Trưởng Phịng Lưu Động Nhân Viên được nhận xét
(ký và ghi rõ họ tên) (ký và ghi rõ họ tên)