1.3.6 .Động viên và duy trì nguồn nhân lực
3.3. Một số giải pháp hồn thiện cơng tác quản trị nguồn nhân lực tại HTV
3.3.2. Cơng tác tuyển dụng nhân viên
Hình 3.4. Qui trình tuyển dụng đề xuất
Trả hồ sơ chấm dứt hợp đồng thử việc Kế hoạch nhân sự bộ phận (1)
Yêu cầu nhân lực cần tuyển (2) Thẩm định (3) Kế hoạch tuyển dụng (4) Xác định nguồn cung (5)
Thơng báo tuyển dụng (6) Thủ tục tiếp nhận (11) Thử việc (12) Bàn giao thử việc chính thức (14) Ra quyết định tuyển chọn (15) nhận & thẩm định hồ sơ (7) Trả hồ sơ Trả hồ sơ Trả hồ sơ Phỏng vấn lần 1 (8) Phỏng vấn lần 2 (9) Thẩm tra đánh giá lựa chọn (10) Đánh giá sau thử việc (13)
3.3.2.1 Xây dựng qui trình cho cơng tác tuyển dụng
Tuyển dụng nhân viên vào là một khâu hết sức quan trọng của QLNNL, tuy nhiên sau khi tuyển dụng, việc bố trí cơng việc đúng khả năng, sở trường của từng người cịn quan trọng hơn rất nhiều. Chính vì điều đĩ tơi mạnh dạn đề nghị một qui trình tuyển dụng như hình 3.4.
+ Bước 1: Căn cứ chức năng nhiệm vụ đảm trách, các phịng ban, đơn vị sẽ cân đối nhu cầu về nhân lực bộ phận mình, tiến hành phân tích cơng việc, mơ tả cơng việc, lập số lượng cần tuyển, tiêu chuẩn cần tuyển.
+ Bước 2,3: Lập Phiếu yêu cầu tuyển dụng nhân lực, sau đĩ chuyển Phiếu yêu cầu này sang Ban TCĐT. Ban TCĐT sẽ kiểm tra định biên, tiêu chuẩn dựa theo Định biên lao động sản xuất, kinh doanh. Sau đĩ phản hồi thơng tin cho phịng ban, đơn vị sử dụng nhân lực thống nhất và quyết định chỉ tiêu tuyển dụng.
+ Bước 4,5: Ban TCĐT sẽ thiết lập Kế hoạch tuyển dụng được Tổng Giám đốc ký duyệt, triển khai và kiểm tra tiến trình thực hiện kế hoạch. Ban TCĐT thu thập thơng tin cung cầu về thị trường lao động. Xác định nguồn cung cấp. Xây dựng hệ thống lưu trữ nguồn cung cấp.
+ Bước 6: Bằng các hình thức khác nhau (Truyền đạt, giao tiếp, văn bản, quảng cáo trên các phương tiện thơng tin đại chúng,...), Ban TCĐT sẽ thơng báo tuyển dụng: Trong nội bộ, bên ngồi, các nguồn cung ứng khác. Nội dung thơng báo cần: Mơ tả cơng việc cần tuyển dụng, yêu cầu về trình độ - kỹ năng cơng việc, thể chất, điều kiện làm việc,...
+ Bước 7: Ban TCĐT tiếp nhận hồ sơ, phân loại. Thơng tin cho các ứng cử viên bổ túc hồ sơ. Chuyển trả hồ sơ khơng đạt yêu cầu. Lọc hồ sơ và lập danh sách mời ứng viên phỏng vấn lần 1. Lúc này các thơng tin của ứng viên cần được lưu trữ vào cơ sở dữ liệu của Cơng ty.
+ Bước 8,9: Ban TCĐT phỏng vấn lần 1. Thơng tin giới thiệu sơ lược về Cơng ty cho ứng cử viên. Đánh giá kết quả phỏng vấn lần 1, gửi trả hồ sơ khơng đạt và xếp lịch phỏng vấn lần 2. Ban TCĐT và phịng ban, đơn vị sử dụng nhân lực phối hợp tổ chức phỏng vấn lần 2, tổ chức đánh giá kết quả lần 2. Gửi trả hồ sơ ứng viên khơng đạt.
+ Bước 10: Ban TCĐT thẩm tra lý lịch và quá trình làm việc. Thơng tin kết quả sau cùng và hẹn gặp người trúng tuyển. Thơng tin ngày giờ tiếp nhận ứng viên. Gởi trả hồ sơ ứng viên khơng đạt sau thẩm tra.
+ Bước 11: Ban TCĐT tiến hành thủ tục tiếp xúc ban đầu với ứng viên. Thiết lập kế hoạch huấn luyện đào tạo. Ký kết hợp đồng huấn luyện đào tạo, Bảng cam kết. Hướng dẫn nội quy lao động và truyền thống, lịch sử của ngành, cơ quan.
+ Bước 12: Cơng ty sẽ ký kết hợp đồng thử việc, thiết lập và thống nhất hệ thống chỉ tiêu sau giai đoạn thử việc. Lập Biên bản bàn giao thử việc cho phịng ban, đơn vị sử dụng. + Bước 13: Ban TCĐT và phịng ban, đơn vị sử dụng nhân lực phối hợp tổ chức đánh giá sau thử việc, thủ tục chấm dứt Hợp đồng thử việc đối với các ứng viên khơng đạt, lập thủ tục chuyển các ứng viên đạt sang chính thức.
+ Bước 14: Ban TCĐT lập Biên bản bàn giao sử dụng chính thức cho phịng ban, đơn vị sử dụng. Trình tổng giám đốc ký kết Hợp đồng lao động chính thức kèm theo chính sách, chế độ cho người lao động.
+ Bước 15: Ban TCĐT rà sốt lại tồn bộ quá trình tuyển dụng của ứng viên, trình tổng Giám đốc ký quyết định tuyển chọn.
- Trong 15 bước trên thì bước 12 và 13 là rất quan trọng, theo tác giả là sau khi cĩ kết quả tuyển dụng, các ứng viên trúng tuyển nên tập trung tại 1 phịng chuyên mơn để thực tập và thử việc trong 1 tháng. Ban Phụ Trách của phịng này sẽ theo dõi để biết được điểm mạnh, điểm yếu và sở trường của từng người và làm báo cáo tổng hợp cho Ban Tổ Chức Đào Tạo. Từ kết quả này và kết hợp với bản phân tích cơng việc sẽ bố trí người cho đúng sở trường của họ. Những người khơng đủ khả năng thì sẽ chấm dứt hợp đồng thử việc luơn từ bước này.
- Để tránh trường hợp nhân viên của Đài gởi con em vào Đài thơng qua “con đường” xin làm cộng tác viên 1 thời gian rồi kiếm cách vào thẳng thì Ban Tổng Giám Đốc phải xây dựng 1 qui chế tuyển dụng rõ ràng hơn. Con em của các cán bộ nhân viên Đài khi thi tuyển sẽ chỉ được cộng thêm 1 số điểm ưu tiên mà thơi, cịn quá kém cũng phải loại bỏ
kẻo sau này là gánh nặng của Đài và làm cho bộ máy tổ chức thêm phìn to mà khơng hiệu quả trong làm việc.
- Xây dựng bài bản các phiếu, biểu mẫu cho cơng tác tuyển dụng (xem phụ lục 03 là một
số phiếu biểu mẫu đề xuất).
3.3.2.2 Hồn thiện việc bố trí sử dụng nhân viên
- Người lao động cho dù mới tuyển hay đang làm việc, mỗi phịng ban, đơn vị trong Đài cần thống nhất quan điểm bố trí đúng người, đúng việc. Theo phân cấp của Đài, bố trí việc cho nhân viên thuộc thẩm quyền của trưởng phịng ban, đơn vị. Để thực hiện tốt điều này, cần lưu ý một số vấn đề sau:
+ Liệt kê tất cả các chức năng, nhiệm vụ chủ yếu cần được thực hiện trong phịng ban, đơn vị theo quy định của Đài.
+ Đối chiếu chức năng, nhiệm vụ thực tế thực hiện so với quy định của Đài để bổ sung
thêm những nhiệm vụ cịn bỏ sĩt, điều chỉnh và phân cơng lại những cơng việc chồng chéo. Việc tiến hành phân cơng bố trí được thực hiện căn cứ theo:
◦ Bảng mơ tả cơng việc; Bảng tiêu chuẩn cơng việc; yêu cầu, đặc điểm, nội dung của từng cơng việc.
◦ Năng lực thực tế của người lao động.
◦ Đảm bảo nguyên tắc: Mỗi cơng việc đều cĩ người thực hiện; việc thực hiện khơng bị chồng chéo; cơng việc được thực hiện bởi người phù hợp nhất, giúp họ phát huy tối đa thế mạnh của mình và khi bất kỳ người nào vắng mặt thì cơng việc của người đĩ cĩ thể được người khác đảm đương thay mà khơng làm gián đoạn đến hoạt động chung.
◦ Thường xuyên tổ chức thi nghiệp vụ trong phạm vi của Đài như: Quản trị gia tài năng, Biên tập viên giỏi, Kỹ thuật viên giỏi... nhằm phát hiện những nhân tố mới để bố trí họ vào cương vị thích hợp và kiến nghị điều động họ từ phịng ban, đơn vị này sang phịng ban, đơn vị khác phù hợp hơn.
◦ Đối với những cơng việc giao cho nhĩm nhân viên thực hiện, ngồi Bảng mơ tả cơng
việc cho nhĩm cần xây dựng cơ chế phối hợp giữa các thành viên trong nhĩm và trách nhiệm của người đứng đầu nhĩm.